2019-01-18 VÄLKOMNA! Bakgrund För att stadsdelsförvaltningen ska kunna arbeta på ett effektivt sätt med arkivfrågor ska det finnas både arkivansvarig och arkivredogörare. Ni är utsedda av områdescheferna/personal-, ekonomicheferna för att vara arkivredogörare, inom er verksamhet / område alltså ha ganska bra koll på vad det är som gäller då frågeställningar kommer om arkiv. Vi har sagt att det kan vara bra med mer än en person per område men att antalet ändå ska vara begränsat för att vi ska kunna ha korta kontaktvägar och för att kunna ha en bra kunskap i verksamheterna – även i arkivfrågor! 18 januari 2019

Punkter för dagen: Presentation Varför Norra Hisingen har arkiv 2019-01-18 Punkter för dagen: Presentation Varför Norra Hisingen har arkiv Grunden för arbetet med arkiv Hur Norra Hisingen ska arbeta med frågan Presentation Doris – varför arkiv på NH Bengt – berättar övergripande om vad som ligger till grund för arbetet med det som ska arkiveras Doris och diskussion om hur gå vidare Kan vi hålla på till 12.00? 18 januari 2019

2019-01-18 Varför arkiv? Arkivlagen betonar myndigheternas egenansvar för sin arkivvård Stadsdelen Norra Hisingen ansvarar för sitt arkiv fram till dess att det överlämnas till Regionarkivet Stadsdelsförvaltningen ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkivet så att reglerna följs I linje med detta ska varje myndighet utse arkivansvarig och arkivredogörare Den arkivansvarige ansvarar för arkivfrågorna inom hela förvaltningen medan arkivredogöraren ansvarar för tillsyn och vård av det egna områdets handlingar Ett arkiv är en konsekvens av all den dokumentation vi i flera verksamheter är skyldiga att göra enligt lagar eller genom att det är en allmän handling I linje….. – vi har nu blivit så stora så vi behöver organisera oss lite annorlunda än tidigare Ofta kommer ni behöva ha kontaktpersoner ute på enheterna. Återkommer 18 januari 2019

Nu är det dags att lyssna på Bengt! 18 januari 2019

Arkivansvaret på Norra Hisingen 2019-01-18 Arkivansvaret på Norra Hisingen Stadsdelsdirektör Sektorschef Arkivredogörare Områdeschef Arkivredogörare Enhetschef Även detta ansvar följer linjeorganisationen. Ansvaret ligger på respektive handläggare för att dokumentationen sker på korrekt sätt. Områdeschef är ansvarig för att tid avsätts av personal så att områden sköts enligt lagens intentioner Vi är flera som stödjer varann – arkivansvarig, arkivredogörare och de personer som måste ha kontroll på dessa frågor ute på enheterna Ansvar och förståelse ska finnas hos samtliga Arkivombud Handläggare 18 januari 2019

Hur ska Norra Hisingen arbeta med arkiv? 2019-01-18 Hur ska Norra Hisingen arbeta med arkiv? Varje enhet ska arbeta på ett organiserat sätt, vilket innebär att: Planera för dokumentation och arkivering Omsätta det teoretiska till den praktiska vardagen Följa upp så att dokumenthanteringsplanen följs Omsätta teori till praktik – gäller lagen, information, utbildning, regler som bestäms i staden eller stadsdelen etc 18 januari 2019

Roller i arkivansvaret 2019-01-18 Roller i arkivansvaret Den arkivansvarige ansvarar för arkivfrågorna - att gällande lagar och föreskrifter följs - inom hela myndigheten/förvaltningen Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna områdets handlingar. Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Arkivombud är arkivredogörarens kontakt ut i verksamheten Ingela Lindqvist, på kanslienheten, är arkivansvarig för förvaltningen och i verksamheterna ska det finnas utsedda arkivredogörare och som ansvarar för dokumenthanteringen i verksamheten. Ni kommer säkerligen att få behov av att tillsätta arkivombud på vissa enheter 18 januari 2019

forts Roller för arkivansvaret Alla anställda i kommunen har ett ansvar för den dokumentation de själva gör. Allmänna handlingar ska arkiveras och gallras på det sätt som är beskrivet i dokumenthanteringsplanen och i som finns i handboken. Utgångspunkten är att det är kommunens, och därigenom kommuninvånarnas, dokument som hanteras. 18 januari 2019

Arbetsuppgifter för arkivansvarig Förbereda avlämning av handlingar till Regionarkivet Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglers tillämpning Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar och liknande Samråda med Regionarkivet Informera berörd personal om arkiv - arkivredogörare Samråda med arkivredogörare 18 januari 2019

Arbetsuppgifter för arkivredogörare Förbereda avlämning till Norra Hisingens arkiv Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård Stöd till handläggare inom området Efterkontrollera akternas innehåll innan avlämning sker Samråda med den arkivansvarig i arkivfrågor 18 januari 2019

Arbetsuppgifter för handläggare Ärenden eller projekt I ärenden och projekt ska det finnas en huvudansvarig handläggare som har det övergripande ansvaret. Varje handläggare ser till att de händelser som ska dokumenteras blir dokumenterade, och att dokumenten läggs i ärendets akt. 18 januari 2019

Hur kan vi göra detta i praktiken? 2019-01-18 Hur kan vi göra detta i praktiken? I verksamheter kan finnas behov av att ett eller flera arkivombud utses som ansvarar för vården av enhetens arkiv Arkivredogörare är ett stöd till enheternas arkivombud där sådana utses Arkivansvarig är ett stöd till arkivredogörarna Arkivansvarig och arkivredogörare har ett nätverk Nätverket bör träffas oftare i ett inledningsskede, kanske mindre ofta senare. Exempelvis bör nätverket ta upp frågor som: Gå igenom dokumenthanteringsplanen och diskutera det i praktiken Gå igenom diariets upplägg och diarieplan Utarbeta mallar / lathundar för t ex gallring och bevarandematerial Rollen som arkivredogörare diskutera olika strukturer Information mellann varann, exv hur ni gör i praktiken med olika frågor Skicka in frågor som ni anser att ni behöver diskutera i nätverket ArkivvårdAvslut/Avställning av handlingar 18 januari 2019

Vad ska vi göra nu? Nästa möte: Målet för framtida arkivet 2019-01-18 Vad ska vi göra nu? Nästa möte: Målet för framtida arkivet Anser ni att arkivombud behövs på enheter i er sektor? Utse dem och meddela Ingela Särskilda utbildningar kommer att anordnas för redogörare och ombud - om hur handlingar ska förvaras, vad som ska sparas och arkiveras –Datum för nätverksmöten Nästa möte – målet för framtida arkivet samt hur vi ska gå vidare med att avsluta de gamla myndigheterna Ingela har översikten idag och kommer att kontakta er om det finns behov 18 januari 2019