Användarkunskap för IT-personal

En presentation över ämnet: "Användarkunskap för IT-personal"— Presentationens avskrift:

1 Användarkunskap för IT-personal
Klicka med piltangenter på skrivbordet för att stega framåt eller bakåt Användarkunskap för IT-personal Mål Att öka verksamhetskunskapen hos IT-personal Att förstå betydelsen av att verksamhetsförändringar inlemmas i helhetsprojekt Att orientera om innebörden av processer Att orientera om marknads-förutsättningar för verksamheten Målgrupp IT-personal. Förkunskaper Arbete med IT inom verksamheter. Nästa steg. Implementering av affärssystem Processutveckling Antal kunskapskomponenter (Sidor). 64 Innehåll i avsnitten Sida Att bedriva affärsverksamhet. 2 Översikt ekonomi. 5 Företagsmiljöer. 15 Verksamhetsutveckling. 25 Marknadsprocessen. 30 Arbetsprocesser. 45 Samband med datasystemet. 62 Övrig information Genom att utveckla kunskap om verksam-hetsarbete förbättras kommunikationen med de personer som arbetar som användare av IT-system. Förståelsen av att IT skall stödja verksamhetsnytta är avgörande för framgång. © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (c) kompetensresurs ab

2 Företagandets grunder
Användarkunskap för IT-personal 1: Att bedriva affärsverksamhet Vinst Vinst Tillgång 100 kkr År 1 År 2 År 3 År n ……… Start Löpande inkomster ? Generationsskifte ? Ägarbyte ? Kommentar : De befintliga ägarna kan personligen hemtaga värdet av de upparbetade tillgångarna. Andra ägare kan fortsätta verksamheten. Kommentar : Under hela företagets verksamhetstid uppstår också ständigt frågan hur ägarna skall erhålla löpande personliga inkomster för att täcka vardagens krav. Kommentar : Efter ett antal år kan de samlade tillgångarna ha vuxit kraftigt. En fråga om generationsskifte eller ägarbyte uppstår. Kommentar : Vid start av företag krävs (nästan) alltid en insats i form av startkapital. Detta startkapital omvandlas till exempelvis ett lager och utgör företagets tillgång. Kommentar : Förhoppningen är att företaget varje år skall ge en vinst så att tillgångarna i företaget ökar. Därmed ökar ägarnas förmögenhet. Kommentar : Det finns flera skäl varför man startar företag. Det vanligaste skälet är dock att åstadkomma en god personlig ekonomi. (c) kompetensresurs ab

3 Ekonomisk ställning och resultat
Användarkunskap för IT-personal 1: Att bedriva affärsverksamhet Tillgångar sammanställs i en balansräkning som också visar skulder och eget kapital. Tillgång 100 kkr År 1 År 2 År 3 År n ……… Start Vinst Resultatet för året sammanställs i en resultaträkning. Kommentar : Under året och åtminstone efter varje års slut sammanställs tillgångarna tillsammans med en förteckning över vem som äger tillgångarna i en balansräkning. Kommentar : Resultatet för verksamheten, vinst eller förlust, sammanställs i en resultaträkning. De båda sammanställ-ningarna ingår i en årsredovisning för företaget. (c) kompetensresurs ab

4 Planeringssamband År 1 År 2 År 3 AFFÄRSPLAN Befintliga produkter :
Användarkunskap för IT-personal 1: Att bedriva affärsverksamhet År 1 År 2 År 3 AFFÄRSPLAN Befintliga produkter : Marknadsplan Produktionsplaner Bemanning/personal Ekonomi/finanser Nya produkter : Marknadsplan Produktutvecklingsplan Lanseringsplan Produktionsplaner Bemanning/personal Ekonomi/finanser Kommentar : Affärsplanen består av flera underplaner omfattande alla delar av verksamheten. (c) kompetensresurs ab

5 Arbetsgång redovisning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Underlag från affärs- händelse Kontering Registrera i dator V erifikationer i pärmar Verifikationer i tidsordning (dagbok) Huvudbok (kontonummer) Balansräkning Resultat- räkning Varje månad under året Kommentar : Rapporter skrivs ut avseende perioden och distribueras till de personer som skall analysera dem. Rapporterna arkiveras också i pärmar. Kommentar : Efter att alla affärshandlingar för perioden har registrerats kontrolleras bankkonton mot kontoutdrag från bank samt några andra s.k. avstämningar. Kommentar : Affärshändelser registreras löpande under en månad. Ibland utförs all löpande redovisning direkt efter avslut på en månad. (c) kompetensresurs ab

6 Bokslut och deklaration
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Balansräkning sista månaden Resultat- räkning Bokslut (Årsredovisning) Deklaration (skatt) Boksluts- justeringar Kommentar : Vid bokföringsårets slut förs intäkter och kostnader noggrant till rätt år (periodisering). Avsättningar och upplösning av fonder sker m.m. Kommentar : Ur detta slutliga underlag skrivs därefter årsredovisningshandlingar och deklaration ut, vilket kan vara ett mycket omfattande arbete. (c) kompetensresurs ab

7 Årsredovisningens omfattning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Förvaltnings-berättelse Resultat- räkning Balans- Noter Revisions- berättelse Kassaflödes- analys Kommentar : För en tidsperiod av vanligen ett år framställs en årsredovisning. Innehållet kan variera men följer i huvudsak ett standardiserat innehåll. Innehåller följande huvudinformation. Kommentar : För större företag skall också en kassaflödes-analys, ibland kallat finansieringsanalys, finnas med i årsredovisningen. (c) kompetensresurs ab

8 Ekonomisk ställning i balansräkning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Tillgångar Eget kapital och skulder Kommentar : En balansräkning är en uppställning av de ekonomiska tillgångar som finns i en verksamhet jämfört med hur tillgångarna har finansierats. Kommentar : Hur tillgångarna har finansierats, ”vem som äger tillgångarna”, ställs upp med samma summa för att visa den ekonomiska balansen för verksamheten. Kommentar : Tillgångar är enkelt uttryckt allt som har ett ekonomiskt värde för verksamheten (c) kompetensresurs ab

9 Balansräkningen enkelt exempel
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Tillgångar Fastighet kkr Eget kapital och skulder Eget kapital 100 kkr Lån kkr Summa : kkr Kommentar : Ett företag har 100 kkr i egen kassa. Företaget lånar kkr av banken. För hela beloppet köper företaget en fastighet. Kommentar : Exemplet åskådliggör hur tillgångar redovisas gentemot hur de har finansierats. Summan av tillgångar skall vara lika med summan av eget kapital och skulder. (c) kompetensresurs ab

10 Poster i en balansräkning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Tillgångar Eget kapital och skulder Anläggningstillgångar Byggnader Maskiner Inventarier … Eget kapital Aktiekapital Årets resultat … Obeskattade medel Omsättningstillgångar Varulager Kundfordringar Övriga fordringar … Avsättningar Skulder Långfristiga skulder Checkkredit Lån … Kortfristiga skulder Leverantörer Skatter … Kassa och bank Bank Plusgiro … Kommentar : I (svenska) företag kan fonder skapas vid årsbokslut. Nämnda fonder beskattas därmed inte i företaget utan kan utgöra en buffert för framtida utjämningar av resultatet. Kommentar : Uppställningen av tillgångar och eget kapital/skulder följer en standard som dels är lagreglerad och dels följer praxis enligt redovisningsregler. Kommentar : Slutligen redovisas de skulder som företaget har. Skulderna delas upp i långfristiga och kortfristiga skulder. Vanligen är kortfristiga skulder de som förfaller inom ett år. Kommentar : Avsättningar för framtida förpliktelser, exempelvis pensionsåtaganden, förs upp på skuldsidan för att visa anspråk på de tillgångar som finns. Kommentar : Därnäst kommer omsättningstillgångarna. Det är, som ordet säger, tillgångar som snabbare förändras eller har en större rörlighet än anläggningstillgångarna. Kommentar : Ett av syftena med en enhetlig standard är det att skall gå att jämföra verksamheter med varandra. Även ur kompetenssynpunkt är en standard värdefull. Kommentar : Företagets egna kapital utgör den andel av tillgång-arna som företaget självt äger. Det affärsmässiga syftet med ett bolag är att öka det egna kapitalet. Förmögenheten ökar därmed. Kommentar : Uppställningen på tillgångar börjar med vad som kallas anläggningstillgångar. De vanligaste anläggnings-tillgångarna framgår av figuren. Kommentar : Sist på tillgångssidan redovisas likvida medel dvs tillgångar som är i form av pengar eller som snabbt kan omsättas till pengar. (c) kompetensresurs ab

11 Ekonomiskt resultat i resultaträkning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Intäkter Försäljning varuslag 1 +xxxxxx Försäljning varuslag 2 +xxxxxx Övriga intäkter +xxxxxx Summa intäkter : = xxxxxx Kostnader Materialkostnader yyyyyy Driftskostnader yyyyyy Marknadsföring yyyyyy Personalkostnader yyyyyy Summa kostnader : = yyyyyy Rörelseresultat = zzzzzz(+-) Finansiella kostnader/intäkter xxxxx Resultat före skatt = zzzzzz(+-) Skatt på årets resultat yyyyyy Årets resultat =åååååå(+-) Kommentar : I form av en resultaträkning redovisas det ekonomiska resultatet för en viss tidsperiod exempelvis ett år. Kommentar : Samtliga intäkter och kostnader visas enligt en standardiserad uppställning som avslutas med resultatet för tidsperioden. (c) kompetensresurs ab

12 (c) kompetensresurs ab
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Resultaträkningen Start av verksamhet i ett aktiebolag. År 3 År 4 Bokslut för år 3 upprättas Bokslut för år 4 År 5 Resultaträkning år 3 Intäkter Kostnader Vinst = (Bortsett från skatt) Resultaträkning år 4 Intäkter Kostnader Vinst = (Bortsett från skatt) Kommentar : Resultaträkningen visar verksamhetens ekonomiska resultat under en angiven tidsperiod. (c) kompetensresurs ab

13 Grov uppställning av resultaträkning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi Intäkter Försäljning varuslag 1 +xxxxxx Försäljning varuslag 2 +xxxxxx Övriga intäkter +xxxxxx Summa intäkter : =xxxxxx Kostnader Materialkostnader - yyyyyy Driftskostnader - yyyyyy Marknadsföring - yyyyyy Personalkostnader - yyyyyy Summa kostnader : =yyyyyy Rörelseresultat =zzzzzz(+-) Finansiella kostnader/intäkter +-xxxxx Resultat före skatt =zzzzzz(+-) Skatt på årets resultat - yyyyyy Årets resultat =åååååå(+-) Intäkter Försäljning varuslag 1 +xxxxxx Försäljning varuslag 2 +xxxxxx Övriga intäkter +xxxxxx Summa intäkter : =xxxxxx Kostnader Materialkostnader - yyyyyy Driftskostnader - yyyyyy Marknadsföring - yyyyyy Personalkostnader - yyyyyy Summa kostnader : =yyyyyy Intäkter Försäljning varuslag 1 +xxxxxx Försäljning varuslag 2 +xxxxxx Övriga intäkter +xxxxxx Summa intäkter : =xxxxxx Avser vanligen ett års verksamhet. (c) kompetensresurs ab

14 Detaljerad resultaträkning
Användarkunskap för IT-personal 2: Översikt ekonomi (c) kompetensresurs ab

15 SME-företag (se not) och storföretag
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer SME-företag (se not) och storföretag Storföretag/myndigheter Företagsledare Marknadschef Säljare Ekonomi Administration Personal Utredningar Juridik Teknik/produktutv. Drift Inköp Fastigheter Projekt Data ”Vardagsstöd” SME-företagsledaren Företagsledare Marknadschef Säljare Ekonomi Administration Personal Utredningar Juridik Teknik/produktutv. Drift Inköp Fastigheter Projekt Data ”Vardagsstöd” © kompetensresurs ab SME är en utbredd beteckning för mindre och medelstora företag. Inom SME-företag finns inte resurser att dela upp arbetet på många ansvarsområden. Detta får till följd att alla medarbetare i SME-företag vanligen innehar ett betydligt bredare ansvarsområde än i stora företag. Det är också vanligt att det är mindre täta skott mellan ansvarsområden och att man måste göra diverse inhopp på olika områden. Kommentar : Inom SME-företag är det vanligt att man måste göra inhopp på olika ansvarsområden. Man blir bredare i sin kompetens. Kommentar : Storföretag gör tydligare ansvarsuppdelning med djup specialisering inom varje område. Kommentar :. Detta får till följd att alla medarbetare i SME-företag vanligen innehar ett betydligt bredare ansvars-område än i stora företag. Kommentar : Inom SME-företag finns inte resurser att dela upp arbetet på många ansvarsområden. Kommentar : SME är en utbredd beteckning för mindre och medelstora företag. Not. SME = Small and Mediumsized Enterprises) (c) kompetensresurs ab

16 Vardagskravens konsekvenser
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Vardagskravens konsekvenser Ständiga omställningar. Företagsledare Marknadschef Säljare Ekonomi Administration Personal Utredningar Juridik Teknik/produktutv. Drift Inköp Fastigheter Projekt Data SME-företagsledaren ”Vardagsstöd” © kompetensresurs ab Genom att man måste behärska många ämnesområden och snabbt växla mellan dessa ställs stora krav på kompetens. Att snabbt sätta sig in i ett ämnesområde man inte varit berörd av på länge, kräver en aktualisering av kunskaperna. Tillgängligheten på kunskapen blir en avgörande faktor. De frekventa omställningarna under press sliter på medarbetarna. Bra system för att göra kunskap tillgängligt vid rätt tidpunkt, i rätt form till rätt pris är oerhört viktigt för SME-företagens framgång. Kommentar : De frekventa omställningarna under press sliter på medarbetarna. Bra system för att göra kunskap tillgängligt vid rätt tidpunkt, i rätt form till rätt pris är oerhört viktigt för SME-företagens framgång. Kommentar : Att snabbt sätta sig in i ett ämnes-område man inte varit berörd av på länge, kräver en aktualisering av kunskaperna. Tillgängligheten på kunskapen blir en avgörande faktor. Kommentar : Genom att man måste behärska många ämnesområden och snabbt växla mellan dessa ställs stora krav på kompetens. (c) kompetensresurs ab

17 Storföretagets karakteristik
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Väl utbyggda administrativa system för de flesta områdena inom organisationen medför kontinuerlig utveckling Fastlagda rutiner för beslutsfattande och hantering Övergripande managementresurser Ägande ofta skilt från ledningen (c) kompetensresurs ab

18 SME-företagets karakteristik
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Individuell inlärning genom problemlösning Begränsat antal transaktioner medger ingen uppbyggnad av rutiner och processer Ej standardiserat beslutsfattande Begränsad ledningskapacitet Ägande och ledning sammanfaller ofta Brist på externt kravställande Ofta bristande kunskaper på flera områden men starka drivkrafter (c) kompetensresurs ab

19 Storföretagens metodik
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Storföretagens metodik Specialister/utredare Beslutsfattare Andra specialister Utredning marknad produktions- teknik .. IT-område Besluts- underlag Beslut Genomförande © kompetensresurs ab Utveckling i större företag sker nästan alltid efter att ett utrednings-underlag läggs fram för beslut. Detta innebär att en utredare från företaget eller eventuellt en utomstående konsult har gjort underlaget. Utredningen kräver kompetens och kostar mycket att framställa. Samtidigt måste uppdragsgivaren besitta en god beställarkompetens. Kommentar : Utredningen kräver kompetens och kostar mycket att framställa. Samtidigt måste uppdragsgivaren besitta en god beställarkompetens. Kommentar : Utveckling i större företag sker nästan alltid efter att ett utredningsunderlag läggs fram för beslut. Detta innebär att en utredare från företaget eller eventuellt en utomstående konsult har gjort underlaget. (c) kompetensresurs ab

20 SME-företagens handlingsmetodik
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer SME-företagens handlingsmetodik Genomförande Korrigera Korrigera och förbättra i mindre etapper. Handlingsorientering. Ofta samma personer inblandade i alla steg. Mindre underlag Beslut © kompetensresurs ab Själva beslutsfattandet i SME-företag sker, och måste ske, med ganska enkla underlag. Eventuella brister i beslutsunderlaget kompenseras ofta med att handla snabbt och snabbt korrigera handlingssättet. Kommentar : Själva beslutsfattandet i SME-företag sker, och måste ske, med ganska enkla underlag.. Kommentar : Eventuella brister i beslutsunderlaget kompenseras ofta med att handla snabbt och snabbt korrigera handlingssättet. (c) kompetensresurs ab

21 Intern och extern fokusering
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Byråkratier Betjänande organisationer Kraften åt intern politik Ägnar kraften åt externa resultat Kommentar : Betjänande organisationer och företag riktar kraften åt dem man gör nytta. Syftet med verksamheten är tydliggjort, är rätt uppfattat av alla och alla lever efter syftet. Kommentar : Kraften blir riktad mot interna problem och intern kamp om maktpositioner. Kommentar : Genom den mänskliga kraften i organisationer och företag drivs utvecklingen framåt. Kraften kan dock riktas åt ”fel håll” om man inte fokuserar vad syftet med verksamheten är. Kommentar : Inom byråkratiska verksamheter är tyvärr verksamhetens syfte ofta otydligt och kraften hos människorna blir missriktad. (c) kompetensresurs ab

22 (c) kompetensresurs ab
Nyttiga värdefrågor Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Vilka är beroende av mitt arbete ? Hur använder de sig av detta ? Varför är det värdefullt för dem ? Vad händer om det inte är värdefullt längre ? Hur kan vi göra det ännu värdefullare ? … Kommentar : Genom att ställa några enkla frågor om syftet med verksamheten erhålls en praktisk förståelse om varför verksamheten finns. (c) kompetensresurs ab

23 Exempel på tillverkningsprocess
Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Material Tråd köps in i viss dimension 1 Operation Tråddragning till olika dimension Halvfabrikatslager dragen tråd Kommentar : Ett viktigt och annorlunda arbetssteg är här packning i olika förpackningar där ingående material är förpackningar tillsammans med spik i olika dimensioner och behandling. Kommentar : För att illustrera ett arbetsflöde i verkligheten visar figuren arbetssteg och material från tillverkning av spik. 2 Kallformning av obehandlad spik (spikmaskin) Halvfabrikat obehandlad spik © kompetensresurs ab För att illustrera ett arbetsflöde i verkligheten visar figuren arbets-steg och material från tillverkning av spik. Ett viktigt och annorlunda arbetssteg är här packning i olika förpackningar där ingående material är förpackningar tillsammans med spik i olika dimensioner och behandling. 3 Ytbehandling (kundönskemål) 4 Förpacknings- material Packning Leveransklar spik (c) kompetensresurs ab

24 (c) kompetensresurs ab
Mekanisk verkstad Användarkunskap för IT-personal 3: Företagsmiljöer Plåt (eller motsvarande) Klippning / kapning /... Tillverkade eller köpta halvfabrikat Svetsning (eller liknande) Bearbetning (ex. bockning) (Flera bearb. kan förekomma) Monteringsdetaljer Montering © kompetensresurs ab Produktionen i en fabrik kan också resultera i halvfabrikat som skall användas som sammansättningsdel i en annan fabriks produktion. Detta är en vanlig situation som underleverantör. I den illustrerade figuren ingå här också detaljer som köpts av annan utomstående leverantör. Halvfabrikat eller helfabrikat. Kommentar : Produktionen i en fabrik kan också resultera i halvfabrikat som skall användas som sammansättningsdel i en annan fabriks produktion. Detta är en vanlig situation som underleverantör. Kommentar : I den illustrerade figuren ingå här också detaljer som köpts av annan utomstående leverantör (c) kompetensresurs ab

25 Produkt- och verksamhetsutveckling
Användarkunskap för IT-personal 4: Verksamhetsutveckling - Arbetsfördelning Processer (rutiner) Ledning/styrning Samordning/adm. … Verksamhetsutveckling Ekonomi Allt arbete utförs inom ”Verksamheten” Produktutveckling Inköp Arbetsflöden, utleveranser Marknad (c) kompetensresurs ab

26 (c) kompetensresurs ab
Managements uppgift Användarkunskap för IT-personal 4: Verksamhetsutveckling Specialisering Komplexitet Management (styrning) Resultat Styr resurser mot behov som överskrider resurserna : Urval Prioritering Fokusering på mål Kommentar : Genom att utföra rätt prestationer med rätt resursförbrukning vid rätt tillfälle motiveras företagets existens. Detta utgör en praktisk förklaring av begreppet ”management”. Kommentar : Vad som skall utföras, vid vilken tidpunkt, med vilken kvalitet, av vilka personer, med vilka resurser skapar de resultat som utförs och som företaget får ersättning för. Kommentar : I ett företag sammanförs en mängd specialisters kunskap. Specialisterna skall utföra arbete i en komplex värld. (c) kompetensresurs ab

27 (c) kompetensresurs ab
Krav på management Användarkunskap för IT-personal 4: Verksamhetsutveckling Hög utbildning (specialisering) Låg Utvecklingen Management Höga krav Kommentar : Kravet på management ökar med allt högre specialisering och allt mer omfattande arbetsinnehåll. Kommentar : I det komplexa samhälle vi nu lever i ökar dämed kravet på management. Ofta räcker det inte längre att ledningen utför managementarbetet utan delar måste utföras av kompetenta medarbetare. (c) kompetensresurs ab

28 Verksamhetskunskapens användning
Användarkunskap för IT-personal 4: Verksamhetsutveckling Specialist Organisation (”arbetsstruktur”) Resultat = mycket större än man kan prestera själv Mera ansvar till medarbetarna Större drivkraft hos medarbetarna Större självgående Snabbt föränderlig värld Kommentar : Genom en ökad verksamhetskunskap utvecklar medarbetarna och företagsledning arbetsstrukturen, och därmed effektiviteten, i en ständigt pågående dynamisk process. Kommentar : Den ökade komplexiteten i en snabbt föränderlig värld gör att medarbetarna måste ta ett större ansvar för att utveckla arbetsstrukturen i företaget. Kommentar : De resultat som kan presteras av systemet bestående av specialister i samverkan är betydligt större än en ensam person kan åstadkomma. Kommentar : Organisationen, dvs systemet för samverkan, har företagsledningen, skapat hittills. Kommentar : De blandade kunskaperna hos specialisterna i ett företag sätts samman i system genom den organisation som management skapat. (c) kompetensresurs ab

29 Verksamhetskunskapens innehåll
Användarkunskap för IT-personal 4: Verksamhetsutveckling Basämne (Exempel : Maskinteknik) Kunskapsprofil specialist Språk Verksamhetskunskaper (”erfarenhet”) Basämne (Exempel : Maskinteknik) Nytt Språk Arbetspsykologi Personlig tidsplanering Att deltaga i utv.arbete Projektledning, -planering Ledarskap IT-användning Produktutveckling Beslutsunderlag Ekonomi Processutveckling Marknadskunskap Integrerat utv.arbete Förnyelsekunskap MPS Problemlösning Beställarkunskap inom IT Kommentar : För att kunna kommunicera med andra specialister, exempelvis tekniker i samverkan med marknadsförare och ekonomer, krävs referenskunskaper inom respektive ämne. Kommentar : Andra avgörande verksamhets-kunskaper är hur man samarbetar i grupparbete och projekt. Exempel visas via de röda pilarna. Kommentar : En del av verksamhetskunskaperna som en specialist behöver utveckla är personlig effektivitet. Exempel visas via de röda pilarna. Kommentar : För att effektivt kunna samverka med andra medarbetare och samtidigt vara delaktigt i att bygga arbetsstrukturen krävs verksamhets-kunskap. Kommentar : I dagligt tal krävs erfarenhet för att vara effektiv i arbetet. Mycket av denna erfarenhet är verksamhets-kunskaper som har inhämtats under mycket lång tid. Kommentar : Specialister har fördjupad kunskap inom ett eller ett fåtal ämnen. (c) kompetensresurs ab

30 Marknadsföringens uppgift
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Ur osäker och ofullständig information härleda behov av produkter/tjänster (tolkningsprocess) ”Marknaden” Utveckling/inköp av produkter, tjänster med resursplanering. ”Företaget” Planera och genomföra avsättningen av produkter/tjänster. ”Försäljning” Kommentar : Marknadsföringens uppgift är i huvudsak att avsätta de produkter och tjänster som ett företag producerar. Dessutom skall man återföra behov från marknaden. Kommentar : Ordet ”Marknaden” är inte särskilt tydlig och inte heller särskilt fullständig. Kommentar : Marknadsföringens uppgift kan beskrivas kortfattat enligt följande. (c) kompetensresurs ab

31 (c) kompetensresurs ab
Marknadsprocessen Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Marknad Försäljning Segmentering Behov Paketering © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Marknadsprocessen övergår därmed i en försäljningsprocess som leder till order eller avtal som skall verkställas. Kommentar : Ur en otydlig bild av hela marknaden söks segment eller kundkategorier som har säregna behov av de produkter och tjänster som erbjuds. Kommentar : Behoven preciseras och ställs mot de nyttigheter som företagets produkter och tjänster erbjuder. Kommentar : Företagets budskap om produkten formuleras och paketeras i rätt form, med rätt formulering, på rätt plats och vid rätt tillfälle. (c) kompetensresurs ab

32 Två huvudmarknader Producentvarumarknad Konsumentmarknad
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Producentvarumarknad (B2B = Business to Business) Konsumentmarknad Aktiv och professionell köpare. Ofta fasta förbindelser. Lär sig varandras rutiner. Produktkomplexitet. Utveckling av produkter. Massmarknad. Personlig påverkan/reklam. Inkomst, förmögenhet. Attityder, mode … Grupptillhörighet, livsstil … Mycket subjektiv köpprocess. (c) kompetensresurs ab

33 (c) kompetensresurs ab
Marknadsplanering Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Affärs- planering Marknads- Säljledning Försäljning År 1 År 2 År 3 Affärsplan År 1 År 2 År 3 Marknadsplan Ettårsplan Ettårsplan 6 mån Aktiviteter Offerter Reseplanering Kundbesök … Kommentar : En bra struktur för planering visas i ovanstående planeringssystem. Kommentar : Marknadsavdelningen har ett begränsat utrymme resurser i form av budget för marknadsföring och den tid som personalen innehar. Ett effektivt utnyttjande kräver planering! (c) kompetensresurs ab

34 Affärsplaneringens uppgift
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Affärs- planering År 1 År 2 År 3 Affärsplan Grova göromål : Granska och härleda affärsidén Analys av nuläge internt och externt Analys av framtiden Göra målbeskrivningar Härleda strategier (handlingssätt) för att nå målen Kommentar : Affärsplaneringen är långsiktig och omfattar mest analyser och strategier. (c) kompetensresurs ab

35 Marknadsplaneringens uppgift
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Marknads- planering År 1 År 2 År 3 Marknadsplan Ettårsplan Grova göromål 1 år : Försäljningsvolymer tidsatta Reklam- och annonsplan Detaljerade aktivitetsplaner Investeringsplaner i detalj Detaljerade utvecklingsplaner säljare Grova göromål 3 år : Planer marknadsmål Aktivitetsplaner Investeringsplaner Bemanningsplaner säljare Kommentar : Marknadsplanen görs oftast i samband med budget för nästkommande år. (c) kompetensresurs ab

36 Säljledningens uppgift
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Grova göromål : Leda, styra och motivera säljarna Säljmöten, uppföljning Riktlinjer offertarbete, deltagande större offerter Sambesök viktiga kunder, större offerter Säljledning Ettårsplan 6 mån Kommentar : Konkreta mål om försäljning måste uppställas med tidplaner för aktiviteter och mål. (c) kompetensresurs ab

37 (c) kompetensresurs ab
Säljarens uppgift Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Grova göromål : Planering cirka 14 dagar relaterat till målen Välja ”rätt” kunder att bearbeta Konkreta kundkontakter, presentationer Utarbeta offerter Skriva order eller avtal med kund Orderbevakning, leveransbevakning Aktiviteter … Försäljning Aktiviteter Offerter Reseplanering Kundbesök … Kommentar : Arbetet att möta kunder utförs av säljaren. Kräver mycket i personligt uppträdande och lyhördhet mot kund. (c) kompetensresurs ab

38 Från produkt- till projektförsäljning
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Från produkt- till projektförsäljning Försäljnings- insats Komplexitet Produkt System Projekt © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : För att förstå och styra försäljningsarbetet är det viktigt att begrunda insatsen och komplexiteten i det arbete som måste utföras. Kommentar : När produkten består av ett system ingår ofta flera komponenter som skall sättas samman. I ett projekt tillkommer för det mesta stora delar av arbeten och tjänster utöver systemet. (c) kompetensresurs ab

39 (c) kompetensresurs ab
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Produktförsäljning Försäljnings- insats Komplexitet Enkla beslut. Små konsekvenser om valet är fel. Väljs helt och hållet efter reklam och pris. Över disk. © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Produkter säljs mestadels via detaljhandeln. Försäljningssituationen har i huvudsak följande karaktär. (c) kompetensresurs ab

40 (c) kompetensresurs ab
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Systemförsäljning Försäljnings- insats Komplexitet Kontor Vissa konsekvenser om valet är fel. Relativt komplicerade beslut. Väljs efter råd från familj, vänner, arbetskamrater, social omgivning. Säljaren påverkar mycket. © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Försäljning av ett system innebär att säljaren och kunden tillsammans skall komma fram till en lösning som ofta inte finns vid försäljningstillfället. (c) kompetensresurs ab

41 (c) kompetensresurs ab
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Projektförsäljning Försäljnings- insats Komplexitet Väljs efter en massiv säljinsats med offert,kontrakt,bötesklausuler. Stora konsekvenser om valet är fel. Komplicerade beslut. Butiker © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Den yttersta projektförsäljningen tar mycket lång tid och kräver mycket stora försäljnings-insatser. (c) kompetensresurs ab

42 Från produkt till projektförsäljning
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Från produkt till projektförsäljning Försäljnings- insats Komplexitet Butiker Kontor © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Innehållet i försäljningsarbetet är väsensskilt i extremerna produkt till projektförsäljning. Mellanvarianter med olika grader av inslag av de båda varianterna förekommer också. (c) kompetensresurs ab

43 Inslag problemlösning och presentation
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Inslag problemlösning och presentation Problemlösning/konstruktion Presentation Produkt System Projekt © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Förmågan att driva fram lösningar och nya konstruktioner tillsammans med förmågan att presentera, dvs ”sälja in”, lösningarna är de kanske två viktigaste faktorerna för ett lyckat arbete med projektförsäljning. Kommentar : Två viktiga variabler är att hur mycket del av försäljningsinsatsen som omfattar problemlösning och konstruktion samt insatsen som behövs för att presentera resultatet av det som konstruerats. (c) kompetensresurs ab

44 Jämförelse försäljningssituationer
Användarkunskap för IT-personal 5: Marknadsprocessen Jämförelse försäljningssituationer Produktförsäljning Projektförsäljning Relativt många kunder Relativt få kunder Produkten enkel att förstå Produkten svår att förstå Service ej så viktig Serviceberoende Ej särskilt omgivningsberoende Omgivningsberoende Kort säljcykel Lång säljcykel Få beslutsfattare Många beslutsfattare Enkel målsättning hos köparen Olika målsättningar hos köparen Liten investering Stor investering Liten risk om något går snett Hög risk om något går snett Litet behov av information Stort behov av information (c) kompetensresurs ab

45 (c) kompetensresurs ab
Vad är en process ? Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser En återkommande handling som utförs efter en i förväg uppställt handlingsmönster. Kommentar : Ibland kallas process också för rutin. Innebörden är grovt att återkommande händelser skall behandlas på ett i förväg fastställt sätt. (c) kompetensresurs ab

46 Process kontra organisation
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser VD Ekonomi Prod. Inköp Konstr. Förråd Lager Organisationsschema Förråd Lager Inköp Prod. Ekonomi Process Kommentar : Arbetsgången visar hur olika avdelningar och personer samverkar med varandra i en viss ordning. Detta kallar vi en process. Kommentar : Om vi istället beskriver arbetsgången inom företaget erhålls en annan bild. Kommentar : Ett vanligt sätt att visa ett hur ett företaget är organiserat är att rita upp ett organisationsschema. (c) kompetensresurs ab

47 Objekt- och processmodeller
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Objektbeskrivning Processbeskrivning Underhåll Rutin Arbetssteg Fastighet Bostäder Lokaler Gemensamt Uthyrning Kök Rum Besiktning Diskmaskin Inredning Kyl/Frys © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Kommentar : Processer är en beskrivning av arbetsflöden inom olika verksamhetsområden. Kommentar : Objekt och system kan beskrivas i form av en hierarkisk struktur vilket kallas objektbeskrivning. (c) kompetensresurs ab

48 Processen består av arbetssteg
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser PROCESS Arbets- steg 1 Arbets- steg 2 Arbets- steg 3 Arbets- steg n Deltagarna kan också vara en eller flera grupper. Kommentar : I en verksamhet görs nästan allt arbete av flera personer som i en följd av arbeten utför delar som bildar ett slutresultat. Kommentar : Processen utgörs av samtliga arbetssteg med beskrivning av vad som utförs i respektive arbetssteg. (c) kompetensresurs ab

49 (c) kompetensresurs ab
Process generellt Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Läge 0 Läge 1 Arbetsprocess Exempel : bygga om ett hus skapa en ny produkt anskaffa ett datasystem anskaffa en video göra en kurs i processlära Kommentar : Generellt beskrivet är en process ett arbete som för ett objket från ett tillstånd till ett annat tillstånd. (c) kompetensresurs ab

50 Nedbrytning i arbetssteg
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Läge 0 Läge 1 Arbetsprocess Arbetssteg 1 2 3 n ……………. Kommentar : Processen delas upp i avskiljbara och helst tydliga arbetssteg som utförs inom processen. (c) kompetensresurs ab

51 Arbetsstegen detaljeras
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Läge 0 Läge 1 Arbetsprocess Arbetssteg 1 2 3 n ……………. läsa instruktion välja inköpskälla ansluta el köpa in sammanfoga … Kommentar : Efter nedbrytning i arbetssteg detaljeras respektive steg i en arbetsbeskrivning. På detta sätt erhålls en processbeskrivning. (c) kompetensresurs ab

52 Exempel på processer Lönerutin Frånvarohantering Skadehantering
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Exempel på processer Lönerutin Frånvarohantering Skadehantering Personalrekrytering Produktutveckling Taxeringsärende Antagningsförfarande (c) kompetensresurs ab

53 Exempel företagsprocesser
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser INKÖP Anskaffning av ny leverantör Inköpsrutin Ankomstrutin EKONOMI Investeringsbeslut Redovisningsrutiner Bokslutsrutiner Kravrutiner PERSONAL Anställningsrutiner Lönerutiner Utbildningsrutiner PRODUKTION Orderplanering Kvalitetsuppföljning Introduktion av nya produkter Avveckling av produkter Maskinunderhåll Vertygsframtagning Maskinanskaffning MARKNAD Försäljnings-/orderrutiner Offertrutiner Reklamationsrutiner Representation Exportrutin (c) kompetensresurs ab

54 Exempel industriprocesser
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Inköp Tillverkning Försäljning Produktutv. Maskinvård Byggnadsvård Ex. industriprocesser Redovisning 1. 2. 3. 4. 5. Definierade tydliga processteg 6. Kommentar : Några processer inom en industri kan vara de visade. (c) kompetensresurs ab

55 Exempel processer i en skola
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Terminsplaner Undervisning Elevanskaffn. Vidareutb. Inventarievård Byggnadsvård Ex. skolprocesser Bibliotek Bespisning 1. 2. 3. 4. 5. Definierade tydliga processteg 6. Kommentar : Inom en skola kan processer enligt visat exempel analyseras. (c) kompetensresurs ab

56 Exempel processer i en fastighet
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Uthyrning Sophantering Städning Bevakning Inspektioner Ombyggnader Ex. fastighetsprocesser Redovisning 1. 2. 3. 4. 5. Definierade tydliga processteg 6. Kommentar : Exemplet visar processer som kan analyseras inom ett fastighetsbolag. (c) kompetensresurs ab

57 Varför dokumentera processerna ?
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Varför dokumentera processerna ? Förutbestämda arbetssteg Produkt Tjänst Resultat Förstå mina egna arbetsuppgifter Förstå mina arbetskamraters arbetsuppgifter Få överblick över helheten Se samband Värdera om arbetet är effektivt Kunna förbättra processerna Ersätta personal och inskola ny personal Kommentar : Det finns flera viktiga anledningar varför det är meningsfullt att dokumentera processer. (c) kompetensresurs ab

58 Hur dokumentera processer ?
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Variant 1 : Enkel instruktion. KRAVSPECIFIKATION FRÅN KUND. Att kravspecifikationen ankommit noteras i objektjournalen hos säljchefen. Kontrollera om vi verkligen skall räkna på förfrågan. Vid svåra fall rådgör med säljchefen. Kontrollera fullständigheten i dokumentet. ….. 2. ANALYS AV INNEHÅLL I KRAVSPECIFIKATION. …. 3. LÖSNINGSFÖRSLAG/OFFERT TILL KUND. 4. osv Kommentar : Ett praktiskt och enkelt sätt att dokumentera processer är att i punktform lista arbetsstegen och därefter verbalt beskriva varje arbetssteg. (c) kompetensresurs ab

59 Hur dokumentera processer ?
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Variant 2 : Överblick med separata detaljinstruktioner. Första sidan ger överblick : 1. KRAVSPECIFIKATION FRÅN KUND. 2. ANALYS AV INNEHÅLL I KRAVSPECIFIKATION. 3. LÖSNINGSFÖRSLAG/OFFERT TILL KUND. 4. osv Detaljbeskrivningar per arbetsmoment Kommentar : Metodiken ger en bra överblick och man kan lättare hitta de delar man är berörd av Kommentar : Om detaljerna i varje arbetssteg behöver beskrivas noggrant och därmed får ett stort omfång kan följande metod lättare användas . (c) kompetensresurs ab

60 Hur dokumentera processer ?
Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Variant 3 : Överblick med grafiska inslag. 1. Kravspecifikation 2. Innehållsanalys 3. Lösningsförslag 4. …. Detaljbeskrivningar av arbetsmoment Kommentar : Arbetsstegen dokumenteras vid denna metod i form av grafisk beskrivning. En beskrivning av denna typ kallas ibland ”processkarta”. Kommentar : Metoden ger mycket bra överblick och kan med fördel användas för utbildning av personal. En annan fördel är att arbetssteg som utförs parallellt med varandra blir väldigt tydliga. (c) kompetensresurs ab

61 (c) kompetensresurs ab
Detaljbeskrivningen Användarkunskap för IT-personal 6: Arbetsprocesser Vad som utförs Vem som ansvarar för vad Tidsramar och tidpunkter Resurskrav (personal, timmar, maskiner …) Kvalitetskrav (hur arbetet utförs och kontrolleras) Kommentar : Beroende på syftet med beskrivningen av respektive arbetsmoment görs den olika detaljerad. Kommentar : Vanligt är att angivna punkter bör beskrivas riktat till dem som skall använda materialet. (c) kompetensresurs ab

62 Informationssystemet
Användarkunskap för IT-personal 7: Samband med datasystemet Informationssystemet Kommentar : När processer utvecklas är det viktigt att inte glömma kopplingen till informationssystemet. Kommentar : Med informationssystem menas inte bara de datoriserade delarna utan även de manuella rutinerna. Processen © kompetensresurs ab ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (c) kompetensresurs ab

63 Kopplingar till informationssystemet
Användarkunskap för IT-personal 7: Samband med datasystemet Vilken information skall insamlas ? I vilken form skall informationen insamlas ? I vilken form skall den sparas ? Var skall informationen sparas ? När skall den kunna nås ? Av vem skall informationen nås ? Till vem skall informationer givas ? Hur skall informationen analyseras/utvärderas ? När skall informationen uppdateras ? Kostnad, tid, värde av ovanstående ? © kompetensresurs ab ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ (c) kompetensresurs ab

64 (c) kompetensresurs ab
Från data till process Användarkunskap för IT-personal 7: Samband med datasystemet Utrustning Information Applikation (Ex. Order) Data (c) kompetensresurs ab