INKA-projektet - IN tegration av verksamhetsprocesser och K unskapsh A ntering i nätverksorganisationer En gemensamt projekt mellan IbisSoft, DSV vid SU/KTH.

En presentation över ämnet: "INKA-projektet - IN tegration av verksamhetsprocesser och K unskapsh A ntering i nätverksorganisationer En gemensamt projekt mellan IbisSoft, DSV vid SU/KTH."— Presentationens avskrift:

1 INKA-projektet - IN tegration av verksamhetsprocesser och K unskapsh A ntering i nätverksorganisationer En gemensamt projekt mellan IbisSoft, DSV vid SU/KTH och HGF Region Västra Sverige, sponsrat av Vinnova http://www.ibissoft.se/english/inka.htm

2 Deltagare IbisSoft AB (ett management- och IT-konsultföretag) DSV (Institutionen för data- och systemvetenskap, Stockholms universitet/KTH) HGF (Hyresgästföreningen Region Västra Sverige) Projektledare: Ilia Bider, tekn dr, IbisSoft AB

3 Område Operationell kunskap – kunskap som behövs i den dagliga driften, dvs: kunskap om mål, regler och rutiner kunskap om organisationens nuvarande tillstånd kunskap om tidigare erfarenheter

4 Problem Operationell kunskap finns ofta utspridd hos enskilda medarbetare medan andra inte vet var kunskapen finns eller ens vilken kunskap som finns i organisationen

5 Konsekvenser Organisationen är sårbar vid frånvaro av enskilda medarbetare, vilket kan leda till att: ingen finns tillgänglig som kan svara på frågan om det aktuella tillståndet i pågående projekt eller ärenden ( kunskap om nuvarande tillstånd ) ingen finns tillgänglig som vet vad som måste göras härnäst i ett specifikt ärende eller projekt ( kunskap om regler och rutiner ) ingen finns tillgänglig som vet hur man har löst liknande ärenden eller projekt tidigare ( kunskap om tidigare erfarenheter ) När medarbetare slutar är frånvaron oftast som mest kännbar

6 Fler konsekvenser Att introducera nya medarbetare blir onödigt tidskrävande och kostsamt då många måste involveras för överföra kunskap

7 Problemet är känt inom KM –kunskap finns men är utspridd i organisationen och är inte tillgänglig när den behövs (Nonaka, Davenport&Prusak) –det finns få incitament hos medarbetarna att dela kunskap (Gurteen) Mål: Kunskap måste flyttas från individer till organsation – det är organisationen som ska äga kunskapen

8 Lösning Introducera ett kunskapshanteringssystem

9 Premisser för systemlösning Att introducera ett separat kunskapshanterings- system lägger extra börda på medarbetarna [särskilt för små och medelstora företag)] En rimligare lösning skulle vara att skapa ett integrerat system som stöder den dagliga verksamheten och samtidigt automatiskt samlar och distribuerar kunskap Men vilka typer av system klarar dessa två uppgifter?

10 Vilken typ av system? Operationell kunskap är naturligt strukturerad runt verksamhetsprocesser [då kunskap om mål, regler, rutiner, tillstånd, och erfarenheter, i stort sett alltid gäller en specifik verksamhetsprocess]. För att ett integrerat affärsstödsystem automatiskt ska kunna samla och distribuera kunskap måste det därför vara processorienterat (liksom verksamheten)

11 Syfte och bakgrund Projektets syfte är att undersöka problem och lösningar kring utveckling och introduktion av ett integrerat process- och kunskaps- stödssystem Bakgrunden är att en version av ett sådant system, ProBis, är utvecklat och under introduktion vid HGF.

12 Frågeställningar Projektet har följande tre delmål, med frågeställningar: Hur påverkas en organisation av att ett integrerat process- och kunskapshanteringssystem introduceras? Vilka blir konsekvenserna för produktivitet, transparens, relationer mellan chefer och medarbetare, etc. Hur kan kunskap i sådana system göras aktiv? Hur kan systemet göras mer intelligent så att det kan föreslå användarna möjliga aktiviteter att utföra? Hur kan ett sådant system öppnas upp mot användare som jobbar på distans

13 Projektstatus Genomfört: Analys av arbete som ledde fram till och med introduktion av ProBis vid HGF (två konferenspapper submittade) Pågående: Framtagning av kriterier för att mäta konsekvenser av introduktion av ProBis Pågående: Studier av relaterad forskning