Hur bereds ett ärende?.

En presentation över ämnet: "Hur bereds ett ärende?."— Presentationens avskrift:

1 Hur bereds ett ärende?

2

3 Stabsverksamhet är också ett lagspel!
som kräver: En lagkapten (stabschefen) Olika lagdelar (funktioner) Spelyta (stabsarbetsrum/verktyg) Ett spelsystem (arbetsrutiner/-arbetssätt) En boll/puck (ärenden) Någon att spela med (en organisation att leda) Lagledare (ledningen)

4 Inkommande meddelande
Olika typer av ”ingångar” Telefonsamtal (Tjänsteanteckning) E-post Annan elektronisk kommunikation Muntlig uppgift vid möte eller kontakt Mediainslag (som generar ärende) etc. etc.

5 Ett ärendes flöde Pågående ärenden Avslutade ärenden Inkommande ärende
Original Original Original Original Funktion/ Handläggare Diarie Original Kopia Kopia Funktions- dagbok Avslutat ärende Huvud- dagbok Kopia Avslutade ärenden Handläggn/ beredning Utgående ärende Kopia Mottagare/ Aktörer Aktivitetstavla Lägeskarta Plott Info Övriga berörda

6 Exempel på kommunal Krishanteringsorganisation
Ledning Stabschef   Operativ ledning Samordning/samverkan Läges- & Analysfunktion Analysfunktion Lägesfunktion Dokumentations- & diariefunktion Informationsfunktion Upplysningscentral Sambandsfunktion Servicefunktion Linjeorganisation (förvaltningar och bolag)

7 Diarie & Doku- mentation
Ledning/ KLN Stabschef Krislednings- grupp Analys- funktion Läges- funktion Diarie & Doku- mentation Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central

8 Underlag för beslut Att ta fram underlag för beslut … …
“Nödvändiga” funktioner och aktörer deltar …. Direktiv Order Information Underlag för beslut Samråd/ Samverkan Erfarenhet Lägesuppföljning Rapporter Behov

9 Om ärendet är av vikt, orientera stabschef och andra berörda.
Ledning/ KLN Orientera Ledning/ Krisledningsnämnd vid behov och inhämta direktiv/riktlinjer. Eventuella direktiv/riktlinjer. Avdela vid behov bered- ningsgrupp för ärendet. Stabschef Genomför hand- läggning med de interna/externa kontakter som erfordras. Lotta ärendet för handläggning. Krislednings- grupp Analys funktion Beredningsgrupp elbortfall Kommunala elbolaget Hemtjänst Vatten & Avlopp Teknisk förvaltning Information Räddningstjänst Gatukontor Socialförvaltning Kommunala bostadsbolaget Repr. Analysfunktionen Exempel Läges funktion Diarie & Doku- mentation Om klassning är tydlig, lämna till berörd funktion och orientera i övrigt enl. fast- ställd ordning. Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central

10 Ledning/Krisledningsnämnd fattar beslut. Ledning/ KLN
Ärenden av vikt föredras för Ledningsnämnd/Krisled- ningsnämnd för beslut. Stabschef Övriga (berörda) delar av staben informeras. Om information ska lämnas till allmänheten utarbetas sådan i samverkan med Info.funktionen. När ärendet är handlagt/berett föredras det för beslut. Beslutet medde- las externt och avslutas via diariet. Krislednings- grupp Analys funktion Läges funktion Diarie & Doku- mentation Sambands- funktion Informations- funktion Pressmeddelande eller annan form av information. Informationsfunk- tionen lämnar under- lag till UC. Service- funktion Upplysnings- central

11 Hur bör ärendet behandlas/handläggas?
Övningsuppgift Ledning/ KLN Hur bör ärendet behandlas/handläggas? Stabschef Krislednings- grupp Analys funktion Alarmerande lägesrapport in-kommer till sam- bandsfunktionen Läges funktion Diarie & Doku- mentation Lägesfunktionen lägger in på kartor, för in i dagbok. Meddelar Analysfunktion och Krisledningsgrupp. Påverkar läget den allmänna situationen får rapporten ligga till grund för bedömning. Ev. kan en stabsorientering behövas för att uppdatera och förändra stabens inriktning. Beslut om fortsatt hantering enligt föregående, om ärendet bedöms ha hög prio och påverka situationen. Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central

12 Hur bör ärendet behandlas/handläggas?
Övningsuppgift Ledning/ KLN Hur bör ärendet behandlas/handläggas? Stabschef Krislednings- grupp Analys funktion Informationsfunk-tionen snappar upp ett meddelande på sociala medier som bör undersökas. Läges funktion Diarie & Doku- mentation Är meddelandet av sådan karaktär att allmänhetens förtroende för myndigheterna kan påverkas? Behöver man överhuvudtaget ge ett svar, eller gå ut med kompletterande/förtydligande information. Krisledning informeras. Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central

13 Hur bör ärendet behandlas/handläggas?
Övningsuppgift Ledning/ KLN Hur bör ärendet behandlas/handläggas? Stabschef Krislednings- grupp Analys funktion Läges funktion Diarie & Doku- mentation Upplysningscentralen får i kontakt med allmänheten känne-dom om ett för-hållande som drama-tiskt påverkar hän-delsen. UC meddelar Informationsfunktionen som för den till krisledningsgruppen. Kontroll av trovärdighet genom andra källor. Krisledningsgruppen fördelar informationen till Analys och Läge, samt informerar övriga berörda inom staben. Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central

14 Hur bör ärendet behandlas/handläggas?
En handläggare i krisled-ningsgruppen får veta att ytterligare (25-35 cm) snö är att vänta, temperaturen sjunka till minus 16-20o, och vindhastigheten uppgå till oorkanstyrka (över 30 m/s) om c:a ett halvt dygn. Övningsuppgift Ledning/ KLN Hur bör ärendet behandlas/handläggas? Stabschef Krislednings- grupp Analys funktion Läges funktion Diarie & Doku- mentation Informationen antecknas som minnesanteckning. Kontroll av informationen bör göras om den inte kommer från SMHI. Meddela berörda internt/externt. Låt analysfunktionen arbeta med hur förändringen kan påverka aktuell situation. Lägesfunktionen för upp det som möjlig utveckling (inte inträffad händelse). Info arbetar med att ta fram underlag för pressinfo, info till allmänhet, kommuner etc. Service bör fundera på att ”ladda” upp inför den förändrade vädersituationen. Stabschefen bör fundera på att kalla in folk i god tid innan nästa skiftsbyte. Se över förläggningsmöjligheter på plats. Hur är drivmedelsläget för reservkraft? Bör verksamheten dras ned i länets blåljusverksamhet – begränsningar? Info till lednings är självklar. Sambands- funktion Informations- funktion Service- funktion Upplysnings- central