Guide Chef.

En presentation över ämnet: "Guide Chef."— Presentationens avskrift:

1 Guide Chef

2 Logga in Du loggar in på koll.academedia.se Där loggar du in med samma användaruppgifter som du använder när du loggar in på din dator/mail/servicecenter (ditt användar-ID/företagskonto hos IT)

3 FÖRSTASIDA / DASHBOARD

4 DASHBOARD Meny Startsida (Hem) Som chef har du en dashboard med olika widgets, sökfilter samt lista över dina medarbetare. Mina kompetenser Här gör du din personliga kompetensskattning utifrån de målprofiler som du arbetar i. Flik för medarbetare Denna flik öppnas när du har klickat på en medarbetares namn. Som chef har du tillgång till dina medarbetares kompetensprofil, planer/mål/aktiviteter och CV-information. Det är också under denna flik som du gör dina avstämningar och godkänner dina medarbetares kompetens.

5 DASHBOARD Mitt konto Klicka på ditt namn till vänster på skärmen för att uppdatera ditt konto med bild. KOLL uppdateras mot vårt lönesystem, är någon information felaktig måste det ändras i lönesystemet. Det vill säga ändrar du här så kommer det att ändras tillbaka vid varje uppdatering.

6 DASHBOARD Rapporter På din förstasida hittar ett antal rapporter bland annat en genväg till KOLL 4 och 5. du kan även få en sammanställning på hur många medarbetare som har markerat att de är klara.

7 DASHBOARD Filtermenyn Till vänster hittar du diverse filter. Dessa använder du för att minska ditt urval. Alla filterinställningar speglas i alla sökresultat i widgets, rapporter och listan över medarbetare. Rensa filter Återställer alla filter till ursprungligt värde. Utökat sök Genväg till tidigare Sök & Rapporter. Sökning av medarbetare kan göras på namn, efternamn, anställningstid, personnummer och position. Filter Filtrera på datum, organisationsenhet, målprofil/lista, kompetens, kön och ålder eller sök på medarbetares namn. När du filtrerat på datum visas de medarbetare som har ett sökkriterium som blivit ändrat under den tidsperiod du valt. Dashboard | Rapporter Välj vilka widgets och rapporter du vill visa på din dashboard. Inställningen sparas till nästa inloggning. Visa/dölj meny Minskar ned menyn till en smal meny med ikoner istället för text, ger huvudfönstret mer utrymme.

8 DASHBOARD Medarbetarlista I nedre delen på din dashboard hittar du dina medarbetare. Där får du som chef en överblick över dina medarbetares status och inmatad information. Listan uppdateras efter de kriterier som ställts in via filtermenyn. Kolumnerna till höger visar status över antal skattade kompetenser, om medarbetaren är klar med sin kartläggning, samt hur stor andel kompetenser (i %) som du har godkänt. Godkänna kompetenser Klicka på medarbetarens namn för att öppna medarbetarens profil där du som chef kan granska medarbetarens uppgifter och stämma av. Pilmenyn Klicka på pilen intill medarbetarens namn för genvägar till medarbetarens Kompetensprofil, Planer/mål/aktiviteter, CV, Skapa CV, Dokumentarkiv samt Visa/Ändra medarbetarens användarprofil.

9 2. AVSTÄMNING AV MEDARBETARENS KOMPETENS

10 AVSÄMNING Filtermenyn I filtermenyn kan du minimera medarbetarna genom att lägga in filter. Filter Möjlighet att sortera kompetenserna i kompetenslistan efter kompetensgruppering. Verktyg Under verktyg har du som chef tillgång till medarbetarens dokumentarkiv där du kan granska hens upplagda dokument. Portfolio Välj om du vill skriva ut en total portfolio eller endast skriva ut valda delar. Visa/dölj kolumner Välj vilka kolumner som ska visas i kompetensvyn.

11 Avstämning av medarbetarens kompetenser
AVSÄMNING Avstämning av medarbetarens kompetenser Klicka på medarbetarens namn i medarbetarlistan i din dashboard. Då öppnas medarbetarens profil där du som chef kan granska och godkänna medarbetarens uppgifter. I medarbetarfliken kommer du åt alla funktioner för att stämma av och godkänna din medarbetares skattningar. Du kan granska upplagda uppgifter, skriva ut CV, planer och andra dokument via Portfolion. Vänstermenyn innehåller funktioner för att lägga till målprofil/lista på dina medarbetare samt tillgång till medarbetarens dokumentarkiv. Tips! I kolumnerna till höger ser du antal kartlagda kompetenser (#), vilka medarbetare som är klara med sin kartläggning eller inte () samt hur många procent du tidigare har stämt av (.

12 Godkänn medabetarens kompetens
AVSÄMNING Godkänn medabetarens kompetens 1 Under Kompetens i medarbetarfönstret kan du som chef granska och godkänna medarbetarens kompetenser. Godkänn medarbetarens kompetenser och behörigheter genom att ”Godkänn” eller stäm av en i taget. När en ruta är markerad blå (1a) betyder det att medarbetaren har kryssat i detta alternativ. Klicka på krysset bredvid den blå rutan för att ta bort felaktigt ifyllda kompetenser. Vid undervisningsämnen ser du i vilka ämnen medarbetaren undervisar i idag (oavsett behörighet eller ej) den blå rutan är markerad utifrån om de har behörighet eller ej. Allt sparas automatiskt. För att gå vidare och arbeta med nästa medarbetare, Klicka på Hem-fliken alternativt stäng medarbetarfliken. 1a 2

13 Ändra medarbetarens kompetenser
AVSÄMNING Ändra medarbetarens kompetenser Saknas någon kompetens hos medarbetaren kan du klicka på medarbetarens listor högst upp till höger. Välj den målprofilslista du vill hämta kompetensen i.

14 AVSÄMNING Dokumentarkiv Använd dig av dokumentarkivet för att ladda upp olika underlag. Exempelvis kan medarbetaren ladda upp kursintyg, betyg, CV, underlag till upplagda planer. Både du som chef och medarbetaren har tillgång till dessa dokument. Klicka på Dokumentarkiv i vänstermenyn. Välj under vilken dokumentkategori dokumentet ska sparas. Klicka på ”Välj fil” för att Ladda upp önskat dokument, klicka sedan på knappen ”Ladda upp”. I listan över filer kan du hämta tidigare upplagda filer, samt radera tidigare upplagda dokument. 1

15 AVSÄMNING Checklista Dokumentarkiv: Har medarbetaren bifogat sin legitimation i dokumentarkivet? Om inte, påminn medarbetaren. Du ska inte godkänna en medarbetares behörighet om det inte kan styrkas med en legitimation. Har medarbetaren kartlagt sig på de skolformer hen är behörig i eller undervisar i? Du kontrollerar att skolformerna finns aktiverade som flikar uppe på sidan. I medarbetarens legitimation står behörigheten specificerad. Viktigt att den första kolumnen ”Markera nedan” (som visar behörighet i ämnen) är ifylld utifrån ALL behörighet medarbetaren har i sin legitimation. Behörig är man enligt legitimation. Fyll i/ta bort om det inte stämmer med legitimation eller om läraren kryssat i för många eller för få. Undervisningsämnen ”Undervisar i”: Ibland missar medarbetaren att markera vad de undervisar i. Säkra att de har klickat i kolumnen ”Undervisar i” i de ämnen som de undervisar i innevarande läsår.” (De ska vara pedagogiskt ansvariga i ämnet och inte enbart en hjälpande resurs) ”Jag arbetar som”: se till att det stämmer överens med det som medarbetaren arbetar som innevarande läsår. Fler än ett alternativ är möjligt att ange. Till exempel Jag arbetar som lärare år 1-3 samt Jag arbetar som lärare år 4-6. Det är mycket viktigt att uppgiften finns registrerad för att rapporter ska visa rätt resultat i fråga om behörighet/legitimation. Erhållit legitimation/Ansökt inte erhållit/Inte ansökt om Legitimation – kontrollera att informationen stämmer och om man har angett att man har legitimation ska den ligga i Dokumentarkivet. Behörighetsgivande utbildning – kolla att läraren har fyllt i om de har rätt utbildning för sin tjänst samt om hen går en behörighetsgivande utbildning under detta läsår. Tips angående avstämning: Man får upp farten när man har gjort några avstämningar. Ta gärna hjälp av kollega om möjligt, tillsammans kan ni resonera och snabbt få upp farten. Gör avstämningen, eller delar av den, tillsammans med läraren om du känner sig osäker på några uppgifter.

16 UTÖKAD SÖK

17 UTÖKAD SÖK Filtrering Sök & Rapporter hittar du under knappen utökad sök i vänstermenyn på dashboarden. Sök & Rapporter är uppdelat i tre delar: Filter Till vänster finns en filtreringsfunktion där du utför önskat urval som du sedan baserar dina rapporter på och där du kan spara dina filter till nästa gång du loggar in. OBS! För att kunna ta ut en rapport måste du först göra minst en filtrering. Det är först då rapportknapparna aktiveras. Sökresultat I detta fönster visas resultatet av din filtrering, kolumnerna anpassas beroende av vad du söker på Rapporter överst i fönstret återfinns alla rapporter under knappval och i rullgardinsmenyn Fler rapporter.

18 Sök och rapporter - funktioner
UTÖKAT SÖK Sök och rapporter - funktioner Gå till Sök & Rapporter. Där finns det 5 rapporter specialiserade på behörighetsfrågor för skolan. KOLL För att kunna ta ut en rapport måste du först göra minst en filtrering i vänstermenyn Filter. Det är först då rapportknapparna KOLL 1, KOLL 2 etc. aktiveras. Gör ett urval på enhet, kompetenser etc. i vänstermenyn Filter. I filtreringsfältet Organisationsenheter - ange vilken eller vilka organisationsenheter du vill ha med. Kompetenser – här kan du välja att söka på anställningsform, utbildningar etc. vid behov. Alla uppgifter som man klickar i under Mina kompetenser kallas för ”kompetenser” i systemet. Vill du söka efter medarbetare som SAKNAR en kompetens? Klicka direkt på den valda kompetensen tex Tillsvidareanställning och klicka ur den blåa nivårutan. Klicka på uppdatera. (3a) Här visas hur många medarbetare som listas efter din sökning. (3b) I listan till höger visas de medarbetare som uppfyller de krav du ställt i filtreringen. (3c) Listan kan exporteras till Excel. Klicka på den KOLL rapport du vill ta fram. Under Fler rapporter hittar du KOLL 4 och KOLL 5. 1 3b 3c 2 3a 3

19 KOLL 1 - Sammanställning av mina medarbetares uppgifter
UTÖKAD SÖK KOLL 1 - Sammanställning av mina medarbetares uppgifter För att kunna ta ut en rapport måste du först göra minst en filtrering i vänstermenyn Filter. Sök fram önskad enhet under Enhet Klicka på KOLL 1 I ett nytt fönster öppnas ditt resultat. Klicka på de blå rutorna för att se vad dina medarbetare har för kompetens. Exportera till Excel uppe i höger hörn. Sortera kolumner i Excelfilen efter önskemål. Färger i rapporter: Ljusgrön har examensbevis och/eller lärarlegitimation Mörkgrön läraren är behörig i ämnet samt undervisar i ämnet Gul läraren är behörig i ämnet - undervisar INTE i ämnet Röd läraren är obehörig i ämnet samt undervisar i ämnet

20 KOLL 3 - Vilka ämnen har behöriga/obehöriga/undervisande lärare
UTÖKAD SÖK KOLL 3 - Vilka ämnen har behöriga/obehöriga/undervisande lärare För att kunna ta ut en rapport måste du först göra minst en filtrering i vänstermenyn Filter. Sök fram önskad enhet under Enhet Klicka på KOLL 3 Scrolla ner till undervisningsämnen Klicka på respektive blå ruta för att se vilka medarbetare som finns under respektive siffra. Exportera till Excel uppe i höger hörn. Sortera kolumner i Excelfilen efter önskemål. Färger i rapporter: Ljusgrön har examensbevis och/eller lärarlegitimation Mörkgrön läraren är behörig i ämnet samt undervisar i ämnet Gul läraren är behörig i ämnet - undervisar INTE i ämnet Röd läraren är obehörig i ämnet samt undervisar i ämnet

21 KOLL 4 - Hur många har / har INTE en lärarlegitimation
UTÖKAT SÖK KOLL 4 - Hur många har / har INTE en lärarlegitimation I filtreringsfältet Kompetenser - Skriv in vilken typ av lärare, tex Gymnasielärare, som du vill granska. Du kan välja flera typer av lärare samtidigt, se till att eller är iklickat om du väljer flera kompetenser samtidigt dvs. t.ex. Gymnasielärare +Specialpedagoger Klicka på KOLL 4 Klicka på rullistan Valda verksamhetskritisk kompetens och klicka i Legitimation för lärare (erhållet exemplar från skolverket) Klicka på blåa Uppdatera till höger Mörkgrön - lärare med Legitimation för lärare (erhållet exemplar från skolverket) Röd - lärare UTAN Legitimation för lärare (erhållet exemplar från skolverket) Klicka på den gröna respektive den röda knappen med siffror för att se medarbetarna som ingår i urvalet Skriv ut till Powerpoint uppe till höger om du vill visa resultatet för andra