Diarieföring av upphandlingsärenden

En presentation över ämnet: "Diarieföring av upphandlingsärenden"— Presentationens avskrift:

1 Diarieföring av upphandlingsärenden
Direktupphandlingar Eliza Carlsson Huvudregistrator/Arkivarie

2 Vilka upphandlingar ska diarieföras?
Alla upphandlingar där värdet av det beställda uppgår till minst SEK ska diarieföras.

3 Ärendemening ”Direktupphandling av xxx” eller ”Upphandling av xxx” går utmärkt, men ibland är det t.ex. ”Avropsförfrågan”. Det finns en del färdiga ärendemeningar inlagda i W3D3 och som man kan välja mellan i fältet ”Ärendemening” på ärendekortet om man klickar på just den rubriken.

4 KS-kod Ärendetyp 2.8 (Genomföra upphandling och inköp)

5 Sekretessmarkering Sekretessmarkera ärendet
OBS! att man alltid måste hänvisa till ett lagrum då man gör en sekretessmarkering! Offentlighets- och sekretesslagen 19 Kap 3§ (Off. och sekrl 19 Kap 3§)

6

7

8

9

10

11 Avtal Avtal – lägg in i ett separat ärende och referera till upphandlingsärendet.

12 Länka ihop ärenden i W3D3

13

14

15

16 Registrering i diariet
Upphandlingssekretess råder, men ska det framgå av diariet att ett upphandlingsärende pågår. Det betyder att när första handlingen i ärendet upprättas, som vanligtvis är upphandlingsplanen, skall följande uppgifter föras in i diariet: datum då ärendet upprättas diarienummer KTH registrator ärendets innehåll (ärendemening) Sekretessmarkera ärendet i W3D3

17 Förvaring av handlingar fram till arkivering
Alla originalhandlingar (upprättade eller inkomna) skall hållas samlade på ett ställe för att säkerställa att de slutligen kommer att hamna i en och samma akt i arkivet. Ansvarig registrator skall föra en löpande förteckning över samtliga handlingar, där varje handling får ett löpnummer inom diarienumret.

18 Dokumentation Förfrågningsunderlag, anbud, upphandlingsprotokoll med beslut och beställningen skall diarieföras och arkiveras i skolans diarium om värdet av det beställda uppgår till minst kr. Beställningar för värden under kr får gallras efter 5 år och skall ordnas åtskilda från handlingar som skall bevaras. Obs! Ej antagna anbud skrivs in i ärendet och gallras efter 3 år.

19 Upphandlingssekretess
Upphandlingssekretess råder för handlingarna fram till dess ärendet avslutats. Sekretessen upphör är överklagandetiden är över, men var observant på att en del företag vill sekretessbelägga delar av sina anbud. Om någon begär ut anbuden (offentlig handling) och vissa delar är sekretessbelagda, får man inte lämna ut de delarna. Man måste då upplysa den som begärt handlingen att vissa delar är sekretessbelagda. Om de inte nöjer sig med det, måste de få ett beslut av juristerna som går att överklaga.

20 Vilka som ska få ta del av handlingarna ska framgå av upphandlingsplanen. En utomstående är alla som inte är direkt inblandade i upphandlingen. När ärendet är avslutat skall samtliga handlingar arkiveras.

21 Skolchefsbeslut Det är skolchefen som beslutar om direktupphandling får användas. Skolchefen kan vidaredelegera denna beslutsrätt för belopp understigande en miljon kronor. Beslutet ska alltid vara skriftligt, diarieförs och arkiveras tillsammans med beställningen. Rutinförslag: blankett tas fram för att underlätta detta beslutsförfarande.

22 Handlingar som skall återfinnas i upphandlingsakten:
Upphandlingsplan skannas (Annons ) Förfrågningsunderlag skannas Protokoll vid öppnande av anbud skannas Samtliga anbud i original endast taget anbud skannas. Övriga skrivs ett handlingskort utan skannade handlingar. Upphandlingsprotokoll med tilldelningsbeslut skannas Beställning/Avtal. Koppla ärendet till avtalsärendet. EGET dnr. Underrättelse till de anbudsgivare som inte antagits. skannas

23 Avtalet Avtalet får ett eget ärendenummer med hänvisning till upphandlingsärendet Handlingar gällande avtalet registreras på avtalets diarienummer och samlas i den akten.

24 Ej antagna anbud Övriga ej antagna anbud skrivs in i ärendet och märks med gallringsdatum och ärendenummer. Gallras efter 3 år.

25 Varför arkivera? Arkivering av handlingarna skall säker­ställa att bl.a. gällande regler om allmänna handlingars offentlighet iakttas och att eventuell revision av ett enskilt upphandlingsärende kan fullgöras.

26 Direktupphandling på KTHs hemsida
Upphandlingsavdelningen