Välkommen på seminarium Välkommen på seminarium! Upplands Väsby rustar för framtidens krav - effektiviteten kom på köpet. www.stratsys.se www.qlikview.com

Allting förändras och utvecklas! Christine Feuk, Sektionen för demokrati och styrning Tel: 08-452 79 94, 0706-762 77 94 E-post: christine.feuk@skl.se KOMMEK 2012

Demografins krav – hur finansiera? Vi som ”betalar” Fler äldre-äldre Antal En ny babyboom? 0-5 år 18-64 år 80 < år Ålder

Medborgare som vill vara delaktiga Hälften av alla 3-åringar använder Internet Den demokratiska energin söker sig nya vägar och kanaler som de etablerade systemen har svårt att förstå och hantera.

Resurser – Aktiviteter – Prestationer - Effekter Räcker pengarna? Vad får vi för pengarna?

Kommunens kontrollrum Struktur Kultur

IMPLEMENTERING ” En organisatorisk vision implementeras inte, den införlivas varje dag i språk och beteende.”

Vilka värderingar präglar våra arbetsplatser idag? RÅDANDE VÄRDERINGAR Byråkrati Lagarbete Kostnadsjakt Ansvar Förvirring Ständigt lärande Hierarki Humor/Glädje Resultatinriktat Långa arbetstider ÖNSKADE VÄRDERINGAR Anställdas hälsa Erkännande av anställda Lagarbete Humor/glädje Engagemang Anpassningsbarhet Balans hem/arbete Medarbetarengagemang Ekonomisk stabilititet Samarbete

Vilka värderingar präglar samhället idag? RÅDANDE VÄRDERINGAR Arbetslöshet Byråkrati Yttrandefrihet Osäkerhet om framtiden Materialistiskt Resursslöseri Skyller på varandra Fred Våld och brott Utbildningsmöjligheter ÖNSKADE VÄRDERINGAR Arbetstillfällen Ekonomisk stabilitet Ansvar för kommande generationer Välfungerande sjukvård Demokratiska processer Omsorg om de äldre Bevarande av naturen Miljömedvetenhet Hållbar utveckling Omsorg om de utsatta

Förändringstakten stabiliserar sig på en jämn och hög nivå Krav på ständig och äkta förändringsförmåga blir uppenbar. Bry dig! Förändringstakt Bry dig inte! Episodisk förändring Nu?! Ständig förändring Källa: A sense of urgency John P. Kotter, Tolkning av Preera 2012

Är din organisation förändringsförmögen? Vilka beteenden/kultur dominerar din organisations vardag? Fokus inåt i organisationen, nöjdhet med status quo grundad upplevd stabilitet, och/eller tidigare framgångar? Fullt av aktivitet och stress som verkar vara driven av ångest och rädsla att förlora? En inneboende nyfikenhet, handlingskraft och ständig vilja att bjuda ”in störningar” för att fånga nya möjligheter och undvika faror? SJÄLVBELÅTENHET FALSK FÖRÄNDRINGSFÖRMÅGA ÄKTA FÖRÄNDRINGSFÖRMÅGA

Dialog för verksamhetsutveckling Samhällsdialog Medborgardialog Brukardialog Team dialog Verksamhetsdialog Arbetsplatsdialog Personlig dialog Individuell reflektion Feedback

”Du ser ut som en kille som vägrar ha skjortan instoppad i byxorna.” Han svarar: ” Nej, jag är en kille som har blus.”

”Life is like a box of chocolates, You never know what you´re gonna get!” ”Forrest Gump”

Vi möter framtidens krav redan idag Vi presenterar oss: Anette Ömossa Ekonomidirektör i Upplands Väsby kommun Torgny Hagelin Personaldirektör i Upplands Väsby kommun Vi skall prata om hur vi bygger en resultatkultur i Väsby , och detta är Väsby… 30s

(AÖ ) Upplands Väsby är idag en av de snabbast växande kommunerna i Sverige. Vi är den kommun som har gjort den snabbaste förändringsresan från traditionell förvaltning till valfrihet och kundfokus. Våra 40 000 invånare skall själva kunna påverka utbudet av våra välfärdstjänster. 1 min

Från förvaltning till kundstyrd service Uppdraget från politiken: Skapa mångfald, valfrihet och konkurrens för hela den traditionella kommunala verksamheten Varför? Kundstyrd service

Perspektiv 2006

2011 - en lokal marknad (AÖ ) Idag, 5 år senare ser det ut så här - många lokala företag och en stark lokal regi i konkurrens med andra. 30s

Årsarbetare per 1000 invånare

Egen personal – köp av tjänst

Utmaningen i nya uppdraget! Från att direkt leda medarbetare & chefer till att samverka med privata företag

Något om ledarskapet… Trygg politisk ledning med känsla för riktning och tempo Struktur som ger stöd Kommunikation i alla former Mod att pröva … (ist. för ”väck inte den björn som sover”)

Vi ser möjligheterna !

Det sägs att tiden förändrar saker, men man måste faktiskt ändra dem själv! -Andy Warhol- (AÖ ) Vårt signum - Alla måste engagera sig, från politisk ledning till interna som externa utförare för våra välfärdstjänster. 30s

Tre steg Anpassa organisationen Utveckla ett ledningssystem som säkrar kvaliteten Ta fram ett digitalt verktyg som tydliggör resultaten, skapar delaktighet och transparens (AÖ ) För att skapa ett gott resultat har vi fokuserat på struktur och kultur genom tre steg: Anpassa organisationen Utveckla ett ledningssystem som säkrar kvaliteten 1min Ta fram ett digitalt verktyg som tydliggör resultaten och skapar delaktighet

Ny organisation (AÖ ) Vi har infört en kundvalsorganisation med ett smalt vasst kommunledningskontor som ger stöd till ägaren. Kundvalsnämnderna har idag köpkraften och varje utförare får en ersättning utifrån prestationer till kund. En viktig del är dialogen och uppföljningen av utförarnas kvalitet och resultat. Vi har ägardirektiv till de interna utförarna som stimulerar till kvalitet och resultat. 1.5min

Våra spelregler Kommunfullmäktiges övergripande mål Sammanhållen målstyrning Många leverantörer av välfärdstjänster Konkurrensneutralitet God hushållning (kvalitet/effektivitet) Öppenhet och transparens i resultat redovisning och beslut Alla uppdrag definierade i flerårsplan

? (AÖ ) ? Hur började vi förändringsresan? (10 sek) Vi tog på oss kundglasögonen ” Vilka önskemål och förväntningar har väsbyborna?” Vi införde ett nytt synsätt: - från förvaltning till kundfokus. - Från anslagsfinansiering till resultatstyrning 1min

Kundperspektiv Från verksamhetsperspektiv Till kundperspektiv 30

Kundstyrd service – hur då? Kvalitetskriterier som är kundstyrda Uppföljning och dialog med utförarna Ersättningsmodeller med långsiktig finansiering och tydliga mål Kund som begrepp är fortfarande nytt och handlar om ett servicemässigt förhållningssätt i bemötandet. Dialogen en förutsättning för kvalitetsutvecklingen

Vårt ledningssystem Tydliga förväntningar och mål Fokus på resultat Klara spelregler (DS ) I en mångfacetterad värld med dialoger och möten på alla nivåer har vårt ledningssystem hjälpt oss hålla linjen – Vi kan lätt idag följa våra mål, snabbt se våra resultat och alla vet vilka spelregler som gäller. 100 till tio mål

De fyra perspektiven

(AÖ ) Så här är vårt ledningssystem uppbyggt (AÖ ) Så här är vårt ledningssystem uppbyggt. Vi har definierat ansvar och befogenheter från fullmäktige till respektive utförare. För att ha en bra helhetssyn så arbetar vi med de fyra perspektiven. Det finns en röd tråd mellan de övergripande målen och utförarnas verksamhetsmål. Vi har även integrerat det systematiska kvalitetsarbetet och miljöledningssystemet i LS. För att ge extern input finns även ett integrerat omvärldsanalysverktyg för de fyra perspektiven som följs upp månatligen. 1,5min

IT-baserat ledningssystem (AÖ ) Vi har implementerat ledningssystemet i organisationen genom vårt IT verktyg. Det går en röd tråd mellan KFs övergripande mål till nämndmål och respektive utförare närmast kund. Verktyget hjälper oss att fokusera och prioritera. 30s Integrera intern kontroll

Väsby Jämföraren Öppenhet, tillgänglighet , transparens

Utvecklande dialog (AÖ) En stor framgångsfaktor för vår nya organisation och för resultatkultur har varit och är dialogen: Dialogen och samspelet mellan politiken och kommunledningen Dialogen mellan chefer och medarbetare Dialogen mellan utförare och kund och det har blivit tydligt för oss alla att……. 30s

Kultur och förhållningssätt (TH ) ……att allas insatser är lika viktiga, oavsett var i kedjan man befinner sig – interna, externa utförare, medarbetare och chef  att ditt förhållningssätt är det som gör skillnad. 30s

Kunds kund (TH ) Vi pratar om KUNDS KUND och framgången av ett gott bemötande. Att bemöta dina egna kollegor på samma professionella sätt som kommunens kunder gör att du skapar förutsättningar för att ge service av hög kvalitet. Att kunna se sin roll i helheten skapar goda ambassadörer för varumärket Väsby. 1,5min

Systematiskt kvalitetsarbete Identifiera kundernas behov och önskemål genom dialoger och kundundersökningar - kvalitetsnyckeltal. Dessa kopplas till avtal och ök med utförarna och tydliggörs i kvalitetsgarantier. Utifrån detta formulerar nämnderna och verksamheterna mål och handlingsplaner kopplat till fullmäktigemålen Arbetar enligt förbättringshjulet; planera, genomföra förändringar, följa upp och analysera och sedan förbättra arbetet Detta ska leda till nöjdare kunder Vi försöker identifiera vad kunden behöver istället för att enbart vara reaktiva mottagare av önskemål och fokuserar på vad som är värdeskapande för kund

Vägen framåt - några exempel Val av metod upp till respektive utförare Kvalitetsutmärkelse & Innovationspris Kommunkompassen Kvalitetsrevisioner Mål att nomineras till årets kvalitetskommun Arbetet med förbättringar och effektiviseringar av processer ligger ute på respektive utförare/verksamhet (50 % i privat regi) Kvalitetsutmärkelsen bedömer hur man arbetar systematiskt med kvalitet och där ingår även miljöarbetet Gemensamma interna revisioner för miljö och kvalitet samt en gemensam organisation för revisioner där även kvalitetsexaminatorer ingår (externa examinatorer) Vad har miljö med kvalitet att göra? Eva, kan du utveckla det………

Ledningsfokus förflyttas Från kommunal produktion Från privat regi Till professionella utförare oavsett regi Det viktiga i ett kundperspektiv är leveransen av god kvalitet! Ev använda kunds tillfredsställelse är god en def av god kvalitet

Utmaningar Kommunen som en ny samhällsaktör - nya roller och ansvar Samarbete och kommunikation Våga ompröva och ständigt utveckla Behålla nöjda kunder där prioriteringar i tjänsteutbud måste ske.

Kommunen i andras ögon Effektivast i Sverige - Dagens Samhälle Delad andra plats i Stockholms län i NKI 2011 Topprankad 3 år i rad SHK e-förvaltningsindex Topp 10 av Näringslivsrankning i Sverige Bästa årsredovisning bland kommuner och landsting i Sverige Sveriges IT-kommun Topp 10 som miljökommun i Sverige

Frukter av vårt arbete

Allt nöjdare medarbetare! NMI ökat från 63 till 70 (2006-2011) God kunskap om mål och uppdrag Fler nöjda med sin närmaste chef Frisknärvaro har ökat Högt bemötandeindex hos medarbetare och kund

Sveriges IT-kommun 2011-2012 Upplands Väsby är Sveriges vassaste IT-kommun. Ur juryns motivering: ” Med hjälp av IT skapas den röda tråden som går genom all styrning – från omvärldsanalys till verksamhet, från kommunledningens mål till uppnådda resultat.” Utmärkelsen gavs i konkurrens med Stockholm och Ale

Fem tips! Lyssna, mät och använd resultaten Ledningens engagemang Medarbetarens engagemang Kundens engagemang Var uthållig – låt kulturen växa fram EB Fem tips för nöjd kund och hållbart samhälle!

Kunden i fokus. Tydliga och fokuserade mål. Klara spelregler. …men utan ordning och reda i ekonomin skapas inget handlingsutrymme. (AÖ) Ett kvitto på vårt arbete är att vi blev den mest kostnadseffektivaste kommunen 2010 och vi har även utmanat oss själva att bli nominerade till Sveriges kvalitetskommun 2013. Därmed vill vi tacka för oss 1 min

QlikView stödjer idag ca 70 kommuner Stora effektiviseringar genom att enhetschefer själva får fram den info de behöver Transparens – ger mer än resultat – möjlighet att direkt se orsaker och avvikelser på detaljnivå Kostnadsdeffektivt –färdiga lösningar från en mängd system – datalager behövs inte Lösningar för ALLA – medborgare, politiker, ledning, chefer, controllers, handläggare mm

Den röda tråden

Löpande uppföljning av resultaten

En komplett rapporteringsprocess

Parallella planer - Internkontroll

Parallella planer - Miljöledning

Kom och besök oss i våra montrar! Monter Monter H23 Kontaktuppgifter: Andreas Brandin Tel: 070 – 343 10 14 andreas.brandin@stratsys.se www.stratsys.se Monter H10 Kontaktuppgifter: Kenneth Jildell Tel: 070 – 433 94 23 kenneth.jidell@qlichtech.se www.qlikview.com