Microsoft® Office Word 2007-utbildning

Microsoft® Office Word 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office Word 2007-utbildning [Meddelande till utbildaren: På den sista bilden finns instruktioner om hur du anpassar den här mallen. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstren till några bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i PowerPoint 2000 och senare versioner. Obs! Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske du får en varning om personlig information när du sparar filen. Varningen gäller inte för den här presentationen, såvida du inte lägger till information i egenskaperna till själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Kursens innehåll Översikt: Massutskick Lektion 1: Så här fungerar det Lektion 2: Skapa en mottagarlista Lektion 3: Utföra en fullständig dokumentkoppling Två av de tre lektionerna innehåller en lista med förslag på uppgifter. Alla innehåller en uppsättning frågor. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Översikt: Massutskick
Tänk dig att du behöver skicka ett brev eller ett e-postmeddelande till alla dina medarbetare, med personlig information om skatter och lön. Att skapa dem ett och ett skulle ta många timmar. Men du kan i stället koppla dokument. Med dokumentkoppling kan du skapa ett dokument med information som är densamma i alla kopior, och platshållare för den unika informationen. Resten görs automatiskt i Word. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Kursens mål Förstå hur dokumentkoppling fungerar så att du får det resultat du vill ha. Skapa ett dokument för ett massutskick. Använda guiden Koppla dokument för att genomföra en enkel dokumentkoppling. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Lektion 1 Så här fungerar det

Så här fungerar det När du kopplar dokument hanterar du tre olika element: Om du förstår hur de här elementen fungerar blir det lättare att få det resultat som du vill ha och förväntar dig. Huvuddokumentet som du börjar arbeta med. Mottagarinformation, till exempel namn och adress för de personer som ska kopplas till huvuddokumentet. De färdiga dokumenten, som innehåller informationen i huvuddokumentet samt den unika informationen för varje mottagare. Senare i den här kursen finns mer detaljerad information om hur du kopplar dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Huvuddokument Huvuddokumentet är utgångspunkten. Det kan till exempel vara ett brev, ett kuvert, ett e-postmeddelande eller en kupong. Det innehåller elementen som visas här. Information som är identisk i varje exemplar, till exempel brödtexten i ett standardbrev. Den här texten behöver du bara skriva en gång oavsett hur många brev du vill skriva ut. Platshållare för information om varje mottagare. Om vi åter tar ett standardbrev som exempel ska ju varje exemplar av brevet innehålla unik adressinformation och ett unikt hälsningsnamn. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mottagarinformation När du kopplar dokument fylls mottagarinformationen, som är unik för varje kopplat exemplar, i vid de platshållare som du har lagt till i huvuddokumentet. Mottagarinformationen kan vara: Adresser på kuvert eller etiketter, namn på hälsningsraden i ett standardbrev, lönebelopp i e-postmeddelanden som du skickar till anställda, personliga anteckningar om favoritprodukter på vykort som du skickar till dina bästa kunder eller nummer på inlösningsbara kuponger. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mottagarinformation Mottagarinformationen måste lagras i en datakälla. Det här är en övergripande term som står för en mängd olika typer av filer som du arbetar med. Kontaktlistan i Microsoft Office Outlook® är till exempel en datakälla. Andra exempel på datakällor: en tabell i Word, ett Microsoft Office Excel™-kalkylblad, en Microsoft Office Access®-databas och en enkel textfil. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mottagarinformation Mottagarinformationen visas vanligtvis i kolumner och rader, som visas i tabellen på bilden. Datakällfilen måste vara strukturerad på så sätt att specifik information kan kopplas till platshållarna i huvuddokumentet. I nästa lektion får du lära dig hur du skapar en mottagarlista och hur du kopplar den. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Färdig dokumentuppsättning
När du är klar med dokumentkopplingen får du det här resultatet. En uppsättning färdiga dokument som du kan skriva ut (till exempel brev, etiketter, kuvert eller kuponger) eller överföra elektroniskt under kopplingsprocessen (till exempel e-postmeddelanden). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Färdig dokumentuppsättning
När du är klar med dokumentkopplingen får du det här resultatet. Huvuddokumentet. Det här är det dokument som du använde som utgångspunkt, och det är fortfarande ett separat dokument. Det sparas inte automatiskt när du har genomfört kopplingen. Du bör spara huvuddokumentet eftersom information om vilken mottagarlista som du har kopplat till dokumentet sparas i Word, så att du snabbt kan göra en ny dokumentkoppling när du öppnar dokumentet igen. Obs! Om du skapar brev, kuvert eller etiketter kan du också skapa ett "fullständigt dokument" som innehåller alla kopplade dokument i en enda fil. Mer information om detta får du i slutet av den sista lektionen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 1 Vad är huvuddokumentet i en dokumentkoppling? (Välj ett svar.) Det dokument som du börjar arbeta med och som både innehåller text som är identisk i alla kopplade brev, kuvert eller liknande, samt platshållare för unik mottagarinformation. Det första dokumentet i den färdiga uppsättningen med kopplade dokument. Ett dokument som bara innehåller den text som är identisk i varje exemplar. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 1: svar Det dokument som du börjar arbeta med och som både innehåller text som är identisk i alla kopplade brev, kuvert eller liknande, samt platshållare för unik mottagarinformation. Huvuddokumentet är utgångspunkten, där du lägger till all den text som ska se likadan ut i varje exemplar samt platshållare som anger vilken unik mottagarinformation som ska finnas med och var den ska visas. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 2 Huvuddokumentet med texten och platshållarna sparas automatiskt när kopplingen har genomförts. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 2: svar Falskt. Du bör spara huvuddokumentet så att du kan använda det igen när du vill göra en ny dokumentkoppling. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 3 Varför måste den unika mottagarinformationen som du använder när du kopplar dokument lagras i en datakällfil? (Välj ett svar.) Datakällfiler är en särskild typ av filer som bara fungerar för dokumentkopplingar. Informationen i datakällfiler ordnas på ett sådant sätt att specifik information kan matchas med specifika platshållare i huvuddokumentet. Datakällfiler är utformade för att rymma stora mängder information. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 1, fråga 3: svar Informationen i datakällfiler ordnas på ett sådant sätt att specifik information kan matchas med specifika platshållare i huvuddokumentet. Tack vare att informationen ordnas på ett särskilt strukturerat sätt i datakällfilerna kan du se till att information från en specifik del av filen hamnar i ett unikt dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Skapa en mottagarlista
Lektion 2 Skapa en mottagarlista

Skapa en mottagarlista
Du vet vilka de grundläggande elementen för dokumentkoppling är. Nu ska du lära dig hur du skapar ett huvuddokument och kopplar det till mottagarlistan. Mottagarlistan samt de platshållare som du lägger till i Word-dokumentet eller kuvertet är kärnan i processen när du kopplar dokument. Listan och platshållarna samverkar så att unik information överförs till de slutgiltiga, enskilda, kopplade exemplaren. När du har lärt dig hur de här komponenterna fungerar och hur de samverkar kan du skapa och köra dokumentkopplingar. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mer om mottagarlistan En mottagarlista kan vara vilken fil som helst där mottagarinformationen är ordnad i kolumner och rader. Du kan skapa en mottagarlista i flera olika program, till exempel Excel, Access eller Outlook. Kolumnerna i en lista motsvarar en kategori eller en typ av information. Varje kolumn identifieras med en kolumnrubrik. I en kundlista kan du till exempel ha olika kolumner för Förnamn, Efternamn och Gatuadress. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mer om mottagarlistan En mottagarlista kan vara vilken fil som helst där mottagarinformationen är ordnad i kolumner och rader. Du kan skapa en mottagarlista i flera olika program, till exempel Excel, Access eller Outlook. Varje rad i en lista innehåller all information för en specifik mottagare. Om vi återigen tar en kundlista som exempel innehåller en rad all information om en kund: namn, adress och så vidare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mer om mottagarlistan Det är den här indelningen i kolumner och rader som gör att unik mottagarinformation kan överföras till rätt platser i unika dokument vid en dokumentkoppling. Från huvuddokumentet skapar du en koppling till listan. Därefter kan du lägga till vilken som helst av kolumnrubrikerna som en platshållare i huvuddokumentet. (De här platshållarna kallas vanligtvis för fält. Vi ska prata mer om fält alldeles strax.) De här platshållarna kallas vanligtvis för fält. Vi ska prata mer om fält alldeles strax. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Mer om mottagarlistan Det är den här indelningen i kolumner och rader som gör att unik mottagarinformation kan överföras till rätt platser i unika dokument vid en dokumentkoppling. När dokumentkopplingen har slutförts finns det ett färdigt dokument för varje mottagare, med information från posterna på motsvarande rad i mottagarlistan. Tips! För att resultatet ska bli så bra som möjligt bör du ordna mottagarlistan så att varje kolumn motsvarar information på så låg nivå som möjligt. Du bör till exempel använda separata kolumner för Förnamn och Efternamn i stället för att samla både för- och efternamn i en kolumn med rubriken Namn. På så sätt får du fler valmöjligheter när du ordnar fälten i huvuddokumentet, så att du till exempel kan välja om du bara vill använda kundernas förnamn i hälsningsfrasen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Varifrån kommer mottagarlistan?
I många fall finns det redan en färdig mottagarlista som du kan använda. Du kanske till exempel har tillgång till en fil med en lista med följande: Kund- eller kontaktnamn, adresser med mera. De produkter eller tjänster ditt företag erbjuder. Information om dina medarbetare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Varifrån kommer mottagarlistan?
Om det finns en färdig lista kan du enkelt skapa en koppling till den när du kopplar dokumentet. Men oroa dig inte om du inte har någon lista än. I dokumentkopplingen ingår ett steg där du kan skapa en mottagarlista från grunden. Mer om det i nästa lektion. Obs! Du kan när som helst ändra informationen i mottagarlistan genom att öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare under kopplingen eller genom att öppna datakällfilen direkt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Fält När du har skapat en koppling till en mottagarlista kan du ange vilken information som ska ingå i dokumentkopplingen med hjälp av fält. Ett fält är en uppsättning koder som gör att information infogas automatiskt i ett dokument i Word. Fält fungerar alltså som platshållare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Fält I ett massutskick kallas de fält du använder för kopplingsinstruktioner, och de fungerar som platshållare för den unika information som hämtas direkt från en mottagarlista. På exempelbilden har kopplingsinstruktioner lagts till för information som finns i kolumnerna för adress och namn i en mottagarlista. Observera att de omges av så kallade gåsögon (« ») i ett dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Kopplingsinstruktioner
Du kan skapa en kopplingsinstruktion genom att kombinera andra fält, eller så kan du gruppera fält och använda blanksteg, radbrytningar och skiljetecken på samma sätt som i en vanlig mening. Du kanske till exempel vill skapa en titel före efternamnet eller det fullständiga namnet, och skapa fält i dokumentet på följande sätt: «Förnamn» «Efternamn» «Gatuadress» «Postnummer», «Ort» Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Kopplingsinstruktioner
Du kan också styra hur mottagarinformationen ser ut i de kopplade dokumenten genom att formatera fälten. Du kanske vill att alla namn ska visas med fet stil eller röd färg. Då markerar du fältet i huvuddokumentet inklusive de omgivande gåsögonen (« »). På fliken Start klickar du på något kommando i gruppen Tecken eller Stycke och väljer önskade formateringsalternativ. Du kan också visa formateringsalternativen genom att klicka på dialogruteikonen för någon av grupperna. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Förslag på övningar Dela upp informationen i kolumnen Namn i två kolumner. Skapa kolumnen Personlig anteckning. Spara Excel-kalkylbladet. [Meddelande till utbildaren: Den här övninen handlar om att förbereda datakällan för en dokumentkoppling. Om Excel 2007 är installerat på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en online-övning. I övningen kan du gå igenom alla uppgifterna i Excel, med anvisningar som hjälp. Viktigt! Om du inte har Excel 2007 kommer du inte åt övningsinstruktionerna.] Online-övning (kräver Excel 2007) Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 1 Vad är sambandet mellan din mottagarlista och de fält som du infogar i huvuddokumentet? (Välj ett svar.) Det finns inget samband. Varje fält motsvarar en kolumn i mottagarlistan. Varje fält motsvarar en cell i mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 1: svar Varje fält motsvarar en kolumn i mottagarlistan. När du lägger till ett fält i huvuddokumentet visas informationen i respektive motsvarande kolumn i listan i de kopplade dokumenten. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 2 Hur kan du se skillnad på ett fält och övrig text i ett huvuddokument? (Välj ett svar.) Fält formateras alltid med fet stil. Fälten formateras med kursiv stil. Alla fält omges av så kallade gåsögon (« »). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 2: svar Alla fält omges av så kallade gåsögon (« »). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 3 Det måste finnas en mottagarlista för att du ska kunna genomföra en dokumentkoppling. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 2, fråga 3: svar Falskt. Du kan skapa en sådan lista under processen för att koppla dokument. Om du bara vill koppla dokument för några få personer kan det vara lättast att skapa listan under processen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Utföra en fullständig dokumentkoppling
Lektion 3 Utföra en fullständig dokumentkoppling

Utföra en fullständig dokumentkoppling
Nu ska vi gå igenom processen för att genomföra en dokumentkoppling med hjälp av guiden Koppla dokument. I slutet av den här lektionen får du lära dig ett annat sätt att koppla dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Öppna guiden Koppla dokument
När du vill koppla dokument klickar du på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Klicka sedan på Steg för steg- guiden Koppla dokument. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. I steg 1 i guiden visas en fråga. Den gäller vilken typ av dokument du vill koppla information till. Animeringen visar hur du öppnar guiden och väljer Kuvert som dokumenttyp. Tips! Du kan flytta (koppla från) åtgärdsfönstret genom att klicka på namnlisten och dra fönstret till en ny plats. Du kan också ändra storlek på åtgärdsfönstret genom att dra i något av handtagen på sidorna av det. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan på klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om ingeting händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Guiden öppnas i ett åtgärdsfönster till höger i fönstret. Följ instruktionerna i åtgärdsfönstret och klicka på Nästa längst ned i fönstret för att gå framåt i guiden (eller klicka på Föregående om du vill gå tillbaka till ett tidigare steg). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Öppna guiden Koppla dokument
När du vill koppla dokument klickar du på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Klicka sedan på Steg för steg- guiden Koppla dokument, enligt bilden. Guiden öppnas i ett åtgärdsfönster till höger i fönstret. Följ instruktionerna i åtgärdsfönstret och klicka på Nästa längst ned i fönstret för att gå framåt i guiden (eller klicka på Föregående om du vill gå tillbaka till ett tidigare steg). I steg 1 i guiden visas en fråga om vilken typ av dokument du vill koppla informationen till. Tips! Du kan flytta (koppla från) åtgärdsfönstret, som inte visas här, genom att klicka på namnlisten och dra fönstret till en ny plats. Du kan också ändra storlek på åtgärdsfönstret genom att dra i något av handtagen på sidorna av det. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden motsvarar den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du antingen ta bort antingen den här eller den föregående bilden.] Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Skapa huvuddokumentet
I det andra steget i guiden ska du skapa huvuddokumentet, som är utgångspunkten för kopplingen. Du kanske vill skicka ett brev med posten eller ett e- postmeddelande, eller så vill du börja med att skapa kuvert och etiketter. Du kan också välja att skapa en katalog för att spara listor med information, till exempel kundnamn och adresser, produktinformation och kontaktinformation för personal. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Vilka alternativ som visas i guiden beror på vilken typ av dokument du valde i det första steget. Du valde kuvert, och då finns de här alternativen. Ändra dokumentlayout. Det här alternativet är markerat eftersom ett tomt dokument var öppet när du startade guiden. Du ska nu ändra det öppna, tomma dokumentet till ett kuvertdokument. Klicka på Kuvertalternativ och välj kuvertstorlek och andra alternativ som du vill använda. Det tomma dokumentet ersätts av ett kuvertdokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Vilka alternativ som visas i guiden beror på vilken typ av dokument du valde i det första steget. Du valde kuvert, och då finns de här alternativen. Börja med ett befintligt dokument. Om du har ett kuvert som du har sparat tidigare och som du vill använda för dokumentkopplingen, och ett tomt dokument visas på skärmen, väljer du det här alternativet om du vill visa det befintliga kuvertet i stället för det tomma dokumentet. Obs! Alternativet Använd aktuellt dokument är inte tillgängligt om du börjar med ett tomt dokument. "Aktuellt dokument" innebär det dokument som för tillfället är öppet på skärmen. Om du öppnar ett sparat kuvertdokument innan du startar guiden kan du använda det här alternativet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Skapa en koppling till mottagarlistan
I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Använd en befintlig lista. Om du redan har en mottagarlista som innehåller den information som du vill koppla markerar du det här alternativet. Därefter klickar du på Bläddra i guiden för att leta upp och öppna filen med mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Välj från Outlook-kontakter. Om du vill använda en kontaktlista från Outlook som mottagarlista markerar du det här alternativet. Klicka sedan på Välj mappen Kontakter för att leta upp och öppna rätt kontaktlista. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Skapa en ny lista. Om du inte har någon mottagarlista som du kan använda och vill skapa en ny lista markerar du det här alternativet. Den nya listan sparas som en MDB-fil i mappen Mina datakällor, som finns i mappen Dokument eller mappen Mina dokument. Tips! När du ska koppla till den mottagarlista som du vill använda under processen för dokumentkoppling görs en första sökning efter filen i mappen Mina datakällor som finns i mappen Dokument eller mappen Mina dokument. Därför kan det vara en bra idé att spara mottagarlistan i den här mappen, så att det blir lätt att hitta den. Du kan dock välja att koppla till vilken mottagarlista som helst, även om den finns på en annan plats på datorn eller på en server. Du kan använda filen igen i framtida dokumentkopplingar. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Välja mottagare för utskicket
När du har skapar en koppling till en mottagarlista kan du välja vilka mottagare som ska få utskicket. Du kanske till exempel vill skapa ett standardbrev som endast ska skickas till de kunder i filen som har ett specifikt postnummer. Du kanske även vill skapa en katalog som bara innehåller en enda produktserie. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Du gör detta i dialogrutan Koppla dokument för mottagare som öppnas automatiskt efter att du har skapat en koppling till eller skapat en mottagarlista. Vid namnet på alla mottagare finns en markering, vilket innebär att standardinställningen är att alla mottagare får utskicket. Du kan avmarkera enskilda mottagare, eller avmarkera alla mottagare genom att avmarkera kryssrutan i kolumnrubriken. Därefter kan du markera kryssrutorna för de mottagare som ska få utskicket. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Du gör detta i dialogrutan Koppla dokument för mottagare som öppnas automatiskt efter att du har skapat en koppling till eller skapat en mottagarlista. Du kan anpassa mottagarlistan genom att klicka på Sortera… för att välja en kolumn som du vill visa och ordna listan efter (i stigande eller fallande ordning), eller genom att klicka på Filtrera… för att ange fält och värden för de mottagare som du vill visa. Du kan också klicka på Sök dubbletter… om du vill köra en rapport som visar alla mottagare som verkar förekomma mer än en gång i listan, eller klicka på Sök mottagare… om du vill hitta en specifik person. Funktionen Validera adresser… är också tillgänglig om du har ett valideringsprogram installerat. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Ordna huvuddokumentet
Nu ska du ordna huvuddokumentet, vilket innebär att du placerar innehåll i det. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. För ett kuvert utgörs den information som är identisk i alla exemplar av returadressen som du skriver i det övre vänstra hörnet. Platshållarna är adresserna till varje mottagare. Som animeringen visar är det snabbaste sättet att lägga till en leveransadress att klicka på Adressblock i guiden. Detta innebär att ett fördefinierat «Adressblock»-fält läggs till på kuvertet, med Förnamn, Efternamn, Gatuadress, Postnummer och Postort. Tips! Du kan också skapa ett anpassat adressblock om det behövs. Klicka på Fler objekt i guiden för att öppna dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion där en lista över kolumnrubrikerna i mottagarlistan visas (om alternativet Databasfält är markerat). Du kan infoga vilken som helst av kolumnrubrikerna i huvuddokumentet som ett fält. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan på klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om ingeting händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Innehållet består av information som förblir densamma i varje kopplat exemplar, och platshållare (fält) för mottagarinformationen i varje kopplat exemplar. Animeringen visar hur du ordnar ett kuvert. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Nu ska du ordna huvuddokumentet, vilket innebär att du placerar innehåll i det: information som förblir samma i alla kopplade exemplar och platshållare för mottagaruppgifter i alla exemplar. För ett kuvert utgörs den information som är identisk i alla exemplar av returadressen som du skriver i det övre vänstra hörnet. Platshållarna är adresserna till varje mottagare. [Meddelande till utbildaren: Tillsammans med nästa bild motsvarar den här bilden den föregående bilden, förutom att de har statisk grafik i stället för en animering. Använd de här två bilderna om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du antingen ta bort antingen den här eller den föregående bilden.] Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Det snabbaste sättet att lägga till en leveransadress är att klicka på Adressblock i guiden. Detta innebär att ett fördefinierat «Adressblock»-fält läggs till på kuvertet, med Förnamn, Efternamn, Gatuadress, Postnummer och Postort. Tips! Du kan också skapa ett anpassat adressblock om det behövs. Klicka på Fler objekt i guiden för att öppna dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion där en lista över kolumnrubrikerna i mottagarlistan visas (om alternativet Databasfält är markerat). Du kan infoga vilken som helst av kolumnrubrikerna i huvuddokumentet som ett fält. [Meddelande till utbildaren: Tillsammans med den föregående bild motsvarar den här bilden den tidigare bilden, förutom att de har statisk grafik i stället för en animering. Använd de här två bilderna om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du ta bort antingen de här två bilderna eller bilden med en animering.] Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Förhandsgranska När du har lagt till allt innehåll och alla fält i huvuddokumentet kan du förhandsgranska de kopplade dokumenten för att se om de ser ut som du har tänkt dig. När du klickar på Nästa längst ned i guiden för att gå vidare till nästa steg visas det första kopplade dokumentet automatiskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Förhandsgranska Beroende på hur det första dokumentet ser ut kan du välja att göra något av följande: Om något ser fel ut klickar du på Föregående längst ned i guiden. Genom att återgå till föregående steg kan du lägga till, ta bort eller matcha fält eller göra andra ändringar så att informationen visas korrekt. Om allt ser bra ut klickar du på den dubbla högerpilen högst upp i guiden för att visa fler av de kopplade dokumenten, enligt bilden. Tips! Om du under förhandsgranskningen fortfarande ser fält och gåsögon i dokumentet i stället för de värden som ska visas på de platser där fälten finns klickar du på Förhandsgranska resultat på fliken Utskick. Med kommandot Förhandsgranska resultat kan du visa de enskilda kopplade dokumenten, och dessutom växlar du mellan att visa fältkoderna och deras motsvarande värden. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Förhandsgranska Beroende på hur det första dokumentet ser ut kan du välja att göra något av följande: Om du vill visa det kopplade dokumentet för en specifik mottagare klickar du på Sök efter en mottagare för att söka efter mottagaren. När du går igenom dokumenten kan du välja att utelämna mottagare från dokumentkopplingen genom att klicka på Utelämna denna mottagare. När du gör detta utelämnas mottagaren endast från den slutgiltiga dokumentkopplingen. Ingen information tas bort från mottagarlistan. Om du inser att dokumentkopplingen innefattar en del mottagare som du vill utelämna klickar du på Redigera mottagarlista för att öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Som vi har beskrivit tidigare kan du använda den här dialogrutan för att begränsa mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Slutför dokumentkopplingen
När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Vill du ändra något i sista minuten? Om du vill granska resultatet en sista gång eller anpassa vissa kuvert klickar du på Redigera enskilda kuvert i guiden. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Nu skapas en separat fullständig koppling som innehåller samtliga kuvert i ett nytt Word-dokument. När du har granskat eller ändrat kuverten i det här fullständiga dokumentet kan du skriva ut dem direkt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Du kan också välja att endast spara dokumentet och skiva ut kuverten senare. Om du vill behålla de ändringar du har gjort på enskilda kuvert måste du spara det här fullständiga dokumentet. Varning! Om du skapar en uppsättning kopplade e-postmeddelanden bör du förhandsgranska meddelandena noggrant innan du slutför kopplingen. För e-postmeddelanden finns det ingen möjlighet att skapa ett separat, fullständigt dokument. Meddelandena skickas när du har klickat på Elektronisk post i guiden och angett den kolumn i mottagarlistan som innehåller mottagarnas e-postadresser. Det fullständiga dokumentet är inte detsamma som huvuddokumentet och är betydligt större. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Avbryta eller återuppta en koppling
Innan du har slutfört dokumentkopplingen kan du avbryta den när som helst. Du avbryter kopplingen genom att stänga dokumentet och välja att inte spara ändringarna. Dokumentet tas bort tillsammans med kopplingen till mottagarlistan. Om du i stället vill ta en paus i arbetet med kopplingen och vill kunna fortsätta arbetet senare sparar du huvuddokumentet. På så sätt behålls kopplingen till mottagarlistan samt de fält som du har lagt till i dokumentet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Avbryta eller återuppta en koppling
Innan du har slutfört dokumentkopplingen kan du avbryta den när som helst. När du öppnar dokumentet igen får du en fråga om du vill behålla kopplingen till mottagarlistan. Klicka på Ja för att fortsätta arbetet med kopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Dokumentkoppling med menyfliksområdet
Såg du att kommandona på fliken Utskick blev tillgängliga när du använde guiden? Det är också praktiskt att använda menyfliksområdet för att koppla dokument, och processen liknar det du gör i guiden. I menyfliksområdet får du tillgång till fler funktioner, bland annat automatisk kontroll, som innebär att en sökning efter eventuella fel görs innan du slutför dokumentkopplingen. Där finns också avancerade element. Du kan till exempel använda fält för att utföra åtgärder eller beräkningar inom huvuddokumentet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

De kommandon som du använder på fliken Utskick är indelade i fyra grupper. Starta koppling av dokument. Det här är utgångspunkten där du väljer en dokumenttyp innan du väljer, skapar eller redigerar en mottagarlista. Skriv och infoga fält. Här kan du infoga kopplingsinstruktioner, matcha fält och använda Regler för att utföra åtgärder i dina dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

De kommandon som du använder på fliken Utskick är indelade i fyra grupper. Förhandsgranska resultat. Utöver att visa vart och ett av de kopplade dokumenten kan du använda den automatiska felkontrollen. Slutför. Slutför dokumentkopplingen och kombinera de enskilda dokumenten i ett fullständigt dokument, skriv ut dem eller skicka dem elektroniskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Förslag på övningar Öppna guiden Koppla dokument och skapa huvuddokumentet. Skapa en koppling till mottagarlistan och välj vilka som ska få utskicket. Skriv innehåll och infoga fält. Förhandsgranska och matcha fält. Slutför dokumentkopplingen. [Meddelande till utbildaren: Om Word 2007 är installerat på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en online-övning. I övningen kan du gå igenom alla uppgifterna i Word, med anvisningar som hjälp. Viktigt! Om du inte har Word 2007 kommer du inte åt övningsinstruktionerna.] Online-övning (kräver Word 2007) Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 1 Hur kan du göra för att öppna guiden Koppla dokument? (Välj ett svar.) Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Word- alternativ. Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Klicka på Snabbdelar på fliken Infoga. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 1: svar Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 2 Hur kan du göra om du vill utelämna en person i mottagarlistan från en dokumentkoppling? (Välj ett svar.) Ta bort all information om personen i mottagarlistan. Ta bort det dokument som är adresserat till personen när du förhandsgranskar kopplingen. Använda kryssrutorna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 2: svar Använda kryssrutorna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. I dialogrutan Koppla dokument för mottagare kan du ange vilka personer som ska vara med i den slutgiltiga dokumentkopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 3 När du har valt att förhandsgranska dokumenten är kopplingen slutförd och du kan inte göra några ändringar. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Test 3, fråga 3: svar Falskt. Under förhandsgranskningen kan du granska dina kopplade dokument innan du slutför kopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Snabbreferens En sammanfattning av de uppgifter som togs upp i kursen finns i Snabbreferens. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick

Använda den här mallen Den här Microsoft Office PowerPoint®-mallen innehåller utbildningsmaterial om att koppla dokument i Microsoft Office Word Den här kursen har utformats för gruppresentationer och du kan anpassa den efter behov. Mallens innehåll har anpassats från utbildningskursen på Microsoft Office Online med namnet "Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick". Mallens funktioner Rubrikbild: På den första bilden finns en platshållartext där du kan skriva namnet på företaget. Om du inte vill ha texten där kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Några effekter som används är Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner från och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om den här presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste Active X-kontrollen Shockwave Flash Object registreras på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobe-webbplatsen. Varning om att spara Flash-animeringar: Flash-animeringar kan spelas upp i versioner från om med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används genomgående i bildspelet. Om du vill använda en annan går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder alternativen som visas. Hyperlänkar till online-kursen: I mallen finns länkar till online-versionen av den här utbildningskursen. Länkarna tar dig till praktiska övningar för varje lektion och till den Snabbreferens som har publicerats för den här kursen. Observera: Du måste ha Word 2007 installerat om du ska kunna visa de praktiska övningarna. Om du inte har Word 2007 kommer du inte åt övningsinstruktionerna. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens namn. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I anteckningsfönstret eller på anteckningssidan (menyn eller fliken Visa) finns detaljerad hjälp om den här mallen.

Microsoft® Office Word 2007-utbildning

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office Word 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss

Logga in

Logga in via sociala nätverk:

Microsoft® Office Word 2007-utbildning

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office Word 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss