Ett ”lyckat” projekt som misslyckades Ida Rosengren, verksamhetsutvecklare Anna Winckler, verksamhetsutvecklare Hans Alfredson, vicechef Chalmers verksamhetsstöd

Projektidé Effektmål Projektmål Projektet ska bidra till effektivare mötes- och dokumenthantering genom att installera ett antal av de moduler som köptes in i samband med köpet av Chalmers 360, och implementera olika delar av användningen på några pilotverksamheter. Effektmål Projektmål Effektmål 1: Minska dubbelarbete och skapa en effektiv ärendehantering för Besluts- och remisshantering inom 2 grupper Rekryteringsprocessen Inköpsprocessen Effektmål 1: Minska dubbelarbete och skapa en effektiv ärendehantering för Besluts- och remisshantering inom 2 grupper Rekryteringsprocessen Inköpsprocessen installera, testa och lämna till drift mötesmodulen och e-workermodulerna i två utvalda grupperingar installera, testa och lämna till drift mötesmodulen och e-workermodulerna i två utvalda grupperingar ta fram och implementera (utbilda i) rutin för hur handläggare använder notifiering via Chalmers 360 Effektmål 2: Minska mängden pappersutskrifter och säkerställa att Chalmers 360 blir det primära systemet för eftersökning och lagring av fastställda dokument (allmänna handlingar) på Chalmers. Effektmål 2: Minska mängden pappersutskrifter och säkerställa att Chalmers 360 blir det primära systemet för eftersökning och lagring av fastställda dokument (allmänna handlingar) på Chalmers. införa automatisk överföring av uppgifter och dokument från två pilotsystem (ReachMe inom rekryteringsprocessen och TendSign inom processen att hantera inköp) till Chalmers 360 för eftersökning och arkivering. införa automatisk överföring av uppgifter och dokument från två pilotsystem (ReachMe inom rekryteringsprocessen och TendSign inom processen att hantera inköp) till Chalmers 360 för eftersökning och arkivering. Effektmål 3: Säkerställa att notifiering av beslut sker. Göra det lättare att följa upp att beslut verkligen verkställs och implementeras. Effektmål 3: Säkerställa att notifiering av beslut sker. Göra det lättare att följa upp att beslut verkligen verkställs och implementeras. implementera användning av Chalmers 360 och mötesmodulen för att hantera ärenden i rektors beslutsmöte. implementera användning av Chalmers 360 och mötesmodulen för att hantera ärenden i rektors beslutsmöte. Hasse: Projektet Effektiv mötes- och dokumenthantering Projektets projektidé – vad var tanken med projektet? Klick: Den effektivare mötes- och dokumenthanteringen definierades så här – effektmålen a) effektivare ärendehantering för olika grupper och processer b) minska pappersåtgången c) öka kvaliteten och användningen av C360 (notifieringen och arkivering/diarieföring) Klick - Projektet skulle bidra till dessa effekter genom att – projektmålen a) Driftsätta mötesmodulen b) Implementera användning av den c) Implementera användning av funktion i C360 för uppföljning d) Ta fram och implementera automatisk överföring av uppgifter mellan rekryteringssystem och C360 (arkiv/diairesystem) Hur gick det då? Klick – visa hur det gick med projektmålen. Typ hälften. I alla fall ett halvlyckat projekt… Klick – visa hur det gick med effektmålen. Kommentera att ETT av effektmålen kan anses ha blivit uppfyllt. ETT. Och det hade inte med mötesmodulen att göra. Hur kunde det bli så här?

Projektets genomförande Revisionsrapport: Bättre uppföljning av beslut och effekter It-stöd behövs Inledande utredning Projektets genomförande Implementering Verktyg fanns redan på plats: Ida Klick: Internrevisionsrapporten – rekommenderade IT-stöd för att underlätta uppföljning av beslut etc. Klick: Vi hade redan ett verktyg på plats som vi ville använda. Klick Inledande utredning – fel fokus Ingen systematik i våra förstudier 360 hade valts på andra lärosäten – vi utgick från hur verktyget användes på andra ställen Chalmers och berörda verksamheters behov var inte i centrum Anna: Projektets genomförande Svårigheterna att införa det arbetssätt som behövdes för att kunna använda verktyget underskattades Användarna hade inget upplevt behov Klick-klick vågen – insikt och omtag Trots omtag och insikt om att effektmålen inte skulle uppnås fick projektet OK att fortsätta Hasse: Implementeringen Dåliga projektöverlämningsrutiner: saknades förberedelse i förvaltningen att ta emot – både system, rutiner och utveckling/användning, ingen kände sig som ägare Tydligare ansvar idag för rollen effekthemtagningsansvarig Fanns inte förutsättningar att hämta hem de önskade effekterna f.a pga de underskattade svårigheterna att införa nödvändiga arbetssätt – de kvarstod ju även om projektet avslutades. Vi hade 360 – ville använda det ”letade” argument för varför det var bra

Sensmoral För att lyckas hela vägen måste berörd verksamhet VILJA alt. inse nödvändigheten. Behovsinventering går inte att hoppa över! Var inte rädd för att avsluta om inte målen kan uppnås. Befintlig mötesmodul 2 års projektkostnader Ingen effektivisering 2 personer använder… Befintlig mötesmodul Ingen använder Alla tre gemensamt 2018-12-30 Chalmers