Löneskulder i Heroma koncernen Karlstads kommun

En presentation över ämnet: "Löneskulder i Heroma koncernen Karlstads kommun"— Presentationens avskrift:

1 Löneskulder i Heroma koncernen Karlstads kommun
Systeminformation, versiondatum Löneskulder i Heroma koncernen Karlstads kommun

2 Beskrivning av skulder
1. Skuld uppstår I den månad som skuld uppstår skapas löneart MEGA. Denna löneart konteras på balanskonto för skulder.

3 Forts. beskrivning av skulder
2. Löneavdrag nästa månad Månaden efter skulden uppstått försöker Heroma göra ett löneavdrag för skulden. Finns inte tillräckligt med lön för avdraget görs avdrag med belopp som finns tillgängligt. Detta fortsätter nästa månad tills hela skulden är avdragen. Avdraget görs på löneart 7000 som konteras på samma balanskonto som löneart MEGA.

4 Forts. beskrivning av skulder
2. Löneavdrag nästa månad, forts

5 Forts. beskrivning av skulder
3. Faktura utfärdas Vid beslut om att faktura ska skickas, registreras löneart 8700, med fakturabeloppet. Skatt återbetalas på löneart Skulden på balanskontot blir 0 kr. Löneart 7000 rapporteras ej. Lönearten dras automatiskt.

6 Fakturaunderlag Exempel på ett fakturaunderlag

7 Undantag Avskrivning av fordran
Vid beslut om att fordran (=den anställdes bruttolöneskuld) skall avskrivas, så gäller nedanstående: Löneart 7000 får aldrig raderas! Den måste alltid bokas mot ex. löneart 1000 eller annan skattepliktig löneart eftersom den efterskänkta skulden är att betrakta som en ökning av inkomst av tjänst. Kontakta gärna Systemförvaltningsgruppen för Heroma vid frågor.

8 Hantering av skulder - Månad 1
Sökning nya bruttolöneskulder, dvs den månad som skulden uppkommer (signal ej gjorda avdrag) Ta fram önskat personurval. Välj rapporter, produktionslön, ej gjorda avdrag.

9 Forts. skulder månad 1 Resultat av Sökning nya bruttolöneskulder.
Frånvarolönearten som orsakat skulden visas på listan:

10 Hantering av skulder månad 2 och efterkommande månader
Sökning gamla bruttolöneskulder, dvs månaderna efter att skulden har uppkommit Ta fram önskat personurval. Välj rapporter, produktionslön, ej gjorda avdrag

11 Forts. skulder månad 2 och efterkommande månader
Resultat Sökning gamla bruttolöneskulder Kontrollera löneart 7000

12 Maskinell flytt av skuld mellan idnr
Anställd har flera idnr. Skuld uppstår på idnr 1 och inkomst finns på idnr 2 (kan vara flera idnr inblandade) Enbart bruttolöneavdrag och har denna markering. Signal uppkommer när skuld överflyttats till annat idnr. Skuld kan endast kvittas mot lika ersättning, dvs. bruttoavdrag kan enbart dras mot bruttolön på annat idnr, ej mot nettolön. Heroma flyttar pengar med automatik mellan idnr för att kunna dra skulden. Nytt från februari 2016 är att automatisk överflyttning numera även fungerar på tilläggslönearter som exempelvis timlön, övertid mm. Skuldregleringen uppstår i Lön 1. Den kan alltså inte ses vid provlön! Vid eventuell rättning av lön i mellanperioden krävs att man kör Produktionslön på alla berörda idnr samtidigt.

13 Maskinell flytt av skuld mellan IDNR
Skuld skulle ha uppstått på IDNR 3000 men är maskinellt flyttad till annat idnr.

14 Maskinell flytt av skuld mellan IDNR
Avdrag görs på IDNR 3004

15 Var observanta på grundlistan i januari och signal ej gjorda avdrag.
Här måste december månads frånvaro hanteras för sig via ett fakturaunderlag som INTE rapporteras in i Heroma. Ta bort frånvaron som avser föregående år och registrera på nytt. Ange ”Ska ej påverka lön”. Denna funktion finns under frånvaro, visa ändra frånvaro, löneuppg/kontering. Fakturaunderlaget skickas till personalekonomen på KLK som rättar kontrolluppgiften för föregående år. OBS! Ingen återbetalning av skatt får göras. Bruttoskulden blir nettoskulden i fakturaunderlaget. Medarbetaren vänder sig till Skatteverket för reglering av skatt.

16 Exempel på negativ skatt och bruttolön som måste åtgärdas
Exempel på negativ skatt och bruttolön som måste åtgärdas! Lägg ärende till servicedesk för stöd att hantera detta