Förnyad förvaltning L3 Informationsdag Malin Zingmark

Agenda »Förnyad förvaltning »Förslag till drift och support »Förslag till ny förvaltningsorganisation

Nya förutsättningar med nya Ladok »Ladok ska driftas som en gemensam installation »Förvaltningsorganisationen ska hantera medlemshögskolornas gemensamma prioriteringar för drift av systemet »Behov av en gemensam supportorganisation för driftsfrågor »Behov av gemensamt godkännande av nya leveranser av Ladok Utan centralt ansvar för drift och acceptanstest blir det svårt att hantera systemet Förnyad förvaltnings uppdrag är att ta fram förslag till drift och förvaltnings- organisation för nya Ladok under förutsättning att konsortiet ansvarar för drift och acceptanstest. Nya Ladok ska tas emot hösten 2014

Arbetet med rekommenderad drift och ny förvaltningsorganisation »Utskick för synpunkter till Systemägare och IT-chefer Rekommendation drift 26/4-10/5 utskickad Förslag till ny förvaltningsorganisation27/5-20/6 »Totalt förslag klart mitten av augusti 2013 »Beslut på stämman i oktober. Då fattas även beslut om att utöka konsortiets ansvar till att omfatta drift och acceptanstest

Förslag drift och support

Uppdelning i Applikationsdrift och Serverdrift gjord »Applikationsdrift – hantering av programvaran. Kräver verksamhetskompetens »Serverdrift – hantering av servrar och hårdvara »Uppdelning möjlig, men kräver tydligt definierade ansvarsområden och bra samarbete mellan parterna

2nd line support Ladoksupport/ Ladokansvarig Konsortiets ansvar Service desk Alt 2 Alt 1 Lärosätets ansvar 2nd line support Den nya förvaltningsorganisationen ansvarar för 2nd line support till lärosäten. Hanteras av samma part som sköter applikationsdrift

Slutsats Applikationsdrift och Support Bör hållas inom högskolesektorn där kompetens om den studieadministrativa processen finns

Serverdrift - möjliga beslut för konsortiet »Serverdrift på ett befintligt driftställe, sedan upphandling/avrop på längre sikt …när kravunderlagen kan tydliggöras (efter driftsättning av del 3) »Upphandling/avrop snarast möjligt. Annan part ansvarar serverdrift på kort sikt

Rekommendation drift »Serverdrift och applikationsdrift/support på varsitt av de befintliga driftställena, sedan upphandling/avrop på längre sikt »Motivering: För stor osäkerhet kring kraven på belastning och prestanda för att kunna upprätta ett bra kravunderlag Alternativet med två driftställen underlättar upphandling/avrop

Förvaltningsorganisationen förhåller sig till tre externa parter Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Befintligt driftställe Serverdrift UHR Utveckling, ändring felrättning

Förslag ny förvaltningsorganisation

Nya Ladok ska förvaltas i ett samlat objekt - studieadministration FörvaltningsproduktProcesser eller delar av processer som ingår * Domän Stöd för etablering och studentinformation –Hantera ansökan och anta student (Ladok- relaterade delar av processen, ex ta emot information om studenter) Etablera Studentinfo Stöd för Utbildningsadministration –Besluta om och utveckla utbildning och examen –Planera och fastställa utbildningstillfällen –Publicera utbildningstillfälle –Planera genomförandet av utbildningstillfälle Utbildnings- information Stöd för studiedeltagande–Hantera studiedeltagande –Stödja student –Genomföra utbildningstillfälle –Vårda alumnrelationer Studiedeltagande Studieplan Stöd för resultathantering–Utvärdera utbildningstillfälle –Sätta betyg och offentliggöra resultat –Tentamensanmälan Resultat Stöd för hantering av examen–Utfärda examen och kursbevis Examen Stöd för planering och uppföljning –Strategisk planering och uppföljning –Följa upp processen utbilda student Uppföljning * Se produktbeskrivning för beskrivning av vad som ingår i processerna

Systemförvaltningsroller enligt pm3 BeställareLeverantör Objektägare verksamhetObjektägare IT Förvaltningsledare verksamhetFörvaltningsledare IT 1 specialist per förvaltningsprodukt IT-specialister Strategisk nivå Anger riktning och ramar för arbetet Utgör bas i styrgrupp Leder och planerar det dagliga arbetet Fungerar som projektledare Modellen bygger på affärsmässighet. Verksamhet och IT ska tillsammans säkra att verksamheten får det stöd den behöver.

Uppföljning Befintlig förvaltningsorganisation Förvaltnings- ledare Underhåll Studie- dokumentation Kompetens- försörjning/ utveckling Förvaltnings- ledare IT IT-strateg 100%*150%** 50% 80% 70% Examen Teknisk infrastruktur 25% 20% 30% Projekt- samordnare 40% Konsortiechef Styrelse Kravsamordnare 275% Områdesansvariga Totalt 8,9 heltids resurser 2011 (exkl konsortiechef) Resursuppskattningar från *I förvaltningsledarrollen ingår konsortiearbete **här ingår även tid för utredningar, overhead mm Webbansvar 25%

Förslag till ny förvaltningsorganisation innebär en större organisation »Förvaltningsorganisationen får ett utökat ansvar Drift Acceptanstest inklusive testresurser »Möjliggör en realistisk ambitionsnivå (högre än idag) Lösningsarkitekt (säkra helhetslösningen) Metodansvarig (aktiv förvaltning av modellerna) Informatör (utökning) Tillhandahålla gemensamt utbildningsmaterial Utökat verksamhetsinflytande i kravställning »Dagens förvaltningsorganisation är underbemannad (Kerstin Pihl)

Förslag till ny förvaltningsorganisation Objektägare Verksamhet20%Objektägare IT20% Förvaltningsledare Verksamhet100%Förvaltningsledare IT % Produktansvariga: Etablering och studentinformation Utbildningsadministration Studiedeltagande Resultathantering Examen Planering och uppföljning 30% 40% 30% IT-specialister hos IT- leverantörerna Utbildningsansvarig Acceptanstestledare Testresurser Lösningsarkitekt Metodansvarig Resursansvarig Kravställare Projektresurser Informatör Konsortiechef 20% 50% % 20% 10% 50% % Vid behov 30% beskrivs ej här Totalt 9,7- 13,8 heltids resurser (exkl Konsortiechef) UTKAST Resursuppskattningarna motsvarar del av årsarbetare. Utgått från samma arbetsmängd som För Övriga roller tillkommer tid för utvecklingsprojekt. pm3 roller Övriga roller +tid för utv projekt

Osäkerhetsfaktorer i resursuppskattning »Storleken på förvaltningsarbetet »Storleken på utvecklingsarbetet »Storlek på restlista från Ladok3-projektet »Antalet releaser »Mängden registervård för den centrala förvaltningsorganisationen »Antalet externa parter att förhålla sig till (applikationsdrift, serverdrift, vidmakthållande/vidareutveckling). Fler parter – mer jobb »Förvaltningsprodukternas innehåll och storlek »Antalet individer i förvaltnings/utvecklingsarbetet – fler individer ger ökad administration/behov av styrning »Komplexiteten i nya Ladok »Katastrofhantering för nya Ladok ej definierad – kan öka arbetet i förvaltningsorganisationen »Tillgängligheten för nya Ladok – finns större behov än idag? Kan leda till behov av förv org tillgänglighet utanför kontorstid

Konsekvenser för lärosäten (på lång sikt) »Tydligare kontaktvägar för Ladokansvariga Enhetlig och tydlig process för supportfrågor. Alla frågor hanteras på samma sätt »Lägre kostnad för lokal förvaltning och drift Mindre lokalt testarbete vid varje ny leverans, endast lokala integrationer och ev lokala anpassningar måste testas Inget behov av beställarkompetens för drift av Ladok Inget lokalt uppföljningsansvar mot driftleverantören Mindre administration kring Ladok lokalt vad gäller katalogdata då vissa uppgifter hanteras av den centrala förvaltningsorganisationen Utbildningsmaterial tillhandahålls centralt »Högre avgift till konsortiet då mer arbete utförs centralt (totalt drift + förv org)? Ej klart »Bättre kontroll på totalkostnaden för Ladok

Konsekvenser för lärosäten (på lång sikt) - forts »Dagens roller Systemägare och Ladokansvarig förändras »Viss registervård måste beställas av den centrala supportfunktionen »Ökad kvalitet på systemet genom centralt genomförda acceptanstester »Den centrala förvaltningsorganisationen godkänner nya leveranser – inte upp till enskilda lärosäten »Konsortiet måste ta fram gemensamma basnivåer för tillgänglighet och prestanda »Möjlighet till nya affärsmodeller för prissättning av tjänster runt Ladok (tex uppföjningstjänster)

Systemägare -> Lokal Objektägare Varje lärosäte ska utse en informationsägare med ansvar att: det finns en (lokal) budget för administration av systemet och att denna följs lagar och förordningar följs säkerhetsrutiner följs ägare av lärosätets information i Ladok konsortialavtalet med Ladokkonsortiet följs det finns lokal support för Ladok utse de personer som har rättighet att beställa förändringar till informationen i Ladok vid fel som inte kan åtgärdas lokalt utse kontaktperson för Konsortiet vad gäller verksamhetsfrågor (lokal FL om det finns)

Ladokansvarig –> Lokal Förvaltningsledare Mottagare av information från Konsortiet Besvarar vissa frågor från Konsortiet Rapportera fel och behov av förändringar till Konsortiet (hos den centrala supportfunktionen)

Förslag - rekrytering ny förvaltningsorganisation Rekrytering Objektägare 2.Rekrytering FL+FL-IT 3.Rekrytering Produktansvariga+övriga roller 2015 Rekrytering via Förvaltningschefer på samtliga medlemslärosäten 1.Styrelsen utser objektägare 2.Objektägarna leder arbetet med rekrytering av FL+ FL-IT 3.FL leder arbetet med rekrytering av Produktansvariga janfebmarsaprilmajjunijuliaugseptoktnovdec novokt Leverans 1 Beslut ny förv org