VIS Verksamhetens Informationssystem ”Rätt information till rätt användare vid rätt tillfälle”

En presentation över ämnet: "VIS Verksamhetens Informationssystem ”Rätt information till rätt användare vid rätt tillfälle”"— Presentationens avskrift:

1 VIS Verksamhetens Informationssystem ”Rätt information till rätt användare vid rätt tillfälle”

2 Agenda Radera dokument Versionshantering Vyer Redigera behörighet på producentplatser Flytta dokument mellan producentplatser Avisering Min profil Era frågor och funderingar Lägga in dokument i VIS

3 Radera dokument För att kunna radera ett dokument måste det vara: - Inget pågående arbetsflöde - Inte publicerat på Dokument+

4 Demo – Radera dokument

5 Övning – Radera dokument 1.Gå till samarbeta och in i valfri producentplats 2.Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek 3.Välj ett dokument genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och sedan klicka i rutan till vänster 4.I menyn som visas högst upp på sidan, välj ’Ta bort dokument’

6 Versionshantering Huvudversion  V ersioner som har publicerats till Dokument+ och arkiverats  Skapas vis publicering  Sparas i arkivet  Fyra senaste huvudversionerna finns tillgängliga i producentplatsen Delversion  Versioner som aldrig publiceras  Skapas när ett dokument checkas in  Sparas för senaste huvudversionen

7 Demo - Versionshistorik

8 Övning - Versionshantering 1.Gå till samarbeta och in i valfri producentplats 2.Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek 3.Välj ett dokument genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och sedan klicka i rutan till vänster 4.I menyn som visas högst upp på sidan, välj ’Versionshistorik’ 5.Titta på äldre versioner av dokumentet genom att klicka på datumstämpeln tillhörande den versionen som ska öppnas upp

9 Dokumentbibliotek och vyer Tre fördefinierade vyer i alla producentplatser: ”Standardvy”, ”Alla dokument” och ”Mina dokument” Skapa egna vyer – bestäm vad som visas med egenskaper Vägar till dokumentbiblioteket och de olika vyerna Dokumentbiblioteket ’Mina dokument’ Dokumentbiblioteket ’Standardvy’

10 Demo – Skapa vy

11 Övning – Skapa vy 1.Gå till Samarbeta och in i valfri producentplats 2.Gå in i dokumentbiblioteket på valfritt sätt 3.Högst uppe på sidan visas namnet på vyn som du är inne i, klicka på den lilla pilen till höger om vyns namn 4.I menyn som visas välj ’Skapa vy’ 5.Välj ’Standardvy’ och fyll i kriterierna för vilka dokument som ska visas i vyn

12 Behörighet - Samarbeta Ägare REDIGERA INSTÄLLNINGAR, t.ex. lägga till/ta bort medlemmar. Medlem REDIGERA INNEHÅLL, t.ex. skapa och redigera dokument Besökare LÄSA ALLT Läsare (bara projektplats) LÄSA PUBLIKT material

13 Redigera behörighet Arbetsgrupp (PPA) och Projektplats (PPP) – Ägaren redigerar alla behörighetsnivåer Organisatorisk producentplats (PPO) – Ägare av producentplatsen redigerar behörighetsnivå ägare och besökare - Behörighetsnivå uppdateras automatisk beroende på anställning

14 Demo – Redigera behörighet

15 Övning – Redigera behörighet 1.Gå till startsidan för producentplatsen som behörigheten ska redigeras för 2.Välj ’Webbplatsåtgärder’ uppe i vänstra hörnet 3.I menyn som visas välj -För PPA eller PPO ’Webbplatsbehörigheter’ -För PPP ’Hantera projektinställningar ’ 4.Lägg till dig själv som medlem 5.Ta bort dig själv som ägare

16 Flytta dokument mellan producentplatser Funktion för att flytta dokument mellan administrativa producentplatser (PPA & PPO) Övriga dokument – klipp och klistra

17 Demo – flytta dokument

18 Övning – Flytta dokument 1.Gå till Samarbeta och in den producentplats som innehåller dokumentet som ska flyttas 2.Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek 3.Välj dokument som ska flyttas genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och sedan klicka i rutan till vänster 4.I menyn som visas högst upp på sidan, välj ’Flytta till producentplats’ 5.I dialogrutan som visas välj den producentplats som dokumentet ska flyttas till. Klicka sedan ’Starta’ längst ner i dialogrutan. 6.När dokumentet är flyttat gå till den nya producentplatsen och verifiera att dokument ligger där och att alla egenskaper är korrekt, endast ’Faktaägare’ har uppdaterats.

19 Avisering Användare skapar avisering på utvalda dokument Mail skickas när dokument uppdateras Fungerar på Dokument+ och Samarbeta

20 Demo - Avisering

21 Övning - Avisering Skapa avisering på Dokument+ 1.Navigera till Dokument+ och leta fram ett dokument som avisering ska skapas för 2.Visa egenskaperna för dokumentet och välj att skapa avisering Skapa avisering på Samarbeta 1.Navigera till Samarbeta 2.Gå in i en producentplats och ett dokumentbiliotek som innehåller dokument som avisering ska skapas för 3.Välj dokumentet som avisering ska skapas för och välj avisering från menyn högst uppe på sidan Verifiering 1.Öppna mailen och verifiera att bekräftelse har skickats för båda avisiseringarn

22 Min profil Namn Arbetsplats Yrkesroll Mailadress Telefonnummer Språkkunskap Fråga mig om

23 Demo – Min profil

24 Övning – Min profil 1.Klick på ditt namn som finns högst uppe till höger på sidan. En flervals meny visas, välj ’Min profil’ 2.Kontrollera så att den ifyllda informationen på din sida är korrekt 3.Klicka på ’Redigera min profil’ 4.Fyll på med information och ladda upp en bild på dig själv. Klicka sedan ’Spara och stäng’ 5.Verifiera så att all information som du fyllde i har uppdaterats korrekt på din profil

25 Era frågor och funderingar

26 Utvärdering - länklänk För att förbättra och anpassa utbildning Helt anonyma svar