System arbetssystem informationssystem

Vad är ett system? Exempel - Matsmältningssystemet - Immunförsvaret - Ett hemelektroniksystem - En skola Vi börjar med att försöka hitta en definition av ordet ”system” genom att betrakta några typiska exempel på system. Matsmältningssystemet består av magsäck, tarmar, bakterier m.m. Som tillsammans hjälper till att omvandla mat till ämnen som kroppen kan använda. Immunförsvaret består av vita blodkroppar och andra celler som bekämpar främmande ämnen som kommer in i kroppen. Ett hemelektroniksystem kan bestå av TV, radio, DVD-spelare och andra komponenter som syftar till att förmedla information och underhållning. En skola är ett system som består av studerande, lärare, byggnader m.m. Som finns till för att förmedla kunskaper och färdigheter till de studerande.

System - definition Ett system är en uppsättning interagerande komponenter som arbetar tillsammans för att uppnå ett mål Det som är gemensamt för alla de här exemplen på system är för det första att de består av en uppsättning interagerande komponenter – för matsmältningssystemet var det magsäck, tarmar, bakterier, enzymer o.s.v. För det andra så arbetar de här komponenterna tillsammans för att uppnå ett mål – för matsmältningssystemet var det att omvandla föda till ämnen som kroppen kan använda. Så en definition av system skulle alltså kunna vara ...

Ett system sett utifrån - Mål - Systemgräns - Omgivning - Input - Output Input = föda Omgivning Output = näringsämnen Om man betraktar ett system utifrån, d.v.s. Hur det uppfattas av sin omvärld, så kan man beskriva systemet med hjälp av fem begrepp: mål, systemgräns, omgivning, input, output. Målet beskriver vad systemet är bra för, vad det skall uppnå. Systemgränsen beskriver var systemet börjar och slutar, hur det avgränsas mot sin omgivning. Omgivningen är var systemet befinner sig någonstans, vad som finns utanför systemet och påverkar det. Input är det som går in i systemet och output är vad systemet producerar. För ämnesomsättningssystemet är målet att omvandla föda till ämnen som kroppen kan använda. Systemgränsen utgörs av gränsen mellan matsmältningsorganen och resten av kroppen. Omgivningen är resten av kroppen. Input är föda och output är ämnen som kroppen kan tillgodogöra sig. Systemgräns Mål: omvandla föda till näringsämnen

Exempel - läkarutbildning Mål: Förse samhället med medicinsk kompetens Omgivning: Lagar Sjukhus Läkemedelsföretag ... Studerande Lärare Litteratur Utrustning ... Ett annat exempel på ett system är en läkarutbildning. Här är det övergripande målet att förse samhället med medicinsk kompetens. Systemgränsen är något luddigare här, eftersom läkarutbildningen inte bara ges av fysiska byggnader och lokaler utan också av regelverk och organisatoriska strukturer. Omgivningen är sådant som påverkar läkarutbildningen, t.ex. Lagar, sjukhus och läkemedelsföretag. Input är sådant som tillförs in i systemet, studerande, lärare, litteratur, utrustning m.m. Och output är utexaminerade läkare. Utexaminerade läkare

Kaffeautomat - övning - Mål - Systemgräns - Omgivning - Input - Output Beskriv en kaffeautomat med hjälp av ovanstående! Här är en övning som går ut på att beskriva en kaffe- och godisautomat m.h.a. De grundläggande systembegreppen mål, systemgräns, omgivning, input, output. Det kan vara bra att försöka tänka ut en lösning innan man går vidare till nästa bild.

Kaffeautomat - lösning - Mål: att förse människor med förfriskningar - Systemgräns: maskinens hölje - Omgivning: lokaler och människor - Input: kaffepulver, vatten, el, pengar - Output: kaffe

System och delsystem Leveran- törer Företag Produkt utveckling Tillverkning Försäljning Leverans Service Hitintills har vi tittat på system utifrån, d.v.s. Hur de fungerar externt, gentemot omgivningen. Men man kan också studera system inifrån och se hur de är uppbyggda av delar. Det fungerar ofta bra att tänka som att ett system är uppbyggt av olika delsystem. Och där varje delsystem kan beskrivas med hjälp av mål, systemgräns, omgivning, input och output. Vill man rita upp hur ett system består av delsystem och hur de är relaterade till varandra kan man göra som i den här bilden. Här är Företag ett stort system som består av ett antal delsystem ... Sambanden mellan delsystemen ges av pilar, där en pil representerar att output från ett delsystem blir input till ett annat delsystem. Sådana input och output kan vara antingen fysiska föremål eller information. Det kan vara en bra övning att fundera över vad pilarna i den här figuren står för innan man går vidare. Pilarna representerar output från ett delsystem som blir input till ett annat. Input och output är fysiska föremål eller information. Kunder Övning: vad står pilarna för? Behövs fler pilar?

System - dynamik System Omgivning Systemgräns Mål Input Output Den här bilden sammanfattar vad vi sagt om system så här långt. Ett system beskrivs av sitt mål, sin omgivning, sin systemgräns, samt input och output. Internt kan vi beskriva hur ett system är uppbyggt av delsystem och vi ritar pilar för att visa att output från ett delsystem används som input till ett annat delsystem. Men på det här sättet beskriver vi bara ett system statiskt. Vi behöver också beskriva systemets dynamik, dess beteende, hur systemet fungerar över tiden. Mål, omgivning, systemgräns, input och output beskriver hur ett system fungerar mot sin omgivning. Systemets uppdelning i delsystem beskriver den statiska strukturen internt. Man behöver också beskriva systemets beteende, dess dynamik, hur det fungerar över tiden.

Definition av process A set of activities that takes one or more types of inputs and turns them into an output of greater value to the customer. [Hammer] För att beskriva ett systems beteende använder man ofta begreppet process. Det finns många definitioner av ordet ”process”, här är en av de enklaste. En process är en mängd aktiviteter som tar ett antal input och transformerar dem till ett output som har ett värde för en kund. Och värdet av output skall vara större än värdet av input. Processer handlar alltså om att gruppera samman aktiviteter som tillsammans producerar något som är av värde. input output input

Definition av process A specific ordering of work activities across time and place, with a beginning, an end, and clearly-defined inputs and outputs; a structure for action. [Davenport] Här är en annan definition av ”process” som fokuserar mer på ordningen hos aktiviteterna. Man säger att en process är... Skillnaden mot den förra definitionen är alltså att man betonar hur aktiviteterna är relaterade till varandra, hur de är ordnade. input output input

En enkel process Order register * for each order line Credit check Stop order Add to order Check order line i lager not OK OK För att mer konkret visa hur en process kan se ut, ritar vi här upp en orderprocess. Processen börjar med att en order registreras. Därefter utförs parallellt två aktiviteter, dels kollar man att kundens kredit är OK, dels kollar man att alla beställda varor finns i lager. Om krediten inte är OK så avbryts processen. Men om krediten är OK och alla varor finns i lager så utför man en leverans.Och därmed slutar processen. Man kan notera att vi delat upp processgrafen i två s.k. Swimlanes. Varje swimlanes hanteras av en aktör, dels en orderhandläggare, dels en kredithandläggare. Ship Credit manager Order manager

Arbetssystem Ett arbetssystem är ”a system in which human participants and/or machines perform a business process using information, technology, and other resources to produce products and/or services for external or internal customers” Vi har nu kommit fram till att kunna definiera begreppet arbetssystem, och det kommer vi senare att använda för att mer precist säga vad ett informationssystem är. Ett arbetssystem är... Kärnan i ett arbetssystem är alltså en process, men systemet innehåller också de människor som utför processen, och de resurser som behövs för att utföra processen, särskilt teknik och information. Vidare betonar man systemets output – produkter eller tjänster, samt de kunder som konsumerar dessa produkter och tjänster.

activities performed in the Arbetssystem Customers people who benefit from the products produced by the work system Products and Services what the work system produces Business Process activities performed in the work system Man skulle grafiskt kunna rita upp ett arbetssystem som på den här bilden. Observera att själva arbetssystemet består av de fyra nedersta gröna boxarna. Den röda boxen med produkter och tjänster är output från systemet, och den blå boxen med kunder är en del av systemets omgivning. Centrum i arbetssystemet är processen, aktiviteter som utförs i systemet. Deltagarna är de människor som utför processen. För att kunna utföra processen behöver dessa människor använda information. Vidare kan de behöva använda teknik som hårdvara och mjukvara. Arbetssystemet producerar som output produkter och tjänster. Slutligen finns kunderna som får nytta av det som arbetssystemet producerar. Participants people who perform the business process Information information used by participants in doing work Technology hardware, software, etc. used by participants

Exempel på arbetssystem Customers Företag, myndigheter, privatpersoner Products and Services DVD-spelare. stereoanläggningar Business Process Marknadsföring Här är ett exempel på ett arbetssystem. Ett företag som producerar DVD-spelare och stereoanläggningar för kunder som är företag, myndigheter eller privatpersoner. Processen här är marknadsföring och den utförs av marknadsföringsavdelning, de som arbetar där. För att kunna utföra processen behöver de information, t.ex. Försäljningsstatistik och kunduppgifter. Och de använder olika slags teknik för att hantera denna information, Linux servrar och Oracle databaser. Participants Marknadsförings- avdelning Information Försäljningsstatistik, kundregister Technology Linux server, Oracle DBMS,…

Övning Skissera grafiskt ett arbetssystem kring processen ”ge en kurs” på ett universitet! Här är en uppgift som det kan vara lämpligt att försöka lösa innan man går vidare till lösningen på nästa bild.

Övning - lösning Customers Products and Services Business Process Studenter Products and Services Föreläsningar, lektioner, tenta … Business Process Ge en kurs Processen i detta arbetssystem var alltså att ge en kurs. Den processen ger som output olika produkter och tjänster, föreläsningar, lektioner, examination, övningsuppgifter m.m. Kunderna i det här exemplet är studenter, det är de som får nytta av det som processen producerar. De som utför arbetet är främst lärare, men också annan personal deltar, som vaktmästare och administratörer. För att kunna utföra arbetet behöver de tillgång till information, t.ex. om schemat och uppgifter om de studenter som går på kursen. Den informationen kan hanteras med hjälp av olika sorters teknik, som databaser och servrar. Det kan också behövas annan typ av teknik, t.ex. Overheadprojektorer. Participants Lärare, vaktmästare, administratörer Information Schema, studentregister Technology Overheadproj, Linux server, Oracle DBMS,…

Informationssystem Ett informationssystem är ett arbetssystem som samlar in, lagrar, bearbetar och presenterar information. Ett informationssystem stödjer alltid något annat arbetssystem. Nu börjar man kanske fråga sig vad allt detta har med informationssystem att göra? Idén är att vi nu kan definiera ”informationssystem” klarare och mer precist med hjälp av begreppet arbetssystem. Ett informationssystem är... Ett informationssystem existerar aldrig fristående, för sin egen skull, utan det finns till för ett annat arbetssystem, och informationssystemets uppgift är att stödja det arbetssystemet. Ett informationssystem stödjer ett arbetssystem

Arbets- & informationssystem Arbetssystem “Fysiska” arbetssystem Byråkratiska arbetssystem Finansiella system Beroende på arbetssystemets karaktär så kan ett informationssystem ha olika stor betydelse för det. Om man betraktar arbetssystem som är ”fysiska” så spelar informationssystemet bara en liten, stödjande roll. Antag att vi har ett arbetssystem som handlar om att skörda åkrar, då är det bara en mycket liten del som handlar om informationsbearbetning, det mesta handlar om fysisk bearbetning av mark och plantor. Informationssystemet skulle kunna hjälpa till med planering av resursanvändningen vid skörden, vilka maskiner och vilka människor som skall skörda vilka åkrar och vid vilka tidpunkter. Men det finns andra typer av arbetssystem som huvudsakligen handlar om informationsbearbetning och då sammanfaller nästan arbetssystemet med sitt stödjande informationssystem. Ett exempel är banksystem där arbetet till största delen går ut på att hantera information, vilka kunder som finns, vilka konton de har, vilka saldon kontona har, vilka transaktioner som kunderna gjort o.s.v. I en bankverksamhet finns det knappast några arbetsuppgifter som inte innebär informationshantering. En annan relation mellan arbets- och informationssystem är att samma informationssystem kan stödja många olika arbetssystem. Detta brukar man kalla för integrerade informationssystem – man har då ett stort gemensamt informationssystem som stödjer flera olika processer i en organisation, t.ex. Både tillverkning, marknadsföring och försäljning. Poängen med detta är att man ser till att samma information används för olika arbetsuppgifter och då minskar man risken för att felaktig eller motsägelsefull information kommer till användning. Integrerade informationssystem