Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning [Meddelande till utbildaren: Den här kursen är den andra i en serie kurser. Innan ni börjar med den här kursen rekommenderas deltagarna gå igenom den första utbildningspresentationen, "Excel Services I: Grunderna". På den sista bilden finns instruktioner om hur du anpassar den här mallen. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstren till några bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i PowerPoint 2000 och senare versioner. Obs! Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske du får en varning om personlig information när du sparar filen. Varningen gäller inte för den här presentationen, såvida du inte lägger till information i egenskaperna till själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

2 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Kursens innehåll Översikt: Krav och behörigheter Lektion: Vad du behöver för Excel Services I lektionen finns några frågor som testar om du har förstått materialet. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

3 Översikt: Krav och behörigheter
Excel Services är enklare att använda om du har konfigurerat det på rätt sätt. I den här andra kursen om Excel Services får du förslag på olika sätt att förenkla för dig och dina kollegor. Du får också lära dig hur du anger behörigheter så att bara vissa personer kan redigera Excel Services- filer. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

4 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Kursens mål Veta vilken programvara som behövs för att använda Excel Services. Förstå Microsoft Office® SharePoint®-behörigheter och hur de påverkar vad olika personer kan göra med filer som publicerats på en SharePoint-webbplats. Veta vad som händer om du ser ett meddelande om betrodda platser när du har publicerat en fil på en SharePoint-webbplats. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

5 Vad du behöver för Excel Services
Lektion Vad du behöver för Excel Services

6 Vad du behöver för Excel Services
Som vi såg i seriens första kurs, "Excel Services I: Grunderna", är Excel Services ett bra sätt att göra data tillgängliga för användare med en webbläsare. Men vad behöver du för att Excel Services ska fungera smidigt? Att använda det är en gemensam uppgift för de som konfigurerar det och de som publicerar filer i det. Om du förbereder dig och lär dig lite om vad som pågår bakom kulisserna kan du få ut mer av det. Vi börjar med att gå igenom programvarukraven för att använda Excel Services. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

7 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Programvarukrav Här är kraven för att använda Excel Services: En SharePoint-webbplats baserad på SharePoint Server 2007 Enterprise. Excel Services konfigurerat på webbplatsen. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

8 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Programvarukrav Här är kraven för att använda Excel Services: De som vill publicera Excel-data på webbplatsen måste ha Microsoft Office® Excel® 2007 på sina datorer genom något av följande: Microsoft Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 eller Office Ultimate 2007. Excel behövs dock inte för att visa ett kalkylblad i Excel Services. Allt som behövs är en webbläsare. Tips! Användare som har Microsoft Office® Excel® 2003 installerat på datorn kan använda kommandot Spara som i Excel 2003 för att spara arbetsböcker på en SharePoint Server 2007 Enterprise-webbplats, där informationen kan visas i Excel Services. De som vill använda Excel 2003 med Excel Services måste installera Compatibility Pack för Office 2003 på datorn. I Snabbreferens (länk till den i slutet av kursen) finns en länk till hämtningssidan. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

9 Dokumentbibliotek och Excel Services
Som vi såg i "Excel Services I" kommer du igång genom att först publicera en Excel-fil i ett dokumentbibliotek på SharePoint- webbplatsen. Vi rekommenderar att du skapar ett separat bibliotek för Excel Services-filerna, där de är åtskilda från andra Excel-filer. Varför då? Främst därför att du troligtvis inte vill att de flesta ska kunna redigera Excel Services-filer. Du kan skapa hur många dokumentbibliotek för Excel Services som helst. I Snabbreferens (länk till den i slutet av kursen) finns mer information om hur du skapar ett bibliotek. Senare i den här kursen kommer du dessutom att få lära dig olika sätt att konfigurera ett bibliotek så att Excel Services fungerar smidigt för dina kollegor. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

10 Dokumentbibliotek och Excel Services
På bilden visas ett exempel på ett bibliotek med försäljningsrapporter. Någon har skapat det eftersom de vill att de flesta ska visa filerna i Excel Services, inte i Excel-programmet. Obs! Du kanske inte måste skapa ett nytt bibliotek för Excel Services – det kanske redan finns ett om webbplatsen Excel Services Rapportcenter används på företaget. Webbplatsen Rapportcenter innehåller det färdiga dokumentbiblioteket Rapportbibliotek. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

11 Konfigurera dokumentbibliotek för Excel Services
I Excel Services måste dokumentbibliotek konfigureras som betrodda platser att publicera filer i. Om det inte har gjorts öppnas filer som sparats i ett bibliotek inte i Excel Services. I stället visas det här meddelandet: "Du har inte behörighet att öppna den här filen i Excel Services. Se till att filen finns på en betrodd plats för Excel Services och att du har åtkomst till filen." Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

12 Konfigurera dokumentbibliotek för Excel Services
I Excel Services måste dokumentbibliotek konfigureras som betrodda platser att publicera filer i. Kontrollera att alla dokumentbibliotek som ska användas med Excel Services är konfigurerade som en Betrodd plats. I Snabbreferens (länk finns i slutet av kursen) finns instruktioner om hur du gör. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

13 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Om behörigheter SharePoint- behörigheter är även viktiga när det gäller Excel Services. Varför då? Därför att du antagligen vill att andra ska kunna visa informationen i Excel Services, men inte kunna redigera kalkylbladen i Excel-programmet. Det bästa sättet att förhindra att de redigerar något är att se till att behörigheter är rätt inställda för webbplatsen. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

14 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Om behörigheter Om inte behörigheter har konfigurerats på ett annat sätt i din organisation, har SharePoint- webbplatsen fyra behörighetsgrupper: Ägare, Medlemmar, Besökare och Läsare. Personer i gruppen Ägare kan göra en hel del. De kan ändra inställningar för hela webbplatsen, för bibliotek och så vidare. De kan också lägga till och redigera filer i ett bibliotek. Personer i gruppen Medlemmar kan inte göra lika mycket. De kan inte ändra inställningar, men de kan lägga till och redigera filer i ett bibliotek. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

15 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Om behörigheter Om inte behörigheter har konfigurerats på ett annat sätt i din organisation, har SharePoint- webbplatsen fyra behörighetsgrupper: Ägare, Medlemmar, Besökare och Läsare. Personer i gruppen Besökare kan göra ännu mindre. De kan bara öppna en fil från ett bibliotek och visa en skrivskyddad kopia. Men de kan inte redigera filen eller spara ändringar. Vi återkommer strax till Läsarnas speciella funktion. Personer i gruppen Läsare kan göra samma saker som Besökare. Men det är något särskilt med gruppen Läsare. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

16 Effekten av behörigheter
Vad innebär det här med behörigheter egentligen? En sak är att SharePoint-menyn ser olika ut beroende på vilken grupp någon tillhör. Kommandot Visa i webbläsaren visas för alla grupper. Men kommandot Redigera i Microsoft Office Excel visas inte för Besökare och Läsare. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

17 Effekten av behörigheter
Vad innebär det här med behörigheter egentligen? Det är så vissa förhindras från att redigera filen. Om du inte har behörighet att redigera, visas inte kommandot. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

18 Effekten av behörigheter (forts.)
Du har precis sett att menyn för filen ser olika ut för olika grupper. Men vad händer om någon klickar på filnamnet utan att öppna menyn? Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Animeringen visar vad som händer. Titta särskilt noga på vad som händer för gruppen Läsare. När Ägare och Medlemmar klickar på filnamnet kan de välja att redigera filen i Excel. När Besökare klickar på filnamnet öppnas filen med skrivskydd i Excel, men de kan inte redigera filen. När Läsare klickar på filnamnet öppnas filen i Excel Services där den visas i webbläsaren. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Beroende på vilken SharePoint-grupp någon tillhör får de olika resultat. Vissa kan redigera filen, vissa kan öppna filen i Excel med skrivskydd och för andra öppnas filen i Excel Services. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

19 Effekten av behörigheter (forts.)
Du har precis sett att menyn för filen ser olika ut för olika grupper. Men vad händer om någon klickar på filnamnet utan att öppna menyn? Beroende på vilken SharePoint-grupp någon tillhör får de olika resultat. Vissa kan redigera filen, vissa kan öppna filen i Excel med skrivskydd och för andra öppnas filen i Excel Services. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är tillsammans med nästa bild identiska med den föregående bilden, förutom att de har statisk grafik i stället för en animering. Använd de här två bilderna om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du ta bort antingen den här och nästa bild eller den föregående bilden.] Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

20 Effekten av behörigheter (forts.)
Följande händer när medlemmar från de olika grupperna klickar på filen. Ägare och Medlemmar får välja om de vill redigera filen i Excel. För Besökare öppnas filen med skrivskydd i Excel. Det kan inte redigera filen. För Läsare öppnas filen i Excel Services där den visas i webbläsaren. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

21 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Lägga till Läsare Som vi just såg visas data automatiskt i Excel Services när Läsare klickar på namnet på en fil, och de kan inte välja att öppna filen i Excel- programmet. Eftersom huvudsyftet med Excel Services är att andra ska kunna använda dina data i webbläsaren, vill du antagligen att de flesta ska tillhöra gruppen Läsare. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

22 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Lägga till Läsare Bilden visar hur du lägger till någon i gruppen Läsare. Klicka på Personer och grupper på SharePoint-webbplatsen. Klicka på Läsare. Klicka på knappen Nytt för att lägga till personer som Läsare. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

23 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Lägga till Läsare Bilden visar hur du lägger till någon i gruppen Läsare. Viktigt! När någon läggs till som en Läsare på en webbplats, har de den begränsade visningsbehörigheten på hela webbplatsen. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

24 Ändra behörigheter för ett bibliotek
Andra kan ha befintliga behörigheter för att redigera filer på webbplatsen. Vad ska du göra om du inte vill att de ska kunna redigera en viss fil? Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. I det animerade exemplet får två personer som du vill ska kunna ändra filer behörighet att redigera filer i biblioteket. Behörigheterna för gruppen Medlemmar ändras så att de inte kan redigera filer i det biblioteket. Beskrivning av animering: I ett SharePoint-dokumentbibliotek pekar markören på Inställningar, klickar på Inställningar för Dokumentbibliotek och klickar sedan på Behörigheter för dokumentbibliotek. För att lägga till namnen på personer som kan redigera filer, pekar markören på Nytt och klickar på Redigera behörigheter. Markören klickar på OK i meddelandet som visas första gången behörigheterna för biblioteket redigeras, om att ändringar av behörigheter för den överordnade webbplatsen från och med nu inte kommer att påverka det här dokumentbiblioteket. Markören pekar på Nytt, klickar på Lägg till användare och namn anges i rutan Användare/grupper. Markören markerar kryssrutan Delta, avmarkerar kryssrutan Skicka ett välkomstmeddelande till alla nya användare och klickar på OK. För att bara ändra gruppbehörigheter för det här biblioteket, markerar markören kryssrutan Medlemmar, pekar på Åtgärder, klickar på Redigera användarbehörigheter, avmarkerar kryssrutan Delta, markerar kryssrutan Visa endast och klickar sedan på OK. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Om du har ett separat bibliotek kan du ändra behörigheter för det biblioteket, i stället för hela webbplatsen. Då kan personer som får redigera filer i andra bibliotek fortfarande göra det, men de kan inte redigera filer i det här biblioteket. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

25 Ändra behörigheter för ett bibliotek
Andra kan ha befintliga behörigheter för att redigera filer på webbplatsen. Vad ska du göra om du inte vill att de ska kunna redigera en viss fil? Om du har ett separat bibliotek kan du ändra behörigheter för det biblioteket, i stället för hela webbplatsen. Då kan personer som får redigera filer i andra bibliotek fortfarande göra det, men de kan inte redigera filer i det här biblioteket. Så här gör du för att komma till punkten som visas på bilden: I SharePoint-dokumentbiblioteket pekar du på Inställningar, klickar på Inställningar för Dokumentbibliotek och klickar sedan på Behörigheter för dokumentbibliotek. För att lägga till namnen på personer som kan redigera filer pekar du på Nytt och klickar sedan på Redigera behörigheter. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du ta bort antingen den här eller den föregående bilden.] Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

26 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Ändra klickbeteende Hur kan du se till att en fil automatiskt öppnas i Excel Services när någon klickar på filnamnet i Excel Services, oavsett vilken grupp de tillhör? Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Beskrivning av animering: I SharePoint-dokumentbiblioteket klickar markören på Inställningar, på Inställningar för Dokumentbibliotek, på Avancerade inställningar och sedan på Visa som en webbsida. När personer i grupperna Ägare, Medlemmar, Besökare och Läsare klickar på filnamnet öppnas filen i Excel Services. Kommandot Redigera i Microsoft Office Excel finns fortfarande tillgängligt om personer i grupperna Ägare och Medlemmar behöver det. Obs! Om webbplatsen Rapportcenter används på företaget, öppnas filer i det färdiga dokumentbiblioteket Rapportbibliotek automatiskt i Excel Services i stället för Excel-programmet. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Du kan konfigurera biblioteket så. Processen visas i animeringen. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

27 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Ändra klickbeteende Hur kan du se till att en fil automatiskt öppnas i Excel Services när någon klickar på filnamnet i Excel Services, oavsett vilken grupp de tillhör? Du kan konfigurera biblioteket så. I SharePoint-dokumentbiblioteket klickar du på Inställningar, på Inställningar för Dokumentbibliotek, på Avancerade inställningar och sedan på Visa som en webbsida. När personer i grupperna Ägare, Medlemmar, Besökare och Läsare klickar på filnamnet öppnas filen i Excel Services. Kommandot Redigera i Microsoft Office Excel finns fortfarande tillgängligt om personer i grupperna Ägare och Medlemmar behöver det. Obs! Om webbplatsen Rapportcenter används på företaget, öppnas filer i det färdiga dokumentbiblioteket Rapportbibliotek automatiskt i Excel Services i stället för Excel-programmet. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden motsvarar den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du antingen ta bort den här eller den föregående bilden.] Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

28 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 1 Du sparar en fil på en SharePoint-webbplats. När den öppnas på webbplatsen visas det här meddelandet: "Du har inte behörighet att öppna den här filen i Excel Services. Se till att filen finns på en betrodd plats för Excel Services och att du har åtkomst till filen." Vad har hänt? (Välj ett svar.) Filen innehåller en funktion som inte stöds i Excel Services. Du har inte behörighet att spara en fil på webbplatsen. Dokumentbiblioteket är inte en betrodd webbplats. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

29 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 1: svar Dokumentbiblioteket är inte en betrodd webbplats. Ett dokumentbibliotek måste konfigureras som en betrodd webbplats för Excel Services-filer. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

30 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 2 När du klickar på namnet på en Excel Services-fil i ett dokumentbibliotek öppnas filen automatiskt i webbläsarvyn. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

31 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 2: svar Falskt. Filer i dokumentbibliotek öppnas automatiskt i Excel, om inte biblioteket har konfigurerats så att filer öppnas i webbläsarvyn eller om personen som klickar på filen har behörigheten Visa endast. Rapportcenterbiblioteket fungerar på ett annat sätt. I det biblioteket öppnas filer som standard i webbläsarvyn. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

32 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 3 Personer med behörigheten Visa endast för en fil kan inte checka ut filen från en SharePoint-webbplats. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

33 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Fråga 3: svar Sant. Personer som inte ska kunna redigera, checka ut eller ta bort filer bör ha behörigheten Visa endast. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

34 Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter
Snabbreferens En sammanfattning av de uppgifter som togs upp i kursen finns i Snabbreferens. Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter

35 Använda den här mallen Den här Microsoft Office PowerPoint®-mallen innehåller utbildningsmaterial med förslag på hur Excel Services kan förklaras för dig och dina medarbetare, samt om hur du anger behörigheter för Excel Services-filer. Mallens innehåll har anpassats från utbildningskursen på Microsoft Office Online med namnet "Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter". Mallens funktioner Rubrikbild: På den första bilden finns en platshållartext där du kan skriva namnet på företaget. Om du inte vill ha texten där kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Några effekter som används är Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner från och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om den här presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste Active X-kontrollen Shockwave Flash Object registreras på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobe-webbplatsen. Varning om att spara Flash-animeringar: Flash-animeringar kan spelas upp i versioner från om med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används genomgående i bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder alternativen som visas. Hyperlänkar till online-kursen:Den här mallen innehåller en länk till online-versionen av den här utbildningskursen. Länken tar dig till den Snabbreferens som har publicerats för kursen. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens namn. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I anteckningsfönstret eller på anteckningssidan (menyn eller fliken Visa) finns detaljerad hjälp om den här mallen.