Välkommen till visning av det nya gränssnittet i 1177 Vårdguidens e-tjänster Nya gränssnittet är planerat till 10 juni Linda Salomonsson

Agenda: Personliga inställningar Ärendemottagare Ärendehanterare (tidigare vårdgivare) Administratör

Logga in https://personal.1177.se/ Inloggningssidan. Observera att det är ny adress till inloggningen för vårdpersonal. Byt ut din favoriter. Ser du att det är fel länk på andra sidor på er förvaltning, kontakta era webbsideansvariga. Notera att namnet Mina vårdkontakter nu är borttaget https://personal.1177.se/

Startsidan efter inloggning Här visas de mottagningar som du har behörighet till. Du ser om det finns inkomna ärenden, om du har tilldelade ärenden och om det finns något inkommet svar. Precis som tidigare. Skulle du se en triangel på din mottagning innebär detta att mottagningens HSA-id inte stämmer. Dvs den finns i e-tjänsterna med ett HSA-id men i KiV-katalogen med ett annat HSA-id. Kontakta regionala supporten på 1177etjanster@vgregion.se

Personliga inställningar För att se vilka personliga inställningar du har, klicka på ditt namn. Alla bör gå in och kontrollera dessa. Här hittar du bland annat inställningar för aviseringar.

Personliga inställningar Om du klickar på ditt namn så kommer du till personliga inställningar. Informationen hämtas från KiV (HSA) Man kan manuellt uppdatera informationen från HSA, annars uppdateras det automatiskt en gång i månaden. 

Personliga inställningar Signaturen är den som kommer sist i ett meddelande när du besvarar ett ärende. Signaturen genereras automatiskt med….. Du kan ändra signaturen genom att ställa dig i rutan och ändra till det du önskar. Om du endast är administratör och inte har någon annan behörighet så har du ingen signatur.

Personliga inställningar E-postadress hämtas från KiV (HSA) Du kan lägga till en extra e-postadress. Du kan inte här lägga till telefonnummer utan det måste läggas in i KiV. Om du har flera telefonnummer inlagda i KiV kan du här välja vilket du vill ha avisering till.

Ärendemottagare

Startsidan efter inloggning Här visas de mottagingar som du har behörighet till. Du ser om det finns inkomna ärenden, om du har tilldelade ärenden och om det finns något inkommet svar. Precis som tidigare. Skulle du se en triangel på din mottagning innebär detta att mottagningens HSA-id inte stämmer. Dvs den finns i e-tjänsterna med ett HSA-id men i KiV-katalogen med ett annat HSA-id. Kontakta regionala supporten på 1177etjanster@vgregion.se

Startsida för vald mottagning Denna vy får du upp om du är ärendemottagare. Har du också andra behörigheter kan du se fler rutor, vilka rutor beror på vilka behörigheter du har till denna mottagning. (mottagningen i detta exempel heter Ärendehantering enhet 2) Mottagningens ärenden - Klicka på den

Mottagningens ärenden Här har ärendemottagare kommit in och ser vad hen kan administrera: Tre flikar – Ärenden att hantera , Alla ärenden, Sök en invånares ärenden. Ärenden att hantera – mottagningens inkorg Blå prick är inte åtgärdade Röd flagga Inte åtgärdade inom mottagningens tidsram

Filtrering Här visas mottagningens alla ärenden. Nytt! Mer avancerad filtrering. Det går att filtrera tex titta på avslutade ärenden –klicka på filtrera Rensa ser man alla ärenden Nya symboler. Blå prick – nytt ärende, röd flagg – åtgärdstid passerad

Söka ärende I fliken Sök en invånares ärenden går det att söka fram en enskild invånares ärenden och filtrera dem Nytt! Mer avancerad filtrering

Hantera ärenden - fördela Fördela ärende För att fördela ett ärende till en ärendehanterare, klicka på det ärende som ska fördelas. Ärendets detaljer visas. 

Fördela ärende Under rubriken Fördela, välj aktuell ärendehanterare att fördela till. Ange vid behov en intern kommentar. Den interna kommentaren visas inte för invånaren. Klicka på Fördela

Ärendet fördelat En bekräftelse visas om att ärendet är fördelat, och ärendet försvinner från listan med mottagningens ärenden att hantera

Ärendemottagare OCH ärendehanterare Besvara direkt Om ärendemottagaren också har behörighet som ärendehanterare på mottagningen, kan denna besvara ärendet direkt Hantera ärendet Längst ned på sidan kan man hantera ärendet genom att fördela det Vi vill bara nämna att: OM man har båda behörigheterna finns rutan Besvara direkt. Precis som tidigare, man fördelar till sig själv och besvarar men man har även möjlighet att fördela.

Fördela med delsvar Fördela med delsvar För att fördela ett ärende med ett delsvar till invånaren, klicka på Fördela med delsvar. 

Under rubriken Fördela, välj aktuell ärendehanterare att fördela till. Ange vid behov en intern kommentar. Den interna kommentaren visas inte för invånaren. Nytt! Att man kan bygga mallar för delsvaren. Skriv delsvaret till invånaren eller använd mall för delsvar. Dessa hittar man under svarsalternativ, klicka på + det för att använda mallen så hamnar den i meddelandet automatiskt. Mallarna läggs in av lokal administratör på mottagningen. Man kan ha flera mallar för delsvar. Mallarna skapas av administratören.

En bekräftelse visas om att ärendet är fördelat med delsvar, och ärendet försvinner från listan med mottagningens ärenden att hantera. 

Hur hittar jag tillbaka till mottagningens startsida? När jag hanterat alla ärenden jag ska och vill tillbaka till startsidan. Hitta tillbaka till mottagningens startsida. Klicka på mottagningens namn, (kallas brödsmulor)

Mottagningens startsida Tillbaka till mottagningens startsida. Invånare används bara om man gjort begräninsning, används i undantagsfall

Ärendehanterare (fd vårdgivare)

Startsidan efter inloggning Här visas de mottagningar som du har behörighet till. Du ser om det finns inkomna ärenden, om du har tilldelade ärenden och om det finns något inkommet svar. Precis som tidigare. Skulle du se en triangel på din mottagning innebär detta att mottagningens HSA-id inte stämmer. Dvs den finns i e-tjänsterna med ett HSA-id men i KiV-katalogen med ett annat HSA-id. Kontakta regionala supporten på 1177etjanster@vgregion.se

Startsida för vald mottagning Denna rutan visar vilka behörigheter du har på berörd mottagning. I exemplet ska du se på dina ärenden, dvs de som har blivit fördelade till dig. Klicka på Mina ärenden.

Mina ärenden Ärenden att hantera är de ärenden som har blivit tilldelade dig, dvs du ska besvara dem. Fliken Alla ärenden visar alla ärenden som hör till ärendehanteraren. Här visas alltså inkomna ärenden, fördelade ärenden och avslutade ärenden. Ärendena listas utifrån det datum som det skickades. Nya ärenden markeras med en blå cirkel, ärenden som inte hanterats inom handläggningstiden flaggas med en röd flagga. 

Mina ärenden - filtrera Visar alla DINA ärenden. (ej alla på mottagningen) Visa olika exempel på hur man kan FILTRERA och hur man RENSAR bort

Mina ärenden – sök invånares ärenden SÖK EN INVÅNARES ÄRENDEN Sök på personnummer. Filtrera invånarens ärenden I fliken Sök en invånares ärenden går det att söka fram en enskild invånares ärenden (som är fördelade till ärendehanteraren) och filtrera dem

Hantera ärende - besvara Under rubriken Hantera ärendet kan ärendehanteraren göra följande: Besvara ärendet. Svaret går till invånaren och ärendet avslutas. Välj ett förinställt svarsalternativ eller skriv ett eget. Klicka på plustecknet om du vill välja ett förinställt alternativ, då hoppar det ner i meddelanderutan. Klicka på knappen besvara så skickas det.

Hantera ärende - delsvar Delsvar. Invånaren får ett delsvar men ärendet avslutas inte.

Hantera ärende - motfråga Motfråga. Invånaren får en fråga att besvara, ärendet avslutas inte.

Hantera ärende - omfördela Omfördela till annan. Du kan även omfördela till annan och samtidigt skicka ett delsvar.

Hantera ärende – avsluta utan svar Avsluta ärendet utan svar (fliken Besvara). Inget svar går till invånaren och ärendet avslutas. Ärendehanteraren måste ange skälet till att ärendet avslutas utan svar, exempelvis att invånaren kontaktat mottagningen på annat sätt. Anledningen visas inte för invånaren, dock ser invånaren att det är avslutat.

Invånarärende – omvänt ärendeflöde Tillbaka på mina ärenden (min inkorg), ärenden att hantera. Skicka ärende

’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ Först en ruta där man får skriva in personnummer. Ruta 2: Personuppgifter samt, om invånaren har avisering och ett aktivt konto. (vad betyder ett aktivt konto? Kan man skicka även om de inte har ett aktivt konto?)

Översta bild : välj mall. Du ser nu vad mallen innehåller, i denna mall innehåller den en text. Klicka på plustecknet så hamnar den i meddelanderutan. Du kan nu redigera den. Som vanligt: två typer av ärenden. Information: invånaren kan inte svara. Frågor; invånaren kan svara. Bra att i instruktionen (eller i namnet) skriva vad det är för typ av mall.

Skillnad i instruktion. Meddelandetext: den text du väljer att använda i meddelanderutan. Nytt är att man nu kan lägga till formulär i omvänt ärendeflöde, formulär som administratören bygger. Klicka på Frågeformulrä som skickas till invånaren så kan du förhandsgranska formuläret som invånaren får att fylla i.

Här ser ni formuläret.

Du ser här då den hälsodeklaration som är skickad till invånaren och man kan här se och följa status på den.

Lokal administratör

Mottagningens startsida När du loggat in och valt den mottagning du ska jobba med får du upp ett antal rutor som alla har olika funktion, beroende på vad du ska jobba med. Har du dessutom rollen Ärendemottagare och eller ärendehanterare så har du fler rutor.

Mottagningens inställningar Information om mottagningen hämtas från KiV (HSA)

Mottagningens inställningar Du kan precis som tidigare lägga till ”övrig information” om mottagningen, samt hantera mottagningens betjäningsområde.

Behörigheter   Logga in som lokal administratör. Välj mottagning på startsidan. Välj kortet Vårdpersonal.

Behörigheter Här visas den vårdpersonal som har behörighet till mottagningen, vilken/vilka behörigheter de har och vilken typ av avisering de eventuellt har angett i sina egna inställningar.  Lägg till ny vårdpersonal på mottagningen Ta bort behörigheter. Klicka bara ur alla rutor på personen i fråga. Funktionerna inaktivera vårdaktörskonto, återaktivera vårdaktörskonto, återaktivera låst vårdaktörskonto och radera vårdaktörskonto är borttaget. När en användare slutar på en vårdmottagning ska i stället alla behörigheter tas bort.

Behörigheter För att lägga till nya vårdpersonal på mottagningen, klicka på knappen Tilldela. Skriv /Kopiera in personens HSA id (hämtas från Kiv, sök på VGRID i sök i kiv)

Se aviseringsinställningar Här syns vilka aviseringar ärendehanterare har påslagna

Mottagningens aviseringsinställningar Samma funktioners om innan: påminnelse till invånare, påminnelser för ärenden samt e-postadresser för avisering när ärende inkommer

Mottagningens aviseringsinställningar Här är precis som tidigare att påminnelse till invånare skickas ut om att läsa ärendet/svar etc. I notifieringen om obehandlat ärende är också efter det antal dagar tex 2) som ett ärende ska flaggas i gränssnittet som ohanterat över mottagningens ärenden. Den röda flaggan som dyker upp ska uppmärksamma ÄM och ÄH att ärendet inte har hanterats inom den angivna tiden.

Mottagningens aviseringsinställningar Fyll i epostadress – klicka på lägg till. Upprepa för vardera adress som ska läggas till. För att ta bort en adress, klicka på minustecknet efter epostadressen. För att funktionen ska fungera måste rutan aktivera avisering kryssas i . Klicka sedan på spara. NYTT går att lägga till fler än 5 e-postadresser NYTT: går att lägga in fler än 5 e-postadresser. På bild 2 i denna ppt (med tabelen från inera som visar att fler än 5 adresser kan läggas till) Detta sägs inte någonstans i filmen och det står ej heller i manualen – så det kanske är bra att vi nämner det

Ärendetyper Administratören kkan se mottagningens ärendetyper och se och redigera INSTÄLLNINGAR för de ventralt administrerade ärendetyperna, docks inte redigera själva ärendetypen.

Ärendetyper – centralt administrerade Här ser man en lista på alla ärendetyper på mottagningen. Namnet på ärendetypen är det namn som visas på mottagningens kontaktkort i 1177.se Centralt administrerad ärendetyp skapas och delas ut av nationell eller regional administratör. Medan lokalt administrerad ärendetyp skaps och redigeras av lokal administratör på mottagningen.

Villkorstext Klicka på ärendetypen för att ändra villkorstexten. Som lokal administratör kan man ändra villkorstexten. Klicka i rutan, gör de ändringar som önskas och kicka sedan på spara. Har ärendetypen standardvillkor, dvs om nationell eller regional administratör har lagt in en mall för villkor kan användas, klicka på ”standardvillkor”

Villkorstext Texten som visas i mallen har lagts in av nationell eller regional administratör. Lokal administratör kan kopiera in hela eller delar av denna text. Denna text ersätter då den egna skrivna texten. Klickar man på knappen ”klistra in i editorn” kommer den egna texten att skrivas över av denna texten. Glöm inte att klicka på spara knappen längst ner.

Ärendetyper – skapa ny Man får då upp en lista över alla ärendetyper som finns på mottagningen För att skapa en ny ärendetyp klicka på knappen ”skapa ny ärendetyp”

Ärendetyper – skapa ny utan mall I inställlningarna för ärendetypen väljer man om man ska utgå från en färdig mall eller skapa en egen från grunden. Börja med att välja ärendekategori för äreendetypen . Visas ej för invånare men ger underlag för statistik. Klickar man på den fälls en meny ut. Skrollbar där alla ärendetyper som finns. Välj den mall som passar ditt behov. Finns ingen som passar väljer man ”övrig”

Ärendetyper – skapa ny utan mall Här är mallen ”övrigt” vald och döpt därför ärendetypen- i exemplet ” Hjälp oss att bli bättre”. I fältet under fyller man i beskrivning av ärendetypen och i rutan under den skriver man i villkorstexten.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Skriv i villkorstexten, eller klipp in den om du kopierat från annat ställe/dokument. Du kan förhandsgranska för att se hur det kommer se ut för invånaren. Se nästa sida. Stänga på krysset. För att gå vidare klicka på ”Nästa”

Ärendetyper – skapa ny utan mall

Ärendetyper – skapa ny utan mall Nästa del är frågeformuläret – där du kan skapa dina frågor till ärendetypen. Hur man navigerar mellan inställningar, frågeformulär osv. Klicka på ”Lägg till en fråga

Ärendetyper – skapa ny utan mall Följande menyval öppnas . Förnya hjälpmedel och förnya recept är speciellt anpassade för denna typ av ärende. Kryssruta gör att man kan använda ett eller flera val. Radioknappar gör att invånaren bara kan välja ett av flera alternativ. Skattningssskala är en numerisk skala där invånaren får välja ett numeriskt val. Textfält kan invånare ge ett kortare fritextsvar på en fråga. Textstycke när invånaren ska kunna ge ett lite längre och mer utförligt svar på en fråga. Tex

Ärendetyper – skapa ny utan mall I exemplet valt ”textstycke” och skriver sedan in frågan. Kan också ange om frågan ska vara obligatorisk att besvara. Textstycket gör att invånren kan skriva lite längre och mer utförligt än vid valet textfält. För att lägga till ytterligare frågor svarsalternativ klicka i rutan ”Lägg till fråga” och välj ex radioknappar.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Exemepl på följdfråga. Här anger man även vilket av svarsalternativen som ska vara förifyllt. Text ”Nej”. (Vill invånaren bli kontaktad får hen bocka i ”Ja” knappen) Du kan skapa ytterligare frågor efter detta.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Om du skapat en fråga som den ovan, kan man skapa följdfrågor till den frågan. Klicka på ”Lägg till följdfråga”. Man kan också ändra ordning på frågorna. Flyttar upp och nedåt ett steg i taget. Längst ner kan Man förhandsgranska hur det kommer se ut.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Förhandsgranskning. Beroende på vad svaret från invåaren blir kommer eventuella följdfrågor som skapats att visas. När man är nöjd, skrolla längst ner på sidan och välj ”fortsätt”.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Nästa steg handlar om förinställda svar på ärendetypen. Dessa underlättar för ärendhanteraren att svara invånaren på det inskickade ärendet. Kan lägga in fördefinierade svarsalternativ för att besvara direkt, ge ett delsvar eller ställa en motfråga till invånaren. För att arbeta med dem, klicka på respektive flik.

Ärendetyper – skapa ny utan mall Skriv i önskade svarsalternativ som ska kunna användas och boka i rutan framför. När man lagt till de svarsalternativ som man önskar på respektive flik, skrolla längst ner på sidan och klicka på ”nästa”.

Ärendetyper – skapa ny utan mall NYTT går att bygga fördefinierade delsvar

Ärendetyper – skapa ny utan mall I sista steget sparar man ärendetypen. Här aktiverar man också ärendetypen så att den blir tillgänglig för invånarna.

Ärendetyper – skapa ny med mall NYTT!!!! 4 olika steg inställningar frågeformulär svarsformulär och spara Standardärendetyper ligger som mallar att använda i en rullist NYTT är också att du kan välja en mall men har sedan möjlighet att justera i mallen Du kan välja att använda en av dem eller att inte välja och således skapa en egen

Ärendetyper – skapa ny med mall Välj en mall ur listan. Tex kontakta mig. Välj mall och klicka på ”använd”

Ärendetyper – skapa ny med mall Skrolla ner så ser du att uppgifter fyllt ifrån mallen. Du kan återigen förhandsgranska – eller klicka på ”Nästa” för att gå vidare.

Ärendetyper – skapa ny med mall Frågetyper utifrån vald mall har lagts till.

Ärendetyper – skapa ny med mall Fortsättning – val finns i rullgardinslista – förifyllda svarsalternativ. Man kan ändra i frågorna, flytta upp och ner dem, eller ta bort frågor som inte passar. Eller lägga till fler frågor. Skrolla ner och klicka på ”Nästa”. Du kan även förhandsgranska (Nästa bild).

Ärendetyper – skapa ny med mall Längst ner på sidan klicka på förhandsgranska.

Ärendetyper – skapa ny med mall Till de fasta frågorna i den förvalda mallen finns fördefinierade svar för – besvara (direkt) delsvar och motfråga. Du kan lägga till fler svar om du behöver. För att göra svaren tillgängliga för ärendehanteraren – måste rutan framför varje svar vara i klickad. Skrolla ner och välj ”Nästa” när du är klar.

Ärendetyper – skapa ny med mall Klicka i ”aktivera” för att ärendetypen ska aktiveras och synas för invånarna. Klicka sedan på ”spara”.

Ärendetyper – skapa ny med mall Den nya ärendetypen har lagts till längst ner i listan över mottagningens ärendetyper.

Ärendetyper – ta bort ärendetyp Klicka på ärendetypen i listan som du vill ta bort. När du kommer in i verktyget för ärendetypen gå direkt till sista steget ”spara” genom at klicka i toppen på ”spara”

Ärendetyper – ta bort ärendetyp Klicka på ”ta bort ärendendetypen” En ruta med varningen ”Ta bort ärendetypen”? Dyker upp. Klicka på ”ta bort” och ärendeypen tas bort. Du kommer då tillbaks till listan över mottagningens ärendetyper, där den nyss bortttagna ärendetypen nu är borta.