Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-utbildning [Meddelande till utbildaren: Kursdeltagarna bör vara bekanta med Microsoft Office SharePoint-dokumentbibliotek, eller gå igenom utbildningspresentationen "SharePoint-dokumentbibliotek I: Introduktion till att dela filer". På den sista bilden finns instruktioner om hur du anpassar den här mallen. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstren till några bilder. Adobe Flash-animeringar: Den här mallen innehåller Flash-animeringar. De kan spelas upp i Microsoft Office PowerPoint® 2000 och senare versioner. Obs! Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Varning! Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Dessutom: Eftersom den här presentationen innehåller Flash-animeringar kanske du får en varning om personlig information när du sparar filen. Varningen gäller inte för den här presentationen, såvida du inte lägger till information i egenskaperna till själva Flash-filen. Klicka på OK i meddelandet.] Excel Services I: Grunderna

2 Excel Services I: Grunderna
Kursens innehåll Översikt: Dela kalkylbladen Lektion: Spara en arbetsbok på en SharePoint- webbplats I lektionen finns några frågor som testar om du har förstått materialet. Excel Services I: Grunderna

3 Översikt: Dela kalkylbladen
Med hjälp av Excel Services kan du publicera ett Microsoft Office Excel® kalkylblad på SharePoint- webbplatsen. Där kan flera personer få åtkomst till kalkylbladet samtidigt med hjälp av webbläsaren. I den här kursen, som är den första i en serie, presenteras grunderna i Excel Services, som ingår i Microsoft Office SharePoint® Server Enterprise. Excel Services I: Grunderna

4 Excel Services I: Grunderna
Kursens mål Lära sig att publicera kalkylblad på en SharePoint Server Enterprise-webbplats. Veta hur andra kan visa och hantera kalkylblad i Excel Services med en webbläsare, i stället för att öppna filer i Excel-programmet. Excel Services I: Grunderna

5 Spara en arbetsbok på en SharePoint-webbplats
Lektion Spara en arbetsbok på en SharePoint-webbplats

6 Spara en arbetsbok på en SharePoint-webbplats
Vi antar att du är ansvarig för en Excel-rapport, liknande Adventure Works försäljningsinformation som visas här. Du behöver lägga informationen på SharePoint-webbplatsen så att andra i företaget kan använda den. Du vill att andra ska kunna visa och arbeta med informationen, men inte att de ska kunna redigera den ursprungliga informationen i Excel eftersom arbetsboken är huvudversionen, som inte får ändras. Vad kan vara en bra lösning på problemet? Excel Services. På företaget finns många olika behov: Ekonomiavdelningen använder den för att beräkna bonusar, och marknadsföringsavdelningen utgår ifrån den när de beslutar hur reklampengar ska användas. Excel Services I: Grunderna

7 Introduktion till Excel Services
Här är samma arbetsbok i Excel Services på en SharePoint-webbplats. Men vad är Excel Services? Excel Services är en interaktiv webbvy för kalkylblad – ett sätt att visa data i webbläsaren i stället för att använda Excel. Det som visas liknar Excel-programmet, men är inte det. För att kunna titta på ett kalkylblad i Excel Services behöver man inte ens ha Excel installerat, bara en webbläsare. Vad kan man göra i Excel Services? Samma typ av åtgärder som i Excel-programmet, som att navigera med bladflikar, använda filterknappar och så vidare. Men de gör det här i en webbläsare, inte i Excel. Excel Services I: Grunderna

8 Introduktion till Excel Services
Fördelarna med Excel Services: Ingen kan skriva direkt i arbetsboken när den visas i Excel Services, så du behöver inte oroa dig för att andra ändrar data när de visas online. Om du behöver göra ändringar kan du redigera och spara den ursprungliga filen i Excel. Då uppdateras versionen i Excel Services automatiskt. Du behöver inte låta alla se allt i en arbetsbok. När du använder Excel Services kan du skydda vissa data. Formelresultat visas till exempel, men inte de underliggande formlerna. Excel Services I: Grunderna

9 Använda Excel Services
Du börjar med att publicera en fil i ett SharePoint- dokumentbibliotek, en plats för delade filer på en SharePoint- webbplats. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Beskrivning av animering: I SharePoint-dokumentbiblioteket visas webbadressen (URL) till biblioteket som du ska publicera överst i fönstret. Knappen Nytt visas, vilket innebär att den som ser knappen har behörighet i SharePoint att spara filer i biblioteket. I Excel klickar markören på Microsoft Office-knappen, pekar på Publicera och klickar på Excel Services. I rutan Filnamn anges dokumentbibliotekets URL (utan "Forms/AllItems.aspx" i slutet). I rutan Filformat markeras Excel-arbetsbok (du kan bara använda två Excel-filformat när du publicerar en arbetsbok i Excel Services: Excel-arbetsbok och Binär Excel-arbetsbok). Markören klickar på Spara. Dokumentbiblioteket visas i fönstret Spara som. Ett filnamn anges och markören klickar på Spara igen för att publicera filen i dokumentbiblioteket. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] I Excel klickar du på Microsoft Office-knappen , pekar på Publicera och klickar sedan på Excel Services. Animeringen visar processen därefter. Excel Services I: Grunderna

10 Använda Excel Services
Du börjar med att publicera en fil i ett SharePoint- dokumentbibliotek, en plats för delade filer på en SharePoint- webbplats. I Excel klickar du på Microsoft Office-knappen , pekar på Publicera och klickar sedan på Excel Services. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du ta bort antingen den här eller den föregående bilden.] Sedan skriver du in webbadressen för dokumentbiblioteket där du vill publicera filen, och publicerar Excel-arbetsboken i biblioteket. Excel Services I: Grunderna

11 Hur använder andra arbetsboken i Excel Services?
Nu när kalkylbladet har publicerats i dokumentbiblioteket kan du tala om för andra att de kan gå dit och visa rapporten i Excel Services. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Tänk på att Richard inte ser vad Tanja gör i Excel Services, och vice versa. Det de gör påverkar inte informationen som har publicerats på SharePoint-webbplatsen. Beskrivning av animering: I SharePoint-dokumentbiblioteket klickar Tanja på nedpilen bredvid filen och sedan på Visa i webbläsaren för att öppna filen i Excel Services. Tanja klickar på fliken Sammanfattning längst ned i fönstret, på filtreringsknappen i cell A3 och sedan på Filtrera. Hon avmarkerar kryssrutan Markera alla, markerar kryssrutan Avdelning nord och klickar på OK. Samtidigt visar Richard försäljningsinformationen, genom att följa samma steg som Tanja. Han vill också titta på sammanfattningen så han klickar på fliken Sammanfattning längst ned i fönstret. Han ser inte filtret som Tanja har använt. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Men hur gör andra om de vill visa den i Excel Services? Animeringen visar hur Tanja på ekonomiavdelningen och Richard på marknadsföringsavdelningen kan titta på informationen. Excel Services I: Grunderna

12 Hur använder andra arbetsboken i Excel Services?
Nu när kalkylbladet har publicerats i dokumentbiblioteket kan du tala om för andra att de kan gå dit och visa rapporten i Excel Services. Men hur gör andra om de vill visa den i Excel Services? I SharePoint-dokumentbiblioteket klickar de på nedpilen bredvid filen och sedan på Visa i webbläsaren för att öppna filen i Excel Services. Observera att två personer som visar filen i Excel Services inte ser vad den andra gör, och det de gör ändrar inte de data som publicerades på SharePoint-webbplatsen. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden är identisk med den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du antingen ta bort den här eller den föregående bilden.] Excel Services I: Grunderna

13 Excel Services I: Grunderna
Om de vill göra mer Vad händer om någon vill använda en Excel- funktion som inte finns i Excel Services? Det kan de göra genom att öppna en ögonblicksbild i Excel. En ögonblicksbild är en begränsad version av kalkylbladsinformationen i Excel. Om du vill öppna en ögonblicksbild från Excel Services, klickar du på Öppna och sedan på Ögonblicksbild i Excel. Vilken typ av funktion? Någon kanske vill använda knappen Autosumma, använda sina egna filterknappar eller skriva ut med utskriftsfunktionerna i Excel. Ögonblicksbilden innehåller inte formler, dataanslutningar, villkorsstyrd formatering, dolda celler, rader, kolumner eller kalkylblad, privat information som arbetsbokens författare, samt filterknappar. När du arbetar med en ögonblicksbild i Excel ändras inte informationen som har publicerats på SharePoint-webbplatsen. Excel Services I: Grunderna

14 Behöver du göra ändringar?
När du går igenom försäljningsinformation en ser du ett fel som måste åtgärdas. När du redigerar arbetsboken i Excel uppdateras informationen i Excel Services automatiskt. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Obs! Om någon tittar på informationen i Excel Services medan du redigerar filen kan de klicka på Läs in arbetsbok igen under Uppdatera överst på sidan i webbläsaren för att se den senaste versionen som du har sparat. Annars ser de ändringarna nästa gång de öppnar filen på webbplatsen. Beskrivning av animering: I SharePoint-biblioteket klickar Marie på pilen bredvid filen och sedan på Redigera i Microsoft Office Excel för att öppna filen i Excel. Filen öppnas i Excel. Marie ändrar talet i cell B3 och sparar ändringarna genom att klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Spara. Richard tittar på filen i Excel Services samtidigt som Marie ändrar och sparar filen. Han klickar på Uppdatera och sedan på Läs in arbetsbok igen för att ändringarna ska visas. [Meddelande till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen medan bildspelet visas högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När filen har spelats upp en gång kanske du måste klicka på Spola tillbaka (först högerklickar du) och sedan klicka på Spela upp. Klicka utanför animeringen om inget händer när du klickar på bilden för att lägga in text eller gå vidare till nästa bild. Ibland måste du klicka två gånger. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa anteckningarna till den sista bilden i presentationen om att spela upp en Adobe Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animering är nästa bild en dubblett av den här, fast med statisk grafik. Ta bort antingen den här bilden eller nästa bild innan du visar presentationen.] Animeringen visar hur du gör ändringar och hur någon som har filen öppen kan visa dina ändringar. Excel Services I: Grunderna

15 Behöver du göra ändringar?
När du går igenom försäljningsinformation en ser du ett fel som måste åtgärdas. När du redigerar arbetsboken i Excel uppdateras informationen i Excel Services automatiskt. I SharePoint-biblioteket klickar du på pilen bredvid filen och sedan på Redigera i Microsoft Excel. Gör sedan ändringarna. Om någon samtidigt tittar på informationen i Excel Services kan de klicka på Läs in arbetsbok igen under Uppdatera i webbläsaren så visas den senaste versionen. Annars ser de ändringarna nästa gång de öppnar filen på webbplatsen. [Meddelande till utbildaren: Den här bilden motsvarar den föregående bilden förutom att den innehåller statisk grafik i stället för en animering. Använd den här bilden om du har problem med att visa animeringen. Innan du visar presentationen ska du ta bort antingen den här eller den föregående bilden.] Excel Services I: Grunderna

16 Förhindra att vissa personer redigerar
Du fick precis se en animering av hur du kan redigera ett kalkylblad med kommandot Redigera i Microsoft Office Excel, som visas på bilden. Men vad gör du om du vill att vissa personer inte ska kunna redigera filen? Finns det ett sätt att dölja det kommandot för vissa personer? Ja. Excel Services I: Grunderna

17 Förhindra att vissa personer redigerar
SharePoint- behörigheter, som beviljas av webbplatsägare, kan ange om kommandot ska visas för en viss person. Personer i grupperna Ägare och Medlem har behörighet att redigera filer i Excel. I SharePoint kan de se menykommandot Redigera i Microsoft Office Excel. Personer i grupperna Besökare och Läsare ser inte kommandot Redigera i Microsoft Office Excel, så de kan inte redigera SharePoint-filer. I den andra kursen i den här serien, "Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter", förklaras behörigheter mer utförligt. Du får lära dig hur du lägger till personer i grupper så att vissa kan redigera filer, medan andra bara kan visa dem. Excel Services I: Grunderna

18 Skillnader mellan de två miljöerna
Arbetsböcker som innehåller vissa funktioner kan inte publiceras i Excel Services. Du kan till exempel inte visa skyddade arbetsböcker eller arbetsböcker som innehåller länkade eller inbäddade objekt. Meddelandet i exemplet visas när formler i en arbetsbok visas i celler i stället för formelresultat. I Snabbreferens (länk till den i slutet av kursen) finns en lista med alla funktioner som inte kan användas. Excel Services I: Grunderna

19 Skillnader mellan de två miljöerna
Om du ser till att kryssrutan Öppna i Excel Services är markerad i dialogrutan Spara som får du direkt veta om en fil innehåller funktioner som inte stöds. När du publicerar en fil som ska öppnas i webbläsaren på webbplatsen visas ett meddelande som liknar det på bilden. Excel Services I: Grunderna

20 Excel Services I: Grunderna
Vad du behöver Som du har sett använder du kommandot Excel Services i Excel när du vill publicera en fil som ska användas i Excel Services. Kommandot Excel Services visas dock bara om någon av följande sviter har installerats: Microsoft Office® Professional Plus 2007 Microsoft Office® Enterprise 2007 Microsoft Office® Ultimate 2007 Excel Services I: Grunderna

21 Excel Services I: Grunderna
Vad du behöver Du måste också ha åtkomst till en SharePoint Server Enterprise- webbplats. Hur vet du om du har SharePoint Server Enterprise? Det är en vanlig fråga. Försök att publicera en fil med Excel Services enligt instruktionerna i den här kursen. Om det inte fungerar frågar du den som är ansvarig för servern, eller IT-avdelningen. Excel Services I: Grunderna

22 Excel Services I: Grunderna
Nästa kurs i serien Nu har vi gått igenom hur du använder Excel Services om allt är konfigurerat och klart. I nästa kurs i serien får du veta vad du ska kontrollera om allt inte är konfigurerat och klart. I "Excel Services II: Krav, rekommendationer och behörigheter": Varje grupp har olika behörigheter. Det kan vara bra att förstå behörigheter om du till exempel undrar varför vissa personer kan redigera dina filer men inte andra, och du behöver be om ändringar. Webbplatsägare får lära sig att konfigurera ett dokumentbibliotek för Excel Services-filer. Allt om SharePoint-grupper som användare kan tillhöra: Ägare, Medlemmar, Besökare och Läsare. Excel Services I: Grunderna

23 Excel Services I: Grunderna
Fråga 1 Det går att redigera information i Excel Services. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Excel Services I: Grunderna

24 Excel Services I: Grunderna
Fråga 1: svar Falskt. Det går inte att skriva i celler för att ändra data medan de visas i Excel Services. Excel Services I: Grunderna

25 Excel Services I: Grunderna
Fråga 2 Läsare måste ha Excel installerat på datorn om de ska kunna visa data i Excel Services. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Excel Services I: Grunderna

26 Excel Services I: Grunderna
Fråga 2: svar Falskt. Excel behövs inte. Med Excel Services räcker det med en webbläsare för att kunna visa data på en SharePoint-webbplats. Excel Services I: Grunderna

27 Excel Services I: Grunderna
Fråga 3 Om någon filtrerar en pivottabellrapport i Excel Services kan ingen andra se det nya filtret. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Excel Services I: Grunderna

28 Excel Services I: Grunderna
Fråga 3: svar Sant. Ingen ser någon annans arbete med data, och det nya filtret sparas inte. Excel Services I: Grunderna

29 Excel Services I: Grunderna
Snabbreferens En sammanfattning av de uppgifter som togs upp i kursen finns i Snabbreferens. Excel Services I: Grunderna

30 Använda den här mallen Den här Microsoft Office PowerPoint®-mallen innehåller utbildningsmaterial om att använda Excel Services för att publicera ett Microsoft Office Excel® 2007-kalkylblad på Microsoft Office SharePoint® Server 2007-webbplatsen. Där kan flera personer samtidigt öppna kalkylbladet med hjälp av sina webbläsare, utan att några ändringar görs i originalfilen. Den här kursen är anpassad för gruppresentationer och du kan anpassa den efter behov. Mallens innehåll har anpassats från utbildningskursen på Microsoft Office Online med namnet "Excel Services I: Grunderna". Mallens funktioner Rubrikbild: På den första bilden finns en platshållartext där du kan skriva namnet på företaget. Om du inte vill ha texten där kan du ta bort textrutan. Animeringar: Anpassade animeringseffekter används i hela presentationen. Några effekter som används är Spetsig, Utdragen, Lös upp och Schackrutor. Alla effekter kan spelas upp i tidigare versioner från och med Microsoft PowerPoint Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel-menyn, klickar på Anpassa animering och använder alternativen som visas. Om den här presentationen innehåller en Adobe Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste Active X-kontrollen Shockwave Flash Object registreras på datorn. Det gör du genom att hämta den senaste versionen av Adobe Flash Player från Adobe-webbplatsen. Varning om att spara Flash-animeringar: Flash-animeringar kan spelas upp i versioner från om med PowerPoint Om du vill spara den här mallen i PowerPoint 2007 ska du emellertid spara den i ett äldre PowerPoint-filformat: PowerPoint presentation (PPT) eller PowerPoint mall (POT). (Du ser filtyperna i dialogrutan Spara som bredvid Filformat.) Om du sparar mallen i ett PowerPoint 2007-filformat, till exempel PowerPoint-presentation (PPTX) eller PowerPoint-mall (POTX) bevaras inte animeringarna i den sparade filen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt används genomgående i bildspelet. Om du vill använda en annan går du till Bildspel-menyn, klickar på Bildövergång och använder alternativen som visas. Hyperlänkar till online-kursen:Den här mallen innehåller en länk till online-versionen av den här utbildningskursen. Länken tar dig till den Snabbreferens som har publicerats för kursen. Sidhuvuden och sidfötter: Mallen innehåller en sidfot med kursens namn. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (som öppnas från Visa-menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I anteckningsfönstret eller på anteckningssidan (menyn eller fliken Visa) finns detaljerad hjälp om den här mallen.