Ekonomi och verksamhetsstyrning Johan Westin,

En presentation över ämnet: "Ekonomi och verksamhetsstyrning Johan Westin,"— Presentationens avskrift:

1 Ekonomi och verksamhetsstyrning Johan Westin, 2019-02-16

2 Du är medskapare av innehållet
Dagens upplägg Kommunens styrsystem Översiktligt kommunens (och Sveriges) ekonomi Fråga gärna Du är medskapare av innehållet

3 Vår vision Vår devis Vårt uppdrag Våra Botkyrkabor Vår vision
Framtidens Botkyrka är en inspirerande plats full av möjligheter. Genom kontraster, kreativitet och nyfikenhet skapar vi de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid Vår vision grundar sig i vår värdegrund, där Botkyrkabon är vår ledstjärna. Visionen visar oss framtidens Botkyrka och det vi alltid strävar efter. Vår devis – Långt ifrån lagom Devisen ger en bild av vad Botkyrka står för och vad vi lovar våra medborgare, företagare och medledare. Vårt uppdrag Vi ska leverera en god kommunal service – och bidra till en hållbar samhällsutveckling Vi jobbar i en politisk organisation. Politiken anger vad, men vi har stort inflytande i och ansvar för hur vi utför uppdraget. Våra Botkyrkabor I Botkyrka bor ca personer och antalet Botkyrkabor ökar stadigt. Ung befolkning – medelålder 37 år En av Sveriges mest internationella kommuner – 58 % har utländsk bakgrund Av alla barn upp till 18 år är 87 % födda i Sverige 163 nationaliteter 100 språk

4 Politisk nivå Vad? När? Roller
Vilket uppdrag/ansvar har jag som politiker? Roller Politisk nivå Vad? När? Verksamhets- nivå Hur? Vem? Vi har mao ett gemensamt uppdrag men olika roller Vilket uppdrag/ansvar har jag som tjänsteman? 4

5 (som den annars inte skulle göra!)
Vad är styrning? Utöva makt genom bland annat ettårsplan/mål och budget, andra styrdokument och uppföljning etc. Att få en annan aktör att göra något (som den annars inte skulle göra!) Därför har vi ett styrsystem, för att åstadkomma en förflyttning. .... Inte skulle göra = betyder inte att organisationen inte gör något utan att det är ert sätt att sätta (pointa) det som ni vill förändra eller utveckla. Grunduppdraget som ofta styrs genom lagstiftning etc behöver inte vara med i målstyrningen, det sker ändå

6 Styrsystemets uppgift
6,4 miljarder kronor 4 år Flerårsplan 93 000 medborgare 7 målområden 15 utvecklingsmål Förklara bilden – vad ser vi framför oss? Förändrade mål och målstyrning från 2018 Intäkterna avser verksamhetens intäkter + finansiella intäkter + skatteintäkter + generella statsbidrag och utjämningar Möjliggöra Botkyrkabornas medskapande av samhället Möjliggöra Botkyrkabornas livslånga lärande Möjliggöra arbete och företagande för Botkyrkaborna Möta Botkyrkabornas behov av stöd för att leva ett självständigt liv Möta Botkyrkabornas behov av gemenskap, rörelse och ett rikt kulturliv Skapa en god och trygg livsmiljö för Botkyrkaborna Effektiv organisation Ge några exempel på utvecklingsmål 6000 medledare

7 Hur gör vi? Men hur gör vi, har vi en plan. Klart vi har

8 Vi styr med tre tidsperspektiv
Vi skapar ett hållbart Botkyrka Plan för ett hållbart Botkyrka – 30 år Mål och budget med flerårsplan – 4 år Mål och internbudget – 1 år Johan Verksamhetsplan – 1 år Enhetens aktiviteter – 1 år

9 Styrning med helhetsperspektiv
Verksamhetens grunduppdrag Resursfördelning: - Investeringar - Ekonomistyrning Vision, styrdokument & prioriterade mål Processmått & uppföljning av den dagliga verksamheten Prioriterade utvecklingsfrågor Kvalitetssäkring av grund- uppdraget Ekonomiska ramar Olika styrformer för att skapa bra utveckling och verksamhet. Grunduppdraget regleras via lagar och reglemente för nämnderna. Fullmäktiges styrning utöver reglementen: Ekonomistyrning Normerande och aktiverande styrdokument Mål (ämnet för dagen) Uppdrag Mål där kf upplever brist på leverans, behov av förbättring eller mer av något. Kvalitetsarbete säkerställa grunduppdrag och fullmäktiges prioriterade frågor med givna ekonomiska resurser. Politisk styrning: Mål & budget för kf och nämnderna Processtyrning: VP

10 Arbetsmaterial Målstyrningen Fokus på vad fullmäktige vill ska utvecklas/ förändras/ förbättras. Fullmäktiges mål tar sikte på sådant som organisationen har möjlighet att påverka. Tydligt riktat till de nämnder/processer som verkligen kan påverka. Målen ska visa en viljeinriktning och bör i största möjliga mån vara mätbara, alternativt mätas på nämnderna för att se om man uppnår den effekt man vill. Jämförbarhet med andra. Målen tar sikte på kommande fyraårsperiod (rullande). Vad är då målstyrning?

11 Organisationens ansvar
Ordning och reda Medborgarens fokus Medledarskap Ordning och reda Syfte: Fortsätt berätta om hur vi ska göra det ”lättare att göra rätt”. Bilden är en kort introduktion till kommande bilder som går ytterligare på djupet kring dessa tre delar. För att vi ska kunna göra det lättare att göra rätt, tillsammans, behövs tre viktiga delar och dessa delar måste hänga ihop. För att kunna utöva ett medledarskap som gör oss möjliggörare av Botkyrkabornas behov måste vi parallellt arbeta med dessa tre delar: Ordning och reda Medborgarens fokus – på riktigt I Botkyrka har vi medborgarens fokus kopplat till jämlikhet: Botkyrkabornas behov, rättigheter och förutsättningar leder oss i vårt uppdrag så att de får det de har rätt till. Här är Botkyrkaborna självklara medskapare i all utveckling. Medledarskap Vi ansvarar alla för att få detta på plats.

12 Ordning och reda Syfte: Vad menas med ordning och reda och varför är det viktigt? Vi behöver ha ordning och reda, en struktur för hur vi arbetar. Sedan fyra-fem år tillbaka arbetat med att tydligare skapa struktur för att alltid utgå från medborgarens behov/fokus i allt vi gör, det är vårt viktiga kommunala uppdrag = processorientering. Vi arbetar processorienterat för att tillgodose medborgarnas behov på ett effektivt sätt. Vi behöver se helheten för Botkyrkaborna och samordna verksamheten i välfungerande kedjor. Jag har nu pratat kort om tre viktiga delar; ordning och reda, medborgarens fokus och medledarskap. Men hur gör vi i praktiken? Vi behöver bli medborgarnas möjliggörare, skapa förutsättningar för varje medborgare att växa, utvecklas och forma sitt liv, genom livets alla olika faser. För att vi ska lyckas krävs att vi tillsammans skapar och etablerar nya sätt att arbeta. Eventuellt nämna att Botkyrka är den första kommunen som jämlikhetsintegrerar processorienteringen. I Botkyrka är jämlikhet en självklar del av vårt kvalitetsarbete. Vi använder stödprocessen kvalitet och verksamhetsutveckling för att jämlikhetsintegrera alla våra processer. Jämlik arbetsplats = kompetensförsörjning.

13 Möjliggöra Botkyrkabornas medskapande av samhället
Behov hos medborgare och brukare Tillfredställda behov hos medborgare och brukare Att samordna koncernen och bereda ärenden Att planera och följa upp verksamheten Styr- och ledningsprocesser Strategiskt utveckla Botkyrka som plats Strategiskt utveckla kommunen som organisation Medborgarprocesser Möjliggöra Botkyrkabornas medskapande av samhället Botkyrkabon är genom goda möjligheter till insyn och påverkan medskapare av sitt samhälle. Stödprocesser Möjliggöra Botkyrkabornas livslånga lärande Botkyrkabon har kunskap och kompetens som ger förutsättningar för egenmakt under livets alla skeden.. Möjliggöra arbete och företagande för Botkyrkaborna Botkyrkabon har platser och förutsättningar för arbete och företagande som ger ekonomisk självständighet livet ut. Möta Botkyrkabornas behov av stöd för att leva ett självständigt liv Botkyrkabon får behovsanpassad vägledning, omsorg, vård och socialt stöd som ger förutsättningar för ett tryggt och utvecklande liv. Erbjuda Botkyrkaborna förutsättningar för gemenskap, rörelse och ett rikt kulturliv Botkyrkabon har tillgång till platser och sammanhang som bidrar till hälsa, en meningsfull fritid och ett aktivt socialt liv. Syfte: Förklara hur vi tillsammans, med nya och mer effektiva arbetssätt, blir medborgarnas möjliggörare Bild: Viktigt att pedagogiskt förklara bilden – vad är det vi ser framför oss? Bilden visar en så kallad processkarta, den visar oss hur vi tillsammans ska arbeta. Medborgarprocesserna i mitten är hela vårt kommunala uppdrag. Utifrån vad medborgaren har för behov visar kartan hur vi ska arbeta för att tillgodose de behoven. Varje medborgarprocess kan man säga kopplas till en förvaltning. Där är varje förvaltningschef processägare över den processen. Till vår hjälp har vi styr- och ledningsprocesser, ett exempel är t.ex. den mål och budget jag pratade om innan. Den arbetar processen ”Att planera och följa upp verksamheten” fram. Vi har även stödprocesser. Ett exempel är IT – för att tillgodose medborgarens behov behöver vi system, program för att kunna arbeta effektivt. Kompetensförsörjningsprocessen – vi behöver rätt personer på rätt plats . Lokalförsörjning är en annan stödprocess; vi behöver rätt lokaler för att bedriva våra verksamheter. Vi behöver bli medborgarnas möjliggörare, skapa förutsättningar för varje medborgare att växa, utvecklas och forma sitt liv, genom livets alla olika faser. För att vi ska lyckas krävs att vi tillsammans skapar och etablerar nya sätt att arbeta. Möjliggöra Botkyrkabornas medskapande av samhället Möjliggöra Botkyrkabornas livslånga lärande Möjliggöra arbete och företagande för Botkyrkaborna Möta Botkyrkabornas behov av stöd för att leva ett självständigt liv Möta Botkyrkabornas behov av gemenskap, rörelse och ett rikt kulturliv Skapa en god och trygg livsmiljö för Botkyrkaborna Effektiv organisation Skapa en god och trygg livsmiljö för Botkyrkaborna Botkyrkabon har en fysisk livsmiljö som ger förutsättningar för ett rikt liv. Redovisa ekonomi Möjliggöra kompetens-försörjning Administrera den pol. organisationen Tillhandahålla IT-stöd Möta behov av kommunikations-stöd Anskaffa varor & tjänster Tillhandahålla internservice Hantera finansiering & placering Möta behov av kvalitets- & verksam-hetsutvecklingsstöd Tillhandahålla juridiskt stöd Förvalta information Möjliggöra digitalisering Tillhandahålla lokalförsörjning Tillhandahålla säkerhetsstöd

14 Mål och budget med flerårsplan
Tex: Strategi för ett jämlikt Botkyrka Styrsystemet i Botkyrka kommun Ett hållbart Botkyrka Strategier, program, planer Processer Mål och budget med flerårsplan Uppföljning Resultat Nämnder Förvaltning Johan Viktigt att förklara denna bild – vad är tanken, vad symboliserar den? Enheter

15 Målens fokus (Uppföljning resultat)
Arbetsmaterial Målens fokus (Uppföljning resultat) För att kunna styra måste fullmäktige veta vad vi mäter. Vi relaterar målen till om de mäter resurser, produktion eller verksamhetsresultat. Ur ett medborgar-/brukarperspektiv är verksamhets-resultat det viktigaste. Det är dock tänkbart och ibland lämpligt för fullmäktige att formulera mål utifrån alla tre perspektiv. I vilken omfattning de olika kategorierna ska användas i målstyrningen är inte givet. Det är dock viktigt att tänka på vad som är strategiskt viktigt och vad man vill mäta/vad man vill uppnå och att ta fram mål utifrån medborgarens/brukarens behov. Att bara mäta ett resultat via hur nöjda brukare/deltagarna är innebär att vi bara frågar dem som är inkluderade. Betydelsen av flera mått för att spegla målet.

16 Dokument för att styra, planera och följa upp verksamhet och ekonomi
Ett hållbart Botkyrka Mål och budget med flerårsplan Verksamhetsplaner Delårs- och månadsuppföljning Årsredovisning Alla våra dokument läggs ut på Botwebb (vårt intranät) och vår externa webbsida – botkyrka.se

17 Mål och budget med flerårsplan
1. Omvärldsanalys, kommunövergripande 7. Nämnderna fastställer och rapporterar internbudget till ks 6. Kf fastställer mål och budget 2. Omvärldsanalys från förvaltningarna 3. Analysdagar 5. Nämndernas mål och budgetförslag 4. Kf fastställer måldokument + ev. uppdrag Ny process inför Beslut i fullmäktige i december 2015.

18 Uppföljning 8. Nämndernas årsredovisningar
7. Ekonomiuppföljning oktober 6. Kommunens delårsrapport 2 1. Ekonomiuppföljning mars 9. Kommunens årsredovisning 5. Nämndernas delårsrapport 2 (augusti) 2. Nämndernas delårsrapport 1 (april) 4. Ekonomiupp-följning juni 3. Kommunens delårsrapport 1

19 Resurser (pengar) Stöd och tips:
När du presenterar: utgå från målgruppen – vilka talar du till? I ett fall medledare och ett annat fall chefer. Chefer behöver ha med sig annat som kanske inte medledare behöver. Tänk hela tiden på vilka som lyssnar. Ett enkelt tips är att – utgå hela tiden från att de inte vet någonting. Med det sagt – lägg dig alltid på en mycket lägre nivå när du pratar och förklarar än du tänkt. Innan presentationen – tänk igenom – vad vill du att de tar med sig från din presentation? Vad är viktigt att de får med sig från varje bild? De bilderna med pilar hit och dit – tänk på att förklara för publiken vad det är de ser. Ibland blir saker och ting självklart för en själv när man är inne i det, men inte lika självklart för andra!

20 Resursfördelningsmodellen
Befolkningsprognos Täckningsgrad inom förskolan Individuella och kollektiva tjänster Budget 2015 Ekonomiskt bistånd ingår inte i fördelningsmodellen utan kommer att hanteras i särskild ordning En gemensam befolkningsprognos Täckningsgrad i förskolan innebär att resurser fördelas utifrån hur många som använder sig av förskolan Individuella tjänster tex elever, äldre ersätts fullt ut medan kollektiva tjänster tex kommunledningsförvaltningen bara får hälften av volym ökningar Respektive nämnd har sitt sätt att fördela resurser inom sin nämnd tex skolan har elevpeng

21 Kommunens intäkter Kommunens intäkter drygt 6 miljarder.
Möjlighet och begränsning Utrymme för nytt är begränsat för det krävs omprioriteringar eller effektivisering. Skatteintäktsökningar behövs för pris och löner samt volymökningar. Största inkomstkällan är skatteintäkterna från botkyrkaborna. Statlig skatteutjämningssystemet utjämna för olika förutsättningar Inkomstutjämning – statlig inkomstgaranti – befolkningens skattekraft – stor betydelse Kostnadsutjämningen – strukturella skillnader tex många barn många äldre kommunerna byter pengar med varandra LSS-utjämning – utjämning för höga/låga kostnader Ökande befolkning 1 krona i utdebitering = ca 170 mnkr Utan utjämning nästan 7 kronor högre skatt Bidrag riktade och EU Taxor och avgifter Maxtaxan – självkostnadsprincipen

22 Hit går pengarna Hur används pengarna utfall 2016
Förskola skola 51 % Äo och funktionsnedsatta 25 % Individ och familjeomsorg 11 % 87 % kärnverksamhet Kultur och fritid 6 % Infrastruktur och skydd 3 % g/p vägar räddningstjänst miljö- och hälsoskydd (ovanligt låg ligger normalt kring 4 procent, stora exploateringsintäkter 2016) Övrigt 4 % bla centrala politiken, klf, revision

23 Verksamhetens kostnader
Personalintensiv verksamhet Största kostnadsposten är personal 56 % Köp av verksamhet 20 % och köp av tjänster 11 % (indirekt personal) 87 % personalrelaterat

24 Kommunens resultat Positivt resultat i 24 år. Vad beror det på? 53 mnkr motsvara 0,9 % god ekonomisk hushållning ca 2 % och behövs för att täcka kostnader för investeringar och pensioenr

25 Investeringar Berätta om de investeringar vi gjort och varför.

26 Botkyrkas ekonomiska situation
Flera år av överskott Snabb befolkningsökning, volymökning Höga investeringar Ökad upplåning Låg egen skattekraft Stort beroende av skatteutjämningssystemen Stabil men relativt hög skatt Svag ökning av skatteintäkterna de senaste åren p.g.a. konjunkturen Vår ekonomiska situation - Vad betyder detta? Påverkar det oss som arbetar här, hur i sådana fall? Något som är extra viktigt att ha med sig in i sin nya roll i Botkyrka?

27 Vargen kommer?

28 Ekonomirapporten, december 2018
Kommunernas resultat före extraordinära poster Miljarder kronor respektive procent av skatter och bidrag

29 Den offentliga sektorns inkomster och utgifter Procent av BNP
Ekonomirapporten, december 2018 Den offentliga sektorns inkomster och utgifter Procent av BNP

30 Beräknade volymförändringar inom olika verksamheter Index 2017=100
Ekonomirapporten, december 2018 Beräknade volymförändringar inom olika verksamheter Index 2017=100

31

32 Tack!

33 Regler och styrdokument

34 Normerande statlig styrning
Kommunallagen 2 kap – Kommunernas befogenheter 8 kap – Ekonomisk förvaltning 9 kap – Revision Lag om kommunal redovisning 1 kap – Inledande bestämmelser 2 kap – Bokföring 6 kap – Värdering Skattelagstiftningen Rådet för kommunal redovisning – RKR (normerande) Rekommendationer Idéskrifter Vi styrs i mycket av statliga regleringar och när det gäller ekonomiområdet är det främst dessa lagar och kapitel

35 Normerande styrdokument kommunövergripande
Reglemente för budgetansvar och attest Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar Redovisningsreglemente Anvisningar för redovisning av materiella och immateriella anläggningstillgångar Policy och riktlinjer mot mutor och jäv Policy och riktlinjer för representation Upphandlings- och inköpspolicy med tillämpningsanvisningar Kommunstyrelsen/fullmäktige beslutar också om fördjupningar, tolkningar och egen normering. Det som berör er är främst

36 Ansvar och befogenheter
Kommunfullmäktige Fattar beslut i strategiska, långsiktiga och principiellt viktiga frågor Beslutar om skattesats och vilka nämnder som ska finnas Den centrala styrningen gentemot nämnderna sker via Mål och budget

37 Budgetansvar Nämnderna ansvarar för hela sin budget. Nämnden har rätt att omfördela medel inom sin ram. Vid risk för underskott ska åtgärder vidtas. Budgetansvarig utses av förvaltningschef. Budgetansvaret ska gälla ett väl avgränsat område. Budgetansvarig ska under året lämna prognoser som visar en bedömning av utfallet för året. Ska vidta korrigerande åtgärder när ekonomi- eller verksamhetsutfall inte följer budget och rapportera till närmaste chef.

38 Intern kontroll – en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen
Syftet med intern kontroll är ytterst att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls Intern kontroll omfattar alla system, rutiner och processer som syftar till att styra såväl verksamhet som ekonomi. God intern kontroll är ett tillstånd som ska upprätthållas ständigt i organisationen och integreras i verksamheten. Att ha god intern kontroll är inte att ha en intern kontrollplan. En intern kontrollplan används för stickprov på förmågan att genomföra och följa upp riktade åtgärder.

39 Att ta med sig Vad är ett bra resultat för din nämnd?
När har nämndens verksamheter gjort ett bra jobb? Är det tydligt vad nämnden vill att verksamheterna ska uppnå? Hur vill ni följa upp verksamheterna?

40 Tack!