Tillsammans skapar vi framtidens vårdinformationsmiljö Ett Attraktivt Erbjudande Presentation för kommunernas kontaktpersoner 2019-08-18, 2019-06-20, 2019-06-26 Ann-Charlotte Klarén (projektledare Kommun-FVM) och Lena Ström (projektledare KommunSamordning FVM)

AGENDA Välkommen Processen fram till nu Erbjudandet 2019-06-18 Informationsmöte Kontaktpersoner AGENDA Välkommen Processen fram till nu Erbjudandet Avtal för påskrift senast 2019-11-26 Avtalet med Cerner, avrop Millennium Samverkansavtal VGR inkl samverkansmodell Driftsavtal första version 2019-08-14 Demo Vårdgivarwebben för fortsatt kommunikation Planerade aktiviteter Frågor & Svar Målgrupp: kommunernas utsedda Kontaktpersoner FVM

Hantering av frågor idag Via chatten När vi pausar för frågor De frågor vi inte hinner besvara under mötet kommer ni få svar på senare. Skicka nya frågor till fvm@vgregion.se efter mötet. Tidigare frågor hittar ni på Vårdgivarwebben Kommun

Nu skapar vi i Västra Götaland en modern vård-informationsmiljö som ger invånarna en tillgänglig hälso- och sjukvård med hög kvalitet och stor delaktighet

TID DÅ KOMMUNER KAN AVROPA OPTIONER Preliminär tidplan TID DÅ KOMMUNER KAN AVROPA OPTIONER I hela driftsättningsperioden ingår bl a utvärdering, därför sträcker sig pilarna längre än till själva driftstarten, som är datumet för när Millenium börjas användas – här symboliserat av raketer. Vi är förberedelse fasen, initiering

Processen fram till nu

25 kg 25 kg 1 839 2 901 2 901 sidor 1 839 krav

5 925 Avrop senast 1 500 2019-11-26 5 925 totala antalet UVK 1 500 medarbetare

Avtal för påskrift till kommunens officiella brevlåda 2019-06-12 Vårdgivarwebben Avtal för påskrift till kommunens officiella brevlåda 15 maj 2018 Istället för USB sticka – Vårdgivarwebben så att vi enklare kan ha fortsatt kommunikation.

Information om Avtalet

VGR:s avtal med Cerner Huvudavtal 27 bilagor En rad underbilagor. Ca 6 200 sidor. Avtalet är en produkt av upphandlingen som skett genom konkurrenspräglad dialog och har pågått sedan 2017. Avtalet består av ett huvudavtal som i sin tur har 27 bilagor. Till dessa bilagor tillkommer också en rad underbilagor. Omfattningen av avtalet är ca 6 200 sidor. Avtalet är en produkt av upphandlingen som skett genom konkurrenspräglad dialog och har pågått sedan 2017.

Avtalets omfattning Enligt avtalets paragraf 2.1 Parterna ingår detta Avtal i syfte att Leverantören, på de villkor och under den tid som anges i detta Avtal, under Avtalstiden ska; leverera Lösningen till Kunden; implementera, installera, konfigurera och parametersätta Lösningen samt assistera Kunden vid Migrering av information från befintliga system till Lösningen (dock endast i den utsträckning som framgår av Avtalet); tillhandahålla de tjänster, licenser och leveranser som omfattas av detta Avtal, inklusive men inte begränsat till Dokumentation, Support, Underhåll och Konsulttjänster; leverera sådana Optioner och Kommunala Optioner som Avropas av Kunden respektive Kommunerna; genomföra Ändringar som beslutats i enlighet med Ändringsprocessen; och (f) i övrigt avtalsenligt utföra samtliga de åtaganden som anges i Avtalet. Ett koncept: Implementationsmodell, utbildning

Kort om avtalet intentioner: VGR köper inte bara systemet Millenium av Cerner utan Cerner tar också på sig ett mycket långtgående helhetsansvar för att VGR uppnår den funktionalitet som förväntas av lösningen. Cerner har i sitt anbud presenterat en metod för att implementera systemet och Cerner ansvara för att den genomförs enligt anbud och avtal. För att uppnå målet med lösningen krävs ett nära samarbete mellan Cerner, VGR och andra avtalsparter.

Erbjudandet Brev FVM avrop kommunala optioner en del av framtidens vårdinformationsmiljö 12 juni steg 1 ‒ Avrop Millennium, kommunala optioner Samverkansavtal, inkl samverkansmodell 14 augusti utskick steg 2 ‒ Första version av Drift och Förvaltningsavtal inklusive prismodell   Varför vi delade upp materialet: Avrop Cerner – avtal för funktionalitet beskriven i form av 4 filmer med utvalda scenarier är klara. Samverkansavtalet mellan VGR och kommunerna som arbetats fram under en längre tid med representanteter från kommunerna Drifts- och förvaltningsavtalet Prismodellen vidareutvecklas för ett så attraktivt erbjudande som möjligt. Presenteras efterhand för vår programledning i FVM där både VGR och kommunerna genom VästKom finns representerade. Planen är att denna del av erbjudandet beslutas av programmets styrgrupp den 14 augusti och därefter förmedlas till kommunerna via ett brevutskick till er officiella brevlåda med länkar till dokumentation som publiceras på den nya vårsgivarwebben för kommunerbjudandet.  

Avtalstecknande Senast den 26 november ska följande ha inkommit till VGR

Erbjudandet - Drift och förvaltningsavtal 14 augusti ‒ första version av Drift och Förvaltningsavtal Oktober 2019 andra version av Drift och förvaltningsavtalet Q1 2020 tredje version av Drift och förvaltningsavtalet i samband med etablering teknisk miljön Slutlig version för påskrift före första driftstart 2021 levereras då miljön är klar Millennium designad och konfigurerad efter våra behov den lösning som funktionellt och tekniskt ska driftas, förvaltas och supporteras av VGR  

Leveransavtal Cerner / VGR Avtalsstruktur Leveransavtal Cerner / VGR Avrop option Cerner / VGK Samverkans-avtal VGR / VGK Samarbetsmodell (under implementationsprogrammet) VGR / VGK Driftsavtal VGR /VGK Tjänstekatalog Prislista SLA Biträdesavtal

Licens 3:e linjens support ”Ersättning underhåll och Support” Dessa kostnader framgår av avrop Cerner 2:a linjens support Förvaltning Dessa kostnader framgår av Driftsavtalet Drift 1:a linjens support SuperUsers Klientlicenser Övrig infrastruktur Kommuner De tjänster VGR ska tillhandahålla för att möjliggöra att kommunerna ska kunna använda den funktionalitet i Millennium som respektive kommunen avropat från Cerner. De tjänster som avses är t ex support, förvaltning och drift av Millennium. VGR och representanter från kommunerna har under våren arbetat med att ta fram ett gemensamt drift- och förvaltningsavtal. Ett arbete som nu intensifieras i samband med att en kommunal teknikarbetsgrupp etableras för att utarbeta den mest optimala lösningen för drift och förvaltning av Millennium i Västra Götaland, såväl tekniskt som kostnadsmässigt.   Drift- och förvaltningsavtalet ska vara klart för påskrift före första driftstart. Tidplan för utarbetande av driftsavtal Driftsavtal första version, levereras augusti 2019 Driftsavtal andra version, levereras oktober 2019 Driftsavtal tredje version levereras Q1 2020, i samband med etablering teknisk miljön. Driftsavtal slutgiltig version levereras före första driftstart 2021.

Vårdgivarwebben för fortsatt kommunikation På VGR:s webbplats Vårdgivarwebben finns material kopplat till optionserbjudandet samlat. Det är också här nytt material om erbjudandet kommer att publiceras Underlag för beslut om kommunala optioner inom FVM. Kommunala optioner inom FVM Visa live var man hittar filmerna. Dold sida Nytt dokument på begära publiceras inom kort ”eskrivning av funktionerna i Cerners tre optionsfilmer” Kalender under utveckling – för att se pågående aktiviteter På VGR:s webbplats Vårdgivarwebben finns material kopplat till optionserbjudandet samlat. Det är också här nytt material om erbjudandet kommer att publiceras. Materialet finns på sidan Underlag för beslut om kommunala optioner inom FVM och innehåller information om: o erbjudandet o innehållet i optionerna o tidplanen o kommande informationsmöten och andra aktiviteter o kontaktuppgifter o frågor och svar Länk till sidan: Underlag för beslut om kommunala optioner inom FVM. Eftersom denna sida främst vänder sig till kommunerna inför avrop av optioner är den är inte synlig i menyer på Vårdgivarwebben. Utöver det finns en allmän sida med övergripande information om det unika samarbetet mellan VGR och kommunerna om framtidens vårdinformationsmiljö. Sidan vänder sig till alla intresserade och är synlig i vänstermenyn under rubriken Uppdrag och avtal på Vårdgivarwebben. Länk till sidan: Kommunala optioner inom FVM.

Samverkansavtal & Samverkansmodell Samverkansavtal Reglerar hur vi arbetar Cerner, VGR och kommuner, under avtalstiden. Samverkansmodell Reglerar hur vi arbetar VGR och kommunerna under implementationsprogrammet

Samverkansavtal Framtaget av VGR och VästKom gemensamt Thomas Jungbeck, VGR via bland annat MSA (Mannheimer Svartling Advokatbyrå), sdf sfd Kvalitetssäkrat av kommunchefer och stadsjurister

Samverkansmodell Från start har det varit överenskommet att kommunerna inte ska kontakta varesig VGR eller Leverantören en och en i vardera fråga. En samverkansmodell ska etableras. Tidigt uttalade VGR och VästKom att befintliga samverkansstrukturer skulle återanvändas Men hur?

Aktuellt läge Från start har det varit överenskommet att kommunerna inte ska kontakta varken VGR eller Leverantören en och en i vardera fråga. En samverkansmodell ska etableras. Tidigt uttalade VGR och VästKom att befintliga samverkansstrukturer skulle återanvändas Men hur? Dessutom… Hur många har skrivit på möjligheten till att avropa optioner? hur många kommer teckna kommande optioner? Hur många vill delta i förberedande arbete? Hur många vill vara representerade? Hur många gör vi en samverkansmodell för?

Kommunal samverkansstruktur på länsnivå VästKom interna organisation samverkar enligt följande struktur I samarbetet med VGR länkas kommunernas ansvariga företrädare för aktuell målgrupp i berörda samverkansgrupper på regional nivå med VGR Exempel Regional utveckling Västgrupp BHU Välfärd Ledningsråd (MTP) Vårdsamverkan Västra Götaland Digitalisering SITIV Digitaliseringsråd

FVM organisation FVM Beredning, FVM Programstyrgrupp, FVM Programledning, FVM Klinisk ledning

Kommungemensam organisation

Kommunprojektet (Kommun-FVM) Koordinerande och kommunicerande aktör Direktiv beslutat av styrelsen för VästKom, 2019-06-18 Projektansvarig: Karl Fors Projektledare: Ann-Charlotte Klarén Ansvarig Informatik: Jenny Edwardsson Ansvarig Elevhälsa: Åsa Sundin Ansvarig HSL: Carina Arvidsson Ansvarig teknik: Fredrik Johnsson

Samverkansmodellens roller Roller klargörs: Internt VGR/FVM Mellan VästKom och kommunalförbund (Ex analys av erbjudandet) Mellan Kommunalförbundet och kommunen (ex Vilket stöd vill kommunen ha och vilka uppgifter kräver det?) Implementeringsansvarig regionalt=VästKom Delregionalt ansvariga=Kommunalförbunden. Men roll/uppdrag/ansvar, gentemot kommun arbetas fram

KONTAKT Välkomna att kontakta Karl Fors för att utveckla arbetet vidare: Karl Fors Karl.fors@vastkom.se Länssamordnare 0725663070

Planerade aktiviteter Kontaktpersoner information erbjudande 18/6, 20/6, 26/6 Avtalsgenomgång 26/8 Roadshow Preliminärt 30/8, 5/9, 9/9. 11/9 Teknikarbetsgrupp Öppet Forum fredagar 9.00 – 9.30

Frågor & Svar på tre sätt

Tillsammans skapar vi i Västra Götaland en modern vård-informationsmiljö som ger invånarna en tillgänglig hälso- och sjukvård med hög kvalitet och stor delaktighet