Processorienterad informationsredovisning - ett modernt, effektivt och lättillgängligt verktyg för hantering av allmänna handlingar

Nya riktlinjer Arkivnämnden har beslutat om riktlinjer för redovisning och gallring av allmänna handlingar. Vi ska övergå till en processorienterad informationsredovisning. Det innebär att vi ska hantera handlingar utifrån vår verksamhets processer, alltså utifrån det vi gör. Detta gäller alla verksamheter inom Göteborgs Stad.

Enhetlighet och modernisering Vi får en enhetlig modell för redovisning av allmänna handlingar inom sdf:erna och social resursförvaltning. Det är bra ur ett demokratiskt och rättssäkert perspektiv. Det blir en modernisering som gör att informationen går att söka fram oavsett om det är en digital eller analog handling. Genom övergången tar vi ett helhetsgrepp om informationsredovisningen.

Gemensamt projekt Stadsdelsförvaltningarna och Social resursförvaltning driver ett gemensamt projekt. Projektet har en tidplan som innebär att vi stegvis övergår till processorienterad informationsredovisning. Vid utgången av 2019 ska allt vara klart.

Fyra delar I processorienterad informationsredovisning ingår fyra delar: Klassificeringsstruktur Diarieplan Dokumenthanteringsplan Arkivförteckning

Klassificeringsstruktur 2017 ska vi ha en ny klassificeringsstruktur. Klassificeringsstrukturen är grunden för hela informationsredovisningen. Den ska bestå av myndighetens samtliga processer och den ska vara systematiskt hierarkiskt uppbyggd: Styrande verksamheter Stödjande verksamheter Kärnverksamheter

Diarieplan Diarieplan är ett klassificeringsschema för hur förvaltningen ska diarieföra inkomna och utgående allmänna handlingar. Registratorn i din förvaltning är den som dagligen arbetar efter diarieplanen vid klassning av dokument.

Dokumenthanteringsplan 2018 ska vi ha en ny dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen talar om vad vi får och ska göra med våra allmänna handlingar. Där framgår uppgifter om handlingen ska gallras, och i så fall med vilken intervall, eller om vi måste spara handlingen för all framtid.

Arkivförteckning 2019 ska vi börja förteckna våra arkiv enligt den nya modellen. En arkivförteckning behövs för att allmänna handlingar ska vara sökbara. Den visar vilka allmänna handlingar som finns i myndigheten. I din förvaltning kan det vara arkiv- samordnare, arkivredogörare, arkivansvarig eller arkivarie som upprättar arkivförteckningen.

Gallring Gallring innebär att en allmän handling* förstörs eller slängs i återvinning. Allmänna handlingar som omfattas av sekretess ska antingen strimlas och därefter brännas eller slängas i sekretesstunna. *avser digitala och analoga handlingar

Gallra inte årets handlingar Samtliga dokument- hanteringsplaner och gallringsbeslut upphävdes 31 december 2015. Det innebär att vi inte får gallra (slänga/förstöra) allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade från och med 1 januari 2016. 2016

OK för äldre handlingar Handlingar som inkommit eller upprättats fram till 31 december 2015 får gallras med stöd av tidigare fastställda dokumenthanteringsplaner. 2015

Tillfälliga gallringsbeslut? Projektet ser över möjligheten att kunna gallra vissa handlingstyper under den period dokument- hanteringsplan saknas i förvaltningarna. Det görs genom sektorsspecifika gallrings- framställningar till Regionarkivet. Mer information kommer! 2016

Gör ett gallringsprotokoll Från och med 1 januari 2016 ska gallring av allmänna handlingar dokumenteras i ett gallringsprotokoll. Detta gäller för samtliga handlingar oberoende när i tiden de upprättades eller inkom till myndigheten. Handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse och som gallras löpande behöver inte redovisas i ett gallringsprotokoll. Genom att föra gallringsprotokoll säkerställer förvaltningen att föreskriven gallring genomförs på ett kontrollerat sätt.

Mer om gallringsprotokoll Gallringsprotokollet upprättas för handlingar som kan gallras efter 2, 5 eller 10 år. Det ska bevaras för all framtid och skickas till arkivansvarig för påskrift och diarieföring. Gallringen ska dokumenteras i den förvaltningsgemensamma mallen för gallringsprotokoll som kommer läggas ut under Styrande dokument på Intranätet. För lokala rutiner kring upprättande av gallringsprotokoll kan du kontakta arkivansvarig eller arkivsamordnare/redogörare inom din förvaltning.

Exempel

Arkivansvariga Askim-Frölunda-Högsbo – Peter Friberg, kanslichef Angered – Peter Carlsson, kanslichef Centrum – Eva-Marie Ekman, kanslichef Lundby – Niklas Örnfelt, kanslichef Majorna-Linné – Eva Lotta Romlin, enhetschef Norra Hisingen – Helena Lundberg, kanslichef Social resurs – Jesper Lindkvist, nämndsekreterare Västra Göteborg – Sofia Jonsson, kanslichef Västra Hisingen – Marika Augustsson, kanslichef Östra Göteborg – Sonja Andersen Svedberg, kanslichef Örgryte-Härlanda – Maria Skogh, kanslichef

KONTAKT: Projektgruppen för införandet av processorienterad informationsredovisning E-post: MI-Lundby-Processorienterad informationsredovisning