Informationshantering Välkommen till Henrik & Tomas Guide till Informationshantering

Innehåll Inledning Informationssökning Informationshämtning Informationslagring Informationsdelning

Inledning Under din studietid kommer du att arbeta med stora mängder information. För att göra denna mängd data så lätthanterlig som möjligt kommer här våra tips & råd!

Informationssökning Sökning efter information kan ske på flera olika sätt: * Sökmotorer på Internet * Databaser * Digitala uppslagsverk

Sökmotorer på Internet Det smidigaste sättet för hämtning av data från Internet är att direkt gå till en bestämd hemsida. När man får en uppgift och söker information så behöver man ofta arbeta med mer bredd, sökmotorer är då ett väl fungerande verktyg. Värt att veta är att de olika sökmotorerna har olika register med sidor knutna till sig, sök därför gärna på flera olika sökmotorer. Eller varför inte använda sig av en metasöktjänst, som använder flera sökmotorer samtidigt. En väl fungerande metasöktjänst är metacrawler.com.

Databaser Databaser används inom många områden, det studenter oftast använder är sökningar i skol- och biblioteksdatabaser. Dessa är tacksamma att söka i då registren är mycket väldetaljerade och lätthanterliga. En skoldatabas är ett smidigt sätt för spridning och hämtning av all information rörande skolgången. Biblioteksdatabasen är ett utmärkt sökforum för litteraturkällor då den har ett mycket välsorterat register.

Digitala Uppslagsverk Ett bra sätt för informationshämtning som ofta glöms bort är de digitala uppslagsverken. Dessa är ofta enormt omfattande i sin faktaåtergivning samt utmärkta då de även innehåller data som kartor, diagram, bilder, filmklipp, ljudfiler m m. I jämförelse med den tryckta upplagan rymmer de digitala ofantligt mycket mer data – upp till 2,5 miljoner sidor text/DVD. Ytterliggare ett plus i kanten är att dessa lätt kan uppdateras.

Informationshämtning Inom informationshämtningen har Internet öppnat många dörrar, dåtidens litteratursökning på stadsbibliotek har ersatts av bärbara datorer, sökmotorer, databaser och fildelning.

Tips vid hämtning av data Vid hämtning av data tänk på att noggrant specificera vilken typ av data samt vilket innehåll filen har. Var konsekvent med namnbeskrivningar på filer när du sparar. Ett bra sätt att skilja dokument ifrån varandra är att inom varje program skapa särskilda kataloger där du sparar din information. I många fall kan det vara nödvändigt att vid hämtning skilja mellan objektiv och subjektiv information.

Informationslagring Data lagras i första hand rent fysiskt på hårddisk, CD/DVD, diskett, externa minnen etc. Informationen kan sedan lagras och sorteras i en mängd olika typer av program.

Fysisk lagring av data Idag finns en mängd olika lagringsmedier för att spara data. Utöver vanliga stationära hårddiskar erbjuds en uppsjö användbara mobila alternativ: * Disketter * CD/DVD * USB minnen * Externa hårddiskar t.ex. mp3 spelare. * Laptop datorer * PDA – Handdatorer.

Hantering av lagrad data Vid stor mängd information av olika typer och omfattande datamängder kan det vara nödvändigt att strukturera upp den hämtade datan. Ett alternativ för att få bra översikt är att skapa en databas. Det finns flera olika program för detta, här följer en kort visning av en databas vi gjort om informationshämtning i Microsoft Access. Databasen visas först i sin helhet med valda relationer och därefter tre valda rapporter baserade på specifika frågeställningar.

Informationsdelning Ofta i den akademiska världen har man ett stort behov av att dela information med andra. Det finns många fördelar med detta, liksom en mängd lösningar. Vi tar här upp de lösningar vi anser fungerar bäst.

Privat delning av information För delning av information mellan personer och nätverksanvändare finns många användarvänliga program. Dessa kan användas för delning av alla filtyper. Här följer en kort beskrivning av ett av de program vi anser fungera bäst: * MSN Messenger. Ett lättarbetat program som stödjer såväl text, video och ljud samtal. Överföring av filer sker mycket smidigt och programmet stödjer samtliga format.

Öppen delning av information Inom såväl interna som externa nätverk finns oftast stöd för fildelning, dock ibland med begränsad tillgång för vissa användargrupper. Idag finns också ett flertal fildelningsprogram öppna för allmänheten. Av dessa är DC Plusplus det mest använda. DC erbjuder fildelning av samtliga filtyper men exkluderar installerade program. Sökning via DC görs efter namn och filtyp i användarnas kataloger. Framtiden för dessa allmäna fildelningsprogram är dock oviss pga upphovsrättstvister.

Detta var våra tips & råd. Lycka till med studerandet! Henrik & Tomas