Personalredovisning Personal i externredovisning Resultaträkning, balansräkning och personalbokslut Personalnyckeltal monetära och icke-monetära indikatorer.

En presentation över ämnet: "Personalredovisning Personal i externredovisning Resultaträkning, balansräkning och personalbokslut Personalnyckeltal monetära och icke-monetära indikatorer."— Presentationens avskrift:

1 Personalredovisning Personal i externredovisning Resultaträkning, balansräkning och personalbokslut Personalnyckeltal monetära och icke-monetära indikatorer Personal i internredovisning personalinvesteringar (god personalomsättning och rekrytering) kompetens (utbildningsinvesteringar och främjande av lärande) arbetsmiljöinvesteringar och hälsofrämjande åtgärder Intellectual Assets Based Management Försök till aktivering av företagets intellektuella kapital! (humankapital, relationskapital och strukturkapital) Balanserad verksamhetsuppföljning (Balanced Scorecards)

2 Personalen i Resultaträkningen
Ett sätt att lyfta fram personalkostnaderna är att synliggöra dem i resultaträkningen. Intäkter - kostnader för inköpta varor och tjänster - avskrivningar Förädlingsvärde ”resultat före personalkostnader” - Rekryteringskostnader - Frånvarokostnader - Kompetensutvecklingskostnader - Personalförmåner - Kostnader för rehabiliterings/arbetsmiljöförbättringar - Produktionslön Rörelseresultat efter avskrivningar

3 Personalen i Balansräkningen
Omsättningstillgångar Rekryteringskapital 666 Utbildningskapital 653 Anläggningstillgångar Skulder och obeskattade reserver Eget kapital Bundet eget kapital Rekryteringskapital Obundet eget kapital Utbildningskapital

4 Personalbokslut Uppgifter om verksamhetsidé, vision, personalstrategi, personalresultaträkning och personalbalansräkning personalberättelse och personalnyckeltal Finland ledande inom personalbokslut Tydliggöra samband mellan resursinsats (personalinvesteringar och kompetensutveckling) till tydliga mål (verksamhetsidé och personalstrategi) Personal beskrivs i tre dimensioner 1) Arbetskraftstillgång (antal sysselsatta, arbetstid, övertid, semester och sjukfrånvaro) 2) Personalegenskaper (utbildning, erfarenhet, goda meriter, ålder, kön, etnicitet, hälsa) 3) Arbetskraftsgemenskap (förmåga att förverkliga, flexibilitet, personalomsättning) Personalberättelse personalens tillstånd o progression, utveckling i förhållande till vision och strategier

5 Personalnyckeltal Modeller och mätetal för att analysera och tolka personalsituationen i en organisation Monetära personalresultatnyckeltal sjukfrånvarokostnader personalomsättningskostnader inskolningskostnader utbildningskostnader rehabiliteringskostnader Effektnyckeltal för uppnådd effekt intäkter per anställd utbildningsintäkt per utbildningskrona minskade sjukkostnader per rehabiliteringskrona

6 Icke monetära personalnyckeltal
Sjukfrånvaro uppdelat på kort och lång tid Personalomsättning Tid för inskolning Tid för utbildning Antal rehabiliteringar Antal anställda fördelat på olika anställningsformer och sysselsättnignsgrad Åldersfördelning Könsfördelning Antal med högskolekompetens eller annan specialkompetens Etnisk bakgrund Funktionshinder Anställningsår Hälsostatus Antal långtidssjukskrivna Finns det samvariation mellan olika personalnyckeltal eller andra nyckeltal? Vad ska just vi lyfta fram hos oss? Vad ger just oss framgång (CSF)? Vad är viktig just här och nu?

7 Ekonomisk styrning (Internredovisning)
Planering och uppföljning av ekonomiska mål i en verksamhet Budgetering, kalkylering och redovisning är tre huvudkomponenter Fördelning av befogenheter och ansvar System och metoder för planering och budgetering Metoder för kalkylering och investeringsbedömning (i t ex kompetens och kundrelationer) System för internprissättning och definition av utnyttjade nyckeltal Kontroll av omkostnader och tidsanvändningsrutiner som producerar fakta om personalens tidsanvändning

8 Personalinvesteringar
Neddragningar sällan bra på lång sikt Utbildning minst 1% men sällan över 7% av omsättningen 2,5% av arbetstid åt personalutbildning 2,7% av BNP (46 miljarder kr) satsas på kompetensutveckling Påverkar produktionstid, lönsamhet och aktiekurs Konjunkturberoende trots alla positiva samband kr per anställd kr per anställd Skilj mellan lönsamma och olönsamma utbildningsaktiviteter 2 kr per satsad utbildningskrona i procent av fallen Personalinvesteringskalkyl Arbetskostnader Lärare Resor, kost och logi Lokaler Administration Material Totalt 100 Uppföljning Återkoppling från deltagarna 82% Individens inlärning 36% Förändring av individens arbetsprestationer 43% Förändring av organisationens arbetsprestationer 44%

9 Arbetsmiljöinvesteringar & hälsoeffekter
Produktivitetseffekter är störst Korttidssjukfrånvaro samvarierar med kompetensnivå Ålder Fasta arbetstider Utbildning Långtidssjukfrånvaro Kvinnor Antal anställda per chef Ålder Varierar med yrken och organisationer Forskningsintresset varierar (jmfr med USA och dess arbetslagstiftning) Brister i studier Svårt att jämföra med hur det var innan Svårt att skaffa information Svårt att klarlägga samband

10 Hälsobokslut Strävan inom forskning och praktik efter nya styrmodeller, intellektuellt kapital och nya hälsobokslut Vända sjukfrånvaron ryggen och satsa på hälsofrämjande arbete Synliggöra samband mellan hälsa och ekonomi Nära ledarskap och medskapande medarbetare Fritidsmiljön, livssituationer och livsstilsfrågor Ett hälsobokslut bör innehålla Vision och ambition Målområden, hälsokomponenter och framgångsfaktorer Mål på kort och lång sikt Strategier och aktiviteter Uppföljning av mål

11 Effekter av (god) personalomsättning
Exakt samma jobb eller också nya uppgifter? Tillför ny kunskap, nya idéer och nya perspektiv Ju lägre omsättning desto mer blir rekryteringen värd Den nya är oftast yngre och har oftast en lägre lön än den som slutar Fördel om inskolningstiden är kort och rekryteringskostnaden låg Värdet av bra rekrytering En anställning på 10 år som kostar kr/månad i lön innebär en årskostnad på kr. Nuvärdet blir ca kr.

12 Checklista av frågor inför rekrytering
Är tjänsten värd åtminstone minimipriset eller kan problemet lösas på annat sätt? Är rekryteringen verkligen nödvändigt? Kreativa lösningar hos befintlig personal Vad är värdet av att få en mycket duktig medarbetare jämfört med den ”normalgoda”? Risker för överkvalifikation och högre lön än nödvändigt Chanser till nya eller dyrare uppdrag (konsulter eller advokater) Tillgång till nyckelspelare och dess kundkrets och andra immateriella resurser Vad är värdet av att undvika en mindre duktig medarbetare? 90%-are, 100%-are, 110%-are värdet av en duktig säljare eller inköpare i reda pengar Vad är värdet av en minskad personalomsättning? Att få folk at stanna en längre tid Att slippa anställa efter 5 år och få personen att fortsätta i ytterligare 5 år Nuvärde = * NVf(5år, 10%) = kr Vilken rekryteringskostnad eller –väg ska användas? Reklamkampanjer i medierna, rekrytering via bemanningsföretag eller uppsökande direktbesök?

13 Investering i befintlig personal
Kostnadsposter för utbildning Deltagartid: frånvaro från egen produktion Intern lärare: ej från egen utbildningsavdelning Resor, logi och traktamenten Inskolningskostnader Arbetskonferenser Utbildning och kompetensutveckling är en kontinuerlig process och en livsstil (livslångt lärande) Hur värdera arbetstiden? Minimipris? Självkostnad? Alternativkostnad? Värdet av vår tid varierar, intäktsbortfallet kan vara ett mått på alternativkostnaden för den anställdes kompetensutbildning Hur bemanna variationer i belastning? Ordinarie personal jämn kvalitet men dyr Vikarier billigare men admin krävande och osäker

14 Personalomsättning och kompetensinvestering
Kompetensbevarande ersättningsinvesteringar inskolning p g a personalomsättning (tillför inget nytt) förebyggande underhåll (upprätthållande) Kompetensutvecklande nyinvesteringar Absolut nödvändiga (ändrade konkurrensvillkor och ny teknik) Önskvärda (Bra eller lönsam) Inskolningskurvor Produktiviteten påverkas av inskolning och introduktionsinsatser. En nyanställd kan inte börja sitt som 100%-are. Inskolningen är för många befattningar den ojämförligt största kostnaden för personalomsättning. Väl inskolad? Sämre inskolad?

15 Effekter av utbildningsinvesteringar
Kostnader Administration Lokaler Deltagartid (inkl bortfall i intäkter och produktion) Lärare och instruktionspersonal Intäkter Reaktion (ökad trivsel samt kunskap som ger makt) Beteende (effektivare arbetsinsats samt ökad kompetens som påverkar sättet att jobba och samarbeta) Resultat (ökad försäljning) Utbildning kan leda till Ökad produktivitet (kvantitet) och effektivitet (kvalitet) Lägre frånvaro (kort och lång samt färre arbetsskador) Lägre personalomsättning (stabilare och tryggare arbetsmiljö) Organisatoriska och strategiska effekter som nya spännande uppgifter och samarbetsrelationer eller göra nya saker eller på nya sätt till lägre kostnad

16 Intellektuellt kapital
Saknar tydlig definition – involverar många discipliner En restpost (jämför med goodwill) Företagets marknadsvärde – företagets bokförda värde I vissa fall Marknadsvärde 10 ggr bokfört värde Består av relationskapital (nätverkssamarbete, kontakter och medlemmar) humankapital (individuell kunskap) strukturkapital (gruppstrukturer och rapporteringsrutiner) Vid kompetensintensiva företag är nätverket av kontakter mellan de olika kapitalen avgörande för framgång Inkluderar relationer till kunder och leverantörer Värderas efter hur den används, inte att den ägs Behov av kompetensredovisning, inte minst för att locka till sig medel Dock saknas vedertaget standardiserat sätt att beskriva kompetens

17 Intellectual Assets Based Management
Konceptuellt ramverk Hur fungerar företagets värdeskapande? Vilka nyckeltal bidrar till detta? Vilka resurser måste utvecklas eller förändras? Relatera kritiska icke materiella resursinsatsen till företagets kärnkompetens Styrning av IK Precisera de icke-materiella resurser som företaget kontrollerar eller behöver i framtiden och aktiviteter som krävs för att nå de strategiska målen Synliggör samspelet mellan humankapital, relationskapital och strukturkapital i värdeskapande. Relationen mellan aktivitet och visioner måste göras transparent IK-rapportens utseende Definiera indikatorer som beskriver resurser och aktiviteter uppdelat på human-, struktur- och relationskapital Knowledge management: Omsätt mått och rapporter till handling!

18 Beslut och styrning Privat och offentligt beslutsfattande Intäkter från en marknad vs svårmätbara prestationer Invecklad sambandsstruktur mellan åtgärd och effekter i offentlig verksamhet Flerdimensionella ibland motstridiga mål Likviditetsplanering och –styrning ”Cash management” Controller för en framåtinriktad mångsidig ekonomistyrning ”Övriga konsekvenser” än lönsamhet och likviditet blir allt viktigare Olika intressenter med varierande inflytande Ekonomiska intressenter (ägare o finansiärer), produktionsintressenter (kunder o leverantörer), individintressenter (ledare o anställda) Samhälleliga intressenter (stat, kommun o myndigheter) Företagsspecifika kostnader

19 Balanced Scorecard Beslutstablåer för konsekvenser av ett beslut (handlingsalternativ) för olika intressenter, se figur 100 s 322 Företagsanpassade modeller Balanserat styrkort (Balanced Scorecard) Balans mellan finansiella och icke-finansiella mått För ett mångdimensionellt strategiskt mätsystem För att tydliggöra kopplingen mellan strategi och mätningar Identifiera viktiga styrindikatorer för en vald strategi Balansera mellan kort och lång sikt, externa och interna perspektiv, enkla och svårrealiserbara mål

20 Fyra (samverkande) perspektiv i ett BSc
Finansiella perspektiv Finansiella styrtal som anger de yttersta målen Lönsamhet, likviditet och resultatets stabilitet Kundperspektiv Kundvärde, kundtillfredsställelse, leveranssäkerhet, marknadsandel och kundandel Interna processer De anställdas kompetens och attityder, kvalitetssäkring och hantering av reklamationer (eftersäljservice) Innovation och förnyelse Andel intäkter från nya produkter, antal förbättringsförslag och de anställdas inställning till förnyelse * Orsakskedja och strategiska kartor som ska skräddarsys

21 Krav på verksamhetsanpassad prestationsmätning
Finansiella mått anses svårbegripliga och alltför aggregerade för medarbetarna Man mäter det man kan mäta istället för det man bör mäta Nyckeltal: Key Performance Indicators Krav på ett bra KPI: Väsentlig, lättöverskådlig, lättbegriplig info om en prestation! Belysa prestationens roll i ett större sammanhang och info om utfallets orsak och betydelse Kopplat till ett belöningssystem What gets measured gets done! Det finns ingen enhetlighet eller standard utan specifik och anpassningsbar prestationsmätning! Kritiska framgångsfaktorer!

22 Resultat- och prestationsmått i BSc
Finansiellt baserade styrmått Resultat per anställd = Resultat/antal anställda Omsättning per anställd = Omsättning/antal anställda Räntabilitet = Resultat/omsättning * Omsättning/kapital Du Pont-modellen, Soliditet, Likviditet Kundbaserade styrmått Nöjdkundindex Andel återköp = Försäljning till gamla kunder/total försäljning Andel klagomål = Antal klagomål/Antal kundköp Resultat Kund x = Intäkt kund x – Självkostnad kund x Täckningsbidrag kund x = Särintäkt kund x – Särkostnad kund x Personalbaserade nyckeltal personalomsättning, sjukfrånvarodagar, ålderssammansättning, könsfördelning, etnisk sammansättning, utbildningsnivå, anställningstid, utbildningskostnad per anställd etc Interna processer Kundtillvändhet = andelen inkommande telefonsamtal som besvaras inom en minut, jämför med patientkön. Produktivitetsmått av olika slag, t ex tid per aktivitet kvalitetsmått, t ex andel kasserade varor eller leveranser med noll fel Innovation och förnyelse mått på personalens attityd till förnyelse Resurser tilldelade till FoU, s k discretionary costs Antal nya patent, antal nylanseringar eller förändrade produkter per tidsenhet Andel idéer som överlever till prototyp-stadiet

23 Mål som SMAKAR Mål ska vara SMARTA Specificerade, Motiverande, Accepterade, Relevanta och Tidssatta Mål ska vara kongruenta, dvs underavdelningar ska dra åt samma håll som ledningen vill och motverka suboptimering Specificerade: mätbara med hög datakvalitet och tidssatta Motiverande, uppnåeliga, påverkbara och utmanande Accepterade, diskuterade och förankrade Kongruenta, delmål leder till huvudmål Administrativt enkla, billiga och lätthanterliga Relevanta, väsentliga och baserade på aktuell verklighet