Klubbsekreterare Roll, ansvar och uppgifter Vad kommer jag att lära mig i den här kursen?

En presentation över ämnet: "Klubbsekreterare Roll, ansvar och uppgifter Vad kommer jag att lära mig i den här kursen?"— Presentationens avskrift:

1

2 Klubbsekreterare Roll, ansvar och uppgifter

3 Vad kommer jag att lära mig i den här kursen?

4 Känna till en klubbsekreterares uppgifter fastställda i Lions Clubs Internationals policy – Veta vilket ansvar som arbetet innebär – Kunna fullfölja en klubbsekreterares uppgifter Känna till vilka resurser som finns för en sekreterare Känna till vad som förväntas av ditt ledarskap som sekreterare i klubben Kunna skicka in fastställda rapporter i tid … När den här kursen är avslutad kommer du att…

5 Om du redan har gått igenom den här kursen och på nytt skulle vilja gå igenom ett visst avsnitt kan du klickar här:

6 Vilken är klubbsekreterarens roll? Klubbsekreteraren är vald till sin befattning och har rollen som klubbens främsta kontakt. Den rollen är mycket viktig för klubbens framgång både nu och i framtiden.

7 Sekreterarens roll? Klubbsekreteraren ingår också i klubbens styrelse.

8 Vilka ingår i klubbens styrelse? Styrelsen består av: och övriga valda direktorer Filialsamordnare Medlemsordförande Tail twister Klubbmästare Kassör Sekreterare Vice president(er) Närmast föregående president President

9 Sekreterarens roll Sekreteraren arbetar efter hänvisning från både klubbens presidenten och klubbstyrelsen. Sekreteraren har en mycket viktig roll i klubben.

10 Sekreterarens roll Sekreteraren har en nyckelroll som kommunikationslänk mellan klubben, distriktet och Lions Clubs International. All korrespondens, såväl inkommande som utgående, går genom sekreteraren.

11 Sekreterarens roll “All korrespondens” inkluderar frågor från all- mänheten, korrespondens med distriktet och Lions huvudkontor, förutom meddelanden från med- lemmarna och all annan korrespondens.

12

13 Frågor om sekreterarens roll Sekreteraren är klubbens främsta _____________ länk. Lion Tjänsteman Information Kommunikation

14

15 Frågor Presidenten måste informera sekreteraren om vad som beslutas på styrelsemötena då sekreteraren inte är styrelseledamot. SANT FALSKT Sekreteraren är ledamot i klubbens styrelse och skall delta i möten. FALSKT

16

17 Frågor om sekreterarens roll Sekreterarens arbete övervakas av: Presidenten och kassören Presidenten och styrelsen Medlemmar och Leos Klubbmästaren och Tail Twistern Presidenten och styrelsen

18

19 Rådgivande kommittémedlem Sekreteraren samarbetar med och ingår som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon som klubben tillhör.

20 Rådgivande kommittémedlem –Delta i zonmöten och regionmöten –Vara behjälplig med att sammanställa rapporter i förberedelsearbetet inför zon- och regionmöten –Hjälpa till att arrangera ett zonmöte om klubben blir ombedd att stå som värd Den här befattningen innebär att:

21 Korrespondens (Kommunikation) Då sekreteraren svarar för all korrespondens är effektiv kommunikation av vital betydelse. –Sekreteraren är ansvarig för att besvara alla ansökningar och förfrågningar.

22 Korrespondens (Kommunikation) Sekreteraren och presidenten bör träffas i början av verksamhetsåret för att diskutera hur korrespondensen skall besvaras, arkiveras och rapporteras. OBS:

23 Korrespondens (Kommunikation) Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras.

24 Korrespondens (Kommunikation) Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras. Omgående – Sekreteraren bör diskutera med presidenten om vilken tidsram som skall gälla för att besvara inkommen post. Om svaren är sena kan man missa olika möjligheter och klubben kan framstå som oorganiserad eller opålitlig.

25 Korrespondens (Kommunikation) I rätt tid – Sekreteraren har hand om rapporter och andra ärenden med angivna deadlines och olika krav. Om man inte besvarar ärendena i rätt tid kan klubben få ändrad status och missa möjligheter till engagemang eller erkännande. Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras.

26 Korrespondens (Kommunikation) På rätt sätt – all kommunikation från klubben måste vara professionell med korrekt språkbruk. När man skriver om juridiska eller konstitutionella ärenden måste man använda rätta citat från stadgar och arbetsordning. Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras.

27 Korrespondens (Kommunikation) –Organisation är mycket viktigt i sekreterarens arbete eftersom han/hon är klubbens informationsresurs. –Presidenten och övriga klubbtjänstemän bör tillsammans med sekreteraren diskutera hur kommunikationen skall hanteras så att beslut kan fattas i början av verksamhetsåret. Att organisera den skrivna kommunikationen är en mycket viktig uppgift för sekreteraren.

28 Korrespondens (Kommunikation) Av erfarenhet vet vi att en särskild mapp för arkivering av korrespondens är ett effektivt sätt att hålla ordning på kommunikationen under året. OBS:

29 Korrespondens (Kommunikation) –Förse presidenten med kopior på alla brev Redan i början av året bör sekreteraren diskutera hur rutinärendena skall hanteras och vilka ärenden som han/hon kan besvara själv. –Presidenten bör gå igenom ärendena och besluta om ytterligare åtgärder är nödvändiga Sekreteraren kan få i uppdrag att besvara brev på presidentens vägnar eller så gör presidenten det själv När sekreteraren samarbetar med presidenten om besvarande av inkommen post bör sekreteraren….

30 Korrespondens (Kommunikation) –Kursen i Lions utbildningscenter, PR, är mycket bra för att lära sig hur man gör pressmeddelanden och mycket annat.PR Sekreteraren kan också hjälpa till med klubbens PR och marknadsföring

31

32 Ansökningar Möten Förfrågningar Budgeten Kommunikations- organisation Frågor om korrespondens Sekreteraren är den som har hand om: Ansökningar Förfrågningar Kommunikations- organisation

33

34 All korrespondens skall vara: Frågor om korrespondens Försenad På rätt sätt Omgående Kortfattad I rätt tid Välj de saker som kompletterar påståendet: Omgående På rätt sätt I rätt tid Informell

35

36 Frågor om korrespondens Diskutera med ______ för beslut om hur korrespondensen skall hanteras Tail Twistern Presidenten Zonordföranden Medlemsordf. Presidenten

37

38 Rapporter Sekreteraren svarar för sammanställning och arkivering av rapporter. Sekreteraren skall också känna till när rapporter skall vara färdiga och har ansvar för att de skickas in i tid.

39 Rapporter –Månatlig medlemsrapport –Aktivitetsrapport (A-1) –Rapporter som fastställts av Lions Clubs International Rapport om chartermedlemmar Transferformulär Här är de rapporter som sekreteraren måste känna till:

40 Rapporter –Rapport om klubbtjänstemän (PU-101) –Rapport om valda medlemmar, det vill säga delegater och ersättare vid Convention –Klubbens medlemsförteckning –Skall på begäran skickas till distriktsrådet Inkluderar kopior på månatliga medlemsrapporter och årliga aktivitetsrapporter –Ansökan om klubbpresidentens excellensutmärkelse Tillkommande rapporter:

41 Rapporter –Rapport över avlidna medlemmar –Muntliga rapporter (koncisa, faktiska och aktuella) Specificerade av presidenten Rapporter som lämnas vid speciella fall

42 Rapporter –Rapporterar om klubbens månatliga medlemskap avseende avgångna och nytillkomna medlemmar De klubbar som skickar sina månatliga med- lemsrapporter via nätet måste göra detta senast den sista dagen i aktuell månad. Månatliga medlemsrapporter per post till LCI måste vara LCI tillhanda senast den 20:e i aktuell månad. Månatlig medlemsrapport

43 Rapporter –Att hålla reda på en klubbs aktiviteter är sekreterarens ansvar –Information om aktiviteter rapporteras kan inrapporteras på LCI:s webbplats Månatlig/Årlig aktivitetsrapport (A-1)

44 Rapporter –Nya chartermedlemmar kan läggas till inom 90 dagar efter den nya klubbens officiella charterdatum. –Använd rapportformuläret för att inrapportera nya chartermedlemmar eller chartermedlemmar som lämnat klubben under denna period. –Medlemmar som tillkommer efter denna period skall inrapporteras som vanliga medlemmar på den månatliga medlemsrapporten. Formulär för chartermedlemmar

45 Rapporter –För att avsluta en transfer måste två saker ske - avgång från en klubb och transfer till en annan. –Först måste avgång från en klubb ha skett och därefter transfer till en ny klubb. Transferformulär

46 Rapporter –Klubbsekreteraren är ansvarig för att rapportera såväl avgångna medlemmar som transfer på den månatliga medlemsrapporten som skickas per post eller via nätet. Att bara skicka ett transfer- formulär till LCI räcker inte för att transfereringen skall vara giltig. Transferformulär

47 Vad är medlemsrapporter på webbplatsen och hur använder sekreteraren det? Det månatliga rapporteringssystemet på LCI:s webbplats är ett system som hjälper sekreteraren att lätt och smidigt uppdatera klubbens medlemsregister. LCI uppmanar alla sekreterare att använda detta. För information klicka på Medlemsrapportering, sammanfattningMedlemsrapportering, sammanfattning

48 Rapportering via LCI:s webbplats –Gå in på LCI:s hemsida och välj “Skicka rapporter” som står i det övre högra hörnet. –Lösenord och inloggningshjälp finns också tillgängligt. För att komma in på LCI:s webbplats och länkar till rapporteringsvägarna:

49 Rapporter –Det här formuläret används för att till Lions internationella huvudkontor rapportera namn och adresser på de nyvalda klubbtjänstemännen Skicka till internationella huvudkontoret omedelbart efter klubbens val i april Deadline är 15 maj Rapport om klubbtjänstemän (PU-101)Rapport om klubbtjänstemän

50 Rapporter –Upptar namn på och information om klubbens medlemmar –Informationen måste alltid uppdateras Medlemslista

51 Rapporter –Om rapporter inte kommer in i tid kan det få följdverkningar Påverkar presidentens möjlighet att kvalificera sig för Klubbpresidentens excellensutmärkelse Klubbens status quo kan förändras med risk för att klubben blir upplöst Det är viktigt att klubbrapporter lämnas in i tid.

52

53 Rapport om klubbens administration Distriktets standardrapport Aktivitetsrapport Medlemsförteckning Rapport om transfermöte Frågor om rapporter Ange de rapporter som sekreteraren måste känna till: Transferrapport Rapport om klubbtjänstemän

54

55 En medlem kan transfereras i ett steg. För att en transfer skall kunna genomföras måste medlemmen avgå från en klubb och sedan transfereras till en annan. Frågor om rapporter SANT FALSKT

56

57 Använd LCI:s webbplats för: Frågor om rapporter Månatlig medlemsrapport Tranfer- medlem Aktivitets- rapport Muntlig rapport Valda delegater Vilka rapporter kan sekreteraren skicka via LCI:s webbplats? Månatlig medlemsrapport Aktivitets- rapport Transfer- medlem

58

59 Klubb kan fastställa egna deadlines för rapporter. Det är viktigt att man följer de deadlines som det internationella huvudkontoret har fastställt. Om klubbar inte gör det kan deras fortsatta arbete påverkas. Frågor om rapporter SANT FALSKT

60

61 Handlingar Utöver att hålla reda på klubbens korrespondens skall sekreteraren även handha och arkivera klubbens handlingar.

62 Handlingar Mötesprotokoll är ett exempel på klubb- handlingar som måste förvaras och kan bli efterfrågade.

63 Handlingar –All korrespondens –Utmärkelser/medlemsnålar –Möteshandlingar/protokoll –Månatliga medlems- rapporter –Avgifter/fakturor –Bulletiner/Nyhetsbrev –Medlemsförteckning/ medlemsinformation Handlingar som sekreteraren skall arkivera eller spara elektroniskt inkluderar: –Aktivitetsrapporter

64 Handlingar –Utnämningar och val av kommittéer –Medlemsinformation med adresser och telefonnummer –Klubbrekvisita Medlemskort och skrivmateriel Ytterligare handlingar som sekreteraren skall bevara är:

65 Att upprätta ett välorganiserat arkivsystem är en av sekreterarens viktigaste uppgifter. Handlingar –I början av året bör presidenten och sekreteraren diskutera hur handlingarna skall hanteras. Arkiveringen bör vara enkel och logisk så att man lätt kan hitta i dem när de skall uppdateras eller gås igenom.

66

67 Frågor om handlingar Utmärkelser Rekvisita Mötes- protokoll Vilka av följande handlingar skall sekreteraren känna till? Pinsbyte Mötesprotokoll Utmärkelser Musik Nyhetsbrev Rekvisita Nyhetsbrev

68

69 Sekreteraren och presidenten bör i början av året diskutera registreringen av klubbens handlingar. För att hålla klubben organiserad bör sekreteraren och presidenten sammanträffa för att diskutera hanteringen av klubbens handlingar. Frågor om handlingar FALSKT SANT

70

71 Möten Sekreteraren har en betydelsefull uppgift både i förberedandet av och under klubbens möten.

72 Möten –Dagordningen bör göras i förväg och skickas ut till medlemmarna innan mötet. –Presidenten skall godkänna dagordningen innan den skickas ut. Sekreteraren tar fram dagordningar i samarbete med presidenten.

73 Möten –En dagordning inkluderar vanligen (men är inte begränsad till) Godkännande av föregående mötesprotokoll Presidentens kommentarer Inkommen korrespondens Sekreterarens och kassörens rapporter Allmänna frågor När man gör en dagordning skall man komma ihåg att ärendena varierar för olika möten.

74 Möten –Informera deltagarna om tid och plats för klubbens möten –Upprätta närvarolista, ordna mötena och svara för aktuella utmärkelser –Vara protokollsekreterare Sekreteraren skall också:

75 Möten –Använd lämpligt språk och dokumentation så att protokollet blir riktigt –Skriv protokollet så snabbt som möjligt efter mötet Styrelsen bör gå igenom det färdiga protokollet Efter genomgång skall protokollet omgående skickas till alla medlemmar. –Protokollet skall arkiveras Saker att tänka på när man skriver protokoll:

76

77 Frågor om möten Allmänna ärenden Kassörens rapport ProtokollsgodkännandeProtokollsuppläsningInkommen post Markera om varje ärende skall tas med på ärendelistan för ett allmänt klubbmöte. Ta ej med på dagordningen Ta med på dagordningen

78

79 Sekreteraren är den som slutgiltigt godkänner ärendelistan. Det är presidenten som slutligen godkänner ärendelistan och kan fatta beslut om ändringar under mötet. Frågor om möten SANT FALSKT

80

81 Mötesprotokoll bör: Frågor om möten Innehålla lämpligt språk Stå på Lions brevhuvud Censureras Engagera Skrivas ut omgående Välj det som passar meningen: Innehålla lämpligt språk Arkiveras Skrivas ut omgående Arkiveras

82

83 Medlemsavgifter Sekreteraren hjälper kassören med att ta in klubbens medlemsavgifter.

84 Medlemsavgifter –Detta skall ske kvartalsvis eller halvårsvis. –När pengarna kommit in skall sekreteraren ge dem till kassören och begära kvitto. I samråd med kassören skickar sekreteraren ut meddelanden eller påminnelser om att betala medlemsavgiften och andra eventuella skulder.

85

86 Sekreteraren ansvar för att ta in medlemsavgiften. Kassören är ansvarig för insamling av medlems- avgiften. Han/hon samarbetar med sekreteraren för att skicka ut information eller påminnelser och hjälpa till att ta in medlemsavgifter. Frågor om medlemsavgiften SANT FALSKT

87

88 Ledarskap Sekreteraren ingår i klubbens ledarskap och medlemmarna förväntar sig att sekreteraren ger vägledning och information och hjälper klubben att lösa problem.

89 Ledarskap Det är viktigt att en ledare kan kommunicera effektivt. På Lions Clubs Internationals hemsida finns kurser i ledarskap och kommunikation –LedarskapskursLedarskapskurs –PR-kursPR-kurs

90

91 Ledarskap Frågor om ledarskap Direktiv Problemlösning Information Vägledning Kreativitet Välj lämpliga ord för att avsluta meningen. Information Vägledning Problem- lösning Som klubbtjänsteman, förväntas sekreteraren ge __________, __________, och __________.

92

93 Resurser Under året har sekreteraren säkert frågor eller känner att han/hon behöver vägledning för att effektivt kunna utföra sitt arbete.

94 Resurser –Lionklubbens medlemmar Tidigare sekreterare eller andra klubbsekreterare Klubbens styrelse Ordförande för distriktets ledarskapsutbildning Några av sekreterarens resurser innefattar:

95 Resurser –Publikationer Stadgar och arbetsordning (LA-2) –(Andra relevanta förordningar) Handbok för klubbtjänstemän Distriktshandboken med uppgift om andra klubbars tjänstemän Rekvisitakatalogen (Club Supplies) Klubbens arkiv Sekreteraren kan också studera olika publikationer för att få svar på sina frågor.

96

97 Frågor om resurser Lionklubbens medlemmar kan vara en resurs för en nyvald sekreterare. Vilka av följande skulle kunna vara till största hjälp? Zonordförande Tidigare klubbsekreterare Klubbens styrelse Internationell president Ordförande för distriktets ledarskapsutbildning

98

99 Kom ihåg Som tidigare har betonats har sekreteraren en mycket viktig befattning i klubben. För att vara en effektiv sekreterare gäller det att komma ihåg:

100 Kom ihåg: Att känna till alla följande publikationer: –Handbok för klubbtjänstemänHandbok för klubbtjänstemän –Stadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2)Stadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) –Stadgar och arbetsordning för distrikt (LA-4)Stadgar och arbetsordning för distrikt (LA-4) –Internationella stadgar och arbetsordning (LA-1)Internationella stadgar och arbetsordning (LA-1)

101 Kom ihåg Skicka in noggranna rapporter i tid Arkivera protokoll och närvarolistor Skicka ut information om möten Förbered inför och deltag i zonmöten Var alltid organiserad

102 Kom ihåg Låt klubbens medlemmar ta del av all information som kommer från distriktet, multipeldistriktet, Lions internationella huvudkonor eller Lions Clubs International Foundation (LCIF). Beställ medlemsmärken och informationskuvert för nya medlemmar

103 När året är slut När sekreteraren slutat sitt år skall han/hon hjälpa den nya sekreteraren att börja sitt. Det finns emellertid några saker som måste slutföras innan överlämnandet.

104 När året är slut Gör överlämnandet mellan avgående och tillträdande sekreterare i enlighet med klubbstyrelsens beslut Se till att alla rapporter har arkiverats Kontrollera att handlingar är korrekta och rätt arkiverade

105 När året är slut Överlämna till nästa års styrelse Ansök om Klubbpresidentens excellensutmärkelse Bevara handlingar avseende rätta utmärkelser och beställa utmärkelser

106 Efter den här kursen bör du nu… Känna till en klubbsekreterares ansvar enligt Lions Clubs Internationals policy – Känna till sekreterarens olika arbetsuppgifter – Kunna fullgöra dessa arbetsuppgifter Känna till vilka resurser som finns till hjälp i sekreterarens arbete Känna till vilka ledarskapsförväntningar som finns på en sekreterare Kunna skicka in begärda rapporter i tid

107 Finns det något i den här kursen som du vill gå igenom på nytt? Sekreterarens roll Medlem i rådgivande kommittén (zonen)Medlem i rådgivande kommittén (zonen) Korrespondens Rapporter Handlingar Möten Medlemsavgifter Ledarskap Resurser Kom ihåg När året är slut