Tjänst för e-arkivering Lärdomar från ett införande på Stockholms läns landsting (SLL) Enes Ramovic, Landstingsarkivet enes.ramovic@la.sll.se

Sammanfattningsvis vill jag säga… Landstingsarkivet (LA) har under 2005 etablerat ett e-Arkiv, trots att vi inte har egen personal för utveckling, drift eller IT-förvaltning. En Plattform för elektronisk (långtids)arkivering har valts avropade hösten 2004 en tjänst med ett iterativt införande, dvs att AcandoFrontec tog ett helhetsansvar som innefattar bl.a. informationsmodellering, applikationsleverans och förvaltning av både information och lösning. Vårdrelaterad information i fokus Det pågår konsolidering av vårdstödjande IT-system inom SLL Vision ”en patient en journal – hela livet!” Tjänst för e-Arkivering ska nyttjas av verksamheter som avvecklar elektroniska journalsystem

Införandeplan Etapp 1 2004 Etapp 2 2005 Etapp 3 2006 Avtal Införandeprojekt Etapp 3 2006 Integrationer Avtal Avrop (Ramavtal för Informations- försörjning) tjänstebeskrivning - SLA Införandeprojekt etablering (konfiguration) konvertering av gamla leveranser - eventuella anpassningar Integrationer - integration med SLL gemensamma tjänster - hantera nya behov (webb, diarium…) Arbete med Kravspecen i första etappen. Standard produkt kontra utveckling - stor intern insats – sårbart - kunna växa över tiden - komplex process – höga krav på flexibiliteten - låga externa kostnader – krav på intern kompetens Man ska vara pragmatisk

Frågeställningar & Lärdomar Arbete med Kravspecen i första etappen Avrop/Upphandling Standardprodukt kontra utveckling Stor intern insats – sårbart Kunna växa över tiden Komplex process – höga krav på flexibiliteten Låga externa kostnader – krav på intern kompetens Man ska vara pragmatisk

Inriktning Hantera material som LA erbjuder sig att arkivera. Fokus är vårdrelaterad information. Informationen skall levereras enligt en fastlagd specifikation som tillhandahålls av e-Arkiv förvaltningen. Lösningen bygger så mycket som möjligt på standardprodukt Documentum E-Arkiv måste kunna hantera alla former av innehåll (Information) – strukturerat innehåll från en relationsdatabas Men också hantera ostrukturerat innehåll som röstfiler, video, html, text.

Funktionell arkitektur Ramverket (Regler, Riktlinjer, Rekommendationer) Ankomstkontroll Datahantering index metadata Åtkomst mottagning av digitala leveranser kvalitetssäkring mottagning av beställningar utlämning Förfrågan Leverans Leveranser Lagringstjänst Förvaltningsorganisation

Ankomstkontroll BIMS Data e-Arkiv Tar emot, validerar och hanterar inleveranserna till e-arkiven. Skapar ett sökindex för återsökning av informationen. Ett enhetligt gränssnitt att leverera information. Transformerar informationen vid behov. BIMS Data e-Arkiv Säker Zon

It-ramverket (logisk arkitektur) Stöd- system Applika-tioner EK, PU, ListOn, Kodserver, … Journal, PAS, Lab, Rtg, … Portal GVR Lablista Journalnotat Remiss o svar GLL WebCare Röntgenlista Bokning o kassa Applikationstjänster Lagringstjänster Stödtjänster Identitet Innehåll HISA Bastjänster Autentisering och PKI Vårdrelation Single SignOn Samtycke Åtkomst- kontroll Loggning GVD Kontext Arkivering

Generell process e-arkivprojektet Leverans och drift Informations- analys Informations- modell XML-schema Inleverans- specifikation Framtagning av leveransprocess Förberedelse drift/produktion/förvaltning Leverantör skapar XML-fil för leverans Ankomstkontroll granskar leveransfilen Ankomstkontroll läser in data till e-arkivdatabas Data återsöks och accessas av personal inom SLL:s sjukvård Leverans och drift

Erfarenheter/lärdomar från projektet Projektupplägg med iterationer har fungerat jättebra Att genom att nyttja en standardprodukt har Landstingsarkivet haft en låg livscykelkostnad inga förseningar eller andra överraskningar har funnits i det korta införandeprojektet eller under förvaltningsskedet förändringar och utökning av omfattningen av e-arkivet har kunnat utan att budgeten har spruckit Framtagning av XML-spec måste föregås av en väl underbyggd Informationsmodellering Kvaliteten på informationsmodellen/informationsanalysen är avgörande för slutresultatets kvalitet Svårigheter att hitta en enhetlig terminologi – men utomordentligt viktigt för att en entydig tolkning av datat ska kunna åstadkommas Svårigheter med tolkning av vissa nyckelbegrepp, t ex Konfidentialitet En förutsättning för att kunna tolka/verifiera datat är att det kan förstås – vilket förutsätter väl definierade kodverk för många objekt, t ex orgId, diagnoser, befattning etc

Frågor? Enes Ramovic enes.ramovic@la.sll.se 070-737 37 32