Framsteg AB Plenum 4. Värdebaserad implementation av Maximo 2012-05-31 Henrik Nyström Affärsområdesansvarig Underhållssystem Framsteg AB

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Vilka är Framsteg? Grundat 2000 50 Framstegare STHLM, GBG, H-borg Omsättning 50 MSEK Om Framsteg AB IBM QlikTech AB Våra partners Kundnöjdhet: 5,0 Kundfordringar: 0 kr > 60d Faktureringsgrad: 81 % Nyckeltal Exempel Maximokunder COOR McNeil GKN Driveline Köping AB Recipharm Landstinget Dalarna 2009 2010 2011

Framsteg och Maximo Advanced Business Partner, IBM Auktoriserad återförsäljare av Maximo/Tririga Lång, bred och djup kompetens att införa underhållssystem – över 300 projekt levererade till över 80 kunder Verksamhetskompetens Rapport/BI – Actuate, Birt, QlikView Support- och förvaltningsmodell Samarbetsavtal lokalt och internationellt

Framstegs roll Här har vi det som behövs för att få ett IT-projekt att slå väl ut. Högst upp har vi ”datorn” som symboliserar IT-systemet hos kunden. Till vänster har vi personerna eller de anställda, som ska jobba med förändringarna. Längst ner har vi arbetsprocesserna Till höger har vi fabriksbyggnaden. I väggarna sitter företagskulturen och historiken. Vår roll är att kitta ihop det här på bästa möjliga sätt. Vi kan ta med många saker från andra kulturer. Varför ska jag som individ använda det här systemet? Varför ska en mekaniker skriva tid i Maximo? Om man inte kan förklara det, så blir det svårt att få folk att använda systemet. I sin helhet visar bilden alla de delar, som man måste ha i åtanke genom hela projektet för att vi ska lyckas.

Affärsområde Underhållssystem - Vad har hänt senaste året? Anställt 5 st. Maximokonsulter Största affärsområdet hos Framsteg Etablerat en projekt/förvaltningsorganisation Satsning på Tririga/Fastighetshantering Koncept - QlikView UH-applikation för Maximo 7

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Allt för ”vanlig” implementation Mycket diskussioner runt hur systemet ska sättas upp. IT-avdelningen tycker inte att det nyinköpta systemet möter kraven på vad dem satt upp som policy. Mycket diskussioner med leverantören varför systemet inte klarar av de saker kunden önskar. Verksamheten känner sig överkörd och blir negativt inställda till det nya systemstödet. Utveckla/Implementera Analys/design Skönt nu är vi igång. Måste prata med IT, vi får ju inte ut något från systemet. Alla i projektet är slutkörda och orkar inte mer. Ingen fortsatt utveckling. Värdeskapande ”Vi måste verkligen ha ett nytt system/uppgradera. Detta går inte längre!”

Värdebaserad implementation Involvera verksamheten och IT tidigt i processen. Säkerställa rätt arbetsprocesser, anl.struktur m.m. Beslutstödsbehov är väldefinierade. Säkerställa framtidens IT-stöd genom en väldefinierad kravspecifikation. Analys/design Färdigställa IT-stöd enligt kravspecifikation Tätt samarbete med leverantör för att säkerställa framtida uppgraderingar. Rätt utbildningsnivå för alla användare. Utveckla/Implementera Säkerställa användandet av de nya systemstöden från dag ett. Mäta utfall mot de uppsatta målen. Starta upp vidareutvecklingen av verksamheten. Värdeskapande

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Tydliggörande av målen Anläggningstillgänglighet Förebyggande Underhåll Underhållskostnad Strategiskt inköpsarbete Resursutnyttjande Optimering av förrådsvärde Att gå från reaktivt till proaktivt arbetssätt Taktiskt Händelsestyrt Strategiskt Värde

Standardisering av artiklar, Målbild Fokusområde Produktion Underhåll Inköp Förråd IT Målområde Ex. Specifika mål TAK Servicegrad FU/Planering Lagervärde Tillgänglighet Kost. effektivitet, Support. Planeringsgrad, Anl. prioritet Ramavtal, prisavtal, Kostnad/pris. Standardisering av artiklar, Lev. säkerhet

Målbild Specifika mål Ex.Nyckeltal Tillgänglighet Planeringsgrad, Antal fel/utrustning Antal fel/prioritet Tillgänglighet Planerade AO / Totala AO Antal AO m. Instr. / Totala AO Antal UAO / FU-rond Planeringsgrad, Anl. prioritet Ramavtal, prisavtal, Ledtid IO avtal/ Totala IO Ledtid behov till beställning Standardisering av artiklar, Lev. säkerhet Artiklar avtal/ Totala artiklar Reservationer/ totala uttag

Nyckeltal – Processer Nyckeltal Processer Teknisk tillgänglighet Antal fel/utrustning Antal fel/prioritet Anläggning Antal artiklar/ varugrupp Artiklar avtal/ Totala artiklar Reservationer/ totala uttag Plan AO/ Totala AO Instr. AO/ Totala AO Antal UO/ FU-rond Anl. prioritet Antal öppna tickets. Tid för återställande av tjänst Arbetsorder IO avtal/ Totala IO Ledtid behov till beställning Ledtid från best. till leverans Resurser Inköp Förråd Förebyggande Underhåll Service desk

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Best Practice områden Maximo Anläggning Inköp Arbetsorderhantering Fakturakontroll FU Automatisering av flöden Förråd SLA

Ex. Best Practice ”Arbetsorderhantering” Ex. Nyckeltal AO-Typer Planerade AO / Totalt antal AO Beredning av AO Planerat / utfall Tilldelning av AO AO med felkod / Totalt antal AO

Fördelning internt / externt Resurser Best Practice Nyckeltal Resurskategorier Beläggningsgrad Kompetenser Fördelning internt / externt Kalender Verktyg

Reservering av material Förråd Best Practice Nyckeltal Reservering av material Uttag reserverat / totalt antal uttag Gemensam artikelkatalog Antal direktuttag / antal uttag Prisavtal Andel köp mot avtal Mobil lösning

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Olika implementationssätt Hur säkerställa affärsnyttan med systemanvändningen Best Practice i Maximo Hur genomföra Uppsummering/frågor

Framstegsmodellen - för underhållsprojekt Genom- lysning Initiera Kartlägga Genomföra Avsluta Projekt initierat Lösning godkänd Projekt avslutat Mått definierade & testade Datamodell verifierad Lösning framtagen Utbildning Projekt- planering Behörighets- hantering Konfigurering & utveckling Acceptans- test Produktions- sättning Slut- användar- utbildning Data- arkitektur Datamodell Konfigurering & utveckling Provdrift Behovs- analys Infrastruktur Installation Överlämning till förvaltning Utveckling Kvalitetssäkring System- test Utbildning Fas- och aktivitetskomponentuppbyggd Grindar – för löpande kontroll av framdrift kontra tidplan/budget Beskrivande namn på aktiviteter, exempelvis ”Workshop 1-3” är nedbruten (Behovsspecificering, Datamodell, Funktions- & arkitektur design, Utveckling, Prototyp, Kvalitetssäkring) Säljbara komponenter! ”Nya” aktiviteter som vi känner till vikten av men som ofta glöms bort: Datakvalitetsanalys, Datamodell, Överlämning till förvaltning, Projektutvärdering. Planering utrullning… Större fokus på att ta reda på VAD vi ska göra och HUR vi ska göra det, innan vi faktiskt GÖR DET. INITIERA-fasen: VAD ska vi göra? KARTLÄGGA-fasen: HUR ska vi göra det? GENOMFÖRA-fasen: Vi GÖR det! AVSLUTA-fasen: Vi AVSLUTAR och UTVÄRDERAR Kartläggning och Genomförande överlappar till viss del (iterativ lösningsutveckling) OBS! I projektet kan flera aktiviteter paketeras och genomföras ihop, inte minst i mindre projekt. Projektets tidplan ska visualisera det här. Undvika ordet ”Krav-” – Negativt laddat och risken är att det bygger på hur kunden gjort förut och används emot oss vid utvärdering lösning. Kravspecifikation = Behovsspecifikation Kravförtydliande = Behovsförtydligande Kravlista = Behovslista Systemdokumentation = Lösningsbeskrivning ”Kravspecifikation” – internt kunddokument som de själva tar fram, det slipper vi gärna. Hellre att vi tillsammans med kunden jobbar framåtriktat och beskriver hur den nya lösningen ska se ut. Planering Prod.- sättning Dokumentation Projektstyrning

Visualisera nyckeltalen

ROI-erfarenheter Maximo Maximo funktionsområden ROI Kundexempel Utrustning (Assets) Upp 3-5% Reducerat processtiden från 56 till 21 dagar. Ökat utnyttjandet av utrustning. Personalhantering Upp 10-20% Sparade 40 MSEK genom att bättre allokera rätt personal på rätt typ av underhåll. Garantihantering Upp 10-50% Identifierade 50% fler garantiärenden Lagerkostnad Ner 5-20% Sparade 12 MSEK genom att reducera lagerkostnaden pga. bättre analys av lagrets värde/innehåll.

Fyra bra tips på vägen - för ett lyckat Underhållssystemsprojekt Var övertydlig med syfte/mål för projektet! Definiera tydligt vad vi vill uppnå (med tydliga nyckeltal) och för vilka målgrupper. Involvera rätt –och engagerade personer För att få en samsyn och nyttja de synergieffekter som finns mellan delar av verksamheten är det viktigt att få med ”alla (UH, Produktion, IT, Ledning) på tåget” Ställ frågan: Är ni nöjda med dagens underhållsrutiner? ex. felupptäkt, arbetsorders, förebyggande underhåll och ständiga förbättringar. Behöver ni därför framförallt ett system som stödjer era etablerade metoder eller vill ni använda det nya systemet som en möjlighet för att förbättra ert arbetssätt? Använd en projektmodell som låter dig dra nytta av utvecklingen i ett kraftfullt och flexibelt UH-system Framsteg har utvecklat ”Framstegsmodellen” vilken bl.a. säkerställer att alla delar av projektet tar hänsyn till kundens verksamhet samt den standardfunktionalitet som finns i Maximo.

Agenda Presentation av Framsteg Värdebaserad implementation Hur genomföra Uppsummering/frågor Henrik Nyström Affärsområdesansvarig Underhållssystem Framsteg Ni når mig på: Tel: 010-333 30 43 Email: henrik.Nystrom@framsteg.com