Grundåligganden Rapporter Avgifter Medlemsregister Kalender De viktigaste resurserna Presentation Datum Finlands Rotary © 2015 Klubbsekreteraren och skattmästaren.

En presentation över ämnet: "Grundåligganden Rapporter Avgifter Medlemsregister Kalender De viktigaste resurserna Presentation Datum Finlands Rotary © 2015 Klubbsekreteraren och skattmästaren."— Presentationens avskrift:

1 Grundåligganden Rapporter Avgifter Medlemsregister Kalender De viktigaste resurserna Presentation Datum Finlands Rotary © 2015 Klubbsekreteraren och skattmästaren

2 Klubbens syfte och verksamhetsformer Klubbens syfte är, att verka för idealet att tjäna medmänniskan och inspirera sina medlemmar, samt uppmuntra den att leva upp till dessa ideal i sitt privatliv, yrkesliv, samhälleliga verksamhet och internationella kontakter, samt arbeta för humanitär och kulturell verksamhet. Rotaryklubben verkar med allmännyttigt syfte. Klubben kan ta emot gåvor och testamenten samt med vederbörligt tillstånd arrangera penninginsamlingar, lotterier, fester samt utöva publikationsverksamhet och motsvarande verksamhet, som omedelbart gynnar sådana syften, som i dessa stadgar har bestämts. Klubben kan äga och inneha sådan fast och lös egendom som är behövlig för uppnåendet av dess syfte. Klubbens syfte är inte att vinna ekonomisk fördel eller få inkomster för sina medlemmar och den strävar inte till att påverka statliga angelägenheter. Finlands Rotary © 2015 2 ROTARYKLUBBEN?

3 Finlands Rotary © 2015 3 De viktigaste resurserna  www.rotary.org www.rotary.org  www.rotary.fi www.rotary.fi  http://district1410.org/ (det egna distriktet) http://district1410.org/ ROTARY PÅ WEBBEN

4 Finlands Rotary © 20154 DE CENTRALA HANDBÖCKERNA Alla handböcker kan laddas ner från Finlands Rotarys svenska medlemssidor.

5 5 www.rotary.org I My Rotary sköter du klubbens ärenden snabbt och effektivt och säkrar, att Rotary har exakta uppgifter om klubbens mål och resultat. Om du ännu inte har ett My Rotary-konto, så skall du registrera dig fortast möjligt. Då din period börjar den 1 juli, så får du automatiskt tillgång till de resurser som ditt ämbete ger dig. Som klubbsekreterare använder du My Rotary t.ex. till följande ärenden :  Rotary Club Central, där för du in klubbens mål och följer upp resultaten Rotary Club Central  Gör upp klubbens officiella rapporter  Kontrollerar dagligen klubbens finansrapporter  Laddar ner rapporter om Foundation gåvor och erkännanden  Laddar ner SHARE och poliorapporter  Official Directory Official Directory Endast du och klubbens president kan uppdatera i systemet klubbens ämbetsmän, så de får tillgång till resurser som de behöver i utövandet av sitt ämbete. Alla uppdateringar av klubb- och medlemsuppgifter görs endast i SR-FR:s medlemsregister. My Rotary

6 6

7 7 MITT MY ROTARY-KONTO

8 8 My Rotary

9 9 Rotary Club Central

10 10 ROTARY CLUB CENTRAL

11 11 MEDLEMSRETENTION

12 12 INFÖRANDE AV KLUBBENS MEDLEMSMÅL

13 Finlands Rotary © 201513

14 www.rotary.fi Medlemssidorna  rotary ratas Medlemsregistret  Löpande uppdatering av medlems- och klubbinformationen  De nya klubbfunktionärerna insätts genast efter årsmötet/valmötet  adm**** och lösenordet (klubben erhållit år 2005) Finlands Rotary © 2015 14 FINLANDS ROTARYS WEBBSIDOR

15 Finlands Rotary © 2015 15

16 Finlands Rotary © 2015 16

17 Finlands Rotary © 2015 17

18 Finlands Rotary © 2015 18

19 Finlands Rotary © 2015 19

20 Finlands Rotary © 2015 20

21 Finlands Rotary © 2015 21

22 Finlands Rotary © 2015 22

23 FR:s och RI:s medelemsregister är kopplade till varandra Uppdateringarna görs endast i SR-FR:s medlemsregister Uppgifterna överförs automatiskt från Finlands Rotarys system till My Rotary Detaljerad beskrivning av medlemsregistret finns på FR:s medlemssidor under punkt ”Datasystemen”: Medlemsregistret (FR) - Beskrivning och handledning Medlemsregistret (FR) - Beskrivning och handledning Finlands Rotary © 2015 23 DET CENTRALA MEDLEMSREGISTRET

24 24 SR-FR:s MEDLEMSREGISTER Om medlemsregistret  här uppdateras klubbuppgifterna  här uppdateras medlemsuppgifterna o nya medlemmar o avgångna medlemmar o ämbetsmännens uppgifter  ladda ner adresslistor  rapportera närvaron  mm. Uppgifterna överförs automatiskt till My Rotary

25 http://district1410.org/http://district1410.org/ (det egna distriktets webbsida)  Skapa vid behov ett eget konto  Guvernörens månadsbrev  Distriktets organisation  Distriktets verksamhet  Aktuellt Finlands Rotary © 2015 25 DET EGNA DISTRIKTETS WEBBSIDOR

26 Finlands Rotary © 2015 26 Utgångsläget Klubbsekreteraren är klubbens nyckelperson  Klubbpresidentens högra hand och klubbens informationskälla  Klubben kan ha flera sekreterare, sekretariat  Finlands Rotary och Rotary International skickar all e- och papperspost till klubbens 1 sta sekreterare Sekreterarens uppgifter omfattar:  Administrativa åligganden, som behandlas i denna presentation Sekreterarens uppgifter är också förenade med skatt- och klubbmästarens samt IT- samordnarens uppgifter  Allmänna, närmast interna sekreteraruppgifter, vilka behandlas bl.a. i Klubbsekreterarens handbok (229sv-fi) (kan laddas ner på www.rotary.fi/suoja)  ”Arbetsfördelningen inom klubbsekretariatet” -tabellen (Excel) täcker i stort sekreterarnas uppgifter (kan laddas ner på www.rotary.fi/suoja) KLUBBSEKRETERENS POSITION OCH UPPGIFTER

27

28 Finlands Rotary © 2015 28 GRUNDÅLIGGANDEN OCH DATASYSTEMEN Finlands Rotary Medlemsregistret Rotary International My Rotary De nya ämbetsmännen i december FR:s Matrikeluppgifter uppdateras i januari Klubbfakturan i juli och januari RI Official Directory uppgifterna i december Närvarorapporter månatligen Löpande uppdatering av medlems- och klubbdata

29 SEKRETERARENS SEX NYCKELUPPGIFTER 1)Betala klubbfakturan till RI den 1 juli (= Club Invoice) 2)Per capita -avgifterna till FR i oktober 3)Betala klubbfakturan till RI den 1 januari (=Club Invoice) 4)Per capita -avgifterna till FR i mars 5)Uppdatering av ämbetsmannauppgifterna i SR-FR:s medlemsregister genast efter höst-/valmötet 6)Löpande uppdatering av klubb- och medlems- uppgifterna i SR-FR:s medlemsregister Finlands Rotary © 2015 29

30 Finlands Rotary © 2015 30 Rotary Internationals medlemsavgifter – klubbfaktura (Club Invoice) Alla klubbsekreterare får två gånger om året av RI meddelande per e-post om klubbfakturan – i början av juli och januari  Medlems- och övrig klubbinformation uppdateras löpande online i SR-FR:s medlemsregister, dock senast 30 juni och 31 december.  Per capita -avgifterna till RI baserar sig på uppgifter, som uppdaterats i SR- FR:s medlemsregister (data i My Rotary 1 juli och 1 januari).  Klubbfakturan har ersatt SAR-rapporten fr.o.m. 1 januari 2015.  Anmälan om klubbfakturan skickas per e-post till klubbsekreteraren. Själva fakturan laddas ner från My Rotary. Fakturans saldo kan inte justeras och summan betalas i sin helhet.  Möjliga The Rotarian-prenumerationer uppdateras via SR-FR:s medlemsregister och behöver inte anmälas utöver detta. KLUBBFAKTURAN

31 31 Klubb- fakturan

32 Finlands Rotary © 2015 32 ROTARY INTERNATIONALS PER CAPITA-AVGIFTER RI:s per capita-avgifter under perioden 2015-16 är för halva året 27,50 USD/medlem.  Granska och uppdatera klubb-, medlems- och ämbetsmannainformation i SR-FR:s medlemsregister.  Enligt RI:s stadgar skall alla aktiva rotarymedlemmar prenumerera på en officiell rotarytidskrift. För Finland gäller automatiskt Rotary Norden, om man inte kommit överens om annat. I klubbfakturan betalar man endast för möjliga prenumerationer på tidskriften The Rotarian. Prenumerationsavgifterna på Rotary Norden ingår automatiskt i per capita-avgiften till FR.

33 33 MEDLEMSAVGIFTEN TILL SR-FR rf OCH DISTRIKTET Per capita-avgiften för perioden 2015-16 till Finlands Rotary är 34,00 € (ingår 2 € för läkarbanken, 0,50 € för FR:s datasystem och en allmän höjning på 0,50 €) Distrikten besluter om sina per capita-avgifter för år 2015-16 vid respektive distriktssamråd Rotarykansliet fakturerar per capita-avgifterna i två rater  Den första räkningen på hösten (oktober) och den andra på våren (mars)  Fakturorna skickas till sekreteraren, som vidarebefordrar räkningarna till skattmästaren för betalning  I fakturans slutsumma ingår såväl Finlands Rotarys, som distriktets andelar och den baserar sig på medlemsantalet i SR-FR:s medlemsregister vid respektive tidpunkt. När klubbens budget uppgörs bör man säkerställa likviditeten så, att förutnämnda avgifter till Rotary International och Finlands Rotary kan betalas inom utsatt tid.

34 34 Per capita- fakturan från FR och distriktet

35 Finlands Rotary © 2015 35 Utgångspunkter Mera om sekreterarens åligganden:  Klubbsekreterarens handbok (229sv-fi)  Procedurhandboken 2013 (035sv) (kan laddas ner från FR:s medlemssidor)  I Rotary Matrikeln (BLÅA SIDORNA) finns en MINNESLISTA för presidenter, sekreterare och skattmästare  Finlands Rotarys medlemssidor: http://www.rotary.fi/suoja// o Användarnamn: rotary, lösenord: ratas Anvisningar och memon till sekreterar- och skattmästaruppgifterna finns på webbsidorna De viktigaste datasystemen finns beskrivna på adressen www.rotary.fi/suoja KLUBBSEKRETERARENS RESURSER

36 36 Definiering av åligganden enligt Procedurhandboken Upprätthållande av matrikel- och kontaktuppgifter  Finlands Rotarys (SR-FR) medlemsregister Redovisning och uppföljning av närvaro  Redovisas till SR-FR:s medlemsregister senast den 15 varje månad Sammanställning och sändning av rapporter som föreskrivs av RI  uppgifterna om följande års ämbetsmän i RI:s Official Directory: skall uppdateras senast 31.12. i FR:s medlemsregister Betalningar till Finlands Rotary och Rotary International  Förmedla fakturorna till skattmästaren och övervaka betalningen  Klubbfakturan (Club Invoice) skall betalas i juli och januari  FR:s och distriktets faktura skall betalas i oktober och mars PROCEDURHANDBOKEN

37 Finlands Rotary © 2015 37 SEKRETERARENS ÖVRIGA ÅLIGGANDEN Dessutom tillhör det sekreteraren att sköta normala sekreteraruppgifter  Informera om möten; styrelsen, kommittéerna, årsmötet/valmötet, osv.  Sammanställandet av protokoll  Klubbens korrespondens och arkiv  Förberedelserna inför veckomötet i samarbete med övriga funktionärer  De ordinarie uppgifterna beskrives i Klubbsekreterarens handbok (229sv-fi)  Anvisningarna tillämpas utgående från den egna klubbens behov Grundåliggandena behandlas i anslutning till årsklockan och datasystemen  Tidpunkterna för distriktskonferens och seminarier kan variera i olika distrikt

38 Finlands Rotary © 2015 38 INNAN SEKRETERAREN TILLTRÄDER delta i distriktets utbildningsseminarium (PETS) bekanta dig med förutnämnda material bekanta dig med till uppgiften hörande datasystem och deras tjänster kom överens med presidenten och de övriga ämbetsmännen om arbetsfördelningen och det kommande årets verksamhet kom överens med det nuvarande sekretariatet om uppgifternas överlåtelse  se till att du får användarnamn och lösenord till SR-FR:s medlemsregister av din företrädare  försäkra dig om att uppgifterna i medlemsregistret är uppdaterade

39 Finlands Rotary © 2015 39 FINLANDS ROTARYS MEDLEMSREGISTER Medlemsregistret är en central del av kommunikationen inom Rotary och utgör grunden för den tryckta Rotary Matrikeln Klubbsekreteraren svarar för att medlems- och övriga uppgifter blir uppdaterade i registret  Klubbmedlemmarna kan inte själva uppdatera sina uppgifter i registret  Uppdateringar göres vartefter förändringar sker  Finlands Rotarys och distriktens postningar till klubbarna baserar sig på adresserna i medlemsregistret. Det samma gäller även för utskick av Rotary Norden.  Uppgifterna om klubbarnas mötesplats och -tid uppdateras i registret, varifrån de automatiskt överförs till FR:s webbsidor. Förändringarna behöver inte separat anmälas till Rotarykansliet.

40 Finlands Rotary © 2015 40 FINLANDS ROTARYS MEDLEMSREGISTER Uppgifterna om de nya ämbetsmännen uppdateras genast efter höstmötet och senast den 31 december. Medlemsuppgifterna i Matrikeln granskas före 31 januari  Matrikeln trycks baserande sig på de uppgifter som registrerats för respektive medlem i medlemsregistret

41 Finlands Rotary © 2015 41 FINLANDS ROTARYS MEDLEMSREGISTER Webbläsarbaserade medlemsregistret finns på adressen: www.rotary.fi/rekisteri www.rotary.fi/rekisteri  Presidenterna och sekreterarna har de för uppdatering nödvändiga användarnamnen och lösenorden  De förnyas ej årligen, vid behov kan man ansöka om nya lösen av Rotarykansliet  Medlemsregistrets manual hittar man på adressen www.rotary.fi/suoja: ”Medlemsregistret (FR) – Beskrivning och Handledning”  På adressen www.rotary.fi/suoja finns även PowerPoint-presentationen: ”Datatekniken i Rotarys klubbadministration”

42 Finlands Rotary © 2015 42 NÄRVARON REDOVISAS MÅNATLIGEN Den genomsnittliga närvaroprocenten redovisas varje månad till SR-FR:s medlemsregister senast den 15 följande månad  I kalkylerna medtas endast de aktiva medlemmarna  I kalkylerna beaktas ej hedersmedlemmar. De som befriats från närvaroplikt p.g.a. RI-ämbetsman och/eller enligt anhållen befrielse baserad på den s.k. 85-regeln: (rotaryålder + egen ålder minst 85 år) beaktas för de gånger de varit närvarande vid ett klubbmöte.  I kalkylerna beaktas gottgjord närvaro genom deltagande i andra klubbars möten samt övrig rotaryverksamhet [se Klubbsekreterarens handbok (229sv-fi)] Närmare anvisningar på FR:s medlemssidor: ”Grunderna för beräkning av närvaroprocent” ”Medlemsregistret (FR) – beskrivning och handledning”

43 Finlands Rotary © 2015 43 ÖVRIGT ATT UPPMÄRKSAMMA Klubbens vecko- och månadsbulletiner. Klubbens mål bör införas i Rotary Club Central och tillställas guvernören och assisterande guvernören senast 1 juli. RI skickar RI-kongressfullmakten senast 1 april per e- post. Den utskrivs och sänds undertecknad av såväl president som sekreterare till klubbens kongressdelegat. Ifall klubben ej sänder sin egen delegat ger man fullmakten åt guvernören. (Se nästa dia.) Fullmakten för distriktsmötet, distriktssamrådet samt distriktskonferensen skrivs ut enligt guvernörens anvisningar.

44 44 Meddelande om fullmakt till RI-kongressen

45 Finlands Rotary © 2015 45 REKOMMENDERAD IT-UTRUSTNING Klubbsekreterarens åligganden förutsätter att det finns tillgång till tidsenlig datorutrustning med programvara  Effektiv PC och bredbandsanslutning till internet  Datasäkerheten i skick; brandmur och virusskydd  Microsoft Office grunduppsättning eller motsvarande (t.ex. frivaran Open Office) ordbehandlings-, kalkylblads- och presentationsprogram  Adobe Reader (eller motsvarande) för att läsa PDF-dokument (frivara, gärna senaste versionen)  Ifall sekreteraren inte har tillgång till erforderlig utrustning kan någon av klubbmedlemmarna assistera, t.ex. klubbens IT-samordnare  Det rekommenderas att sekreteraren har en konstant e-postadress, t.ex. av formen: sekreterare.klubbnamn@rotary.fi  Det är ej tillrådigt att sekreteraren byter e-postadress under sin tjänsteperiod

46 46 TILL SIST Agera punktligt, betalningar och rapporter i rätt tid  Ifall uppgifterna ej sköts i tid föranleder det mycket extra arbete på många håll!  Sekreterarens uppgifter är ej invecklade då man en gång satt sig in i dem, det finns klubbar där samma person sköter dessa uppgifter ett flertal år i följd Håll presidenten och skattmästaren underrättade om tidsfristerna för avgifterna till RI, FR och distriktet, deras storlek och utbetalning  Kontakta alltid kansliet i Zürich vid oklarheter om RI:s avgifter och rapporter  Kontakta Rotarykansliet vid frågor angående avgifter till Finlands Rotary och distriktet  Kontakta vid behov distriktsorganisationen, områdets assisterande guvernör hjälper Denna presentation kan laddas ned från www.rotary.fi/suoja