Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering

En presentation över ämnet: "Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering"— Presentationens avskrift:

1 Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering
Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret

2 18 förvaltningar varav 5 stadsområden och 3 skolförvaltningar
Malmö stad fakta Kommunfullmäktige Stadskontoret Kommunstyrelsen Fritidsförvaltningen Kulturförvaltningen Miljöförvaltningen Serviceförvaltningen Sociala resursförvaltningen Fastighetskontoret Stadsbyggnadskontoret Gatukontoret Förskoleförvaltningen Grundskoleförvaltningen Gymnasie- och vuxenutbildnings-förvaltningen Stadsområdesförvaltning Norr Stadsområdesförvaltning Öster Stadsområdesförvaltning Söder Stadsområdesförvaltning Väster Stadsområdesförvaltning Innerstaden Stadsrevisionen 18 förvaltningar varav 5 stadsområden och 3 skolförvaltningar

3 Malmö stad fakta Ca st. tillsvidareanställda varav ca st. är direkt berörda av ärendeprocessen och ca 500 st. är registratorer Aktuella siffror Antal användare i Platina: 2250 st. Förtroendevalda och tjänstemän i Netpublicator: 1030 st.

4 Från en systemförvaltares perspektiv

5 Vad har vi gjort? Nytt ärendehanteringssystem Platina Ärendeprocess
Digitala nämndssammanträdet Skapat möjligheter genom komptensutveckling inom området offentlighet och sekretess, utbildningar i systemet och vi har fått medarbetare att inse vikten av nytt arbetssätt Vi har gjort det tillsammans med bland annat: Serviceförvaltningen IT-service

6 Medverkaprojektet 2010 - 2014 Grattis till:
Ca 6,5 miljon i papperskostnader 0,5 miljon billigare IT-drift kg koldioxid

7 Malmö stads införande

8 Skapa förutsättningar för en digital hantering och tillgänglighet till information, på ett strukturerat och säkert sätt SPRIDA information till både Malmöbor och anställda på ett säkert sätt, men också sprida kunskaperna så vi lär oss att bli bättre. SÖKA och finna rätt information när jag behöver den. Både idag och om 100 år. SYNKA arbetssätten så att alla i Malmö jobbar lika och på smartast sätt. TRYGGA rättsäkerheten och kvalitet i våra processer. Lättare att följa lagen!

9 Budskapsmodell Dokument- & ärendehantering
Vi ska kunna: Söka och finna information Samarbeta enkelt Sprida information på ett tryggt och säkert sätt Enkelt följa lagen Få överblick & förstå våra processer Skippa så många papper som möjligt Budskapsmodell Dokument- & ärendehantering Varför? Vad? Konsekvenser En effektiv ärendeprocess Men då måste vi: Utveckla ett tydligt ägarskap Utöka finansieringen för att kunna förvalta kvalitativt Organisera ändamålsenligt med stödfunktioner lokalt i förvaltningarna Fortsätta kvalitetsarbetet i linjeorganisationen Förbättra IT-infrastrukturerna och förutsättningarna för att hantera känslig information digitalt E-samhället  nya krav Alla gör olika Låg kvalitet i diariet Låga kunskapsnivåer Lagen följs inte Omoderna arbetssätt Omoderna verktyg Krav på digitalisering Frustrerade medarbetare En gemensam informationsstruktur En organisation med förutsättningar för kontinuerlig utveckling

10 Ersätta ett system? Ja, vi ersatte ett system och lade till ett till.

11 Malmö stads ärendeprocess

12 Vår införandemetod - Ett införandeprojekt per varje förvaltning
- Egna projekt med egna resurser för ett hållbart resultat

13 Förberedelser Projektplanering Processöversyn Konfiguration Utbildning
Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov Projektplan med fastställda projektmål, aktiviteter, resurser och tidplan Handlingsplan för att arbeta enligt den kommungemensamma ärendeprocessen Underlag för att skräddarsy systemstöden Kompetensförstärkning inom offentlighet & sekretess, ärendeprocessen och systemstöden Dialog och samordning inom verksamheterna/rollerna Projektrapport och restlista – handlingsplan framåt Projektplanering Processöversyn Konfiguration Utbildning Stöd vid driftstart Faser i införandemetoden Projektavslut

14 Förändringskommunikation & delaktighet

15

16

17 Snart ett styrande dokument!

18 Förvaltning - Förvaltningsorganisation Dokument & ärendehantering
Styrgrupp PM3 Kanslidirektör Kanslichef IT-strateg I objektet ingår den gemensamma ärendeprocessen och IT-stöden för dokument- och ärendehantering, digitala sammanträden och register över förtroendevalda Styrgruppen beslutar om årliga förvaltningsplaner som styr förvaltnings- & utvecklingsarbetet Förvaltningarna deltar i planeringsarbetet Utveckling sker i faser med 1-3 uppgraderingar/år Förvaltning 1,5 systemförvaltare 1 processförvaltare 1 systemadministratör Förvaltningar Processansvarig Stödfunktioner för ärendeprocessen och IT-systemen Process- och referensgrupper

19 Vi arbetar tillsammans!

20 Förvaltningsplan för objektet Dokument och Ärendehantering

21 Vad förvaltas just nu i objektet?

22 Malmö stads ärendeprocess

23 Förtroendemannaregister

24 Ärendesök

25 Reflektioner Kommuncentralt beslut med tillhörande budget
Uppdragsbeskrivning med avgränsningar Projektledare och resurser Styrgrupp Införandemetod Projekt över tid – dela upp i etapper och avrapportera Ha helikopterperspektiv, ha flexibilitet och omgruppera – framförallt räkna med att planera om Ha en förvaltningsorganisation med som resurs vid driftsättning Förvaltningsmodell för fortsatt hållbart arbetsätt Skapa delaktighet genom insyn, möten och utbildning. Ta hjälp av en kommunikatör. Låt förändring få ta tid!

26 Övriga frågor? Tack för idag!