Ett komplement till pliktexemplarslagen

En presentation över ämnet: "Ett komplement till pliktexemplarslagen"— Presentationens avskrift:

1 Ett komplement till pliktexemplarslagen
E-pliktlagen Ett komplement till pliktexemplarslagen Den 1 januari 2015 kommer många att omfattas av lagen om pliktexemplar av elektroniskt material, eller e-pliktlagen som vi säger till vardags. Vi räknar med att få leveranser från flera tusen leverantörer. Under den övergångsperiod som snart är slut har KB samarbetat med ca 60 leverantörer för att ta fram tekniska och administrativa lösningar för att kunna hantera det omfattande inflöde som i väntar nästa år. Det är mycket arbete gjort, men det återstår fortfarande en hel del förberedelser för att få igång automatiserade processer. KB kommer förmodligen inte att ha helt färdiga lösningar vid årsskiftet och kommer säkerligen att behöva uppdatera informationen underhand och förbättra processen efterhand.

2 © All rights reserved Foto: Jens Gustavsson
E-plikt - lag från 1 juli 2012 Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument Lag (SFS) 2012:492 om pliktexemplar av elektroniskt material (1 juli 2012) Förordning (SFS) 2012:866 med kompletterande uppgifter (1 januari 2013) Lagen innebär att Från 31 mars 2013 ska ett urval massmedieföretag och myndigheter lämna material (mjukstart för att KB ska hinna bygga upp rutiner), från 31 december 2014 gäller lagen fullt ut och fler leverantörer tillkommer Lite bakgrundsinformation. E-pliktlagen trädde i kraft den 1 juli Den är ett komplement till pliktexemplarslagen. Lagen träder i kraft i full skala formellt sett 31 december Det innebär att det som publiceras från 1 januari 2015 som uppfyller kriterierna för leveransplikt ska levereras. Notera att det material som publiceras dessförinnan INTE är leveranspliktigt, dvs. ingen retroaktiv leverans. Den 1 januari 2013 trädde också en förordning i kraft som reglerar KB:s rättigheter och skyldigheter i sammanhanget. © All rights reserved Foto: Jens Gustavsson

3 Varför? Sveriges nationalbibliotek
sedan 1661 samlat in i stort sett alla tryckta publikationer som givits ut i landet.  sedan I slutet av 1970-talet även radio- och TV- sändningar, musik, film och multimedier. från den 1 juli 2012 utökats till att omfatta även elektroniskt material som en del av det svenska kulturarvet. Lagen träder i kraft i full skala 2015. syftet med den lagstadgade insamlingen är dels att bevara det svenska kulturarvet, dels att främja forskningen. KB är Sveriges nationalbibliotek och har sedan den första förordningen om insamling av tryckt material utfärdades år 1661 samlat in i stort sett alla tryckta publikationer som givits ut i landet.  Sedan I slutet av 1970-talet utvidgades uppdraget till att även omfatta insamling av audiovisuellt material, t.ex. radio- och TV-sändningar, musik, film och multimedier. Då allt mer av den svenska utgivningen tillgängliggörs i elektronisk form har uppdraget utökats från den 1 juli till att omfatta även denna del av det svenska kulturarvet. Syftet med den lagstadgade insamlingen är dels att bevara det svenska kulturarvet, dels att främja nutida och framtida forskning.

4 E-plikt – vilka ska leverera?
Den som har automatiskt grundlagsskydd för sin utgivning enligt YGL och som tillgängliggör information från en webbplats till allmänheten här i landet föreningar, organisationer, dagspress, radio och tv publicister, producenter, förlag etc. Aktörer som yrkesmässigt låter framställa elektroniskt material e-boksförläggare, e-tidskriftsutgivare… Myndigheter - kommunala - statliga myndigheter under regeringen Till skillnad från nuvarande pliktleveranslagstiftning gäller inte fullständighetsprincipen. Lagen vänder sig i första hand till massmedieföretag, redaktioner och producenter som har publicering som huvuduppgift eller som har automatiskt grundlagsskydd för sin elektroniska publicering, dvs som har analog publicering och dessutom publicerar elektroniskt material på en webbplats. Den tredje gruppen utgör kommunala myndigheter och statliga myndigheter under regeringen. I den här lagen vill man undvika insamling av privat publicering,. E-pliktlagen innebär insamling från webben eller andra nätverk. På webben gör vi ju mycket mer än publicerar oss…. Vi kommunicerar, informerar, shoppar, umgås etc. Att skicka en fysisk leverans är enkelt, att producera en e-publikation är också relativt enkelt, att leverera sin publikation elektroniskt är kanske inte fullt så enkelt för en privatperson. För att en verksamhet ska anses som yrkesmässig (inom detta område) krävs det att den har en inte alltför obetydlig omfattning, den behöver dock inte vara en persons eller ett företags huvudsysselsättning att den är avsedd att bedrivas varaktigt   drivs i vinstsyfte, därmed inte sagt att den behöver gå med vinst eller att just det aktuella elektroniska materialet tillgängliggörs mot ersättning   är av självständig karaktär, dvs. det ska inte röra sig om en anställning eller liknande

5 Myndigheter ska leverera både till KB och RA (Riksarkivet)
Kungliga biblioteket Leverera en delmängd: ”egentliga myndighetspublikationer” Pliktexemplarslagstiftningarna Bibliografisk presentation (katalogposter) Riksarkivet Leverera allt Arkivlagstiftning Proveniensprincipen KB och RA är båda ”kulturarvsmyndigheter” Men institutionerna lyder under olika lagstiftning, har olika uppdrag och presenterar sina samlingar på olika sätt. RA redovisar en myndighets samling genom att ange att man kan hitta protokoll, handlingar, korrespondens, rapporter etc. som myndigheten har handlagt. KB beskriver skrifter/publikationer oftast på titelnivå Ni myndigheter har skyldighet att leverera det mesta som ingår i er myndighetsutövning till RA. Det sker antingen när era arkiv är fyllda eller när man lägger ner en myndighet. När det gäller leverans till KB så är det bara en delmängd av er produktion som ska levereras. Det är material som kan betraktas som skrifter, publikationer som ni avser att sprida till allmänheten. Detta gäller både det analoga och elektroniska materialet KB är tänkt att vara en samlande nod för all myndighetspublicering. Det innebär att oavsett om myndigheten publicerat en tryckt skrift, en instruktionsfilm eller motsvarande elektroniska filer, så ska de levereras till KB. På så sätt blir all myndighetspublicering samlad och tillgängliggjord på ETT ställe.

6 Vad ska levereras? Gäller för alla e-pliktleverantörer:
Det finns vissa grundläggande kriterier för att materialet ska betraktas som leveranspliktigt: Materialet ska bestå av enstaka filer av avslutad och permanent karaktär, avsett att presenteras på samma sätt vid varje användning, dvs. när den som publicerar materialet inte längre fortlöpande för in eller ändrar informationen kan det vara ett tecken på att materialet är att betrakta som avslutat. Men skilj på fortlöpande uppdatering och olika versioner. De senare är leveranspliktiga, eftersom varje upplaga eller version har ett på förhand bestämt innehåll. Materialet ska vara tillgängligt för allmänheten i Sverige: är åtkomligt för i princip vem som helst via internet eller något annat nätverk kan tillhandahållas gratis eller mot en avgift är skyddat av lösenord eller motsvarande och i princip vem som helst kan få tillgång till ett sådant lösenord

7 Gäller endast för myndigheter
Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material Myndigheter: 1, 2, § § Vad ska levereras Dispens/undantag Nätverksleverans OBS! Inget vitesföreläggande för myndigheter!!!!

8 E-plikt – myndigheter - VAD?
myndigheter ska leverera ”enstaka filer, som är av avslutad och permanent karaktär, avsedda att presenteras på samma sätt vi varje visning… som har gjorts tillgängligt för allmänheten i Sverige genom överföring via nätverk” (allmänna kriteriet) …men, bara ”egentliga myndighetspublikationer”, som motsvarar publikationer som tidigare utgavs i analog form. även sådant som också givits ut i analog form, s.k. ”parallellutgivning” ”Egentliga myndighetspublikationer”, exempel: promemorior rapporter utredningar vägledningar anvisningar, utbildnings- och informationsmaterial referatsamlingar, tidskrifter, författningar råd

9 E-plikt – myndigheter - VAD?
myndigheter ska leverera ”enstaka filer, som är av avslutad och permanent karaktär, avsedda att presenteras på samma sätt vi varje visning… som har gjorts tillgängligt för allmänheten i Sverige genom överföring via nätverk” (allmänna kriteriet) …men, bara ”egentliga myndighetspublikationer”, kan motsvara publikationer som tidigare utgavs i analog form. även sådant som också givits ut i tryckt form, s.k. ”parallellutgivning” Informationsmaterial om KI ”Egentliga myndighetspublikationer”, exempel, lärosätena: promemorior rapporter utredningar vägledningar anvisningar, utbildnings- och informationsmaterial referatsamlingar, tidskrifter, författningar råd avhandlingar abstracts forskningsrapporter, nyhetsbrev faktaserier, vetenskapliga tidskrifter, ”working papers” Inte bara forskningsrapporter och avhandlingar… …även lärosätets publiceringar, information från enskilda institutioner skrivna av handläggare

10 Lärosätena ska inte bara leverera forskningspublikationer….
Inte bara forskningspublikationer Utan också information om lärosätet: t.ex. årsredovisningar, strategiska mål, informationsbroschyrer

11 E-plikt - vad ska inte levereras?
Exempel: Hela webbsidor Hela databaser Programkod som bygger upp databaser Programvaror Direktsändning Seminarieinbjudan Nyhetsnotiser Nedladdningsbara blanketter Innehåll på intranät eller andra slutna nätverk Kalendarier, tablåer Material som förs fortlöpande (t.ex. wikis) Del i förvaltningsärenden: beslut, interna utredningar, remissyttranden Powerpoint-presentationer eller motsvarande Nyhetsbrev eller artiklar som består av flera filer: bilder, text, videoklipp Kulturarw Robotinsamling av svenska webben 1-2 gång/år (”ögonblicksbilder”). Svenska dagstidningar samlas in dagligen. Numera läggs både publikationer, kommunikation, information och arkivhandlingar på samma plats….. Det som inte ska levereras är…… Nyhetsnotiser, kalendarier, ständigt uppdaterade FAQ, platsannonser – betraktas inte som jämförbara med en myndighetspublikation Beslut, remissvar, interna utredningar betraktas som arkivhandlingar och är del i förvaltningsärenden. Men faktum är att KB genom en förordning samlar ögonblicksbilder av den svenska delen av Internet sedan Det sker två gånger per år. Varje dag görs en smärre insamling av svenska dagstidningar

12 Robotinsamlingen är tänkt att komplettera e-pliktinsamlingen
E-plikten omfattar alltså inte hela webbplatser. – Det hoppas vi robotinsamlingen kan ta hand om vid sidan av e-pliktleveranserna. Det är viktigt att framtida forskare också får se i vilket kontextuellt sammanhang de enskilda artiklarna, rapporterna och webb-klippen presenterades. Det var också lagstiftarens intention.

13 Parallellpublicering
För myndigheter gäller att både den analoga och elektroniska utgåvan av publikationen är leveranspliktiga ( inget undantag för parallellpublicering). Parallellpublicering har olika betydelse enligt e-pliktlagen och i forskningssammanhang. Viktigt att tänka på vid lärosätena. Detta innebär när det gäller e-pliktlagen, att den elektroniska utgåvan ska levereras även om en motsvarande analog publikation redan har levererats som pliktexemplar. Detta får inte sammanblandas med universitetens definition av parallellpublicering. I det fallet betyder parallellpublicering att forskare publicerar en kopia av en vetenskaplig artikel (eller annan publikation), som tidigare publicerades i en kommersiell tidskrift, vanligtvis i ett öppet arkiv. Syftet är att göra forskningsresultaten fritt tillgängliga och öka spridningen.

14 Språköversättningar Om ett leveranspliktigt material finns i olika språköversättningar är dessa också leveranspliktiga.

15 Filmer Film som informations- och utbildningsmaterial är leveranspliktigt. Om filmen som publiceras på Youtube är identiskt med den som publiceras på webbplatsen är det webbplatsversionen som ska levereras. Om filmen på Youtube däremot skiljer sig från det material som publiceras webbplatsen ska myndigheten leverera den också. Detta under förutsättning att myndigheten är ansvarig för båda utgivningarna.

16 Vad ska inte levereras? Domar, beslut, remissyttranden m.m. räknas inte som myndighetspublikationer och ska inte skickas som e-plikt. De är delar av förvaltningsärenden.

17 Powerpoint – ingen leveransplikt
Inte leveranspliktigt material

18 Leveransplikt? Det beror på……….
I vissa fall kan leveransplikten bero på hur materialet framställs och presenteras, ibland kan företeelsen bara vara en distributionskanal, men innehållet är leveranspliktigt. Några exempel…

19 Sociala medier – det beror på….
Sociala medier betraktar vi som distributionskanaler. Det som skrivs av en myndighet på Twitter är inte leveranspliktigt, men…. … om myndigheten lägger ut information på Youtube och Facebook som skiljer sig från publicering på den egna webbplatsen eller i analog form, kan det bli leveranspliktigt. Naturligtvis under förutsättning att materialet uppfyller kriterierna för leveransplikt.

20 Nyhetsbrev – det beror på….
Nyhetsbrev kan vara leveranspliktigt om det består av en enda fil…

21 Nyhetsbrev – det beror på….
Nyhetsbrev är inte leveranspliktiga om de är uppbyggda som olika typer av textfiler med inbäddade bild-, eller filmfiler. myndighetspublikation en publikation som vanligtvis består av bara en fil eller några sekventiellt lagrade filer

22 Databaser – det beror på…
Interaktivitet – ”visas inte på samma sätt vid varje användning” Innehållet i den här databasen inte leveranspliktigt. Olika sökingångar kommer att ge olika resultat det ”…visas inte på samma sätt vi varje användning” Man kan jämföra detta med innehållet i t.ex. en artikeldatabas, där sökresultatet blir likadant oavsett sökordet eller kombinationen av sökord.

23 När och till vem ska leveransen ske?
En kopia till Kungl. biblioteket, som själv gör en säkerhetskopia Leverans inom tre månader från tillgängliggörandet

24 Hur ska leverans ske?  Varje pliktexemplar av elektroniskt material ska lämnas på en fysisk databärare i det format som det har gjorts tillgängligt via nätverk. Men Kungl. biblioteket har möjlighet att efter ansökan bevilja leverans på annat sätt, exempelvis via nätverk. KB har tagit fram ftp och rss-lösningar för ändamålet. Ett webbuppladdningsformulär för leverantör med begränsad publicering vad gäller mängd och periodicitet är ett bra alternativ till leverans på USB-minne.

25 Vad ska bifogas? När ett pliktexemplar av elektroniskt material lämnas ska det vara åtföljt av information (metadata) om: 1. var och när av det elektroniska materialet är tillgängliggjort 2. det elektroniska materialets publiceringsformat, 3. koder eller liknande som kan krävas för att på avsett vis ta del av innehållet i det elektroniska materialet 4. det elektroniska materialets samband med annat elektroniskt material som ska lämnas enligt denna lag eller sådant som ska lämnas enligt lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument. Oavsett vilket leveranssätt leverantören väljer, så måste information om de levererade filerna bifogas. Den metadata som ska bifogas ska innehålla information om …… (se ovan) Medföljande information (s.k. metadata) För att göra det möjligt att söka i materialet är det nödvändigt att viss obligatorisk information följer med levererade e-pliktexemplar. Detta gäller oavsett leveranssätt. Den lagstadgade informationen som ska bifogas i den ifyllda mallen är: var och när filerna först tillgängliggjordes i vilket format filerna först presenterades koder som öppnar lösenordsskyddade filer det elektroniska materialets samband med annat material som ska lämnas enligt lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material, t.ex. de olika filernas inbördes ordning i en artikel eller sambandet mellan de levererade filerna och analogt material som ska lämnas enligt lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument.

26 DiVA DiVA en aggregator för lärosätenas publicering?
DiVA portal är en gemensam söktjänst och ett öppet arkiv för forskningspublikationer och studentuppsatser producerade vid 34 lärosäten. Lärosätena själva och enskilda forskare tecknar avtal med DiVA, innehållet kan därför variera mellan institutioner och t o m mellan doktorander. Det finns ingen enhetlighet ens kategorivis. I portalen blandas svenskpublicerat material, med utlandspublicerat och forskarens privata publicering med material avsedd för andra forskare. Efter analys tillsammans med DiVA har KB kommit fram till att det är tekniskt möjligt att låta DiVA leverera det leveranspliktiga materialet. Däremot är det myndigheten som har det juridiska ansvaret för leveranserna. DiVA kan sköta själva leveransen till KB och den tekniska utvecklingen, men det är myndigheten som måste registerar sig och sin publicering. I analogi med de analoga leveranserna av studentuppsatser så förbehåller sig KB rätten att INTE ta emot dessa, utan låter respektive lärosäte ta hand om sina egna uppsatser.

27 E-plikt - rättighetsmetadata
Tillgängliggörande ????? ”Regeringen återkommer…” Vad För vem När Var Open access, CC, upphovsrättsskyddat, avtal? E-pliktlagen handlar bara om insamling. Ingen vet idag när, var och för vem KB får tillgängliggöra materialet, även om syftet med insamlingen är att stödja forskningen. Regeringen återkommer i frågan, står det i propositionen. Men KB behöver redan vid insamlingstillfället få någon form av information om tillgängliggörandet i framtiden. Även om viss information om de levererade filerna inte är obligatorisk så underlättar det återsökbarheten och KB:s agerande om sådan information kan bifogas filerna. Är materialel cc-märkt, copyrightskyddat etc?

28 Hur leverera? Inför 2015 arbetar KB med att ta fram så många automatiserade processer som möjligt. Det gäller både registrering, information, validering av filer och i förlängningen möjlighet för leverantören att följa sitt eget flöde. Den sista delen kommer leverantören inte att kunna göra redan från början av 2015 men i förlängningen. Statistik över testleveranser till KB. Hur hamnar man här? Ftp, rss, webbuppladdning, fysiska bärare …

29 E-plikt - mer information på www.kb.se
Information uppdateras kontinuerligt på: och … med bl.a. ”Frågor och svar”: ….Funktionsbrevlåda för frågor om e-plikt: - Telefon: , torsdag-fredag 9-12. Ett bra exempel på en av 2013 års leverantör: Information på GU:s medarbetarportal - Vill ni veta mera….. så kom ihåg att titta på KB:s webbplats. Den uppdateras kontinuerligt. Direktkontakt med handläggare får leverantören genom en funktionsbrevlåda eller telefon. © All rights reserved Foto: Jens Gustavsson