Projektledare Agneta Sjöfors Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Agneta.Sjofors@eken.lu.se Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006

Lund University Purchase and INvoice management system Nya systemet heter LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system

Innehåll Projektets uppläggning och tidplan Bakgrund: Varför? Från behov till betalning. Nya roller, attesthierarkier, rutiner… Hur ser det ut i systemet

Projektet drivs i 3 parallella spår Förändringsarbete (Information/utbildning/support, processer/ansvarsfördelning/roller) Kerstin Larsson, Camilla Andersson Leverantörsanslutning & inköp Katarina Börjeson, Sten Weijdegård Konfigurering och integrationer Karin Olandersson, Helena Jönsson, Mikael Nilsson

Aktivitets-/tidplan 2006 April-juni Augusti-september Utbildning av projektgruppen m fl Uppsättning/konfigurering av systemet; attesthierarki Information: områdesekonomer, kanslichefer, enhetschefer, dekaner, öppet hus för alla… Augusti-september Pilot start Ca 10 leverantörer anslutna för inköp (mål till 30/9)

Aktivitets-/tidplan 2006 September-december Information, institutionsmöten, utbildning… Områdesvisa stormöten: info, starta tankearbetet… Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, oftabeställare, övriga intresserade i mån av plats Institutionsbesök: delegation, styrning, uppsättning Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, inköpssamordnare Institutionsbesök: uppföljning, utbildning Målgrupp: Prefekt m fl, oftabeställare, attestanter Utrullning

Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Mer tid åt kärnverksamheten Ökad kvalitet Miljövinster Omvärldstryck

Årsbelopp per leverantör 2005 < 1 tkr Andel leverantörer som fakturerar 1-10 tkr per år 10-100 tkr 100 tkr - 1 mkr 1-50 mkr 50-500 mkr

Fakturor per leverantör 2005 Andel leverantörer med EN faktura per år 2 3 4 5-9 10-99 100-999 1000-6100

Fakturor per leverantör 2005 - endast de med fler än 4 fakturor/år VIA TRAVEL AB 6 066 BTI NORDIC AB 4 706 VWR INTERNATIONAL AB 3 706 TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131 VODAFONE SVERIGE AB 2 853 TNT SVERIGE AB 2 706 SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514 DUSTIN AB 2 251 REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010 AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936 KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862 ADLIBRIS AB 1 569 FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517 INVITROGEN AB 1 477 2 000 leverantörer (tot 8 400) 120 000 fakturor (tot 131 000) (exklusive fakturor från / betalningar till privatpersoner)

Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? BESTÄLLARE Beställningsarbetet lättare och enklare att följa upp Bättre överblick över inköp Bättre information om vilka leverantörer det finns avtal med Bättre stöd för direktupphandling Bättre kontroll rätt villkor och pris

Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? EKONOMIANSVARIGA/BUDGETANSVARIGA Godkännande av inköpet sker i samband med beställningen Större möjlighet till påverkan av inköp Större avtalstrohet som kan ge bättre avtal och lägre kostnader i framtiden Bättre ekonomiska styrmöjligheter

Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? EKONOMIADMINISTRATÖRER Ingen leverantörsfakturahantering = mindre rutinarbete (kopiering, arkivering, inmatning…) Ger möjlighet till kompetensutveckling och till andra arbetsuppgifter, t ex kvalificerad ekonomisk uppföljning => kan jobba smartare!

Vad är ett elektroniskt inköp? Behov Order Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Leverans Leveranskvittens Godkännande Order via telefon, e-mail, brev, på sta’n Abonnemangs- avtal

Vad är elektronisk fakturahantering? Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemangs- avtal Betalning Granskning = sakattest Attest = utbetalningsorder elektronisk faktura digital faktura Skanning pappers- faktura

Från behov till betalning! Ej matchning/ ej order Granskning Attest Order Matchning mot order/ leveranskvittens Leverans Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Leveranskvittens Betalning Order via telefon, e-mail, brev, på sta’n Order via telefon, e-mail, brev, på sta’n Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning Skanning Faktura pappers- faktura

Grupper Lunds universitet Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesöken i höst! Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Grupp z Duktig, Bror Färdig, Klara Kula, Kalle Område B

Kontering Finns i LUPIN: Finns ej i LUPIN: Konto Verksamhets- gren Aktivitet Fritt fält Kostnadsställe 000000 00 00000000000 0000000 000000 ev Finns ej i LUPIN: Koncernkod Finansiärkod Rapportkod 00000 0000 00 Värden tilldelas grupper och individer så att segmenten antingen blir förifyllda eller får korta väljlistor. Ex. En forskargrupp tilldelas endast ”sina” aktiviteter och den/de verksamhetsgrenar som behövs med tanke på hur deras projekt är finansierade. Mer administration vid uppläggning och vid löpande förändringar, men snabbare/enklare för beställare/granskare. Central administration: LUPIN Helpdesk

(godkännare/attestant) (beställare/granskare) Roller Idag: Verksamhets- ansvarig (utbetalningsorder) Betalnings- godkännare (”betalknapp”) Sakgranskare (sakattest) Registrerare Nya: Verksamhets- ansvarig (godkännare/attestant) Sakgranskare (beställare/granskare)

Ny delegationsordning Förslag till innehåll i ny delegationsordning Prefekten delegerar - efter godkännande av området? Formaliserat förfarande med årlig revision och uppdatering Per belopp eller uppdrag/verksamhet (kst, aktivitet) Budget skall finnas Mottagaren skriva under informationsskrivelse Ej möjligt delegera vidare i tredje led Övrigt samma innehåll som i befintlig delegationsordning (t ex betr. egna utgifter)

Ny attesthierarki Ramar: Delegationsordningen! Styr vilken/vilka personer som ska godkänna beställningen respektive attestera fakturan Ramar: Delegationsordningen! Beloppsgränser i kombination med kostnadsställe / aktivitet Ex. Prefekt A kst 123001-123002, belopp 25 000 – X kr Avd f 1 kst 123001, belopp 0 – X kr Avd f 2 kst 123002, belopp 0 – X kr => avd f godkänner alla inköp på sina avd; om inköp på över 25 tkr godkänner även prefekten

Hur fungerar systemet?

Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

Produktsökning - katalog 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

Underlag för beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Fördefinierade leveransadresser

Underlag för beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Automatisk kontering

Godkänna beställning – i systemet kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

….eller direkt via e-post! 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

Order till leverantör/-er 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Beställningen går vidare automatiskt Varje beställning genererar en eller flera order

Leveranskvittens 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

Fakturahantering och betalning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och leveranskvittens Om order saknas eller avvikelser: efterattest Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet

Gamla flödet (förenklat) Manuellt inköp Beställning Godkännande Order till leverantör B A B Fakturahantering i Orfi Ankomst- registrering Sakattest Definitiv- registrering Utbetalnings- order Betalnings- godkännande Till betalning E B E A A/E * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant E – Ekonomiadministratör * – Automatiskt steg

Nya flödet: manuellt inköp och elektronisk fakturahantering Beställning Godkännande Order till leverantör B A B Fakturahantering i LUPIN Granskning och kontering Attest Till betalning i redov.syst. B A * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg

Nya flödet: elektronisk inköps- och fakturahantering Inköp via LUPIN Beställning och kontering Godkännande Order skickas till leverantör Leverans- kvittens B A * B Fakturahantering i LUPIN Faktura- matchning Till betalning i redov.syst. * * Roller B – Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg

E-learning för anställda: Proceedo Academy ww.proceedo.net/academy Vid Login första gången Företag: Lunds universitet Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Kommer att finnas annat alternativ för Mac-användare