Systemanskaffning – IT-avdelningens syn

En presentation över ämnet: "Systemanskaffning – IT-avdelningens syn"— Presentationens avskrift:

1 Systemanskaffning – IT-avdelningens syn
Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

2 Agenda UnitCF IT-organisationer Systemanskaffning
Varför blanda in IT-avdelningen Systemförvaltning Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

3 UnitCF HitCF, Högskolornas IT-chefsforum
UnitCF, Universitetens IT-chefsforum Nätverk för erfarenhetsutbyte och omvärldsanalys Samarbeten och utvecklingsprojekt Gemensamma upphandlingar och avtal SWAMID Beställare till Sunet Resultat: Adobe Connect Fillagringstjänst E-postfiltrering Beskriv vad Unitcf och Sunet är för något. Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

4 IT-organisationer Organisationen av IT-verksamheten varierar stort mellan lärosätena Centraliserad, decentraliserad Storlek, från ca medarbetare Projektmodeller Projektkontor Systemförvaltningsmodell En del kör egen drift andra outsource lösning. Bikupa och berätta om sin egen avdelningen, prata med någon från ett annat lärosäte Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

5 IT-organisationer IT-avdelningens olika kompetensområden Helpdesk
Användarstöd Inköp/upphandling Kommunikationslösningar Drift och infrastruktur Windows och Linux plattformar Fysisk och virtuell lagring Integrationer Utveckling Utvecklingsspråk, metoder och verktyg Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

6 Systemanskaffning Alla försäljare har lösningen på våra problem
really-work/ Åhörarna reflektera, känner ni igen er? Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

7 Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

8 Systemanskaffning Viktiga delar vid systemanskaffning Projektstyrning
Professionell projektledare Kommunikation mellan användare, systemägare och IT-avdelning Tydlig kravspecifikation Tydliga beslutsunderlag och beslutspunkter Engagerade projektdeltagare Resurser avsatta för projektkostnader Utsedd systemägare Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

9 Behovsanalys och kravspecifikation
Vilka behov, krav och önskemål har verksamheten Vilka funktioner önskas med det nya systemet Vilket utdata önskas Vad behöver man för stöd Hur vill man komma åt informationen Finns det samma behov inom flera delar Finns det olika behov Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

10 Konsekvensanalys Effektivisera arbetsprocesser Verksamhetsutveckling
Nyttoeffekter Vinsthemtagning Ersättning av befintligt system Krav på omläggning Avveckling av nuvarande system Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

11 Systemanskaffning Inventering och kartläggning av alternativ
Besluta om egen utveckling eller inköp av system Beslut om driftställe Upphandling - avrop Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

12 Varför blanda in IT-avdelningen?
Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

13 Kravspecifikation Tekniska förutsättningar Vilken indata efterfrågas
Vilken integration krävs med andra system Hur ska driftmiljön se ut Krav på säkerhetsnivå, inloggning och åtkomst Storlek på datamängd Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

14 Rita trädet på tavla, beskriv olika samband med en bild
Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

15 Systemkarta Ekonomisystem
Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

16 Infrastruktur Rita bild på trädet, Ladok 3 komplext idag dialog med Ladok 3 Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

17 Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

18 IT-avdelningens erfarenheter
Processer kontra projekt Återkommande arbete med systemanskaffningar Samarbete med leverantörer Leveransavtalets betydelse Service och supportavtal Handlingsplaner med tid - och ansvarsfördelning Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

19 SYSTEMFÖRVALTNING Kostnadsfördelningen är vanligtvis 20 % för anskaffning och 80 % för drift och förvaltning Tydliggöra ansvarsfördelningen mellan IT och systemägaren Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

20 Sytemförvaltning Verksamheten – Vad Teknik - Hur Systemägare IT-chef
Systemansvarig Förvaltningsgrupp Fånga verksamhetens behov Ansvara för att systemet motsvarar behoven Utvecklas Teknik - Hur IT-chef Driftansvarig Systemutvecklare Drift och förvaltning Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

21 Systemförvaltning Service level agreement, SLA Förvaltningsplanering
Krav på jour/beredskap Krav på backup och återläsning Hur länge kan systemet stå stilla vid ett haveri Servicetider Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

22 Systemförvaltning Resurser krävs för Systemägare och systemansvarig
Driftkostnader Licenskostnader Vidareutveckling och anpassning av systemet Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

23 Kvalitetsperspektiv Kvalitet Beställning av system
Förvaltning av system Uppföljning av nyttoeffekten och eventuella effektmål Har anskaffningen gynnat kärnverksamheten Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

24 Kommunikation Det vi ser som viktigt är att ha en ömsesidig respekt och att arbeta tillsammans med mycket kommunikation, såväl inom som utanför projektet. Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR

25 Tack för att ni lyssnat! ann.ohrn@oru.se marie.fryklof@miun.se
Ann Öhrn och Marie Fryklöf, HfR