Välkomna till Ekonomienhetens och Upphandlingsenhetens seminarium! 1 o 2 september 2015.

En presentation över ämnet: "Välkomna till Ekonomienhetens och Upphandlingsenhetens seminarium! 1 o 2 september 2015."— Presentationens avskrift:

1 Välkomna till Ekonomienhetens och Upphandlingsenhetens seminarium! 1 o 2 september 2015

2 Agenda Ekonomienheten:  Nyheter i Raindance  Delårsbokslut 2015  Aktuellt från Riksrevisionen  Resultatsättning av bidrag  Nyheter anläggningar  Rapporter i Raindance  Budget & Prognos Upphandlingsenheten:  Upphandlingsregler EU-projekt  Upphandlingsregler för resor och konferenser

3 Nyheter i Raindance Två huvudreleaser per år, vår/höst + servicepack var 3:e vecka Versioner underhålls och rättas 1 år från versionssläpp Ny version sista september 2015, RD 2015H Största förändringarna gäller de nya modulerna kundreskontraportal/leverantörsreskontraportal Planering när versionsbyte ska göras, kommer förmodligen att ske under 2016 evt kan 2016 V läggas i produktion

4 Nyheter i Raindance E-fakturor i Raindance, format svefaktura ett standardiserat format (SFTI) som bla staten använder sig av Just nu har vi ca 45% av alla våra leverantörsfakturor som e-fakturor, vi har en målsättning att öka det till 80 % Kundfakturasidan ca 25% av kundfakturorna är e-fakturor OBS inga bilagor skickas längre med e-fakturan till kund

5 Nyheter i Raindance Kontroller som bör göras av e-fakturan i portalen: Problem kan inte se all text som skickats av leverantören, lösning: Kontrollera alltid alternativ fakturalayout, numera kan du också se den bilaga som leverantören har skickat med fakturan

6 Resultat för första halvåret

7 Intäkter första halvåret

8 Kostnader första halvåret

9 Prognos årets kapitalförändring

10 Aktuellt från Riksrevisionen  Granskning delårsbokslutet  Forskningsbidrag  Processen kring anläggningstillgångar (inventering, aktivering, utrangering)  Granskning av bisysslor  Rutiner kring registreringar i Ladok

11 Resultatsättning av bidrag  Gäller följande projekt: Bidragsprojekt Med angiven dispositionstid t o m 2012-12-31 Har projektstatus P (periodiseras som pågående)  Ändras till projektstatus R (resultat) av Ekonomienheten inför årsbokslut 2015  Konsekvens: Oförbrukade/förväntade bidrag kommer istället att redovisas som över- respektive underskott och därmed påverka institutionens/enhetens resultat  Meddela Ekonomienheten ev. förlängning av dispositionstid senast 2015-09-30. Måste styrkas med underlag.

12 Nyheter anläggningar  F o m 1 juli 2015 – Ny beloppsgräns (lägsta nivå) på förbrukningsinventarier  Inköpsvärde mellan 4 000kr och 20 000kr registreras i anläggningsregistret (1FÖR-4FÖR)  Undantag (dessa ska alltid registreras oavsett om det är litet värde): Datorer och surfplattor Kameror Mobiltelefoner Projektorer AV-utrustning Teknisk/elektronisk utrustning i tex laboratorier

13 Inventering - Ny inventeringsrapport!  Kommer att gå ut anvisningar via mail denna vecka  Finns i Raindanceportalen under Uppföljning/Rapporter  Välj AR Inventeringslista Rapport  Ta ut listorna mellan 3 – 17 september  Observera att alla inköpta anläggningar t o m augusti måste vara överförda till det definitiva registret FÖRE du tar ut listorna  Senast den 2 oktober ska inventeringen vara genomförd och dokumenten insända till Ekonomienheten

14 Ny inventeringsrapport

15 Fyll i organisatorisk enhet

16 Två alternativ  Ta ut listan i Pdf-format eller i Excel  Pdf-listan kan inte bearbetas, där skriver man på förhand, utrangeringar, försäljningar etc. Passar bäst för de enheter som inte har så många åtgärder som ska utföras.  Lista i Excel, kan bearbetas och fyllas i direkt i Excel. Det finns större möjligheter att sortera om vilket underlättar för de som har många anläggningstillgångar. Obs, före insändning till EA måste listan återställas så att enbart de kolumner som var med från början visas, samt vara sorterad i Anläggnings-id ordning.

17 Lista i Pdf-format

18 Export till Excel

19 Lista i Excel-format

20 Före du sänder in listan till EA  Listan inventerad och klar, åtgärder som EA ska utföra har noterats  Återställ den (om du lagt till kolumner) så att enbart de kolumner som fanns med från början visas (se föregående bild Excel-format)  Ska vara sorterad i Anläggnings-id ordning  Ska vara undertecknad av inventeringsförrättare samt prefekt/enhetschef Sänds därefter med internpost till Marica Sjöman, Ekonomienheten Listan ska vara insänd senast 2 oktober

21 Rapporter i Raindance  Enkät maj 2015: Vilka rapporter använder du och hur ofta?  Synpunkter och funderingar: - Svårt att hitta rätt rapport. - Vilken månad visas i kolumnen ”Utfall 2015 tkr”? - När jag fyller i FN3 och/eller ORG så blir rapporten blank!

22 Rapporter i Raindance RapportTips användningsområde R11 Intäkter och kostnader per vg- vid tertialavstämning - vid del- och årsbokslut R12 Resultaträkning per vh- kontrollera differenser/överskott/underskott R13 Intäktsutveckling per inst (stapeldiagram) - årsbokslut och verksamhetsberättelse R30 Kassasaldo projekt- Överskådlig rapport för eget bruk - Lämnas till forskarna varje månad, ger en snabb överblick över ekonomin - V30 i Projektmodulen går att förändra R80 Cirkeldiagram per inst (kostnader) - årsbokslut och verksamhetsberättelse BR4 Balans- o Resultaträkning per projekt - uppföljning externa projekt - redovisning av projekt BR4P Balans- o Resultaträkning per projekt - uppföljning externa projekt - redovisning av projekt - bra vid uppföljning och analys av projekt som sträcker sig över flera år

23 Rapporter i Raindance Budget- och Prognosbilder = INMATNINGSBILDER Visningsbilder = ANALYS och UPPFÖLJNING Spara personligt val Tips: Visningsbilderna går att ta ut i Pdf-format som gör att de blir mer ”presentabla”

24 Rapporter i Raindance Lathund över bilder och rapporter: Användarhandböcker / Uppföljning och rapporter; Handledning för uppföljningsansvariga inkl. lathund över bilder och rapporter Länk: https://www.aurora.umu.se/Stod-och- service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupning- ekonomi/ekonomisystemet-raindance/Anvandarhandbocker/https://www.aurora.umu.se/Stod-och- service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupning- ekonomi/ekonomisystemet-raindance/Anvandarhandbocker/

25 Rapporter i Raindance  NOLLArekommendation att ta ut månadsvis innan periodskiftet visar konto: 1200, 1597, 5000  PASSIVta ut via Avancerat-fliken ta ut BR4 först för att kontrollera att projektet är noll

26 Nya visningsbilder

27

28

29 Budget & Prognos  Hantering av arvoden  Lokalkostnader för kärnverksamheten  Kopiera budgetvärden till prognos kan ge dubblettvärden  Fördela ut korrekta procentsatser för GEM vid prognoser  Värdet på Bukod 547, 548 och 549 vid budget och vid prognos

30 Budget & Prognos

31

32 Tips från verksamheten  Förslag på kort introduktionskurs i administration  Säkerställa full kostnadstäckning vid ansökningar  Snabb-info om konto, projekt mm till den som ska betalattestera

33

34 Upphandlingsenheten  Karin