Beskrivning av Anläggningprocessen Del av standarden BEAst Supply NeC Version 2.0 från 2017-12-19

Ändringar från tidigare version nr 1.3 Uppdaterad delprocess ”Grunddata” Ny delprocess ”Leverans vid återvinning” Ny delprocess ”Hantering av massor” Ändrad delprocess uppföljning BEAst Eco

Anläggning och maskintjänster Referensmodell i fyra lager Avtal transport- och maskintjänster Köpare av tjänst Säljare av tjänst Juridiskt gränssnitt Köpeavtal material Material-köpare Material-säljare Före Godsavsändare Godsmottagare Process- gränssnitt Under Hämtningsställe Lämningsställe Efter Avsändare Standard-meddelan-den Informations- gränssnitt Mottagare System System Gränssnitt Gränssnitt Infrastruktur; externa faktorer Myndigheter, vägnät, datanätverk, lagar, standarder 3

Parter och juridiska gränssnitt 2b) Avtal material M A T E R I L V N Ö B Y G F Ö R E T A 3a) Avtal material och frakt Projekt Tipp Projekt Å K E R I 1a) Avtal tjänst och material Kross 1b) Avtal material Projekt Grus Projekt 3b) Avtal frakt 2a) Avtal tjänst Betong Projekt Asfalt

Beskrivning; Parter och juridiska gränssnitt Typfall Avtal Avrop 1a Byggföretag har avtal med åkeri om både tjänst (frakt- eller maskintjänst) och material Avrop skickas från byggföretag till åkeri för både frakt- eller maskintjänst och material 1b Åkeri har avtal med leverantör av material Avrop skickas från åkeri till materialleverantör 2a Byggföretag har avtal med åkeri om frakt- eller maskintjänst Avrop skickas från byggföretag till åkeri 2b Byggföretag har avtal med materialleverantör om material Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material 3a Byggföretag har avtal med leverantör av material om både frakt och material Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material för både frakttjänst och material 3b Leverantör av material har avtal med åkeri om frakt Avrop skickas från materialleverantör till åkeri

Huvudprocesskarta Byggprocessen Projektering xxxx Produktion xxxx Förvaltning Varuförsörjning Anläggning xxxx Före leverans Under leverans Efter leverans Processen avser endast relationer där det finns avtal mellan parterna 6

Delprocesskarta Anläggningsprocessen Före leverans Nej Används plan? Tillägg / ändring? Grunddata Plan Avrop Order Nej Till DP Under leverans Ja Processen startar Ja Under leverans Avisering överens-kommet? Nej Hämtning Avisering Leverans Tilläggs-avrop förare Till DP Efter leverans Ja Från DP före leverans Efter leverans Från DP Efter leverans Fakturering Upp-följning Processen avslutad 7

Delprocess: Grunddata i form av offert, projektdata och artikelnummer Beställare Nytt projekt Ramavtal Finns avtal? Ja Projektlista? Ja Nej Nej Ändra? 2b. Beslut Ja Till delprocess Planering och avrop 1. Offert-förfrågan Nej 4. Skicka projekt-lista 7. Upp-datera Nej Accept? Ja 3. Avtal Leverantör 5. Upp-datera Ändra art.nr.? Nej 2a. Offert Ja Nej Utväxla artikelnr? Ja 6. Artikel-information 8

Beskrivning av Delprocess för avtal och grundinformation Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar Offertförfrågan Beställare Nytt projekt Ramavtal Projektering Upprättad offert I avtal finns artiklar, priser etc I vissa fall krävs ett projektavtal Om ramavtal finns är det bas Om aktuellt, input från projektering 2a. Offert Leverantör Offert Baserat på ramavtal Om special, baserat på ID och egenskaper från projektering 2b. Beslut Ny offertförfrågan, avslut eller avtal Granskning av offert Meddela resultat 3. Avtal Båda parter Offert och accept Avtal Beställare lägger inköpsorder / blockorder / ramorder. Ofta manuellt 4. Projektlista Projektplanering Projektlista Beställaren skickar projektlista med grunddata 5. Uppdatera Uppdaterat system För planering och administration Automatiskt via meddelande eller manuellt 6. Artikelnummer Projektavtal Blockorder Överförda artikelnummer Detta beror på om det är leverantörens artikelnummer eller standardnummer som ska användas, vilket bör vara en del av avtalet. 7. Uppdatera Överförd artikel-information Uppdaterade system Kompletterande artikel- och eller prisuppgifter överförs Kan ske initialt och vid ändring

1b. Ta emot leverans-plan 1c. Svar på leverans-plan Delprocess: Planering, avrop och tilläggsavrop från avtal om tjänst / material Beställare Till DP Manuella avrop eller Hämtning Delprocess Grund-information Plan aktuellt? 5b. Maku-lera avrop Nej Ja 1a. Lever-ansplan 2. Avrop Nej 5a. Uppdatera avrop Ja Avrop accep-terat? Leverantör Tjänst / Material Avrop accep-terat? Nej Leveransplan accepterad? Nej 3c. Makulera avrop Ja Ja Accept utan ändring? 3a. Skapa order Ja 4. Avrops-bekräftelse 1b. Ta emot leverans-plan 1c. Svar på leverans-plan Nej 3b. Ändra och skapa order 10

Beskrivning av Delprocess Planering, avrop och tilläggsavrop via system Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1a. Leveransplan Beställare Avtal Behov Lagd leveransplan Plan för den kommande perioden Leveransplan ska kompletteras med avrop för att resurser ska vara fast bokade Samma dokument-ID för uppdaterad plan 1b-c. Ta emot och svara på leverans-plan Leverantör Leveransplan Uppdaterat system Svar om acceptans skickat till kund Leverantörens system uppdaterar planen Läser av versionsnummer Vid uppdatering ersätts hela den gamla Svarar Ja eller Nej till planen 2. Avrop från avtal om transportuppdrag och / eller material Skickat avrop eller tilläggsavrop Avrop är en beställning utifrån avtalet som avser timmar och/eller material Avropsnumret är beställarens referens för bekräftelse, orderkvitto och faktura Endast en resurs per avropsrad 3a. Skapa order med accept Avrop eller tilläggsavrop Registrerad order Granskar avrop Order skapas i leverantörens system med eget ordernummer 3b. Skapa order efter ändrat avrop Accept efter ändring enligt avtalade ramar Order skapas i leverantörens system 3c. Makulera avrop Makulerad order Avrop accepteras ej Order skapas ej i leverantörens system 4. Avropsbekräftelse Leverantör av tjänst och/eller material Order Bekräftat avrop Bekräftelse skickas med besked om avropet accepterats eller inte Referens till avropsnummer 5a. Uppdatera avrop Avropsbekräftelse Mottagen bekräftelse Beställarens system tar emot bekräftelsen och systemet uppdateras Kan inkl. slottid vid materialbekräftelse 5b. Makulera avrop Ej accepterat avrop eller tilläggsavrop Makulerat avrop eller tilläggsavrop Om avropet inte godkänns makuleras det Beställaren kan skapa nytt avrop, antingen till en annan leverantör eller till samma leverantör med uppdaterade önskemål

Delprocess: Manuella avrop från beställare till leverantör (ej förare) DP Planering och avrop 1. Manuellt Avrop Leverantör Tjänst / Material Avrop accep-terat? Nej Ja Till DP Hämtning 2 .Skapa order 12

Beskrivning av delprocess för manuella avrop Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Manuellt avrop Beställare Avtal Behov Överenskommelse om order Kund lägger manuellt avrop (telefon, mail) Kund och leverantör kommer överens Om accept är avrop lagt, dock ingen elektronisk bekräftelse 2. Skapa order Leverantör av tjänst och/eller material Manuellt avrop Registrerad order Order registreras manuellt i leverantörens system med eget ordernummer Bekräftelse endast i telefonbeställningen Därefter fortsätter processen enligt delprocessen för hämtning och inkluderar övrigt meddelandeutbyte enligt standarden.

Delprocess: Hämtning av material Beställare 5c. Ta emot vågsedel Leverantör Material 5a. Skapa vågsedel Kopia till beställare? Ja DP Plane-ring och Avrop Samt manuella avrop Skicka fil? 4. Vägning / utlastning Ja Nej Leverantör Tjänst 1. Plane-ring 5b. Ta emot vågsedel 3. Hämt-ning Finns slottid? 6b. Skapa vågsedel Till DP Leverans eller Avisering Nej Ja Förare 2. Hämt-ningstid 6a. Upp-datera order 14

Beskrivning av Delprocess Hämtning av material Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Planeríng Leverantör tjänst Bekräftad materialorder Hämtningsuppdrag I vissa fall, fr.f.a. morgnar, tilldelar materialleverantören en slottid, annars sker hämtning av material löpande 2. Mottaga instruktion Förare Hämtningstid Planerad körning Föraren får planerad tid för hämtning 3a. Hämtning Leverantör av tjänst Materialorder Intern planering Lastat fordon Om slottid ej finns planeras uppdraget internt och föraren aviseras Lastning sker av beställt material 4. Vägning / utlastning Material-leverantör Vågsedel Systemet skapar en vågsedel 5a. Skicka vågsedel Utlastat material Meddelandet vågsedel skickas Ingen vågsedel på papper ska behövas 5b. Vågsedel till leverantör av tjänst e-vågsedel Uppdaterat system Vågsedel skickas alltid till åkeri Uppdateras i systemet hos leverantören av tjänsten 5c. Vågsedel till beställare Skickas till beställare om så är angivet i avrop Uppdaterar beställarens system 6a. Uppdatera order Vågsedel på papper Data inläst till handdator Förare lägger manuellt in data från vågsedel i handdator Vågsedelsdata skickas från handdator till bokningssystem 6b. Skapa e-vågsedel Data från förare e-vågsedel skapad i system I systemet hos leverantören av tjänsten skapas en e-vågsedel Skickas till kunden

Delprocess: Muntligt tilläggsavrop via förare Beställare Delprocess Avrop 1. Tilläggs-avrop 5. Ta emot bekräftelse 6. Upp-datera avrop Till DP Hämtning Leverantör Tjänst 3. Upp-datera order 4. Avrops-bekräftelse Förare 2. Ta emot tillägg 16

Beskrivning av Delprocess Tilläggsavrop via förare Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Tilläggsavrop Beställare Bekräftat avrop Ökat behov Tilläggsavrop Ett förändrat behov har uppstått Läggs endast vid ändring av kvantitet. Vid nytt projektnummer läggs i stället nytt avrop Tas upp av beställaren med föraren 2. Ta emot tillägg Förare Granskat tilläggsavrop Läggs in i handdator och skickas till trafikledningen 3. Uppdatera order Leverantören Registrerad order Order uppdateras i leverantörens system Behandlas i systemet 4. Bekräfta tilläggsavrop Av föraren godkänt tilläggsavrop Skickad bekräftelse på tillägg Bekräftelse skickas till beställaren med referens till avropsnummer och rad i avropet Förare uppdateras 5. Ta emot bekräftelse Bekräftelse på tilläggsavrop Mottagen bekräftelse Beställarens system tar emot bekräftelsen 6. Uppdatera avrop Accepterat avrop Uppdaterat avrop Tilläggsavropet uppdateras i beställarens system

Delprocess: Avisering av leverans (ej maskintjänster) Beställare 2. Planera mottagning 6. Upp-datera system Leverantör Tjänst 1. Skicka ankomst-avisering 5. Avvi-kelse-besked Till DP Leverans av material DP Hämt-ning Förare 3. Leverans startar Avvik-else? 4. Avvi-kelse-signal Ja Nej 18

Beskrivning av Delprocess Avisering (ej maskintjänster) Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Skicka ankomst-avisering Leverantör av tjänst Material hämtat Leverans ska starta Ankomstavisering skickad Ankomstavisering skapad från avrop och e-vågsedel Ankomstavisering skickas till kund Uppgift om ankomsttid, typ av material och kvantitet 2. Planera mottagning Beställare Ankomstavisering Uppdaterat system Aviseringen uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering 3. Leverans startar Förare Intern uppdragsorder Pågående leverans Körning startar från leverantör av material 4. Rapport om avvikelse Händelse Meddelande till bokningssystem Föraren identifierar avvikelse mot order och genererar meddelande till bokningssystem Avvikelse avser främst tid 5. Avvikelsebesked Meddelande från förare Avvikelsebesked skickat Förarens meddelande om avvikelse uppdaterar bokningssystemet Avvikelsebesked skapas och skickas till kund som kan planera om Telefon eller meddelande enligt överenskommelse mellan Beställare och Leverantör av tjänst 6. Omplanering Avvikelsebesked Avivikelse uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering

4b. Avvi-kelse-hantering 6. Uppdat-ering av system Delprocess: Leverans av material, tjänster och tillägg (ej återvinning) Beställare Avvikelse? 7. Svar på orderkvitto Ja Nej 2. Mot-tagning 4b. Avvi-kelse-hantering 6. Uppdat-ering av system 3. Godkän-nande Avvikelse? Ja Nej Leverantör Tjänst Till DP Fakturering 4c. Utred-ning 5a. Order-kvitto 5b. Order-kvitto Uppda-tering? Ja Till DP Uppföljning Förare DP Hämt-ning och Avisering 1. Ankomst 4a. Klar-markering 20

Beskrivning av Delprocess Leverans (ej återvinning) Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar Ankomst Förare Order Klart för lossning Föraren ankommer byggarbetsplats 2. Mottagning Beställare Ankommen leverans Ankomstavisering Mottagen leverans Leveransmottagare granskar ankommen leverans mot avrop 3. Godkännande Godkänd leverans Signerad order Leveransmottagaren godkänner leverans Kan t.ex. ske genom att signera på handdatorns skärm 4a. Klarmarkera Avslutat uppdrag Vid godkänd leverans skickar föraren uppdatering till system 4b. Avvikelsehantera Beställare och förare Ej godkänd leverans Skapad avvikelse Leveransmottagare godkänner ej leverans Felärende, meddelas leverantör av tjänst 4c. Utreda avvikelse Leverantör och beställare Mottagen avvikelse Uppdaterat system Beställare och leverantör kommer överens System uppdateras 5. Avrapportera uppdrag Leverantör Utfört uppdrag Avrapporterat uppdrag Ordern uppdateras och rapporteras i form av orderkvitto till beställaren Eventuella avtalade tillägg specificeras Varje leverans är en orderrad (en avrops-rad hos beställaren kan bli flera order hos transportören). Undantag är nollrader för referens till mer än en vågsedel Kod anger om uppdraget är klart eller delrapporteras 5b. Uppdatera orderkvitto Uppdatering Vid längre uppdrag kan orderkvitto uppdateras periodiskt eller vid händelse 6. Uppdatera system Orderkvitto Uppdaterat avrop Uppdraget registrerat och avrapporterat i beställarens system 7. Svar på orderkvitto Svar om orderkvitto ok eller ej Om ok är uppdrag klart för fakturering

Delprocess: Leverans av material vid återvinning och byggavfall Beställare Leverantör 3b. Avvi-kelse-hantering 2. Mot-tagning Avvikelse? 4. Order-kvitto Till DP Leverans av material punkt 5 Ja Nej 3a. God-kännande Åkeri 1. Ankomst DP Hämt-ning och Avisering 22

Beskrivning av Delprocess Leverans vid återvinning och byggavfall Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Ankomst Åkeri Order Klart för lossning Föraren ankommer deponi med leverans 2. Mottagning Leverantör Avrop Ankommen leverans Granskad leverans Ankommen leverans granskas Eventuellt sker provtagning Uppdatering av avrop vid avvikelse 3a. Godkännande Godkänd leverans Avslutat ärende Leverans godkänd. Klart att avsluta order eller del av order 3b. Avvikelsehantering Ej godkänd leverans Avvikelse hanterad Efter t.ex. provtagning och eventuell diskussion med beställare uppdateras avropet, t.ex. med annan klass av massa 4. Orderkvitto Mottagen leverans Orderkvitto Processen fortsätter enligt ordinarie delprocess för Leverans och dess punkt 5. Orderkvitto

Delprocess: Dokumentation vid transport av massor och byggavfall Byggherre 10. Ta emot dokument 11. Arkivera Slut Mottagare Till Bygg-herre? Ja 9. Skicka dokument Nej 11. Arkivera 7. Ta emot dokument Signering? 8. Signera Nej Ja Transportör Till motta-gare? 6. Skicka dokument Nej 3. Ta emot dokument Signering? 4. Signera 5. Trans-portera Ja 11. Arkivera Ja Nej Avlämnare 2b. Skicka dokument 1. Lastning klar Signering? Delpro-cess Avrop Nej 2a. Signera Ja 24

Beskrivning av Delprocess för hantering av massor och byggavfall Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Lastning Entreprenör Avrop Klart för transport Transportdokument upprättas Kan vara både entreprenör och UE 2a. Signera Ifyllt transport-dokument Signerat dokument Avlämnaren eller dennes ombud signerar transportdokumentet om så avtalats, t.ex. vid farligt avfall. 2b. Skicka dokument Upprättat dokument Dokument skickat Kan ske i eget system eller BEAst Portal 3. Ta emot dokument Förare Transportdokument Mottaget dokument Föraren verifierar att uppgifter är rimliga 4. Signera Granskat dokument Sker om så avtalats 5. Transportera Utfört uppdrag Transport till mottagare 6. Skicka dokument Dokument skickas till mottagaren 7. Ta emot dokument Mottagare Godkänd leverans Verifiering av innehåll Eventuellt skapas referens till vågsedel, t.ex. för exakt vikt 8. Signera 9. Skicka dokument Skickat dokument 10. Ta emot dokument Byggherre Godkänt dokument Eventuell granskning av byggherre 11. Arkiv Byggherre / Mottagare / Transportör Färdigt dokument Avslutad process Arkivering i tre år eller mer om så krävs i det aktuella projektet Arkivering kan ske hos olika parter beroende på aktuell överenskommelse

Delprocess: Fakturering av uppdrag Beställare Ja Godkänns? 2. Ta emot och granska 3a. Upp-datera system Nej 3b. Rek-lamation Leverantör Tjänst 4. Överens-kommelse Uppdrag klart DP Leverans 1. Skapa faktura 26

Beskrivning av Delprocess Fakturering Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Skapa faktura Leverantör Avtal Avrop och bekräftelse Orderkvitto Skickad faktura Leverantören skapar en fakturarad per orderrad. Fakturan innehåller referensnummer och radnummer för att underlätta mottagarens hantering. Kan vara debetfaktura och kreditnota Vid återvinning och byggavfall skapas självfaktura som leverantören betalar från 2. Ta emot och granska faktura Beställare Orderkvittens Registrerat underlag Läses in i byggföretagets system för matchning och hantering 3a. Uppdatera system Godkänd faktura Uppdaterat system Om underlaget är godkänt uppdateras systemet avropet som klart för betalning 3b. Reklamera Ej godkänt underlag Reklamerat uppdrag Reklamation skickas till leverantör Uppdateras i system 4. Överenskomma Reklamation Överenskommelse Leverantör och kund kommer överens om reklamation Kreditnota om så överenskommits

Delprocess: Uppföljning miljö och förbrukning med BEAst Eco Byggherre 5b. Aggre-gera 6. Analys Entreprenör 4. Komp-lettera 5a. Aggre-gera Ja Till kund? Nej Uppföljning klart Åkeri Nej Förare komp-lettera? 2a. Komp-lettera 2b. Komp-lettera 3. Skicka BEAst Eco Ja Maskin/fordon 1. Överföra data DP Leverans och Faktu-rering 28

Beskrivning av Delprocess Uppföljning BEAst Eco Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Överföra data Maskin Fordon Maskindata Färddata Maskin eller fordon överför löpande basdata om förbrukning mm. Finns standardgränssnitt i form av AEMP och FMS 2a. Komplettera Förare Körning Kompletteringsdata Förare kompletterar med uppgift om t.ex. typ av bränsle, start/stopp 2b. Komplettera Åkeri Projektdata Rapportunderlag Data kompletteras med t.ex. projektnummer 3. Skicka BEAst Eco BEAst Eco Åkeri skapar BEAst Eco-meddelande på det sätt som kund önskar, t.ex. per order, projekt, period etc. 4. Komplettera Entreprenör Vid behov kompletteras med data om uppdraget och beställaren 5a. Aggregera Kompletterat rapportunderlag Skapas rapport på det sätt som önskas, t.ex. period, projekt, stad etc 5b. Aggregera Byggherre I vissa fall skicka BEAst Eco-rapport vidare till byggherre för uppföljning Ibland endast grunddata så mottagare beräknar miljödata själv 6. Analys Byggherre / Entreprenör Analys Sker helst med systemstöd För uppföljning av miljö, förbrukning i projekt eller större enheter

Informationsflöde för NeC Informationsflöde för NeC. Förekommer i olika former beroende på avtalsförhållanden Leveran- tör Bestäl- lare Leveransplan Svar på leveransplan Avrop Bekräftelse Våg- och tippsedel Massor och avfall Avisering Orderkvitto Svar på orderkvitto Faktura 30 30