Bedömning av informationsförluster för elektroniska handlingar vid val av format och åtgärder för bevarande- utveckling av metoder och verktyg Nordisk arkivakademi 26-27 september 2016 i Reykjavik Carl Billengren Avdelningen för offentlig informationshantering, Riksarkivet Sverige

ArkivE Internt projekt inom Riksarkivet/Avdelningen för offentlig informationshantering Syftar övergripande till att behandla och utreda olika frågor kring hanteringen av elektroniska handlingar i dagens e-förvaltning Tre delprojekt hittills: - Val av format för elektroniska kontorsdokument - Val av format för elektroniska ljud- och bildupptagningar - Framställning och bevarande av elektroniska signaturer ArkivE är ett internt projekt, huvudsakligen med deltagare från Avdelningens för offentlig informationshantering (A-K) Det är övergripande syftet är att utreda olika frågor som uppkommer i hanteringen av olika typer av e-handlingar Har hittills bestått av tre delprojekt, två avslutade Val av format x2 och et pågående framställning och bevarande av elektroniska signaturer

Val av format för kontorsdokument/elektroniska ljud- och bildupptagningar Delprojektens mål: - Fastställa generella principer för myndigheternas val av format för bevarande - Utreda och kartlägga befintliga format för bevarande Kontorsdokument avser handlingar skapade med ordbehandlings-, presentations- och kalkylprogram, t.ex. i Office eller Open Office Delprojektet har främst syftat till att ta fram generella principer som myndigheterna kan följa när de väljer format för bevarande Myndigheterna ska vara medvetna om de val de gör och vilka konsekvenser dessa val får i förlängningen Tanken var också att kartlägga och analysera befintliga format för bevarande men detta arbete prioriterades ned Kontorsdokument: handlingar skapade med ordbehandlingsprogram, presentationsprogram och kalkylprogram samt även e-post.

Problemställning Riksarkivets definition av gallring inbegriper åtgärder som påverkar möjligheten att fastställa handlingars autenticitet En förutsättning för handlingsoffentligheten är att myndighetens allmänna handlingar bevaras i ursprungligt skick, dvs. med det innehåll de hade när de upprättades hos eller inkom till myndigheten När elektroniska handlingar hanteras genom t.ex. konvertering påverkas autenticiteten Det viktigaste är att det informationsinnehåll som en handling syftar till att kommunicera inte förändras över tid I övrigt kan autenticiteten bevaras genom en kombination av åtgärder Enligt RA:s definition på gallring likställs åtgärder som påverkar möjligheten att fastställa handlingars autenticitet med gallring Som nämnts är huvudregeln i arkivlagen att handlingar ska bevaras och att handlingarna ska bevaras i ursprungligt (oprindeligt) skick I ett lagförslag från 2001 finns en definition av ursprungligt skick: handlingen har det innehåll det hade i det ögonblick de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Det viktiga är alltså att informationsinnehåll som en handling över tid sýftar att kommunicera inte förvanskas. Nödvändiga ändringar som sker genom konvertering till annat format ska inte påverka informationsinnehållet Autenticiteten för elektroniska handlingar påverkas alltid i någon mån av hanteringen, t.ex. genom konvertering. Det uppstår en viss informationsförlust Därför viktigt att avgöra vad som är acceptabel ´förlust av information Det viktiga blir att informationsinnehållet är intakt över tid Genom att vidta åtgärder för att dokumentera konvertering etc., skydda handlingarna mot förvanskning genom att ha system för loggning och kontroll av behörighet, säkerhetskopiering m.m. kan autenticiteten bevaras i möjligaste mån. En framkomlig och enkel väg är att följa Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2.

Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 Ex. bestämmelser om att myndigheterna ska upprätta en strategi för bevarande som ska omsättas i konkreta åtgärder för bevarande. Upprätta dokumentation över de elektroniska handlingarna, inkl. dokumentation av åtgärder för bevarande (t.ex. konvertering), informationssäkerhet m.m Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar, RA-FS 2009:2 Pekar ut ett antal format som kan komma ifråga för bevarande. Uppdelad på format för t.ex. databaser och register, strukturerade dokument baserade på märkspråk, kontorsdokument, e-postmeddelanden, digitalt foto och dokument som skannas, webbsidor. Saknar dock format för digitalt ljud och digital rörlig bild.

En grundläggande informationshanteringsmodell Principer för att skapa, hantera och bevara elektroniska handlingar Ska hjälpa myndigheterna att göra rätt från början, göra aktiva och medvetna val Identifiera handlingstypen Analysera handlingstypen Förse handlingstypen med uppgifter Hantera och bevara handlingstypen ArkivE har tagit fram en grundläggande modell för myndigheternas elektroniska informationshantering. Utgörs av principer/riktlinjer som myndigheterna ska utgå ifrån när de skapar, hanterar och bevarar elektroniska handlingar. Tanken är att modellen ska hjälpa myndigheterna att göra rätt från början och att vara medvetna om det val som görs. Proaktivitet, undvika att behöva ta till panikåtgärder i ett sent skede av handlingarnas livscykel. Om det handlar om redan existerande handlingar ska myndigheten vara medveten om de val som görs vid bevarandet så att handlingen kan presenteras i ursrpungligt skick. Fyra steg/delmoment: 1. Identifiera handlingstypen 2. Analysera handlingstypen 3. Förse handlingstypen med uppgifter 4. Hantera och bevara handlingstypen

1. Identifiera handlingstypen Vilken slags information tillkommer i verksamheten? Vilka typer av handlingar upprättas och kommer in från andra? Utgångspunkt i myndigheternas egna verksamhetsbaserade arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter i RA-FS 2008:4 Vägledning i processorienterad informationskartläggning Först något om HT: Handlingstyp är ett begrepp som Riksarkivet använder och som är kopplat till Riksarkivets föreskrifter om verksamhetsbaserad redovisning av arkivet. HS som är mer övergripande och kopplat till processer hos myndigheten HS utgörs av HT som är kopplade till specifika aktiviteter el. steg i en process I modellen ska som ett första steg ske en identifiering el. inventering av handlingstyper Vilken info, vilka typer av handlingar förekommer i verksamheten? Finns en vägledning som Riksarkivet har tagit fram i samarbete med MSB som kan användas vid kartläggningen

2. Analysera handlingstypen Analysera handlingstypens -funktion/syfte, - innehåll - presentationsform - format - samband med andra handlingstyper - rättsliga förutsättningar Nästa steg är analysera handlingstypens -funktion/syfte, - innehåll - presentationsform - format - samband med andra handlingstyper - rättsliga förutsättningar

2. Analysera handlingstypen forts. Fyra delmoment i analysen - Identifiering av handlingstypens syfte - Avgränsning av informationens innehåll från informationens behållare - Identifiering av egenskaper hos handlingstypen som ska bevaras - Identifiering av de komponenter som möjliggör bevarandet av egenskaperna hos handlingstypen En viktig del är att analysera syftet med handlingstypen. Varför upprättas eller inkommer den? Hur används den, vilken funktion ska den fylla? - Syftet avgör vilket innehåll, vilken struktur och metadata samt vilka egenskaper och komponenter som behöver bevaras för att syftet med informationen ska tillgodoses. Hos en rättsvårdande myndighet kan kraven vara helt annorlunda än hos en kulturmyndighet när det gäller vad som ska kunna bevaras för att syftet ska tillgodoses (jfr förhör och underlag till ansökning om kulturstöd). - Avgränsning av informationsinnehåll från informationsbehållare handlar om identifiera vilka uppgifter som tillhör informationens behållare och som därmed är formatberoende och vilken metadata som är knuten till innehållet. En digital fil består ju dels av innehåll som är själva informationen som handlingen ska förmedla och dels av en behållare som kan innehålla metdata etc. som tillhör mjukvara, format och utrustning som behöver bevaras om själva informationen ska kunna bevaras i ursprungligt skick. Identifiering av egenskaper och komponenter hos handlingstypen ska jag nämna särskilt

2. Analysera handlingstypen forts. Egenskaper hos digitala objekt - kontext - integritet - presentation - funktioner I grunden handlar det om vad som är en acceptabel informationsförlust Det finns vissa egenskaper hos digitala objekt (handlingar) som har betydelse ur ett bevarandeperspektiv och för bevarande i ett så ursprungligt skick som möjligt Kontext – den kontextuella egenskapen avser det sammanhang som handling skapades i, dvs. info om handlingen och dess historik el. proveniens. Kontextuell information fångas vanligen genom metadata. Vilken metadata är viktig att föra vidare vid överföring mellan olika format Integritet – den egenskap som gör att ett dataobjekt kan intygas vara oförändrad. T.ex. använda elektroniska signaturer, äkthetsstämplar, kryptering men även genom behörighetskontroll etc. Fixerat tillstånd eller konverteringstillstånd dvs. handlingens väsentliga egenskaper är desamma efter konvertering, dokumentera åtgärder vid konvertering Presentation- med det detta avses den bakomliggande formella organisationen el. strukturen som gör att vi kan uppfatta informationen på det som den förmedlande parter avser. Hur presenteras handlingen visuellt, textuellt och semantiskt Visuellt (att vi kan se/uppfatta informationen) och semantiska egenskaper dvs. att innehållet presenteras och tolkas strukturerat. Kan vara svåra att skilja åt Textuellt eller genom en rasterbild och för det sistnämnda behöver uppgifter om t.ex kodbibliotek bevaras Funktioner- vissa funktioner hos ett digitalt objekt som t.ex. testtolkning, maskinläsbarhet, animering. Kan variera beroende på handlingstyp/informationstyp Jfr även med InterPares som varit inne på ett liknande spår, fyra huvudkategorier av beståndsdelar hos elektroniska handlingar som behöver bevaras (representationsform, noteringar (metadata), medium och kontext)

2. Analysera handlingstypen forts. Exempel på komponenter som behövs för att egenskaperna ska kunna bevaras - digital signatur/stämpel, bitdjup, samplingsfrekvens, upplösning, färgåtergivning, teckenuppsättning m.m. Till egenskaperna kan kopplas till olika förutsättningar och tekniska komponenter i det digitala objektet som t.ex. digital signatur/stämpel, bitdjup, samplingsfrekvens, upplösning, färgåtergivning, teckenuppsättning, komprimering etc. Vissa komponenter är omslutna i ett format och flyttas med formatet medan andra är beroende av software och finns s.a.s. utanför formatet Handlingen och dess komponenter kan även vara maskinberoende, dvs. orienterade mot en specifik hårdvara. Självklart inte ett bra val men kan vara något som behöver tas hänsyn till vid bevarande om handlingen redan finns

3. Förse handlingstypen med uppgifter Tillföra metadata eller se till att metadata följer med Underlättar återsökning, möjligheten att bedöma autenticiteten och att förstå sambandet med den verksamhet i vilken handlingstypen tillkom Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar respektive arkivredovisning innehåller vissa bestämmelser om sådana uppgifter Tillföra metadata eller se till att metadata följer med Underlättar återsökning, möjligheten att bedöma autenticiteten och att förstå sambandet med den verksamhet i vilken handlingstypen tillkom Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar respektive arkivredovisning innehåller vissa bestämmelser om sådana uppgifter Uppgifter bör tillföras i ett så tidigt skede som möjligt

4. Hantera och bevara informationen Den praktiska hanteringen av bevarandet Nödvändiga moment och åtgärder finns i Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar Inbegriper att följa myndighetens egen strategi för bevarande inkl. specifika åtgärder för att säkerställa bevarandet Skapa stödsystem för informationens kvalitet och säkerhet, t.ex. rutiner för skanning, rutiner för att dokumentera handlingarna, behörighets- och loggsystem, rutiner för säkerhetskopiering Den praktiska hanteringen av bevarandet: framställning och att överföra till bevarande. Myndigheterna har att följa Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar/tekniska krav för dessa Den strategi för bevarande som alla myndigheter ska inkl. specifika faktiska åtgärder för bevarandet ska då givetvis följas. Även andra samverkande stödsystem för bevara informationens kvalitet och säkerhet, rutiner för ev. skanning, systemdokumentation, system för behörighet, loggning i system etc.