National Implementation of the GSBPM – The Swedish Experience

En presentation över ämnet: "National Implementation of the GSBPM – The Swedish Experience"— Presentationens avskrift:

1 National Implementation of the GSBPM – The Swedish Experience
Mats Bergdahl Klas Blomqvist Statistics Sweden

2 Background Stove pipe production External demands
Expensive to develop, document and maintain Tailor made implementation necessary Competence needs unclear Variation in quality – not possible to demonstrate External demands Cost reductions Quality assurance Quicker reactions

3 Approach Harmonisation of production environment Business architecture
Organisational changes Agency focus in development

4 Business Process Model

5 Business Process Model

6 Process Owners Responsibilities for sub-processes of the BPM
Methods, tools and approaches Development Testing Maintenance Improvement Meet the needs of statistics production at Statistics Sweden Provide description, support, and training Working with a holistic view across the BPM Close contacts with stakeholders

7 The Process Support System
”Information bank” for the common processes Standard for statistics production Reference for all surveys Expanding and improving From Passive to Active

8

9

10

11

12 An Active Process Support System
Link to IT-tools Bigger focus on reports/KPI´s Designs and chocies are reused in the tools Process owner PSS Survey manager Processor Design Instructions Reports KPI´s Common IT-tools – Communication platform

13 Status of Common Toolbox
Fastställ behov 1 Designa och planera 2 Skapa och testa 3 Samla in 4 Bearbeta 5 Analysera 6 Redovisa och kommunicera 7 Kartlägg informations- behov och -utbud 1.1 Designa slutprodukt 2.1 Skapa mätinstrument 3.1 Framställ ram och registerpopulation 4.1 Klassificera och koda mikrodata 5.1 Framställ statistikvärden 6.1 Förbered publicering 7.1 Kartlägg kunder 1.2 Designa ram, registerpopulation och urval 2.2 Skapa och anpassa verktyg 3.2 Dra urval 4.2 Granska mikrodata 5.2 Granska makrodata 6.2 Sammanställ slutprodukt 7.2 Etablera kundkontakt 1.3 Designa datainsamling 2.3 Skapa produktionsflöde 3.3 Förbered datainsamling 4.3 Imputera för bortfall 5.3 Genomför röjandekontroll 6.3 Redovisa slutprodukt till kund 7.3 Fastställ informationsbehov 1.4 Designa bearbetning 2.4 Testa mätinstrument 3.4 Genomför datainsamling 4.4 Komplettera mikrodata 5.4 Fastställ slutligt observationsregister 6.4 Kommunicera slutprodukt 7.4 Förhandla och avtala 1.5 Designa analys 2.5 Testa verktyg och produktionsflöde 3.5 Överför och lagra data elektroniskt 4.5 Beräkna vikter 5.5 Tolka och förklara 6.5 Gallra och arkivera 7.5 Designa redovisning och kommunikation 2.6 Genomför pilotstudie 3.6 Fastställ innehåll för redovisning och kommunikation 6.6 Designa produktionsflöde 2.7 Driftsätt produktionsflöde 3.7 Planera produktionsomgång 2.8

14 Key achievements Broad acceptance of the approach
Basic tool box in place Structure to support the development – implementation – feedback – improvement cycle Increased usage of common standards (tools) linked to the BPM

15 Experiences Change management Do not overemphasize the model
Top-management commitment Communication Involve middle-managers Sustainability Responsibility and mandate – roles Do not overemphasize the model Focus on the similarities – not the exceptions

16 Way forward Implement more tools as services
Agency-wide implementation plans and support for selected tools Better knowledge of process performance Expand the tool box in the early stages of the process