E-arkiv

Vad är ett e-arkiv Ett system för digitalt bevarande av allmänna handlingar över tid. I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system, i vilka de skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester.

Vad är ett e-arkiv E-tjänster E-arkiv Mellanarkiv Slutarkiv Tjänsteman Invånare E-tjänster E-arkiv Verksamhets system Mellanarkiv Myndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen Slutarkiv Arkivmyndigheten har Ansvar för verksamhetsinformationen Verksamhets system Tjänsteman Verksamhets system Myndighetens överföring till e-arkivet Myndighetens Överlämnande till arkivmyndigheten

NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande

NYTTA Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Underlättar för samhället att få ökad tillgång till offentlig information Snabbare och enklare åtkomst till information Ökad delaktighet och inflytande

NYTTA Verksamhet Förutsättning för en modern e-förvaltning & informationshantering Tillgänglig och tillförlitlig information för både handläggare och allmänhet Obruten digital kedja Undvik höga kostnader och belastning på miljö

NYTTA IT System kan ställas av med följd att kostnaden för drift och support försvinner En standardiserad lagring med ett öppet arkivsystem Fråga hur mycket information som lagras används idag…ca 5-10%. E-arkiv skapar förutsättningar för att få användning av denna information i form av tjänster kopplade till arkivet.

NYTTA Bevarande Handlingarna bevaras i samma typ av medium som det är skapat Ett arkiv för alla system Minska antal utskrivna dokument som ska bevaras vilket bl.a. minskar behovet av arkivlokaler

Exempel: Utan e-arkiv Medborgare/ Elev Skolan Arkivet Originalbetyg Betyg har kommit bort Betygskopia Medborgare/ Elev Betyg skapas i original . Kopia sparas i betygskatalog Skolan Sökning görs i den analoga betygskatalogen Betygskopia skannas eller kopieras Kopian skickas till eleven med mail eller post Arkivet

Exempel: Med E-arkiv Medborgare/ Elev Skolan Arkivet Originalbetyg Begär kopia via e-tjänst på kommunens hemsida Betygskopia Medborgare/ Elev Betyg skapas i original . Kopia sparas i digital betygskatalog. Skolan Digital sökning inom e-arkivet Arkivet