Umeå universitet En statlig myndighet Vi skall berätta om vad som gäller när man arbetar på en statlig myndighet. En statlig myndighet – styrd av lagar och förordningar. På en myndighet som Umeå universitet så gäller Lagstiftningen En statlig myndighet

Umeå universitet en statlig myndighet Lagar och förordningar Diarieföring/Registrering Arkivering Frågor

Umeå universitet – en statlig myndighet Tryckfrihetsförordningen, TF Sekretesslagen (1980:100) Förvaltningslagen Personuppgiftslagen, PUL

TF 2 kap. 1 § ”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” Rätten får begränsas endast i vissa särskilda fall, som föreskrivs i lag (sekretesslagen)

Handling Framställning - i skrift eller - i bild Upptagning som bara med tekniskt hjälpmedel kan - läsas - avlyssnas eller - på annat sätt uppfattas

Allmän handling förvaras hos myndigheten och är inkommen till myndigheten eller upprättad hos myndigheten Obs! Även e-post

Icke allmän handling arbetsmaterial, dvs. utkast koncept minnesanteckningar Om de inte tas om hand för arkivering Handlingar av rent privat natur är naturligtvis inte allmänna!

Huvudregeln: De flesta handlingar som kommer in till och de flesta handlingar som produceras vid Umeå universitet är Offentliga!

Ordning och reda! Registrera utan dröjsmål Inkom Umeå universitet 2007-01-30 Dnr 104-304-07 Ordning och reda! Registrera utan dröjsmål Alternativt: Hålls väl ordnad Rutiner för postöppning Fullmakt vid frånvaro

Minimikrav på ett register (SekrL 15:2) Datum, då handlingen kom in eller upprättades Diarienummer eller annan beteckning Från vem handlingen har kommit eller expedierats till Kort vad handlingen rör, ärendemening

Utlämnande av offentliga handlingar ska ske skyndsamt! Enligt TF 2 kap. 14 § 3 st råder rätt till anonymitet och efterforskningsförbud, dvs. myndigheten får inte fråga vem som vill ha handlingen eller varför vederbörande vill ha handlingen undantag: för att pröva om sekretess kan hindra utlämnande

Arkiv Handlingar/uppgifter som efterhand vuxit fram på institution/enhet till följd av den verksamhet man har och som bevarats

Lagar och förordningar Arkivlagen Arkivförordningen Riksarkivets föreskrifter och anvisningar Umeå universitets riktlinjer för arkivvården

Ansvar Prefekten har ansvaret Arkivvårdare vid institutionen/enheten

Varför är arkiven viktiga? Skall bevaras, hållas ordnade och vårdas Så att de tillgodoser: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättsskipning och förvaltning, och Forskningens behov

Arkivredovisning Arkivbeskrivning Arkivförteckning

ARKIVFÖRTECKNING ÖVER XXXXXXX INSTITUTIONENS VID UMEÅ UNIVERSITET ARKIV INNEHÅLLSFÖRTECKNING A PROTOKOLL A1 INSTITUTIONSSTYRELSENS PROTOKOLL MED BILAGOR A2 PROTOKOLL FRÅN ÄMNESNÄMNDER/ARBETSGRUPPER A3 ÖVRIGA PROTOKOLL B ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR B1 UTGÅENDE SKRIVELSER B2 KOPIOR AV INTYG/BETYG B3 ANSÖKNINGAR TILL ANSLAGSFORSKNING B4 RAPPORTER B5 SÄRTRYCK AV VETENSKAPLIGA ARTIKLAR B6 VERKSAMHETSBERÄTTELSER B7 EGENPRODUCERADE TRYCKSAKER B8 WEBB-SIDOR C DIARIER C1A DIARIER ÖVER INKOMNA OCH UTGÅENDE SKRIVELSER C1B REGISTER TILL DIARIET D REGISTER OCH LIGGARE D1 STUDERANDEREGISTER D2 REGISTER ÖVER UPPSATSER OCH AVHANDLINGAR D2A REGISTER ÖVER UPPSATSER D2B REGISTER ÖVER LICENTIAT- OCH DOKTORSAVHANDLINGAR D3 REGISTER ÖVER PUBLIKATIONER D3A REGISTER ÖVER RAPPORTER D3B REGISTER ÖVER SÄRTRYCK AV VETENSKAPLIGA ARTIKLAR D4 INVENTARIEFÖRTECKNINGAR D5 ARKIVFÖRTECKNINGAR

E4B DOKTORSAVHANDLINGAR F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE E INKOMNA HANDLINGAR E1 EJ DIARIEFÖRD KORRESPONDENS E2 ANSÖKNINGAR TILL FORSKARUTBILDNINGEN E3 UPPSATSER, EXAMENSARBETEN, SPECIALARBETEN E3A UPPSATSER FÖR 40 POÄNG E3B UPPSATSER FÖR 60 POÄNG E4 AVHANDLINGAR E4A LICENTIATAVHANDLINGAR E4B DOKTORSAVHANDLINGAR F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE F1 DIARIEFÖRDA HANDLINGAR F2 HANDLINGAR ANG GRUNDUTBILDNING (kursplaner, litteraturlistor, scheman, kursutvärderingar, kurslistor) F3 UNDERVISNINGSMATERIAL/KOMPENDIER F4 SKRIVNINGSUPPGIFTER F5 HANDLINGAR ANGÅENDE FORSKARUTBILDNING F6 PROJEKTDOSSIÉER F7 HANDLINGAR RÖRANDE KONFERENSER, SEMINARIER OCH SYMPOSIER ARRANGERADE AV INSTITUTIONEN G RÄKENSKAPER Finns ej Ö ÖVRIGA HANDLINGAR Ö1 PROFESSOR NN:S EFTERLÄMNADE HANDLINGAR

Vad har man för nytta av detta? Hög kvalitet i administrationen Vi blir mer effektiva om vi slipper lägga tid på att jaga försvunna papper Vi sparar pengar och utrymme om vi lär oss att arkivera och gallra rätt Vi blir mindre beroende av nyckelpersoner som ”sitter på” all information Vi får tillgång till arkivet som en kunskapskälla om organisationens historia och dess sätt att arbeta

Dokumenthantering, registrering & arkivvård http://www.umu.se/univledkansli/

Kontakt D/A-verksamheten Registraturen Ankn. 5346, 5471 umea.universitet@adm.umu.se Arkiv Ankn. 7925 birgitta.olsson@adm.umu.se