Affärssystemet SystemQ

En presentation över ämnet: "Affärssystemet SystemQ"— Presentationens avskrift:

1 Affärssystemet SystemQ
Välkommen till det papperslösa kontoret Inscanning av leverantörsfakturor

2 Översikt \\192.168.31.3 \scan\client1
\\ \data\Cyberstore\systemq\Foretag\Statoil_Detaljhandel\ Leverantorsfaktura_1933.pdf

3 Inscanning Välj Scanna Till FTP (File Transfer Protocol)
Scannern loggar in som användare ”scan” på LINUX-server och har en hemkatalog /home/scan

4 Samba delar ut katalogen
\\ \scan

5 En mapp per företag Mappen heter client plus Nr

6 Välj företag att scanna till
Välj scanna Till FTP 1-sidigt eller 2-sidigt Scanna till FTP-profil som är ett kortnamn som syns i scannerns display Profilen är konfigurerad så att dokumentet hamnar i rätt clientXX

7 Ankomstregistrera

8 Ankomstregistrering Ankomstregistrera fakturor
Koppla inscannande fakturor till befintliga inkommandenummer Flytta och döpa om andra dokument

9 Företagsmappar Dokumenten lagras på företaget

10 Öppna dokumentmapp Högerklicka och välj ”Öppna dokumentmapp

11 Skapa undermappar Högerklicka i utforskningsfönstret för att öppna meny Välj Nytt och mapp Tryck på F5 om du inte ser ändringen Undvik mellanslag och åäö Mapparna Ny mapp kommer ej att fungera bra Döp om dom

12 Välj undermapp och filnamn
Undermappar visas när man valt företag om du skall lagra andra dokument

13 Ankomstregistrea leverantörsfaktura
Välj filen från inscannade dokument

14 Granska fakturan Faktura visas upp i Adobe Reader
Du har nu valt vilken fil som skall ankomtsregistreras

15 Välj ankomstregistrera

16 Välj leverantör Kontrollera bankgiro
Ange i första hand OCR och i andra hand fakturanummer

17 Komplettera med belopp och datum

18 Avsluta ankomstregistreringen
Skriv numret på faktura som kvitto att den är ankomstregistrerad Upprepar sig tills du stängt filen i Adobe Reader Nu är vi inte länge i behov av pappersfaktura, den kan arkiveras

19 Okonterade fakturor Leverantörsfaktura Registrera Flik okonterat
Uppdatera listan

20 Granska faktura

21 Visa pdf-fakturan Syns knappen med pdf-iconen finns det en pdf

22 Fakturor på leverantör

23 Kontrollera att alla har pdf