- en del av svensk idrott Administration Medlemsregistret, kalender och LOK-stödsansökan 1

Hur allt hänger ihop… FBO Licens, tävling Medlemsregistret & Min Sida G:a Medlemsarkivet Licens, tävling Medlemsregistret & Min Sida E-bokföring Information replikeras hela tiden mellan systemen IAS 2

Genomgång av medlemsregistret Genomgång av medlemsregistrets kopplingar och samband. Genomgång av medlemsregistrets uppbyggnad Genomgång av medlemsregistrets funktioner Övningar Frågor och svar Avslutning 3

Medlemsregistrets uppbyggnad Fullständigt personnummer krävs för medlemmar som är aktiv i en idrott, dock ej för stödmedlemmar, supportrar e.tc.. - inga dubbletter - ordning och reda - enda sättet att identifiera personen Föreningen äger medlemsregistret - varken RF eller SF eller annan organisation har rätt att utan medgivande använda medlemmarnas uppgifter. 4

Min sida

Medlemsregistret Sök medlemmar ur en sektion …eller förfinad sökning Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne.

Sök medlemmar …dom andra hittar man här Alla medlemmar som har fyra sista i sitt personnummer och inte har ”privat delning” i gamla registret syns här

Administrera medlemmar

Medlemsregistrets verktygslåda

Fler möjligheter

Övningar Lägg till ditt användarID som medlem Lägg till en ”Prova på” medlem Skapa en roll som och döp den till Tränare, koppla den till kategori Organisationsledare. Koppla ovan skapade roll till en medlem. Skapa en ny grupp och döp den till A-laget. Gå in i fliken administration och skapa en medlemsnivå och kalla den för ”junior”. Sök fram din ”Prova-på”-medlem och gör denne till medlem. Sök fram en av dina medlemmar och lägg till medlemsnivån ”junior” som du tidigare skapat.

…ytterligare övningar 9) Ändra inställning i rullisten längst upp till höger som benämns som ”idrotter” till läget ”alla” och sök därefter fram en av dina medlemmar och lägg till rollen ordförande. 10) Gå till fliken ”Klubbinfo” och ändra telefonuppgifterna för din förening. 11) Gå in på Min Sida och fyll i uppgifter för ”Alt förnamn”, gå sedan tillbaka till medlemsregistret och sök fram personen som du fyllt i uppgifter för i ”Alt förnamn”. 12

Kalender Kalender – version 2.0 Den nya kalendern i IdrottOnline har många nya funktioner. De största nyheterna är att man som medlem kan anmäla/avanmäla sig till aktiviteter samt att man kan dela aktiviteter mellan kalendrar inom en förenings idrott. Exemplen i kalenderavsnittet kommer från Norbergs Orienteringsklubb – www.norbergsok.se. Skapa en kalender För att få tillgång till kalendern måste du först logga in som redaktör. När du loggat in och kommit till redigeringsläge ska du klicka på Kalendernamnet i strukturen. Sidtypen ska vara kalender 2.0, när du håller muspekaren, vid namnet visas en ruta med sidtyp. Färgen på ”plopparna” har följande betydelse: (blå och röd plopp är en extern aktivitet kompletterad med egen information.) Röd = Egen aktivitet Blå = Extern aktivitet (inhämtad från ex. annan förening eller förbund) Gul = Föreningsaktivitet (ex. årsmöte som huvudkalendern tvingat ner i alla kalendrar)

Genomgång av kalendern När vi är klara ska ni veta hur man: Skapar en kalender Lägger till aktiviteter (basinfo) + koppla person Får matcher/tävlingar i en kalender Tar bort och ändrar aktiviteter Använder specialfunktioner- anmäla, dela ut aktiviteter, avgränsa möjlighet att se en aktivitet, kopierar en befintlig aktivitet, får ut en anmälningslista. 14

Detta vill jag veta! Detta har jag stött på! Frågor som jag har fått! Gamla kalendern, kalender 2.0?? 15

Skapa en kalender Bestäm vad som ska visas och hur. Namnge gärna kalendern på ett smart vis 16

Skapa en kalender Vill du presentera kalendern På första sidan , på vilket sätt 17

Aktivitetslista Beroende på de inställningar som görs i kalendern kommer aktivitetslistan att presentera olika aktiviteter 18

Aktivitet Obligatoriska fält är namn och starttid LOK-stöds rutan gäller bara för pilotföreningar. Då blir fälten plats och sluttid också obligatoriska Döp aktiviteten på ett smart vis, så är den lättare att hitta. Skriv t e x ”Tisdagsträning pojkar ” istället för bara träning 19

Aktivitet 20

Koppla deltagare till en aktivitet Välj grupp eller person Tips! Jobba med grupper i medlemsregistret 21

Övning 1. Hjälpmedel: Manual och anteckningar Lägg upp en serie aktiviteter framåt i tiden. Spara. Ett av tillfällena i serien behöver ändras till en annan tid. Spara ändringen. 22

Övning 2. Hjälpmedel: Manual och anteckningar Lägg upp en ny kalender, namnge den och lägg den som månadsschema med 6 kommande aktiviteter på föreningens startsida.

Övning 3. Hjälpmedel: Manual och anteckningar Lägg upp en enstaka aktivitet i en huvudkalender dela ut aktiviteten som obligatorisk. Spara. Kolla vad som händer. Ändra aktiviteten till ”Dela ej aktivitet” 24

Övning 4. Hjälpmedel: Manual och anteckningar Du ska lägga upp träningstillfällen för din förening, en upprepad aktivitet på tisdagar och en på torsdagar. Platsen är samma och informationen om att man ska ta med vattenflaska och frukt är samma. Lägg upp tisdags aktiviteten spara. Sök fram den i aktivitetslistan ta en kopia, ändra datum och lägg till hur aktiviteten ska upprepas. 25

Övning 5. Hjälpmedel: Manual och anteckningar Du har nu dina träningstillfällen på tisdagar och torsdagar, koppla på en grupp på tisdagar och enstaka personer på torsdagar.

Genomgång av LOK-stöd Hur kommer LOK in? LOK-redovisning i augusti vad måste jag i min förening göra.

LOK-stöd

LOK-redovisning för alla augusti 2009 Hur ansöker vår förening LOK-stöd för aktiviteter som bedrivs under våren 2009 (1 januari-30 juni) med ansökan senast 15 augusti 2009 Enligt beslut av Riksidrottsstyrelsen den 17-18 juni 2008 ska alla föreningar ansöka om LOK-stödet digitalt för aktiviteter bedrivna under våren 2009 (1 januari-30 juni, vilket redovisas den 15 augusti 2009). De föreningar som inte har möjlighet att införa digital ansökan ska erbjudas möjlighet att övergångsvis göra sin LOK-stöds ansökan digitalt via DF mot erläggande av en självkostnadsavgift.

Vad innebär detta i praktiken för er som förening? Du som förening måste ha aktiverat din förening i Idrottonline Klubb De personer som kan skicka in ansökan för föreningens räkning är ordförande, kassör och/eller LOK-stödsansvarig firmatecknare, dessa måste finns upplagda i medlemsregistret med någon av ovan roller satt. Sätt också behörigheten på dessa till administratör på webbsidan, från sidan som ansökan görs ifrån (det räcker dock ej med arbetsrumsadministratörs behörighet). Har ni flera olika idrotter kopplade till er och flera olika idrottspecifika sidor kan ni göra ansökan från vilken av sidorna som helst. Förutsatt att kraven ovan är uppfyllda.

Redovisningen Inmatning av insamlade och sammanställning sker i ett Webbformulär i Idrottonline, (se nedan). Här får man också snabbt en prognos på vad det sökta LOK-stödet blir om ansökan godkänns. Alla bilder som följer, är tagna från testmiljön och vissa designändringar kan komma att ske.

Webbformuläret

Kvittot

Första sidan

Frågor och funderingar 35

- en del av svensk idrott www.idrottonline.se Tack och Lycka till! 36