Dokument- och ärendehantering

En presentation över ämnet: "Dokument- och ärendehantering"— Presentationens avskrift:

1 Dokument- och ärendehantering
Välkomna

2 Dokument- och ärendehantering
A G E N D A Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning

3 Dokument- och ärendehantering
Kravspecarbete December 94- mars 05 Skapa avropsunderlag April 05 Avrop Maj-juni 05 Utvärdering Augusti -

4 Dokument- och ärendehantering
Kravspec och avrop Storuman, Skellefteå, Eskilstuna, Mjölby, Jönköping och Kungälv Extern konsult Enbart kravspec Uppsala och Uddevalla

5 Dokument- och ärendehantering
Vision (Lång sikt) Vår vision är att dokument- och ärendehanteringsfunktionen ska stödja alla ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.

6 Dokument- och ärendehantering
Vår ambition är att information från ärende- och dokumentfunktionen ska kunna utväxlas inte enbart inom kommunens olika verksamhetsområden utan även mellan kommuner och även till och från andra myndigheter.

7 Dokument- och ärendehantering
Vårt syfte är att skapa en webbplats (Portal) för våra medborgare som gör att de därifrån på ett säkert sätt ska kunna initiera och följa sina ärenden oberoende av vilken myndighet (kommunal eller statlig) som äger ärendet (ett ärende – en kontakt).

8 Dokument- och ärendehantering
Vår vision är att i stort sett all hantering av dokument och ärenden i kommunen ska vara elektroniska/digitaliserade. Dokumentfunktionen ska hantera dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering.

9 Dokument- och ärendehantering
Mål (Kortare sikt) Ärendefunktion ska stödja hela kommunens dokumentproduktion och alla kommunens behov av att hantera olika filtyper.

10 Dokument- och ärendehantering
Vårt initiala mål är en dokument- och ärendefunktion som stödjer dokumenthantering och innehåller nämndsadministration och har stöd för ett processorienterat arbetssätt. Dokumentfunktionen ska dessutom stödja hela kommunens dokumentproduktion av alla kommunens behov av filtyper. Alla dokument ska lagras på ett och samma ställe.

11 Dokument- och ärendehantering
Inkommande handlingar oberoende av filtyp ska kunna tas emot elektroniskt. Inkommande handlingar i icke elektronisk form ska kunna skannas in och därefter erhålla samma stöd som övriga elektroniska dokument. Dokument och ärenden ska kunna förberedas för att senare kunna långtidsarkiveras.

12 Dokument- och ärendehantering
Funktionen ska underlätta det interna arbetet i kommunen och även underlätta för medborgarna att erhålla information från ärende och dokumentfunktionen.

13 Dokument- och ärendehantering
Dokument och ärenden ska kunna publiceras på kommunens webbportal. Medborgaren skall kunna logga in och komma åt sitt personliga engagemang hos kommunen. Detta kan till exempel vara att initiera ett ärende, följa ett pågående ärende eller ta del av ett beslut i ett eget ärende

14 Dokument- och ärendehantering
Den kommunala organisationen är geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

15 Dokument- och ärendehantering
Den kommunala organisationen är geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

16 Dokument- och ärendehantering
Effektmål-Internt Kortare handläggningstider för kommunens personal Frigöra tid för kvalificerad handläggning Öka effektivitet genom direkt tillgång till all elektronisk information, som man har rättighet till

17 Dokument- och ärendehantering
Minska distributionskostnaderna Minska personberoendet Bättre kvalitet på beslut genom bättre tillgänglighet på underlag

18 Dokument- och ärendehantering
Effektmål- Externt Ökad insyn i kommunens arbete Bättre service för medborgare genom bl a: Elektronisk ansökning och uppföljning av ärende Ett ärende - En kontakt Tillgång på service oberoende av tid och plats

19 Dokument- och ärendehantering
Huvudområden i kravspecen Funktionella krav Ickefunktionella krav Genomförandekrav Krav på leverantör

20 Dokument- och ärendehantering
Funktionella krav Indatahantering Ärendehantering Dokumenthantering Utdatahantering Sökmotorer och Sökverktyg

21 Dokument- och ärendehantering
Ickefunktionella krav Administration Användarvänlighet Behörighetssystem E-identifiering och E-signatur Integration Prestanda

22 Dokument- och ärendehantering
Ickefunktionella krav (forts.) Skalbarhet Systemplattform Säkerhet/sekretess Förändringsbarhet

23 Dokument- och ärendehantering
Genomförandekrav Konvertering Dokumentation Metoder Utbildning

24 Dokument- och ärendehantering
Krav på leverantör

25 Dokument- och ärendehantering
Avrop via statskontorsavtalet Avropsunderlag Ja/Nej/Delvis

26 Dokument- och ärendehantering
Utvärdering Inkomna anbud Visningar Utvärdering pågår ännu

27 Dokument- och ärendehantering
Upphandlingsförfarande Sambruk skriver ett grundavtal Varje kommun tecknar eget avtal baserat på grundavtalet Nuvarande informationsförsörjningsavtal utgår 20/1-06 Nytt avtal klart mitten av december, träder i kraft 21/1-06

28 Dokument- och ärendehantering
Slut