Informationsmöte BTH, 29 september 2014 Aina Svensson & Urban Ericsson

En presentation över ämnet: "Informationsmöte BTH, 29 september 2014 Aina Svensson & Urban Ericsson"— Presentationens avskrift:

1 Informationsmöte BTH, 29 september 2014 Aina Svensson & Urban Ericsson
Enheten för digital publicering Uppsala universitetsbibliotek

2 Dagordning Allmän presentation av Diva, nutid- framtid. (Fika finns att tillgå:)) Hur hanteras studentuppsatser och avhandlingar i Diva. Exempel: från ax till limpa. Vad behöver BTH förbereda för att migrera från Lotus till Diva? Tid för frågor och svar 12-13 lunch Hur hanteras övriga forskningspublikationer. Exempel: från ax till limpa. Vad behöver BTH förbereda för att migrera från Lotus till Diva? Frågor och svar.

3 Enheten för digital publicering
Vilka är vi? En enhet inom Uppsala universitetsbibliotek 12 personer (bibliotekarier, systemutvecklare, IT-tekniker) Här sitter vi Carolina Rediviva

4 Enheten för digital publicering

5 Enhetens uppdrag DiVA Alvin Open Access
Leverera system och tjänster för att synliggöra och bevara vetenskapliga arbeten och kulturarv DiVA Alvin Open Access Målgrupper: DiVA-medlemmar utanför Uppsala universitet Uppsala universitet: forskare, anställda

6 DiVA-utveckling 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext
Tonåringen DiVA (14 år) 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext 2003 – 5 medlemmar 2008 – 17 medlemmar (ny version av DiVA) 2010 – 27 medlemmar 2013 – 34 medlemmar 2014 – 36+ medlemmar? Under de 5 senaste åren har vi: fördubblat antalet medlemmar berikats med nya typer av organisationer (ex. Nordiska ministerrådet, Naturvårdsverket, Nationalmuseum)

7 DiVA konsortium Gemensam sökportal: www.diva-portal.org
Universitet, högskolor, forskningsinstitut och museer Ersta Sköndal högskola Försvarshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Handelshögskolan i Stockholm Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Karlstads universitet Konstfack Kungl. Musikhögskolan Kungliga Tekniska Högskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Mittuniversitetet Mälardalens högskola Nationalmuseum Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Nordiska ministerrådet Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet Polarforskningsinstitutet Röda Korsets högskola Sophiahemmet Högskola Statens väg- och transportforskningsinstitut (VTI) Stockholms universitet Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Örebro universitet Gemensam sökportal: Konsortiemedlemmarna Använder samma system Styr gemensamt systemets utveckling Gemensam finansiering via avgifter Layout och viss funktionalitet kan anpassas lokalt

8

9 Förvaltningsmodell DiVA (pm3)
Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

10 Nya organisatoriska satsningar 2014
Förvaltningsledare – ny heltidstjänst! Uppgift att vara ”spindel i nätet” när det gäller kommunikation mellan användargruppen och utvecklargruppen Systemutveckling enligt scrum Tydligt definierade roller för effektiv utveckling Strategigrupp för DiVA – ny grupp! Diskutera övergripande frågor, mer långsiktigt perspektiv

11 DiVA Strategigrupp Tillsatt av systemägargruppen
För Strategiska & mer långsiktiga frågor Hur vill vi att DiVA utvecklas? Vilka nya behov/krav kommer att finnas? Vilka nya organisationer kommer att ansluta sig? Finansieringsmodell? Gruppen: Urban Ericsson (förvaltningsledare, UU) - sammankallande Anders Söderbäck, SU Klemens Karlsson, Konstfack Elisabeth Mannerfeldt, KTH David Lawrence, Linköping Ulrika Domellöf Mattsson, Naturvådsverket

12 Frågor till supporten Akuta problem, serverfel
Åtgärdas direkt via bevakning (driftansvarig) Mindre problem, typ poster som ”försvinner” Åtgärdas direkt från supporten Buggar, fel som kräver utvecklingsinsats Support/förvaltning skapar ärende (efter bedömning och konstaterande att det verkligen är ett fel) Frågor typ ”hur fungerar det?” eller ”är det möjligt att?” Svar från supporten, ibland krävs utredning för svårare frågor Utvecklingsförslag …

13 Utvecklingsförslag Förslag kan komma in olika vägar
Supporten Specialistlistans e-postlista I samband med DiVA-möten Förvaltningsledning i Uppsala bevakar förändringar (t.ex. anpassning SwePub) så att DiVA anpassas och uppdateras Beslut om utveckling – bedömningsfråga Små till medelstora förändringar - blir ett ärende, prioriteras inför kommande sprintstart Stora förändringar som innebär mer omfattande utvecklingsinsats  arbetsgrupp och strategigrupp Bedömning och beslut görs av förvaltningsledning (UU) efter insamlad information i relation till utvecklingsinsats

14 Lokala önskemål Målet är generella lösningar! Lokala listor
Forskningsämnen Organisationer Serier Utbildningsprogram Ämnen/kurser Lägga in egna forskningsämnen, serier, utbildning Möjligheter till vissa lokala inställningar

15 Möten 2014 Kommande möten inom DiVA-samarbetet DiVA användarmöten
6-7 maj (Uppsala) 16-17 oktober (Karlstad) DiVA systemägarmöten 19 november (Uppsala) DiVA strategigrupp 23 maj (Uppsala) – första mötet

16 Om DiVA – Digitala Vetenskapliga Arkivet
Plattform för digital publicering och registrering av publikationer 34+ medlemmar mer än referenser snart publikationer i fulltext över 24 miljoner nedladdade fulltexter under 2013 över 40 miljoner framtagna webbsidor under 2013

17 DiVA: webbstatistik (i miljoner)

18 URI, stabila länkar (KB)
Funktioner/användning Spridning Open access-publicering SwePub Webshop-koppling LIBRIS uppsatser.se, avhandlingar.se Utvärdering, bibliometri DRIVER/ OpenAIRE CV/webbsidor Europeana Import/export DiVA används för registrering, lagring, tillgängliggörande och spridning av en organisations publikationer Open access-publicering: original- och parallellpublicering, även retroaktiv publicering av digitaliserade verk. Lagring av tryckoriginal och andra filer. Funktion för att länka till en webshop (print-on-demand) Bibliografisk redovisning för bibliometri, utvärdering och statistik CV/webbsidor: skapa publikationslistor och t.ex. visa dem på en egen webbplats. Även möjligt att skapa egna sökgränssnitt med hjälp av utsökningar (exempel senare) Import/export av referenser och fulltextpublikationer i olika format Långtidsbevarande: Långsiktig förvaltning via förvaltningsplan. Permanenta identifikatorer, versionshantering och registering av förändringar i systemet (Fedora). Borttagen information och filer kan återställas. Öppna filformat, främst XML och PDF. Kontinuerlig översyn av filformat. Lagring och back-up sker i särskilt anpassade lokaler vid Uppsala universitets centrala IT-avdelning. URI, stabila länkar: Varje publikation i DiVA får ett urn:nbn som även används för att skapa beständiga länkar. Hanteras via länkserver på Kungl. Biblioteket. Det är även möjligt att ange andra stablia id som doi eller Web of Science-id. Spridning: DiVA är interoperabelt (OAI-PMH) och många tjänster höstar DiVA. Här ett urval, Ytterligare funktioner som är mer relevanta för lärosäten: Digital spikning av avhandlingar Digital arkivering av allmänna handlingar såsom studentuppsatser Primo, Summon, Ebsco m fl Långtidsbevarande Google, Google Scholar URI, stabila länkar (KB) 18

19 Gränssnitt till DiVA Gemensam DiVA-portal
Publikt sökgränssnitt med egen layout Administrativt gränssnitt (kräver inloggning) Registrering/import, uppladdning, ändring Granskning och publicering Hantering av användare, rättigheter, listor, e-post, beställningsprofiler Utsökning och export RSS/Atom, referensformat, OAI-PMH (Libris, SwePub m.fl.), lokal webb, sökmotorer

20 Publikt sökgränssnitt (Uppsala)

21 Administrativt gränssnitt (kräver inloggning)

22 Studentuppsats – från ax till limpa
Student registrerar och laddar upp sin uppsats Alternativt administratör Kan få mail när uppsatsen är publicerad i DiVA Administratör kontrollerar och publicerar Möjligt att få om att ny uppsats finns för publicering

23 Registrera uppsats (student)

24 E-postmeddelande ”Publication created”
Till studenten: Din uppsats/ditt examensarbete med titeln '$title$' har registrerats i Uppsala universitets publikationssystem DiVA. Det kan dröja några dagar innan din uppsats/examensarbete publiceras och blir synlig i DiVA eftersom den kommer att kontrolleras av DiVA-administratören på din institution (se lista på Om du har frågor/problem eller om publiceringen dröjer ta kontakt med din DiVA-administratör. När din uppsats/examensarbete är publicerad och synlig i DiVA kommer du få ett bekräftels . Hälsningar DiVA Helpdesk

25 Admin kontrollerar och publicerar

26 E-postmeddelande ”Publication published”
Hej! Din uppsats/ditt examensarbete med titeln '$title$' har publicerats i Uppsala universitets publikationssystem DiVA. Länk till din uppsats/ditt examensarbete i DiVA: $nbn_link$ Om något skulle vara fel, ta kontakt med DiVA-administratören på din institution (se lista på Hälsningar DiVA Helpdesk

27 Avancerad sökning

28 Utsökning - studentuppsatser
Möjligt söka ut på vissa kriterier och inkludera extern webbsida eller hämta till excel Skapa länk utsökning Sökning i avancerade sökformuläret Länk till träfflista

29 Migrering till DiVA Vad behöver BTH förbereda för att migrera studentuppsater från Lotus till Diva? Anpassa formatet till vårt format i DiVA Anpassningen görs lokalt Övriga frågor – studentuppsatser?

30 Avhandlingar – från ax till limpa
Olika rutiner hos olika DiVA-medlemmar Elektronisk spikning i DiVA, med spikblad Doktorand (eller administratör) registrerar och laddar upp avhandling Sammanläggningsavhandling Sammanfattning ”kappan” registreras som en post och ingående delarbeten för sig (länkas ihop i DiVA) Monografiavhandling Administratör kontrollerar och publicerar

31 Registrera avhandling – forskaren själv

32 Välj publikationstyp

33 Sammanläggningsavhandling i DiVA

34 Ingående delarbeten – enskilda poster som länkas till avhandlingen

35 Spika avhandling

36 Kommande disputationer UU

37 Administrera

38 Välja att dölja/visa funktioner

39 Hur hanteras övriga forskningspublikationer?
Importera poster Forskaren själv, från olika databaser, flera olika format Biblioteket importerar veckovis från Web of Science, Scopus Manuell registrering

40 Logga in som anställd ”staff”

41 Mina publikationer kopiera en post Posten finns i fulltext radera post

42 Logga in som anställd ”staff”

43 Sökning i WoS AD=((uppsala SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR HOSP OR AKAD SJUKHUSET OR Angstrom OR ANGSTROMLAB OR ANGSTROM LAB OR BIOMED CTR OR BMC OR Biomedicum OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Ctr Bioeth OR Ctr Gender Res OR Ctr Image Anal OR Ctr Multiethn Res OR Ctr Reprod Biol OR Ctr Surface Biotechnol OR DEPT MED SCI OR DEPT PHYS & ASTRON OR DEPT SURG OR EBC OR Evolut Biol Ctr OR Evolutionary Biol Ctr OR IFAU OR Linnaeus Ctr Bioinformat OR LUDWIG INST CANC RES OR Museum Evolut OR RUDBECK LAB OR SVEDBERG LAB OR SWEDISH INST SPACE PHYS OR Tandem Lab OR Uppsala Astron Observ OR UCR)) OR ((eskilstuna OR falun OR gavle OR vasteras OR nykoping) SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Inst Housing & Urban Res OR Neutron Res Lab)))

44 Importera från externa databaser

45

46 Lista importerade poster, dubbletter etc

47 Tillägg – affilering , lokalt användarid + nationell ämneskategori

48

49 Parallellpublicering
Försättsblad etc

50 Ladda upp fil i DiVA Välj version Accepterad version Inskickad version
Publicerad version Embargo? När ska filen göras fritt tillgänglig i DiVA? Särskilda villkor?

51 Automatiskt genererat försättsblad

52 Cover page with full reference and link to the reference
Final manuscript Cover page with information on version, the complete reference and a link to the published article on the journal’s homepage. Possible to add extra text, e.g. copyright information, if required by the publisher.

53 Self-archived article in DiVA
and other search tools Reference i DiVA self-archived article – accessible for all Abstract page of a record in DiVA Fulltext link: self-archived article, accessible for everybody with access to the internet. If you find the record in Google you often get directly to the PDF (and not to the abstract page). That’s why it is important to have a cover page with information about version and where the manuscript subsequently has been published. Subscribers can access the published version through the link on the cover page. DOI: link to the article on the journal’s homepage, accessible for subscribers article on journal website – accessible for subscribers $

54 Visa ”Ändra” och ”Granska”- spåren

55

56 Visa hur man hanterar avslutade organisationer, serier etc

57 Administrera

58 Litteraturlista från DiVA – forskares profilsida vid UU
Några exempel på utsökningar, dvs. att man hämtar information från DiVA och visar upp den på andra webbplatser Exempel på en profilsida för en forskare vid Uppsala universitet. Publikationslistan hämtas från DiVA och uppdateras automatiskt när nya publikationer registreras i DiVA

59 DiVA som publiceringsplattform: tidskriften Samlaren
Exempel: tidskriften Futhark som publiceras av Institutionen för nordiska språk och som använder DiVA som publiceringsplattform. Innehållsförteckningar skapas med hjälp av en utsökning, dvs. uppgifterna hämtas automatiskt från DiVA. Pdf-filerna lagras i DiVA och kan laddas ner direkt från tidskriftens webbplats. Det är även möjligt att beställa ett tryckt nummer via universitetsbibliotekets webshop (print-on-demand). Andra exempel på tidskrifter: JAAH (arkeologi), Samlaren (litteraturvetenskap)

60 Vidareutveckling Nytt sökgränssnitt
Anpassning till konstnärliga publikationer Eftersom de flesta svenska lärosäten använder DiVA: Gemensamma bibliografiska poster (och parallellpublicering) Gemensamma personposter som kopplar ihop lokala användarnamn och andra person-ID:n Gemensamma ”projekt-poster” som kan kopplas till person/organisation/publikation (CRIS) CRIS = Current Research Information System Stora prioriterade punkter, dessutom en hel del mindre saker

61 DiVA – SwePub/SweCris – VR
Prisma = VRs ansökningssystem SweCris = nationell projektdatabas VR Prisma Publ. Publ. DiVA SwePub Publ. Proj. SweCris Proj.

62 Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Drift + support
Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av ev. befintliga databaser Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen testingång + skarp ingång Utbildning Lägga upp lokala användare/listor

63 Frågor? Aina Svensson aina.svensson@ub.uu.se
Urban Ericsson