Microsoft® Office SharePoint® Services utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office SharePoint® Services utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office SharePoint® Services 2007- utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® Services utbildning Innan du börjar: Eleverna bör kunna lägga till, redigera och checka ut filer i ett SharePoint-bibliotek. Om de inte kan det bör de genomgå följande utbildningspresentationer online: "SharePoint-dokumentbibliotek I: Introduktion till att dela filer" och "SharePoint-dokumentbibliotek II: Allt om utcheckning". [Meddelanden till utbildaren: Mer information om att anpassa den här mallen hittar du på den allra sista bilden. Mer lektionstext finns även i rutan Anteckningar för vissa bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i PowerPoint 2000 och senare versioner. Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i tidigare PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot). (Du hittar filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske ett varningsmeddelande visas angående personlig information om du sparar mallen. Den här varningen gäller inte den här presentationen om du inte lägger till information i egenskaperna för själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

2 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Kursens innehåll Översikt: Låt det flyta på Lektion: Grunderna i arbetsflöden Lektionen avslutas med några frågor där du kan kontrollera att du har förstått materialet. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

3 Översikt: Låt det flyta på
Använder ditt företag en Microsoft Office SharePoint Server webbplats? Använder du dokumentbibliotek på den webbplatsen för att dela med dig av filer? Om svaren på båda frågorna är ja bör du lära dig hur man använder arbetsflöden, eller automatiserade processer för att cirkulera dokument för olika typer av granskningar. Du kommer att få lära dig grunderna i den här kursen. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

4 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Kursens mål Lär dig hur värdefullt ett arbetsflöde kan vara för dig och dina medarbetare. Lär dig grunderna om arbetsflöden: hur du kan starta ett, hur personer kan delta och så vidare. Starta arbetsflödet för godkännande. Nu kan du skicka en fil till andra för att de ska godkänna den. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

5 Grunderna i arbetsflöden
Lektion Grunderna i arbetsflöden

6 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Vad är ett arbetsflöde? När vi pratar om ett dokumentbibliotek i SharePoint, är ett arbetsflöde en automatiserad process som gör det enklare att granska en fil. Du, den person som vill få filen granskad, startar arbetsflödet. Sedan kan du lugnt luta dig tillbaka medan de olika personerna automatiskt får meddelanden om att de måste granska filen. Om de glömmer bort att göra det kommer de att få en ny påminnelse via e-post. När alla har utfört sin uppgift visas en sammanfattning av arbetsflödet på en webbsida. Den här sidan fungerar som ett protokoll över vem som gjorde vad i arbetsflödet. Men vad gör egentligen personerna när de granskar filen? Det beror på vilken typ av arbetsflöde du väljer att starta. Vi ska nu titta närmare på det. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

7 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
De tre arbetsflödena När du sparar en fil i ett dokumentbibliotek på en webbplats för SharePoint Server 2007, har du tre olika arbetsflöden att välja bland. Arbetsflöde för godkännande, där alla ombeds godkänna en fil. Arbetsflöde för att samla in feedback, som används för att få feedback. Arbetsflöde för att samla in signaturer, som används för att samla in digitala signaturer från olika personer. Exempel på hur arbetsflödestyperna kan användas: Arbetsflöde för godkännande. Innan du ska hålla en presentation kan du välja att köra det här arbetsflödet så att viktiga personer på ditt företag kan godkänna den. Arbetsflöde för att samla in feedback. Om du håller på att skriva en ny företagspolicy kanske du vill få feedback från personer på olika avdelningar. Sedan kan du inkludera allas feedback i den slutliga versionen innan den blir officiell. Arbetsflöde för att samla in signaturer. Du kan till exempel använda det här arbetsflödet om du vill att någon ska skriva under en kostnadsrapport eller prestationsgranskning. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

8 Arbetsflödet för godkännande
Det enklaste av de tre arbetsflödena är arbetsflödet för godkännande. Hur fungerar det? När du startar arbetsflödet från en fil i ett dokumentbibliotek händer ett par saker. Ett speciellt e-postmeddelande skickas ut till den första godkännaren. På din SharePoint-webbplats kallas det här e-postmeddelandet en "uppgift" eftersom meddelandet är som ett "att göra-objekt" för en viss person i arbetsflödet. Uppgiften ber dem godkänna filen. Det gör de genom att klicka på knappen Godkänn . Den här kursen tar bara upp arbetsflödet för godkännande, för att lära ut grunderna. Mer information om knappen Godkänn finns på de nästkommande bilderna. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

9 Arbetsflödet för godkännande
Det enklaste av de tre arbetsflödena är arbetsflödet för godkännande. Hur fungerar det? När du startar arbetsflödet från en fil i ett dokumentbibliotek händer ett par saker Sedan får nästa person en uppgift. De klickar på knappen Godkänn . Uppgiften skickas sedan till den sista personen i kedjan. När de klickar på knappen Godkännär arbetsflödet slutfört. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

10 Arbetsflödet för godkännande
Det viktigaste är att uppgiften skickas ut till en godkännare åt gången, i den ordning som du anger på förhand. Om en person inte kommer ihåg att godkänna filen kan det stoppa upp arbetsflödet och göra så att nästa person i kedjan inte får uppgiften. Men du kan ställa in ett stoppdatum så att arbetsflödet skickar ut ett påminnelsemeddelande. En detaljerad beskrivning visas på nästa bild. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

11 Sidan Arbetsflödesstatus
När arbetsflödet har slutförts, visas sidan Arbetsflödesstatus , som du ser här, med en sammanfattning av de aktiviteter som genomförts i arbetsflödet. Du ser varje uppgift, dess status och resultatet. Du, som initierare av arbetsflödet, får även den här informationen i form av ett praktiskt e-postmeddelande när arbetsflödet har slutförts. Arbetsflöden I: Grunder du brör känna till

12 Sidan Arbetsflödesstatus
Sidan Arbetsflödesstatus är en av de största fördelarna med att använda ett arbetsflöde. Varför? Därför att om det uppstår tveksamheter om ifall filen hade blivit godkänd eller inte kan personerna gå tillbaka till den här sidan och få svar på just den frågan. Obs! Sidan Arbetsflödesstatus visas också för arbetsflödet för att samla in feedback och arbetsflödet för att samla in signaturer. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

13 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Så här ser det ut Hur startar du då ett arbetsflöde och hur slutför personerna sina uppgifter? Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Obs! Animeringen visar tillvägagångssättet för PowerPoint 2007, men det är samma i Word 2007 och Excel 2007. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När en fil har spelats upp en gång måste du kanske klicka på Spola tillbaka (högerklicka först) och sedan klicka på Spela upp. Om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild klickar du utanför animeringen. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna på den sista bilden om att spela upp Flash-animeringar. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen kan du använda nästa bild som ser likadan ut, men innehåller statisk grafik. Ta antingen bort den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Animeringen visar hur Lisa, som har skapat en presentation för ett företagsmöte med ett par viktiga tillkännagivanden, använder arbetsflödet för godkännande för att skicka runt, eller cirkulera, presentationen till tre nyckelpersoner innan hon avslutar den. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

14 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Så här ser det ut Hur startar du då ett arbetsflöde och hur slutför personerna sina uppgifter? I det här exemplet har någon skapat en presentation för ett företagsmöte som innehåller några viktiga tillkännagivanden. Hon använder arbetsflödet för godkännande för att cirkulera presentationen till tre nyckelpersoner innan hon avslutar den. Först av allt klickar hon på länken Godkännande, som visas på bilden. Hon anger sedan mottagarnas e-postadresser, skriver ett introduktionsmeddelande, anger en tidsgräns och klickar slutligen på Start. Den första personen kommer sedan att få ett e-postmeddelande med en länk som han eller hon klickar på för att granska filen. När alla tre granskarna har utfört samma åtgärd kommer kolumnen Godkännande i dokumentbiblioteket att innehålla ordet Godkänd och sidan för arbetsflödesstatus innehålla tre slutförda uppgifter. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Ta antingen bort den här bilden eller den föregående bilden innan du visar presentationen.] Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

15 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Kommentarer Innan de klickar på knappen Godkänn kan personerna även skriva in korta kommentarer om filen. De visas längst ner på sidan Arbetsflödesstatus,i avsnittet Arbetsflödeshistorik . Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

16 Det kan hända att filen avvisas
Ett arbetsflöde innehåller även en knapp för att avvisa en fil. På den här bilden ser vi att Brian avvisade filen eftersom han tycker att bild 2 är felaktig. Det är dock viktigt att lägga märke till att Brians uppgift ändåanses vara Avslutad, även om han har avvisat filen i uppgiften. Om någon avvisar filen måste du rätta den och sedan starta om arbetsflödet för att få filen godkänd igen, om du har begärt ett enhälligt godkännande. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

17 Meddelanden från initieraren
Du har sett hur man startar ett arbetsflöde och hur olika personer slutför uppgifter med hjälp av e- postmeddeladen. När du initierar ett arbetsflöde kommer du också att få två speciella e- postmeddelanden. Du får ett meddelande där du informeras om att ett arbetsflöde har startat. När alla har slutfört sina uppgifter får du ett slutligt meddelande där du informeras om att arbetsflödet har slutförts. Det meddelandet innehåller även namnen på de personer som har godkänt eller avvisat filen. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

18 Meddelanden från initieraren
Alla de här meddelandena innehåller en länk längst ner. Om du klickar på den kommer du till sidan Arbetsflödesstatus. Den här länken är särskilt användbar när du får det första meddelandet eftersom du kan kontrollera vem som har och inte har slutfört sina uppgifter ännu. Att klicka på länken i det sista meddelandet är ett enkelt sätt att komma till sidan Arbetsflödesstatus, om du skulle vilja kontrollera att filen verkligen har godkänts. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

19 Så här avbryter du ett arbetsflöde
Men säg att du skulle behöva avbryta ett arbetsflöde? Gå till sidan Arbetsflödesstatus och klicka på Avbryt det här arbetsflödet. Då stoppas arbetsflödet och ett meddelande genereras om att arbetsflödet har avbrutits. Uppgifterna, oavsett om de slutförts eller inte, kommer fortfarande att visas på statussidan, ifall du skulle vilja spara dem i dokumentationssyfte. Av vilken anledning ska man avbryta ett arbetsflöde? Kanske den fil som du trodde var färdig inte riktigt var så färdig. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

20 Fler nyttiga funktioner
Knappen Redigera den här uppgiften, som visas här, är ett jättebra verktyg för att slutföra en uppgift i ett arbetsflöde. Det kan emellertid hända att personerna i ditt arbetsflöde inte ser den här knappen i Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint Det kan bero på att de har inaktiverat meddelandefältet. De kan alltid aktivera meddelandefältet igen genom att använda fliken Visa . Om knappen ändå inte visas kan de slutföra uppgiften på själva SharePoint-webbplatsen med hjälp av webbläsaren. Mer information om hur man gör det finns i Snabbreferens. Det finns en länk till den i slutet av kursen. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

21 Fler nyttiga funktioner
Knappen Redigeraden här uppgiften är inte tillgänglig. Varför? Därför att den bara är tillgänglig när någon har köpt en av följande programsviter: Den finns också tillgänglig i de fristående versionerna av Word 2007, Excel 2007 och PowerPoint Knappen är dock inte tillgänglig i andra Office-sviter, till exempel Microsoft Office Standard 2007. Microsoft Office Professional Plus 2007 Microsoft Office Enterprise 2007 Microsoft Office Ultimate 2007 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

22 Fler nyttiga funktioner (forts.)
Det är också bra att veta att de arbetsflöden som tagits upp i de här kurserna endast är tillgängliga om du kan spara en fil till ett dokumentbibliotek på en webbplats för SharePoint Server Hur tar jag reda på om jag har SharePoint Server 2007? Det här är en vanlig fråga. Försök starta ett arbetsflöde för godkännande enligt anvisningarna i den här kursen. Om du ser alternativet för att starta arbetsflödet är det bara att köra igång. Om du ser alternativet för att starta arbetsflödet är det bara att köra igång. Om du inte ser alternativet frågar du den person som är ansvarig för servern, eller någon på IT-avdelningen, om vad som kan göras för att du ska kunna använda de arbetsflöden som beskrivs här. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

23 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 1 När du använder ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek, vad brukar normalt hända? (Välj ett svar.) Filer skickas ut till alla personer på företaget så att de kan granska dem. Det bidrar till att automatisera granskningsprocessen för en fil genom att tillhandahålla en länk i ett e-postmeddelande. Det hänvisar personer från ett bibliotek till ett annat så att de kan granska filen. Det gör det enklare att skicka ut filer för granskning utan att behöva använda e-post. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

24 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 1: svar Det bidrar till att automatisera granskningsprocessen för en fil genom att tillhandahålla en länk i ett e-postmeddelande. Din IT-specialist kan också tillhandahålla arbetsflöden för att utföra andra arbetsuppgifter men arbetsflödena i ett dokumentbibliotek hjälper som standard till att skicka ut filer för granskning. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

25 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 2 När någon tilldelas en uppgift i arbetsflödet, hur ser den uppgiften ut? (Välj ett svar.) Den ser ut som en liten klisterlapp med instruktioner om vad som ska göras. Den ser ut som ett e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller instruktioner. Den ser ut som en liten skrivskiva med en kryssruta bredvid uppgiften. Den visas bredvid dokumentet i en särskild kolumn. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

26 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 2: svar Den ser ut som ett e-postmeddelande. E-postmeddelandet innehåller instruktioner. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

27 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 3 Var kan du se information om vilka personer som slutfört sina uppgifter i arbetsflödet? (Välj ett svar.) I själva dokumentet. I en kolumn bredvid filen i biblioteket. På sidan Arkivrapportering för arbetsflöde. På sidan Arbetsflödesstatus. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

28 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Testfråga 3: svar På sidan Arbetsflödesstatus. Du kan använda den här sidan som ett officiellt dokument över vilka personer som varit involverade i arbetsflödet. Och kom ihåg att den som startar arbetsflödet (initieraren) kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till statussidan. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

29 Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till
Snabbreferens En sammanfattning av de ämnen som tas upp i den här kursen finns i Snabbreferens. Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till

30 Använda den här mallen Den här mallen för Microsoft Office PowerPoint® innehåller övningsmaterial som ger dig en introduktion till arbetsflöden, de automatiserade processer som cirkulerar dokument för olika typer av granskningar från dokumentbiblioteket i Microsoft Office SharePoint® Services Mallen är utformad för presentationer inför en grupp, och du kan anpassa den efter behov. Innehållet i den här mallen har anpassats från kursen "Arbetsflöden I: Grunder du bör känna till" på Microsoft Office Online. Funktioner i mallen Rubrikbild: På den allra första bilden finns en platshållare där du skriver in namnet på ditt företag. Om du inte vill använda texten kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Det finns effekter som Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner, från och med Microsoft PowerPoint Om du vill byta animeringseffekter går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du registrera Microsoft ActiveX-kontrollen Shockwave Flash Object på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobes webbplats. Varning om att spara Flash animeringarna: Flash-animeringarna kan spelas upp i versioner från och med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i det tidigare PowerPoint-filformatet: PowerPoint presentation (*.ppt) eller PowerPoint mall (*.pot). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar den i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (*.pptx) eller PowerPoint-mall (*.potx), bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används i hela bildspelet. Om du vill använda en annan går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder de alternativ som visas. Hyperlänkar till online-kursen: Mallen innehåller en länk till online-versionen av utbildningskursen. Länken leder till Referenskortet som tillhör den här kursen. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens titel. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I rutan Anteckningar eller på anteckningssidan (Visa-menyn eller fliken) finns detaljerad hjälp om den här mallen.