Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

En presentation över ämnet: "Utbildning för distriktets jubileumskoordinator"— Presentationens avskrift:

1 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Använda resurser Introduktion (5:00) Välkomna deltagarna till sessionen. I denna session kommer vi att titta närmare på de resurser som finns tillgängliga att hjälpa dig för att uppfylla ditt ansvar. Dessa resurser omfattar budgetstöd, planeringsdokument, data och PR samt kontaktinformation till några av LCI:s personal, vilka kan svara på frågor och ge vägledning när utmaningar dyker upp. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

2 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Sessionens mål Inhämta budgetstöd Använda och informera om hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Agera utifrån de data som finns i hundraårs-jubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webb-platsen Lions100.org Efter denna session kommer du att kunna: Inhämta budgetstöd för dina kostnader som distriktets jubileumskoordinator Använda och informera om hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

3 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Budget Årlig budget: USD 250 per distrikt Använda för utgifter relaterade till: Klubbesök Marknadsföra hundraårsjubileet vid möten/evenemang Kommunicera om hundraårsjubileet Seminarier för klubbarnas jubileumsordförande och andra klubbledare Resor och administrativa kostnader för hundraårsjubileet Avsnitt 1: Budgetstöd (5:00) Dela ut: Budgetplan för distriktets jubileumskoordinator Hundraårsjubileets handlingskommitté har lagt fast en årlig budget för jubileumskoordinatorer i distrikt. Den årliga budgeten för distriktskoordinatorer är USD 250. Dessa medel kan användas till att betala kostnader hänförliga till utförandet av dina uppgifter som koordinator. Exempel på kostnader som jubileumskoordinator i distrikt kan betala med dessa medel är: Klubbesök Marknadsföra hundraårsjubileet vid möten/evenemang Kommunicera om hundraårsjubileet med medlemmar och icke medlemmar i ditt distrikt Planeringsmöten eller seminarier för klubbarnas jubileumsordförande och andra klubbledare Resor och administrativa kostnader för hundraårsjubileet Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

4 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Budget Enkelt formulär för budgetplan Multipeldistriktets koordinator godkänner distriktets plan Medlem i hundraårsjubileets handlings-kommitté godkänner multipeldistriktens och distriktens planer Medel skickas i en klumpsumma för multipel-distriktets kassör att fördela En förenklad process har skapats för att ansöka om och få utbetalning av jubileumskoordinatorernas budgetmedel. För att ansöka om medel måste koordinatorerna fylla i ett enkelt formulär för budgetplan tillsammans med en kort beskrivning av planer för de tre huvudområdena för aktiviteter och kostnader. Skapa medvetenhet Utbildning för medlemmar Planering och insatser för att kunna uppnå hundraårsjubileets mål Din distriktsbudget måste presenteras för multipeldistriktets jubileumskoordinator som kommer att godkänna och vidarebefordra ansökningar till en medlem i hundraårsjubileets handlingskommitté. Alla medel kommer att utbetalas i en klumpsumma till multipeldistriktets kassör som fördelar medel till multipeldistriktets jubileumskoordinator och distriktens jubileumskoordinatorer. Beloppet är oberoende av faktiska kostnader och kvitton behöver varken sparas eller skickas in. Budgetansökningar för skulle ha skickats in den sista oktober, men under hundraårsjubileets kommande år kommer processen avslutas i juli, på det sätt det har beskrivits i vägledning för distriktets jubileumskoordinator. Detaljerad information kommer att skickas till alla jubileumskoordinatorer via e-post. De jubileumskoordinatorer som har utnämnts nyligen kan fortfarande ansöka om budget för Emellertid måste din ansökan vara oss tillhanda så snart som möjligt. Erbjud koordinatorerna att gå igenom handlingen ytterligare och låt dem ställa frågor. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

5 Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar
Innehåller en sammanfattning av hundraårs-jubileets viktigaste program för klubbar Ger förslag på fem steg för att klubbarna ska nå framgångar Innehåller två planeringsdokument: Klubbens plan för hundraårsfirande Arbetsblad för hundraårsjubileets aktivitetsplanering Avsnitt 2: Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar (20:00) Dela ut: Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Ge tid till deltagarna att gå igenom informationen. Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar är utformad att vara en omfattande vägledning och ett planeringsverktyg för klubbarna. Den första sidan sammanfattar hundraårsjubileets tema och tidsplan. De följande två sidorna ger förslag på steg som klubbarna kan vidta, för att engagera sig i hundraårsfirandet och att delta i viktiga program. Slutligen innehåller vägledningen två användbara planeringsdokument som klubbarnas jubileumsordförande och andra klubbledare kan använda, för att planera, genomföra och följa upp aktiviteter. Det första - Klubbens plan för hundraårsfirande - används för att sammanfatta målen för klubbens alla aktiviteter under hundraårsjubileets samtliga år. Det andra - Arbetsblad för hundraårsjubileets aktivitetsplanering - används för att definiera detaljerna för varje separat mål i planeringsdokumentet. Innan vi börjar använda arbetsbladet ska vi titta på smarta mål. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

6 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Smarta mål Specifika Mätbara Kräver handling Realistiska Tidsbundna Alltför ofta uppnår vi inte våra mål, på grund av att vi inte har definierat dem. Fråga: Räck upp handen om du har hört talas om smarta mål. De fem kännetecknen för smarta mål visas på bilden. Så låt oss gå igenom dem tillsammans. Gå igenom över de fem kännetecknen för smarta mål och be deltagarna att definiera och ge exempel på var och en av dem. Exempel på definitioner och mål finns nedan, att använda vid behov: Smarta mål är specifika, så att det är tydligt när man uppnår dem. Ett exempel på en målbeskrivning kan vara: Min klubb ska samla in kronor under detta år, för att hjälpa till att finansiera återuppbyggnad av den lokala lekplatsen. Smarta mål är mätbara, så att man kan se framsteg under arbetets gång. I exemplet om lekplatsen kan man räkna de pengar som har samlats in efter varje insamlingsaktivitet och följa upp framstegen mot målet på kronor. Smarta mål kräver handling, så att man på ett tydligt sätt kan se vad som krävs för att kunna nå målet. I vårt exempel vet vi att evenemang måste genomföras och donationer måste samlas in från allmänheten, för att kunna få ihop de pengar som krävs. Smarta mål är realistiska, så att klubbmedlemmarna inte tappar sugen om de ställs inför utmaningar. Baserat på tidigare erfarenhet kan medlemmarna vara säkra på sin förmåga att samla in kronor. Slutligen är smarta mål tidsbundna, så att det är mindre sannolikt att vi senarelägger våra insatser att nå målen. I vårt exempel har vi sagt att vi ska samla in pengarna under detta år. För att öva ytterligare på att använda smarta mål och vägledning om att skriva handlingsplaner kan du gå igenom kursen Målsättning i Lions utbildningscenter. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

7 Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar
Hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar - Aktivitet Be deltagarna att arbeta i grupper om 3-4 personer (eller två och två om gruppen är liten), för att fylla i så mycket som möjligt av Arbetsblad för hundraårsjubileets aktivitetsplanering avseende en av de planerade aktiviteterna som deltagarna berättade om i den förra sessionen. Avbryt efter 10 minuter. Summera aktiviteten genom att ställa följande frågor: Vad anser du vara den största fördelen för klubben att använda denna process? Svaren kan omfatta: Att använda arbetsbladet uppmuntrar medlemmarna att fundera över möjliga utmaningar och lösningar innan aktiviteten påbörjas. Arbetsbladet kan bidra till att alla medlemmar är överens om detaljerna i planen och de uppgifter som ska utföras. Klubbens jubileumsordförande kan använda arbetsbladet för att regelbundet följa upp de framsteg som görs. Arbetsbladet kommer påminna klubbmedlemmarna om betydelsen av att inrapportera aktiviteter i MyLCI och till dig som distriktets jubileumsordförande. Saknas något på arbetsbladet som du kommer att rekommendera till klubbarna? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

8 Hundraårsjubileets rapporter
Avsnitt 3: Hundraårsjubileets rapporter (15:00) Be deltagarna att ta fram sitt exemplar av den senaste hundraårsjubileets rapport, vilken de ombads att ta med sig. Som vi har gått igenom under morgonen är en viktig del i din roll som distriktets jubileumskoordinator att vara uppdaterad om de hundraårsjubileets aktiviteter som dina klubbar planerar och genomför. Regelbunden kommunikation med varje klubb kommer säkerställa att de alla gör framsteg på vägen att nå målen. Hundraårsjubileets rapportdagar är ett mycket lämpligt tillfälle att genomföra diskussioner om specifika delar i hundraårsjubileets program. Under de kommande månaderna kan du använda de data som finns i hundraårsjubileets rapporter, för att finna relevant information att diskutera. Dessa rapporter är också användbara i förberedelserna inför rapportdagarna. Rapporterna når du genom att logga in på MyLCI. Informationen i rapporterna uppdateras i realtid och ger en ögonblicksbild av framstegen i klubbar och distrikt inom varje programområde: Hundraårsjubileets hjälputmaning: Antal människor som har fått hjälp och kampanjer som har genomförts Antal nya medlemmar som har rekryterats och fadderskap för nya klubbar Antal hundraårsjubileets bestående projekt som har genomförts på respektive nivå Låt oss titta närmare på distriktets rapporter och därefter genomföra ett rollspel med möjliga konversationer som data i rapporterna kan skapa. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

9 Hundraårsjubileets rapporter
Hundraårsjubileets rapporter: Aktivitet - Rollspel Hänvisa deltagarna till sidan 1-2 i deltagarhandboken. Be deltagarna att arbeta två och två och studera en av rapporterna samt identifiera minst tre punkter att tala om, oavsett om det är om framgångar eller utmaningar, som skulle kunna diskuteras med klubbarna. Be paren att rollspela konversationen mellan distriktets jubileumskoordinator och klubbens jubileums-ordförande. Ge deltagarna 10 minuter till denna aktivitet. Be några av deltagarna att berätta om de punkter de har valt att tala om samt lösningar eller nästa steg de bör ta. Be deltagarna att berätta om vilken del i rapporten de anser mest värdefull, för att kunna diskutera hundraårsjubileets aktiviteter med klubbordförande. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

10 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Avsnitt 4: Verktygslådan på Lions100.org (10:00) Webbplatsen Lions100.org är den bästa platsen att finna uppdateringar och resurser för planering av aktiviteter och kommunikation om hundraårsjubileets program, både till Lions medlemmar och till icke medlemmar. Tillbringa tid på webbplatsen, för att bekanta dig med den och besök den ofta för att finna nya resurser och ny information. När nya resurser skapas läggs de upp på webbplatsen Lions100.org, så det vi ser i dag kan ändras i morgon och det kan finnas nya resurser att ta del av i andra avsnitt på webbplatsen. I dag ska vi ta en titt på några av de viktigaste sidorna i verktygslådan. Notering till instruktören: Alla bilder togs i november 2015. Hänvisa deltagarna till sidan 3 i deltagarhandboken, för att se en översikt över de sex huvudsidorna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

11 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets översikt. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

12 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets hjälputmaning. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

13 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets medlemsutmaning. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

14 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets koordinatorcenter. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

15 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets resurser. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

16 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Gå igenom punkterna i hundraårsjubileets marknadsförings- och annonscenter. Fråga: Har någon använt dessa? Om ja, hur? Som vi har sett finns det redan en stor mängd verktyg och resurser som du kan använda på webbplatsen Lions100.org. Fråga: Vilka andra resurser som ännu inte finns tillgängliga på webbplatsen Lions100.org skulle vara dig till hjälp under det att du utför dina uppgifter? Skriv ner deltagarnas förslag på nya resurser på blädderblocket. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

17 Viktiga kontakter på LCI
Hundraårsjubileets serviceaktiviteter Hundraårsjubileets medlemsaktiviteter Hundraårsjubileets bestående projekt Hundraårsjubileets kommunikation Hundraårsjubileets klubbrekvisita MyLCI Andra frågor Sammanfattning (5:00) Vi har tillbringat tid med att titta närmare på de resurser som finns, till exempel budgetstöd, planeringsdokument, data och PR-resurser. En annan viktig resurs för dig är LCI:s personal, vilka är redo att svara på dina frågor, hjälpa dig med utmaningar och länka dig till resurser du behöver för att kunna utföra dina uppgifter. Dina uppgifter som distriktets jubileumskoordinator är varierade och mycket viktiga, för att firandet av hundraårsjubileet ska bli framgångsrikt. LCI:s personal finns där för att hjälp dig att bli så effektiv som möjligt. Informationen på denna bild finns med på den sista sidan i vägledning för distriktets jubileumskoordinator. Dessa e-postadresser är bra att känna till när frågor om hundraårsjubileet uppstår. Som du ser finns det separata team inom följande programområden: Hundraårsjubileets serviceaktiviteter Hundraårsjubileets medlemsaktiviteter Hundraårsjubileets bestående projekt Hundraårsjubileets kommunikation (till exempel alla PR-resurser, videor och berörande berättelser) Hundraårsjubileets klubbrekvisita MyLCI Alla andra frågor (till exempel nominering av jubileumskoordinatorer, budget och stöd) När du jobbar vidare med hundraårsjubileets aktiviteter bör du ha denna kontaktlista till hands samt dela med dig av idéer och behov av ytterligare resurser med tillämplig personal. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

18 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Sessionens mål Inhämta budgetstöd Använda och informera om hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Agera utifrån de data som finns i hundraårs-jubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webb-platsen Lions100.org Låt oss gå igenom målen för denna session: Nu bör du kunna: Inhämta budgetstöd för dina kostnader som distriktets jubileumskoordinator Använda och informera om hundraårsjubileets planeringsvägledning för klubbar Agera utifrån de data som finns i hundraårsjubileets rapporter Använda resurserna i verktygslådan på webbplatsen Lions100.org Fråga: Har vi uppfyllt våra mål? Svara på eventuella frågor. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator

19 Utbildning för distriktets jubileumskoordinator
Utvärdering Avsluta sessionen med att be deltagarna fylla i utvärderingen av sessionen. Utbildning för distriktets jubileumskoordinator