Politikerutbildning – dag 2 Dorotea, Lycksele, Malå, Sorsele, Vilhelmina, Åsele

Sammanfattning dag 1

4. Analys steg 3-5

Sök orsaker

Sök orsaker Granska statistiken Annan information Stämmer statistiken? Tittar vi på rätt nyckeltal? Fördjupad statistik Kön Enheter Annat Annan information

Könsuppdelad statistik

Uppmärksamma de som sticker ut! För dialog med de som lyckas bäst: Låter det så här? När vi lyckas väl är det vi som gjort det. När vi misslyckas är det någon annans fel! Varför är resultaten så bra hos er? För dialog med de som lyckas sämst: Varför är resultaten så låga hos er?

Vilka teorier, myter eller sanningar finns i din kommun? Fel på statistiken!! Vem har lämnat in de där siffrorna? Det beror på att man mätte vid fel tidpunkt. Hur ska vi vara säkra på att vi jämför samma saker? Det måste vara slumpen! Men det är ju inte alla brukare som har svarat! Vi har så mycket glesbygd. Det finns så många lågutbildade i kommunen. De äldre är så mycket sjukare. Det är så speciellt här hos oss. Bekräfta eller avfärda!

Möjliga orsaker till avvikelse Omvärld Kommun Förvaltning Enhet Brukare Sant?? Fel?? Lagstiftning Befolkning Arbetsmarknad Ekonomi Utbildning Lokalpolitik Behov Önskemål Förväntan Naturlig variation Organisation Ledarskap Riktlinjer Ambitionsnivå Kultur Ledarskap Ambitionsnivå Arbetssätt Medarbetarengagemang Effektivitet Kompetens Kultur

Möjliga orsaker till avvikelse Omvärld Kommun Förvaltning Enhet Brukare Sant?? Fel?? Lagstiftning Befolkning Arbetsmarknad Ekonomi Utbildning Lokalpolitik Behov Önskemål Förväntan Naturlig variation Organisation Ledarskap Riktlinjer Ambitionsnivå Kultur Ledarskap Ambitionsnivå Arbetssätt Medarbetarengagemang Effektivitet Kompetens Kultur

Dra slutsatser

Strukturera orsakerna Omvärld/ Kommun Stor kommun Många arbetslösa Förvaltning Dåligt samarbete med AF o FK Omhändertagandemyndighets-utövning Enhet Brist på engagemang För lite personal Brukare Brukarnas förväntan Exempel på orsaker till hög andel med långvarigt ekonomiskt bistånd

Vi behöver veta om vi gör rätt saker!

Gå tillbaka till planeringen Vilka aktiviteter genomför vi idag? Stämmer de med vår förbättringsteori? Leder de till förväntade resultat?

Exempel: Särskilt boende Oxelösund Avvikelse: Låg andel nöjda brukare i Öppna jämförelser o KKiK Antagande: Brister i bemötande? Fokusgruppsmöten Orsak - ensamhet Problemet var: Många brukare upplever sig som mycket ensamma! Åtgärder som minskar ensamhet ”Vi flyttar in”

Ha en förbättringsteori!

Förbättringsteori Förbättringsteorin sammanfattar vår kunskap om vilka arbetssätt som leder till att vi löser vårt problem Förbättringsteorin ska bygga på evidens och/eller väl beprövad erfarenhet Förbättringsteorin är grunden för de åtgärder vi sedan ska föreslå/genomföra

Exempel: Haninge

Föreslå åtgärder

Det uppstår ett problem…. Ett problem uppstår. Spontan lösning. Problemet ökar eftersom vi inte har letat upp orsaken utan enbart tillsätter mer resurser.

Problemet har blivit vår vardag Problemet har blivit vår vardag. Vi accepterar det och har organiserat oss för det. Ny lösning, men vi har fortfarande inte löst grundorsaken. Tänk om vi hade analyserat problemet från början!

Bedöm åtgärdens effekt på orsakerna

Hur för vi samman kunskap och vem gör analysen? Viktiga frågor: På vems uppdrag? Avsatta resurser – tid? Kunskap – kompetens? Företräda helhet?

Exempel: Borås och Ulricehamn Gör ert eget analysstöd!

Gruppdiskussion Vilka är de största utmaningarna när det gäller uppföljning och analys?

Åtgärder

Konsekvensbeskrivning Effekt/resursinsats Hög Politiska beslut? Resursinsats Även detta är intressant! Mest intressant! Låg Låg Effekt Hög

Diagnosen Vårt sätt att styra och leda

Brister i planeringsprocessen Avsaknad av strategi – riktning/långsiktighet Ingen fungerande resursfördelning Verksamhet utan budget Ingen kompensation för nya verksamheter Beräkningsgrund? Inga realistiska budgetar Ambitioner och resurser hänger inte ihop Åtgärdsplaner tas fram – men genomförs inte.

Brister i uppföljning och analys Var finns analysen?

Brister i åtgärdsprocessen Beslut förhalas eller genomförs inte Avsaknad av mod att prioritera Avsaknad av handlingskraft Politiken är inte överens om behovet av anpassning

5. Har vi en resultatkultur?

”Varför gör de inte som vi säger…..”

FÖRVALTNINGS-ORGANISATIONEN Politikens ansvar… INVÅNARNA POLITIK FÖRVALTNINGS-ORGANISATIONEN Att samspela med invånarna….. Information och dialog kring mål och resultat Medinflytande Skapa engagemang Att styra…

Hur ser invånarna på sin kommun?

Hur vill invånarna ha det i framtiden?

Hur bra samspel med invånarna?

Hur bra samspel med invånarna?

Leta exempel

Kommunledningens ansvar – att få ihop helheten ..men hur?

Styrningens dilemma – Hur bygga den röda tråden? POLITIK FÖRVALTNING ENHET Hur organiserar vi oss? Vem ska göra vad? Hur samordna? Hur fattar vi beslut? Vem utför? Hur styr vi? Styr- och uppföljningssystem Budgetprocess Mål- och resultatkedjan Regler/policydokument Mått och uppföljning Verksamhetsplaner Vilken kultur har vi? Ledarskap Medarbetarskap Värderingar Värdegrund Lärande Delaktighet Engagemang

Styrningens dilemma – Hur bygga den röda tråden? POLITIK FÖRVALTNING ENHET Hur organiserar vi oss? Vem ska göra vad? Hur samordna? Hur fattar vi beslut? Vem utför? Vilken kultur har vi? Ledarskap Medarbetarskap Värderingar Värdegrund Lärande Delaktighet Engagemang

Ledning, styrning och uppföljning ska vara ett stöd till verksamheten och inte tvärt om! HR Ekonomi Styrning IT Tvärprocesser - (demokrati, jämställdhet integration, m.m.)

Styrning är till för att stödja verksamheten! Invånare Administration Kontakten mellan styrning och produktion bygger på en fungerande administration

En viktig nyckel är kommunikation!

Kommunikationstrappa Medbeslutande/ medskapande Delaktighet Här har de ansvariga valt att delegera beslutsmandatet till berörda medarbetare, brukare eller medborgare. Dialog Delaktighet innebär deltagande under en längre tid och medverkan i utvecklings-processen från idé till förslag. Konsultation Här ges möjlighet att möta andra för att föra en dialog om en aktuell fråga. Information Konsultation innebär möjlighet till att ta ställning till vilket alternativ som är mest lämpligt för en aktuell fråga. För att kunna vara delaktig, ge synpunkter och komma med idéer på lösningar behöver man vara välinformerad om den fråga som ska behandlas.

Styrsystemet är en struktur som måste fyllas med innehåll…

Hur bygger vi en resultatkultur? Verksamhet Medborgare Lokalsamhället KULTUR Hur kan jag/vi bidra till att vi uppnår resultaten? Hur ska vi ta oss dit? Vilka är våra beteenden idag? Medarbetaren Verksamhet Medborgare Lokalsamhället STRUKTUR Vilka resultat vill vi uppnå? Var befinner vi oss just nu? Hur ska vi ta oss dit? Medarbetaren

Var budbäraren! Lev som du lär!

HME Hur mäter vi resultatkultur? Hållbart medarbetarengagemang (HME) Motivation Styrning Ledarskap 1a. Mitt arbete känns meningsfullt 1b. Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete 1c . Jag ser fram emot att gå till arbetet HME 2a. Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser 2b. Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare 2c. Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete 3a. Jag är insatt i min arbetsplats mål 3b. Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt 3c. Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete HME-enkätens syfte är inte att mäta nivån på medarbetarnas engagemanget utan på att mäta de förutsättningar för medarbetarengagemang som arbetsgivaren bidrar med. Den syftar alltså till att följa upp AGP utifrån hur väl arbetsgivaren tar tillvara på- och främjar engagemang hos medarbetarna. Bakgrunden är att vi vet att engagerade medarbetare skapar betydligt bättre verksamhet. HME-enkäten togs fram av SKL år 2011 och består av nio frågor, som är kostnadsfritt att använda. Undersökningen genomförs av den enskilde medlemmen och enkäten är primärt tänkt att användas som ett tillägg till befintliga medarbetarenkäter. De nio frågorna bildar tre olika delindex; Motivation, Ledning och Styrning. Tillsammans bildar dessa ett totalindex för HME (Hållbart medarbetarengagemang) Resultaten redovisas i Kolada efter uppdelning på verksamhetsområden (och kön) på samma sätt som övriga nyckeltal i Kolada. ( Kommunen totalt, Särskilt boende, äldre, Hemtjänst, äldre, Insatser till personer med funktionsnedsättning, Individ- och familjeomsorg, Förskola, Grundskola Gymnasieskola, Kultur och fritid Infrastruktur och skydd) Det betyder att Kolada nu innehåller relevanta nyckeltal för chefernas samtliga tre ansvarsområden; ekonomi, verksamhet och personal. Det innebär att K&L nu kan jämföra sig i dessa delar, men också att verksamhetsstyrningen kan förfinas i den egna kommunen dvs. ta hänsyn till relevanta AGP-frågor. Förutom att se HME totalt och de tre delindex så kan man även utläsa svaren på varje enskild enkätfråga i Kolada. Tanken är att kommunledning osv primärt är intresserad av totaltindex, mellanchefsnivån är intresserad av delindex och verksamhetscheferna har glädje av att titta på de enskilda enkätfrågorna.

Gruppdiskussion Vad är en resultat/kvalitetskultur? Vad består den av? Hur bygger vi en resultat/kvalitetskultur?

Tack för oss!