? Presentation E-Lin 2014-04-09.

En presentation över ämnet: "? Presentation E-Lin 2014-04-09."— Presentationens avskrift:

1 ? Presentation E-Lin

2 Söktjänst/E-tjänster
E-arkiv Tjänsteman Allmänhet/Forskning Söktjänst/E-tjänster Producenter Linköpings kommuns verksamheter Ansvars- överföring System för bevarande Stadsarkivet W3D3 Agresso Linweb Bygg-R Tjänsteman Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna

3 Nyttor Långsiktig informationsförsörjning Ökad tillgängligheten
för forskare Effektiv extern åtkomst Minska kostnader Effektiv intern åtkomst Ökad insyn och delaktighet

4 Rapporten Syfte: Att utreda möjligheterna för ett framtida E-arkiv i Linköpings kommun Målet: Att framställa en rapport som beskriver förutsättningarna i nuläget och föreslå inriktningen för framtiden

5 Förstudierapporten Klar september 2013
Fortsatt arbete mot ett sammanhållet e-arkiv Tydliga strategier som är väl förankrade i hela organisationen Förvaltningsfrågorna är viktiga inte bara IT-system utan även rutiner och organisation Säkerheten kring informationen jätteviktig Arkivredovisningen, en viktig byggsten i E-arkivet

6 Efter förstudierapporten
Infört arkivredovisningssystemet Klara Förankrat förstudierapporten i verksamheterna Diskussioner om eventuella samarbeten med andra myndigheter/kommuner Pilot startad kring processorienterad arkivredovisning Deltagit på nationella sammankomster kring ramavtal och Klassa Utarbetat ”Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun”

7 Riktlinjer för digital arkivering
Syftet är att: Skapa rutiner och förutsättningar för en digital arkivering Använt oss av Riksarkivets rekommendationer Tagit hjälp av andra kommuner ex. Örebro och Vetlanda Knutit riktlinjerna mot arkivreglementet för Linköpings kommun

8 Digital arkivering modell
Ansvar Systemupphandling Gallring Informationssäkerhet Filformat Systemdokumentation Överlämnande Mottagande Lagringsmedium/Förvaring Tillgängliggörande Förvaltning Arkivmyndighet System för bevarande

9 Ansvar Förvaltningarna/bolagen
Ansvarar för att informationen i verksamheten kan tillhandahållas i läsbart skick till dess att den överförs till långtidsarkivering Ansvarar för att de fastställda riktlinjerna för digital arkivering följs Ser till att den digitala informationen kan levereras till arkivmyndigheten i läsbart skick och enligt de instruktioner/tillämpningsanvisningar som fastställs Står för de kostnader som kan uppkomma i samband med leverans till arkivmyndigheten.

10 Ansvar Kommunens arkivmyndighet (Stadsarkivet)
Bereder riktlinjer för digital arkivering Ger instruktioner till förvaltningarna för digital arkivering enligt fastställda riktlinjer Bevakar teknikutvecklingen vad gäller lagringsmedia och filformat för långtidsarkivering Tar emot och tillgängliggör långtidsarkiverad information Ansvarar för migrering/konvertering av långtidsarkiverad information

11 Systemupphandling Gallring
Vid systemupphandling ska alltid riktlinjer för digital arkivering följas Bevarandematerial ska inte långtidslagras i förvaltningarna Gallring Gallring utförs fortsatt i förvaltningarna Material som överförs till system för bevarande ska gallras i förvaltningarna när leveransen är godkänd

12 Informationssäkerhet
Regelbundna säkerhetskopior bör göras för att minimera risken för att information försvinner eller förstörs Rätt behörighet till informationen, framförallt sekretessbelagd information

13 Filformat Vägledande för valet av format är Riksarkivets föreskrifter och internationella arkivstandarder Kontorsdokument • PDF/A (SS-ISO :2005) ODF (SS-ISO/IEC 26300:2008)  Databaser • XML • Sekventiella filer (ASCII eller UNICODE) med fast fält- och postlängd eller teckenseparerade fält Webbsidor • HTML 4.0 eller senare (ISO/IEC 15445) • XML • PDF/A (SS-ISO :2005) Mer utförligt beskrivning kommer att finnas i ”Instruktion/tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

14 Systemdokumentation En teknisk systemdokumentation
Tabeller Relationer Systemkrav En verksamhetsbaserad systemdokumentation Historik Systemets funktioner Hur det används av verksamheten i drift Mer utförligt beskrivning kommer att finnas i ”Instruktion/tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering”

15 Överlämnande Mottagande
Så säkert som möjligt, speciellt vad gäller sekretessinformation Överenskommelse mellan överlämnande förvaltning och arkivmyndigheten Mottagande Kontroll av läsbarhet och innehåll av mottagande arkivmyndighet Gallring i verksamhetssystem Informationsägare är nu arkivmyndigheten

16 Lagringsmedium och förvaring
Kontinuerlig kontroll av informationens läsbarhet måste ske under hela kedjan från uppkomst till bevarande Tillgängliggörande Tillgänglig och sökbar information under hela kedjan Sekretessbelagda uppgifter ska hanteras med särskild omsorg

17 Sammanfattning För att Linköpings kommun ska kunna bevara och tillgängliggöra digital information behövs samsyn och delat ansvar mellan förvaltningarna och arkivmyndigheten

18 Plan framåt Riktlinjer klart Förankring/diskussion i verksamheten
Pilotprojekt verksamhetsbaserad arkivredovisning Systemöversikt Koll –tänkbara leverantörer av system för bevarande Förbered kravställning system för bevarande Själva eller samarbete? Förvaltning/organisation e-arkiv?