Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Användare, Grupper och Roller Version A2013-11-15.

En presentation över ämnet: "Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Användare, Grupper och Roller Version A2013-11-15."— Presentationens avskrift:

1 Utformningsprinciper Beställning till betalning i Winst Användare, Grupper och Roller Version A2013-11-15

2 Övergripande användaradministration Ledstjärnan i konfigureringen av Winst 2.0 har varit att få en enkel och gemensam användaradministration. Målsättningen har varit att minska antalet manuella moment för att få en högre grad av automatisering. Förvaltningarna har en gemensam konfiguration för användar- och behörighetsadministration. I Winst sker upplägg och administration av användare i gränssnittet. Det finns ingen integration av användare från AD till Winst. Användar- och behörighetsadministration sker under fliken för Administration i Winst. Användare tillhör en grupp i Winst. Gruppen styr användarens behörighet genom att begränsa vilka värden/attribut/egenskaper som är tillgängliga och/eller möjliga för användaren. I konfigurationsarbetet har roller skapats för att tillgodose förvaltningarnas behov. Rollerna är kombinationer av arbetsmoment som ska vara möjliga för användaren. Roller kan vara paketerade (A-roller) (flera moment) eller tilläggsroller (B/C-roller) (enskilda moment eller egenskaper). Gruppstruktur och rolluppsättning är gemensam för samtliga förvaltningar. 2 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

3 Gruppstruktur och gruppernas uppgift Den gruppstruktur och de roller som sätts upp för Winst är avgörande för hur användare ska läggas upp och kategoriseras. En gemensam struktur, som ska gälla för samtliga förvaltningar har satts upp inför driftstarten. Den struktur som valts, och som rekommenderats av systemleverantören för en så stor organisation som Göteborgs stad, innehåller endast ett fåtal grupper. Grupperna i Winst finns till för att underlätta administrationen av användare (vad en användare skall kunna göra och vilka adresser, avtal, koddelsvärden som en användare skall kunna se och använda). När en användare läggs in i systemet kopplas denne alltid till en grupp och får då med automatik de roller och övrig information som är valda för alla i den gruppen I gruppstrukturen för Winst 2.0 finns två huvudsakliga grupper per förvaltning för de användare som inte är administratörer. Dessa grupper är benämnda Standard och Begränsad. Till var och en av dessa grupper har paketerade roller och tilläggsroller knutits. De Winst 1.0 användare som avaktiveras, dvs inte längre skall kunna använda Winst flyttas till en särskild grupp Inaktiva användare i samband med utrullningen av Winst 2.0. Samtliga förvaltningar har samma gruppstruktur vilket kommer att innebära skillnader mot den struktur som finns idag i Winst 1.0. Gruppnamn inleds alltid med förvaltningens prefix för att underlätta vid rapportuttag eller utsökningar. 3 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

4 NNN Standard NNN Begränsad NNN FÖRVALTNING A44: Lokala systemadministratörer A45: Lokala fakturaadministratörer Tilläggsroller möjliga i gruppen Standard B25FKU-användare (Förnyad konkurrensutsättning) B10Extra leveranskvitterare (ser alla ordrar) B26Se alla förvaltningens fakturor B28Mobilapplikation B41Leverantörsadministratör B44 Skapa tillfällig leveransadress B45 Sekretess Standardanvändare (A14, B27,B29,BX1) Beställare Attestanter Fakturagranskare Fakturasynare (A51,B26) Kontrollanter Controllers Revisorer Tilläggsroller möjliga i gruppen Begränsad B10Extra leveranskvitterare (ser alla ordrar) B45Sekretess Gruppstruktur och Roller i Winst 2.0 CSF admingroup A45: Central fakturaadministratör A43: Central systemadministratör NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A 4 NNN Inaktiva användare

5 Två huvudgrupper per förvaltning 5 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Alla användare i gruppen kan: Beställa (för sig själv eller annan) Granska faktura (vild faktura eller vid avvikelse) Leveranskvittera sina egna ordrar (kvantitet/belopp) Se sina egna beställningar, ordrar och fakturor Beslutsattestera om de har en attesträtt i organisationsträdet via Nekksus Tillval per användare Genomföra förnyad konkurrensutsättning (FKU) Se sekretessfakturor Se alla förvaltningens ordrar och kunna leveranskvittera dessa (extra leveranskvitterare) Se alla förvaltningens fakturor Leverantörsadministratör Skapa tillfällig leveransadress Möjlighet att attestera i mobil (ej för anv med sekretess). Standard Alla användare i gruppen kan: Se alla förvaltningens fakturor Se alla avtal Skriva kommentar på fakturor Tillval per användare Se sekretessfakturor Se all förvaltningens ordrar och kunna leveranskvittera dessa (extra leveranskvitterare) Begränsad För båda grupperna gäller att användaren har tillgång till följande: Alla centrala avtal, förvaltningens alla leveransadresser, förvaltningens alla koddelsvärden

6 Grupp - Standard En användare som tillhör gruppen Standard kan, via den rollen som är paketerad och vald för alla i denna grupp; beställa, leveranskvittera, fakturagranska och attestera beställningar och fakturor för sin förvaltning. Notera dock att även om man har rollen attestant så kan man endast attestera om man också finns definierad som attestant i attestträdet i Nekksus eller om man fått attesträtten delegerad till sig. Utöver de ovan nämnda uppgifterna kan man för varje användare välja till ytterligare roller för användaren. Man skall då ta ställning till om användaren ska kunna se sekretessfakturor (vilket inte ingår i standardrollen), ha möjlighet att göra ”Förnyad Konkurrensutsättning”, vara ”extra leveranskvitterare”, vara leverantörsadministratör och/eller kunna ange en tillfällig leveransadress. En vanlig användare kan i sin grundroll se sina beställningar/ordrar och fakturor som han/hon ska eller har hanterat. Det är också möjligt att utöver detta ge användaren en tilläggsroll som ger tillgång att se alla förvaltningens ordrar och fakturor. 6 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

7 Grupp - Standard forts. Användarna i gruppen Standard kommer att kunna se alla avtal som finns tillgängliga för förvaltningen och kommer också att ha tillgång till förvaltningens samtliga leveransadresser, fakturaadresser och koddelsvärden. Detta kan vara en skillnad mot nuvarande struktur i Winst där urval av adresser kan ha gjorts olika för olika grupper. Enda undantaget från detta är KLAB’s fakturaadress som skall vara valbar endast för de personer som kan beställa denna typ av investeringar. Varje förvaltning anger vilka användare som skall kunna se den faktureringsadressen och den tilldelas endast till dessa utsedda personer. 7 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

8 Grupp - Begränsad En användare som tillhör gruppen Begränsad kan se alla förvaltningens fakturor och kan skriva kommentarer. Dessa användare benämns Fakturasynare och deras uppgift är främst att stötta kontrollattestanter och beslutsattestanter med information så att de kan göra sin kontrollattest eller beslutsattest. En användare i gruppen Begränsad kan inte beställa. En Fakturasynare kan i normalfallet inte kontrollattestera en faktura utan endast skriva en kommentar. En fakturasynare är inte valbar i listan över användare som kan väljas som annan granskare. Det går därför inte för en administratör, eller en annan granskare, att skicka fakturan för granskning till en fakturasynare. Det är dock inte tekniskt möjligt att ta bort möjligheten att granska fakturan och samtidigt kunna fortsätta att titta på alla fakturor. En fakturasynare kan därför alltid granska en faktura om han/hon får den skickad till sig genom att namnet framgår i referensfältet (istället för mottagarkod). Det går också att delegera – både rätten att granska och att attestera till en fakturasynare. OBS! – tänk dock på de formaliakrav som gäller vid delegering. En användare som tillhör denna grupp kan också få rollen som extra leveranskvitterare som ett tillägg. Detta ger användaren möjligheten att utöver att skriva kommentarer på fakturor också se och leveranskvittera alla förvaltningens ordrar. 8 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

9 Användare på förvaltningen Det finns två olika huvudtyper av användare på förvaltningen. Standardanvändare och Fakturasynare. I gruppen Standard är A14 (Standardanvändare) en paketerad roll som väljs för alla som ingår i gruppen. Rollen medför att användaren kan beställa, leveranskvittera, fakturagranska och attestera beställningar och fakturor för sin förvaltning. För att ha möjlighet att attestera beställningar och fakturor måste användaren ha tilldelats attesträtt via attestordningen eller via delegation. I gruppen Begränsad väljs A51 (Visa avtal) och B26 (Se alla fakturor) för alla användare i gruppen. Användaren kan då se avtal och fakturor, men även skriva en kommentar på en faktura. I båda grupperna finns olika tilläggsroller valbara vid användaruppläggningen. 9 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

10 Användare på förvaltning, forts 10 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Orderhantering i Winst Skapar och konterar beställningar. Leveranskvitterar sina ordrar. Attesterar beställning (om användaren är utsedd attestant eller har fått attesträtt via delegering). Användaren ser sina beställningar och ordrar. Fakturahantering i Winst Granskar, konterar och hanterar en faktura, som ej föregås av en beställning/order (vild faktura). Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan order och faktura (ej från start). Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan abonnemang och faktura. Attesterar faktura (om användaren är utsedd attestant eller har fått attesträtt via delegering) Användaren ser de fakturor som denne ska eller har hanterat. Standardanvändare

11 Användare på förvaltning forts. 11 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Orderhantering i Winst Användaren ser förvaltningens alla avtal. Kan via delegering, eller rollen extra leveranskvitterare, se och leveranskvittera andra användares ordrar. Fakturahantering i Winst Användaren ser förvaltningens alla fakturor, men kan inte hantera dem (granska/kontera/skicka på granskning). Kan skriva en kommentar på fakturor som skickats till användaren för extra kontroll. Kan via delegering granska och attestera en faktura. Fakturasynare

12 Tilläggsroller för användare per förvaltning 12 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Följande roller gäller för alla A14 Inköp/faktura med attest B27 Leveranskvittera på belopp B29 Skapa beställning åt annan BX1 Granska faktura vid ordermatchning Följande tilläggsroller är möjliga: B45 Se sekretess B26 Se alla förvaltningens fakturor B10 Extra leveranskvitterare B28 Attest i mobil B25 FKU-användare B41Leverantörsadministratör B42 Skapa tillfällig leveransadress Standardanvändare Följande roller gäller för alla A51 Visa avtal B26 Se alla förvaltningens fakturor Följande tilläggsroller är möjliga: B10 Extra leveranskvitterare B45 Se sekretess Fakturasynare

13 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0 TillvalsrollInnebärAnvändning Se sekretessEn vanlig användare har inte rätt att se eller hantera sekretessmarkerade fakturor. Om användaren får denna roll kan han/hon se och hantera sekretessfakturor men också sekretessmarkera och avsekretessmarkera fakturor. Om denna roll ges i tillägg till rollen se alla fakturor (nedan) så kommer användaren att se alla förvaltningens sekretessfakturor. Ges till de användare som skall kunna se eller hantera sekretessfakturor. Tänk också på att alla chefer i attesthierarkin som en sekretessfaktura kan eskalera till måste kunna ha denna roll. Se alla förvaltningens fakturor En vanlig användare har rätt att hantera sina egna fakturor och också bara se sina egna fakturor i sin listvy. Med denna tilläggsroll kan användaren se hela förvaltningens fakturor – får möjlighet att välja ”Alla fakturor” i sin listvy. Det finns i nuläget ingen möjlighet att koppla vilka fakturor som användaren ser till organisationsträdet. Denna tilläggsroll ges till de användare som har behov av att se alla fakturor. Tänk på effekterna vid sekretess ovan. 13 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

14 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts TillvalsrollInnebärAnvändning Extra leverans- kvitterare Leveranskvittensen är en mycket viktig del i ordermatchningen och i normalfallet så skall den som gör beställningen, eller den som änges som beställare när någon annan gör beställning vara den som leveranskvitterar. Denna rättighet ligger i grundrollen som beställare. Om man vill att någon annan skall leveranskvittera kan man delegera rätten att leveranskvittera till någon annan. Rollen extra leveranskvitterare innebär att användaren ser alla ordrar i förvaltningen som avvaktar leveranskvittens och kan göra leveranskvitten på dessa. Denna tilläggsroll kan ges till en användare som skall vara godsmottagare eller på annat sätt ta emot leveranser för många beställare. Överväg också alternativen att delegera för att få ett mer styrt flöde och påminnelser när leveranskvittens inte gjorts. Den som är extra leveranskvitterare ser alla förvaltningens ordrar som avvaktar leveranskvittens på sin blåa hemsida och i sin listvy. 14 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

15 Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts TillvalsrollInnebärAnvändning Attest i mobilDenna tilläggsroll ger möjlighet att beslutsattestera fakturor/beställningar i mobil. Denna roll får aldrig innehas samtidigt med rollen ”Se sekretessfakturor” eftersom Gbg stad har en policy att sekretessfakturor inte får visas i mobil. Ges till alla användare som är attestanter som inte har rätt att se sekretessfakturor. Genomföra FKUGer användaren möjlighet att göra beställning enligt Förnyad Konkurrensutsättning Ges endast till utvalda användare som skall ha denna rättighet och som har utbildning för att använda denna Leverantörs- administratör Ger användaren rätt att administrera lokala avtal, kataloger etc. Rollen innebär inte att man kan bygga egna formulär – detta kan endast central systemadministration göra. Fåtal användare vid start. Tillfällig leveransadress Ger användaren rätt att lägga upp en tillfällig leveransadress. Normalt är endast de leveransadresser som UHB lagt upp valbara. Denna roll skall användas mycket restriktivt och endast vid tydliga behov. Fåtal användare vid start. 15 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

16 Lokala administratörer på förvaltningen Det finns två olika typer av lokala administratörer. Lokal systemadministratör och Lokal fakturaadministratör. Skillnaden mellan de två rollerna är att Lokal systemadministratör kan lägga upp användare, abonnemang, delegeringar etc. och kan beställa och hantera fakturor (både egna och andras fram till granskning). Lokal fakturaadministratör kan inte lägga upp denna typ av registerinformation kan inte heller göra egna beställningar. Om det finns behov kan en lokal fakturaadministratör få rollen att beställa som tillägg till sin grundroll. Generellt sett skall antalet lokala systemadministratörer vara färre än lokala fakturaadministratörer eftersom de har möjlighet att underhålla registerinformation som av säkerhetsskäl inte skall vara spridd till för många personer. 16 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

17 Två grupper av administratörer på förvaltningen 17 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Alla kan: Beställa Hantera alla fakturor med administratörstatus Se alla beställningar, ordrar och fakturor inkl sekretess (har aldrig mobilapplikation). Hantera alla fakturor (granskning) Leveranskvittera alla ordrar Ta ut standardrapporter Bygga rapporter Lägga upp användare, delegeringar, abonnemang, mottagarkoder, lokala avtal, mm Lokal systemadministratör (A44) Alla kan: Hantera alla fakturor med administratörstatus Se alla avtal, beställningar, ordrar och fakturor Hantera alla fakturor (granskning) Leveranskvittera alla ordrar Ta ut standardrapporter Har aldrig mobilapplikation Tilläggsroller: Se sekretessfakturor Beställa Lokal fakturaadministratör (A45)

18 Lokala administratörer på förvaltningen 18 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Ett fåtal personer på förvaltningen har denna roll. Fakturahantering i Winst Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras) Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven) Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. Kontrollerar fakturor där moms har justerats vid konteringen – (Kontering ej kontrollerad) Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla beställningar. Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen.) Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). Administration i Winst Användaradministration, nyupplägg och underhåll* Administration av mottagarkoder Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär Lägger upp och underhåller abonnemang Registrerar delegeringar Skapar rapporter i rapportgenerator Övriga uppgifter – utanför Winst Utbildning och användarsupport Anmäler ärenden till central systemförvaltning Underhåller attestträdet i Nekksus – separat behörighet i Nekksus * En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har. Lokal systemadministratör A-44

19 Lokala administratörer på förvaltningen 19 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Alla/merparten på ekonomiavdelningen. Fakturahantering i Winst Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras). Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven). Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid konteringen, (Kontering ej kontrollerad). Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar. Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och beställningar. Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen). Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). Övriga uppgifter – utanför Winst Utbildning och användarsupport Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev Lokal fakturaadministratör A-45

20 Central fakturaadministratör – Ej på förvaltningen 20 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Fakturahantering i Winst Hanterar fakturor som inte kan kopplas till en leverantör (Leverantör ej vald, betalningsinformation måste kontrolleras) Hanterar fakturor som skall flyttas mellan förvaltningar eller fakturor som inte kunnat kopplas automatiskt till någon förvaltning. Kan se hela stadens fakturor (inkl sekretess) Kan se tidigare beställningar (har egentligen inte behov men ser samma sak som en lokal fakturaadministratör) Övriga uppgifter Upplägg av nya leverantörer/betalningsmottagare i Horisonten/Scannit. Central fakturaadministratör A45 (Levgruppen)

21 Central systemadministratör – Ej på förvaltningen 21 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Central systemadministratör – Systemadministration (A43) För samtliga Underhåller stängningstabell Administration av gruppstruktur och roller enligt gemensamma principer Underhåller grunddata för organisation (samtliga) enligt gemensamma principer Lägger upp centrala och lokala sambandskontroller Administrera fakturaleverantörsregister enligt gemensamma principer* Underhåller grunddata för ordermatchning Registrerar och tilldelar nya adresser Uppdaterar systemmeddelanden, genvägar och välkomsttext Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto Skapar rapporter i rapportgenerator Kan göra men skall normalt utföras av respektive förvaltning Användaradministration, nyupplägg och underhåll Administration av mottagarkoder Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär Lägger upp och underhåller abonnemang Kan registrera delegeringar – (görs normalt av förvaltningens administratör) Övriga uppgifter Felsökning/Felhantering av integrationer Felsökning av kommunikation med leverantör (EDI) Support till lokal systemadministratör * T ex sekretessmarkering på uppdrag av 11-gruppen

22 Registrering av organisatorisk tillhörighet Inriktningen är att antalet grupper skall vara få och gruppstrukturen skall därför inte spegla organisationsstrukturen inom förvaltningen. För att kunna koppla användarna till inköpsorganisationen och ta ut denna information i rapporter – eller tillgänglig i systemet- finns följande möjligheter: På varje ”användarkort” i Winst så finns ett fält som heter ”Tillhör H1”. Med H1 menas koddelen ansvar (eg. ansvarshierarkin). Om man i fältet fyller i det ansvar eller den nivå i hierarkin där användaren har sin hemvist kan man skaffa sig en överblick över var i organisationen som användaren finns. Om den kod som anges är en ansvarskod (konteringsnivån) kommer denna kod att visas för användaren som förslag till kontering (anges under Default i listan). Om koden som anges istället är en nivå i organisationen syns den inte hos användaren eftersom det inte går att kontera på denna kod. När man gör en excel export av sina användare kommer värdet på ”Tillhör H1” att visas, dock endast koden och inte tillhörande beskrivning. Tillhör H1 är 40 pos. Förvaltningen kan också använda fältet ”Titel” på användaren för att tala om var i organisationen som användaren finns. Titelfältet är 45 pos. Titelfältet visas också i excel export. Tänk igenom behovet av uppföljning innan för mycket arbete läggs ner på att koda användarna med denna tillhörighet. Om informationen läggs på för låg nivå kommer det att krävas ett stort underhållsarbete för att ha aktuell information. Om man inte redan innan har en klar bild över hur man vill använda denna information kan det vara en god ide att avvakta med användningen tills behoven av uppföljning uppstår. 22 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

23 Tillgång till fakturor i Winst I standardversionen av Winst kan rätten att se fakturor begränsas till sina egna fakturor eller till hela förvaltningens. En standardanvändare i Winst (beställare, fakturagranskare, attestant) ser i grunduppsättningen endast sina egna fakturor. Med se menas: ser fakturorna i sin ”listvy” över fakturor, där man kan söka fakturor utifrån status, eller med filter (avvaktande, hanterade osv). eller kan söka i Winsts funktion för avancerad sökning av fakturor. (Leverantör, vernummer, konteringsinformation (en koddel, valfri.) Med sina egna fakturor menas de fakturor som man skall åtgärda (granska eller attestera eller svara på förfrågan om extrakontroll) = Avvaktar hantering. Dessutom ser man de fakturor som man själv har hanterat eller borde ha hanterat, (granskat, attesterat, haft för granskning men skickat vidare, fått för extra kontroll) = Hanterade fakturor. Om en användare delegerar sin rätt att ”granska fakturor” eller att ”attestera fakturor” så kommer den som användaren delegerat till, att utöver sina egna fakturor, också se de fakturor som man fått delegerat till sig. De kommer att vara synliga i ”listvyn” till dess de är klara. När den ordinarie användaren attesterat kommer den som har attesträtten delegerad inte längre att kunna se fakturorna. Om istället den som var delegerad utför uppgiften att attestera kommer både den delegerade och den ordinarie att se fakturorna när de är klara. 23 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

24 Tillgång till fakturor i Winst, forts En faktura som är matchad mot en order med automatik kan ses av den som gjorde beställningen/ordern. Attestanten av beställningen anses inte ha hanterat fakturan och kan därför inte se fakturan men kan se ordern. En lokal administratör ser alla organisationens = förvaltningens fakturor (både de som är klara och de som avvaktar åtgärd). Den lokala administratören måste bistå med att vid behov söka fram fakturor för en viss leverantör etc. Det finns också möjlighet att ge en användare möjligheten att se hela förvaltningens fakturor. Rätten att se sekretessfakturor följer samma mönster som ovan, dvs. en standardanvändare kan se de sekretessfakturor som han/hon har eller ska hantera. En användare med sekretessbehörighet som ser alla fakturor ser därmed samtliga förvaltningens sekretessfakturor. Det pågår också ett utvecklingsarbete tillsammans med systemleverantören för att möjliggöra att en användare kan se alla fakturor som är konterade på ett ansvar eller en nivå i organisationen. En användare skulle då kunna se alla fakturor som är konterade på en sektor eller avdelning. 24 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

25 Sekretessmarkering i Winst En faktura kan sekretessmarkeras i Winst på 3 olika sätt: 1.En fakturaleverantör kan markeras som ”Sekretessleverantör” vilket innebär att alla fakturor som kommer från den leverantören blir sekretessmarkerade redan vid inläsningen. Gäller samtliga leverantörens fakturor för samtliga förvaltningar. 2.En märkning kan läggas i referenstabellen/(mottagarregistret), vilket innebär att alla vilda fakturor som skickas till denna mottagarkod kommer att bli sekretessmarkerade. I normalfallet skall denna variant ej användas eftersom det kan innebära att för många fakturor blir sekretessmarkerade. 3.En faktura kan sekretessmarkeras av en användare i flödet t ex när den når beställaren - vid avvikelsehantering (ordermatchning ej ok) eller när den når fakturagranskaren - vild faktura. För en faktura som är sekretessmarkerad via 1-3 ovan kan markering tas bort av en användare i flödet som har behörighet att hantera sekretessfakturor, både egna och andras. Om en faktura blivit sekretessmarkerad enligt ovan och inte skall vara det är det viktigt att markeringen tas bort. För att en användare skall kunna göra denna sekretessmarkering krävs att den har behörighet (rollen) att hantera sekretessfakturor. Denna roll kommer aktivt att tilldelas en användare vid uppläggning av ny användare eller vid behov (av lokal systemadministratör). En användare som kan se sekretessfakturor kan inte utnyttja funktionen att attestera i mobil. 25 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

26 Sekretessmarkering i Winst, forts Behörigheten (Rollen) att hantera sekretessfakturor innebär: Att se en sekretessfaktura – enligt förutsättningarna på tidigare bilder Att kunna göra en faktura till sekretessfaktura Att kunna ta bort sekretessmarkeringen på en faktura. Tänk på: En användare som skall vara attestant måste ha rollen (sekretesshantering) för att kunna attestera en sekretessmarkerad faktura. Om en granskare som inte har sekretessrätt har fått en faktura skickad till sig för granskning så kan den inte öppna fakturan. Den personen bör då antingen kontakta den som skickade fakturan (som då kan ta bort sekretessmarkeringen), eller en administratör som kan ta bort sekretessmarkering, ge granskaren sekretessrätt om personen skall ha detta eller flytta fakturan till annan granskare. Delegering av granskning eller attest ger inte rätt till sekretess. Denna rätt måste läggas på användaren via rollen. 26 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

27 Rutin för att sekretessmarkera leverantör Projektet kommer att märka upp de leverantörer som i samband med driftsättningen av Winst är klassade som sekretessleverantörer. Det innebär att fakturor, från sekretessmarkerade leverantörer, i samband med ankomstbokningen blir markerad med sekretess. Rutin för hantering av sekretessmarkering av ny leverantör. 1.När det kommer nya leverantörer som inte är markerade med sekretess men ska vara det, måste fakturan manuellt sekretessmarkeras i Winst. 2.Efter det mailas leverantörsnamn och plus- eller bankgiro till den redovisningsansvariga på förvaltningen. 3.Respektive redovisningsansvarig tar med sig uppgifterna till det månatliga mötet för 11-gruppen (Sdf och SR). 4.Mötet bedömer om det ska vara en sekretessleverantör. 5.Den redovisningsansvariga mailar uppgifterna till central systemförvaltning för upplägg på fakturaleverantör i Winst. 27 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

28 Åtkomst till sekretessfakturor Sekretessgrupper I Winst finns inte möjligheten att skapa sekretessgrupper på samma sätt som i Gasell. Om flera fakturagranskare (som inte är lokala administratörer) skall kunna se varandras sekretessfakturor så är lösningen att dessa delegerar rätten att ”granska fakturor” till varandra. Möjligheten för den delegerade att se fakturorna gäller dock endast fram till dess någon har granskat eller attesterat fakturan. Därefter kan endast den/de som hanterat fakturan se den. Den utveckling som pågår att kunna koppla användare till nivå i organisationen skulle kunna möjliggöra motsvarigheten till sekretessgrupper. Åtkomst från andra system Man kommer inte att kunna titta på en Winst-faktura i Horisonten. I Nekksus kan en användare titta på fakturor (som visa underlag) för den del av verksamheten som han/hon har behörighet till, dvs minst för förvaltningen. Vid denna visning ser man precis som idag endast fakturabilden – inte fakturans fullständiga kontering eller kommentarer, dock eventuella bifogade filer. Sekretessmarkerade fakturor kan inte visas i Nekksus. En attestant som har rätt att se sekretessmarkerade fakturor kan ej attestera fakturor i mobil. 28 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

29 Möjligheter att söka efter fakturor I Winst finns möjlighet att söka upp fakturor. I Winst ser man fakturabilden, konteringen, fakturahistoriken och eventuella kommentarer och bilagor. En användare som endast har tillgång till sina egna fakturor kan söka bland dessa och en användare som har tillgång till hela förvaltningens fakturor kan söka bland dessa. Sökningen innebär att man ser fakturorna i sin ”listvy” över fakturor, där man kan söka fakturor utifrån status, eller med filter (avvaktande, hanterade osv). eller kan söka i Winst’s funktion för avancerad sökning av fakturor. (Leverantör, vernummer, konteringsinformation (en koddel, valfri).) I Nekksus kan man via rapporter söka bokföringsinformation på saldonivå utifrån konteringen. Utifrån denna kan man borra sig ner till bokföringstransaktioner och på en transaktion som kommer från en leverantörsfaktura kan man, genom att ”klicka” på fakturalänken, se en fakturabild, inkl bilagor till fakturan. Den fullständiga konteringen visas inte och inte heller eventuella kommentarer som har skrivits på fakturan. Detta är användbart för att t ex på ett projekt eller en aktivitet se alla fakturor som har konterats på detta projekt. Det går också i Nekksus att göra ett större urval – t ex för ett ansvar och titta på alla bokföringstransaktionerna för detta. Dessa kan då sorteras per leverantör (eftersom leverantörsnamnet anges i verifikationstexten). I Horisonten kommer inte fakturor som hanterats via Winst att vara synliga – endast bokföringstransaktionerna. 29 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

30 Filter i listvyn och sökning av fakturor i Winst 30 NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A Avvaktar hanteringAnvändarens egna avvaktande fakturor (inkl delegerade) Hanterade fakturorAnvändarens egna hanterade fakturor OrderfakturorAnvändarens egna orderfakturor (hanterade) AbonnemangsfakturorAnvändarens egna abonnemangsfakturor (hanterade) En användare som endast ser sina egna fakturor kan se följande filter: Alla fakturorOrganisationens samtliga fakturor (inkl. order och abonnemangsfakturor) Avvaktar användare+ val av användare ger möjlighet att se avvaktande fakturor för en utvald användare. Användarhistorik+ val av användare ger möjlighet att se klara fakturor för en utvald användare. En användare som ser alla fakturor kan dessutom se följande filter: