Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Efter 10-15 år på Internet: Vad tar vi med oss in i framtiden?

En presentation över ämnet: "Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Efter 10-15 år på Internet: Vad tar vi med oss in i framtiden?"— Presentationens avskrift:

1 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Efter 10-15 år på Internet: Vad tar vi med oss in i framtiden? Förnyad Webbnärvaro; Webbkoncept för verksamheten; Status våren 2012 2012-04-23

2 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Projektbeställning: Externwebb - webbkoncept Förväntat resultat: Delprojektet skall: 1.Ledningsstruktur ≈ styrning & stöd 2.presentera resursbehovet avseende bemanning under tre år efter projektets avslut för den universitetsgemensamma förvaltningen. Detta skall inbegripa det uppskattade resursbehovet för fortlöpande utveckling inom förvaltningen av Lunds universitets externa webbnärvaro. Som grund för detta skall inom delprojektet en lista tas fram över troliga aktiviteter som fordras för att det löpande arbetet med den externa webbnärvaron skall kunna leva upp till universitetets vision 1.Arbetsprocess ≈ styrning & stöd

3 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Projektbeställning: Externwebb - webbkoncept Förväntat resultat: Delprojektet skall: 1.Ledningsstruktur ≈ styrning & stöd 2.Resursbehovet under tre år efter projektets avslut Bemanning för hantering av webbkoncept Fortlöpande utveckling – personal & investering Lista tas fram över troliga aktiviteter 1.Arbetsprocess ≈ styrning & stöd

4 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Projektbeställning: Externwebb - webbkoncept Förväntat resultat: Delprojektet skall: 1.Ledningsstruktur ≈ styrning & stöd 2.Resursbehovet under tre år efter projektets avslut 1.Arbetsprocess ≈ styrning & stöd Resultat Bemanning 2 tjänster 2012  11 tjänster 2016 Fortlöpande utveckling 1,5 projektledare per år 15-20 mkr investering Lista över troliga aktiviteter 36 aktiviteter för 2012-2016

5 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 vecka \ månadjan | febsportlovfeb |maraprpåsk Prio345678910111213141516 1a Kalendrar 1a Layout & navigering 1a CSS- införande 1b Nyheter 2a Personer 2d Publikationer 2c Sär- o samprofil 2c Media 2d Forsknings- projekt 3a Utbildnings- program 3b Kurser 3c Webbformulär Preliminär tidplan för våren 2012* Områden som tills vidare stannar under strecket till efter release av lu.se  Öppettider  Programwebbar  Konferenswebbar  Byggnader och lokaler  Kurswebbar  Betaltjänster  Lokala databaser  Tjänst, service, resurs  Biblioteksfunktioner  Blogg, chat, wiki  Organisation  Myndighets-info Arbetspaket: 1.Kick-off med projektet 2.Eget arbete 3.Dokumentation 4.Bearbetning och estimering 5.Leverans med projektet Investe rring kkr LU- interna kostnad er (kkr) Projekt- ledning (h) WKFV Årsarb. support WKFV Årsarb. system 20122 2603008701,841,78 20136 550???2001,451,56 20142 500???3000,65 20151 500???2500,70,6 20161 700???3000,41,4 15 010???19205,045,99 * Detaljer i WKFV-RoadmapSprintsUsecases_2012-04-28.xlsx +16 milj. på 4 år 12 x heltid 2016

6 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Webbkoncept för verksamheten ✔ 2-3 snabbt rekryterade projektledare + en investeringsbudget om ca 8 mkr + mandat att rekrytera 4-7 personer till ny organisation = vi kan börja implementera enligt färdig lista. Underlättas av samarbetsvilja i varumärkesfrågan.

7 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 3 x varför inte kommunikationsenheten? De frågor som är centrala för verksamheten är inte centrala för kommunikationsenheten: - När kommer öppettider och accessbegränsning upp på agendan om kommunikationschefen bereder budgeten? Den som ska ha ansvar för webbkoncept för verksamheten måste ha signifikant inflytande över: LUBAS/LADOK etc LUP eRec LDAP/LUCAT Bildbanker Mediasystem De som arbetar med webben måste skyddas mot detaljstyrning från universitetsledningen

8 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Arbetspaketen arbetar redan enligt beställning och Styrning & Stöd Webbkoncept för verksamheten

9 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Variant? UFLG Förvaltningschef Kommunikationschef Styrgrupp webbkoncept Huvudredaktör för lu.se Chef webbenhet Systemägare Webbkoncept Gruppledare Intranät Gruppledare Internet Systemägare Sitefabrik Teamledare Funktion och support Chef LDC Styrgrupp webbkoncept Teamledare Teknik

10 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Koppling Styrning-och-Stöd 0.9  Webbkoncept Om organisationsförslaget är bra beror på vilka målsättningar man har med webbnärvaron… Redaktion eller relation  ? och om alla webbplatser ska ha en systemägare? och kan om vi förmår flytta kostnader?

11 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Agenda 15/12 16/1 13.00 – 13.30Kort historik och introduktion till vad som händer under våren 2012 - blivande lu.se och konsekvenser för verksamheten 13.30 – 14.00Introduktion till tänkt arbete inom webbkoncept för verksamheten - mål för våren - mål för dagen - tidplan för våren - introduktion till 11 teman 14.05 – 14.50Arbetspass 1 - revidering av frågeställning och leverabler - preliminär formering av arbetsgrupp - preliminär tidplan 14.55 – 15.45Arbetspass 2 - fortsatt revidering av frågeställning och leverabler i nya konstellationer 15.45 – 16.00Insamling av resultat och avslutning Beslut om datum för kickoff för temana: -Layout & Navigering -CSS-implementation -Nyheter -Kalendarier 14.00 Fika

12 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Central webbplats Framtida utveckling av extern webbnärvaro Projektslut Dec 2012? Projektstart Jan 2011 12Q4 Webbkoncept för verksamheten Förvaltnings- organisation? Jan 2013? Nu Jan 2012 Vi jobbar här

13 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Huvudprojektet Förnyad webbnärvaro Huvud- projekt Styrgrup p Forsknings- databas Förstudie Intern webbmiljö Externwebb centralt Verksamheten s externa webb Styrning och stöd Beställning ”Förnyad webbnärvaro ” Beställning ”Förnyad webbnärvaro ”

14 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Agenda 15/12 16/1 13.00 – 13.30Kort historik och introduktion till vad som händer under våren 2012 - blivande lu.se och konsekvenser för verksamheten 13.30 – 14.00Introduktion till tänkt arbete inom webbkoncept för verksamheten - mål för våren - mål för dagen - tidplan för våren - introduktion till 11 teman 14.05 – 14.50Arbetspass 1 - revidering av frågeställning och leverabler - preliminär formering av arbetsgrupp - preliminär tidplan 14.55 – 15.45Arbetspass 2 - fortsatt revidering av frågeställning och leverabler i nya konstellationer 15.45 – 16.00Insamling av resultat och avslutning Beslut om datum för kickoff för temana: -Layout & Navigering -CSS-implementation -Nyheter -Kalendarier 14.00 Fika

15 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Vad hände mellan 15/12 och den 16/1 Workshop-deltagare: -Förankrar eventuellt sitt åtagande på hemmaplan -Reflekterar över behovsinventering 2011(.xls) -Reflekterar över innehållet i detta dokument -Diskuterar med kollegor och lika-/oliksinnade Projektet: Genomfört: -Bearbetar fram nya beskrivningar (om möjligt i samverkan med koordinatorer) -Publicera film från dagens introduktion -Sätter upp och etablerar arbetsytor i wiki.webb.lu.se (http://www3.lu.se/info/luwiki/index.php/Webbkoncept_för_verksamheten) -Förnyar inbjudan till den 16/1 och vårens arbete (ny doodle?) -Försöker lura till sig någon dags ledighet över julen Pågår tills vidare: -Avvaktar åtagande från de som inte kunnat ge besked Marginellt påbörjat  : -Förbereder: -Node One -Styrning och Stöd -LDC

16 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 I MB M K lu.se WKFV I F I I F I Interna sidor webbplatser i o.o.i.s lu.selu.se levereras med ny design på ny plattform bemannad up’n running försommaren 2012 Några organisationer kan i mån av egna resurser flytta in i början på Q3 Interna sidor ligger kvar i o.o.i.s i väntan på internwebb B P F KC RI I M B K Permanent gemensam organisation för förvaltning av flera intresseområden, utveckling och support från 2013 Gemensam design erbjuds till webbplatser utanför ny plattform B P F KC RI I MB K Organisationer och verksamheter med mer komplexa behov flyttar in från o.o.i.s och andra plattformar efterhand som ny funktionalitet finansierats och utvecklats Interimorganisation för förvaltning och support under 2012 Fakultet Institution Publik verksamhet Bibliotek Centrumbildning Konferens etc.…

17 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Organisation för framtida webb inom LU - arbetsscenario En teknisk webbmiljö med flera olika intresseområden??? Gemensamma webbservisar mot databaser Central site (lu.se) Typsiter med backlogg Profiltyper som går på tvären mot typsiterna som leder webben genom: att äga gemensam funktionalitet? driva nätverk för intresseområden? förvalta de intresseområden som saknar långsiktiga intressenter? En gemensam webbstyrning som äger och följer upp: strategiska webbmål ? mätbara delmål ? betalar LU-gemensamma kostnader? M F I B C K UP FP lu.se web service självhjälp & manualer? utbildning i teknik & innehåll? rådgivning & support? utveckling & planering? En gemensam webborganisation som stödjer intresseområdena och innehållsproducenter med: ≈ tema/arbetspaket

18 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Vad händer för webbplatser i o.o.i.s? Alla: Påverka lista av prioriterade behov Institutioner och fakulteter: planera personal, utbildning och tid för flytt: Externt material  ny drupalplattform Publikt material  ny drupalplattform Internt material: Alternativ: stannar i o.o.i.s Alternativ:flyttar till provisorisk webbplats Övriga: planera personal, utbildning och tid för flytt: Alternativ: stannar i o.o.i.s i väntan på funktionalitet Alternativ:flytta till provisorisk drupal Externt I Provisoriska interna sidor Internt Publikt Internt lu.se Externt I Publikt Webb- platser i Drupal M K ? ?

19 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Provisoriska interna sidor P Vad händer för webbplatser utanför o.o.i.s? Alla: Påverka lista av prioriterade behov Ta del av, påverka och inför ny grafisk profil Solitär webbplats på egen plattform med begränsade behov: överväg och planera personal, utbildning och tid för flytt! Webbplats på stor plattform: Externt material  Avvakta erbjudande Publikt material  Avvakta erbjudande Internt material  Avvakta internwebb Externt I Internt Publikt lu.se Externt I Publikt Webb- platser i Drupal ? M K ? ? P

20 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Konkreta mål för Webbkoncept för verksamheten våren 2012 Roadmap för 2013-2016 Backlogg för resterande 2012 (≈ todolista) Arbetsplan för 2013 för blivande webborganisation Budget för 2013 för blivande webborganisation Planeringsunderlag för universitetets verksamheter Etablera långsiktiga nätverk och kompetens för framtida utveckling av vår webbnärvaro  Gör arbetet på wikin Följ arbetet på bloggen 

21 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Mål för dagen 16/1 (och den 15/12) Finslipa formuleringar av frågeställningar och sätta avgränsningar för respektive tema  ny version Fortsätta etablera arbetsgrupper / tema –sätta preliminära roller och arbetsformer: 3-10 referenspersoner - à ca 5h 3-5 i arbetsgrupp - à ca 10 h 1 koordinator/kontaktperson – à ca 20h –om möjligt påbörja fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsgruppen Sätta datum för arbetsgrupperna vecka \ månadjan | febsportlovfeb |mar 345678910 Kalendrar Layout & Navigering CSS- införande Nyheter

22 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 vecka \ månadjan | febsportlovfeb |maraprpåsk Prio345678910111213141516 1a Kalendrar 1a Layout & navigering 1a CSS- införande 1b Nyheter 2a Personer 2d Publikationer 2c Sär- o samprofil 2c Media 2d Forsknings- projekt 3a Utbildnings- program 3b Kurser 3c Webbformulär Preliminär tidplan för våren 2012 kan ge inspel till lu.se 1.0 Områden som tills vidare stannar under strecket till efter release av lu.se  Öppettider  Programwebbar  Konferenswebbar  Byggnader och lokaler  Kurswebbar  Betaltjänster  Lokala databaser  Tjänst, service, resurs  Biblioteksfunktioner  Blogg, chat, wiki  Organisation  Myndighets-info Arbetspaket: 1.Kick-off med projektet 2.Eget arbete 3.Dokumentation 4.Bearbetning och estimering 5.Leverans med projektet

23 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Dokumentation från arbetspaketen

24 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Spårbarhet genom 4-5 versioner för varje tema Utgångs- förslag från huvud- projektet Inspel 15/12 (svart text) +Förslag till ändring från ws 15/12 (blå text) +samt gruppdeltagare (kan nu vara mer än 1 sida) Inspel 15/12 (svart text) +Förslag till ändring från ws 15/12 (blå kursiv text) +Beslut/kommentar från huvudprojektet (röd text) +Ändring till nytt inspel (fet blå text) Inspel 16/1: Original från 15/12 (svart text) Tillägg (fet blå text) Inspel tema ?

25 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Sam- och särprofilering Inspel 16/1 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Hur arbetar vi med unika eller samordnade avvikelser från enhetlig interaktionsdesign och grafisk profil för t ex samverkansprojekt, konferenser, museer och andra verksamheter som t ex antingen har specifika målgrupper eller multipel avsändare? Universitetsövergipande regelverk och policys kring varumärkesfrågor samt pågående utredningar inom området. Förslagen förväntas utgå från aktuella utkast till lu.se men gärna också beskriva i vilka situationer och och på vilka sätt det kan vara lämpligt att avvika från standardlösningar. Förslag på 3-4 standardvarianter (t ex wireframes) som framförallt kan implementeras i den universitetsgemen- samma drupalmiljön i kombination med diskussion om i vilka situationer respektive variant bör användas samt om i vilka situationer det finns risk att standard- möjligheter till avvikelser inte är tillräcklig.

26 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Agenda 15/12 16/1 13.00 – 13.30Kort historik och introduktion till vad som händer under våren 2012 - blivande lu.se och konsekvenser för verksamheten 13.30 – 14.00Introduktion till tänkt arbete inom webbkoncept för verksamheten - mål för våren - mål för dagen - tidplan för våren - introduktion till 11 teman 14.05 – 14.50Arbetspass 1 - revidering av frågeställning och leverabler - preliminär formering av arbetsgrupp - preliminär tidplan 14.55– 15.45Arbetspass 2 - fortsatt revidering av frågeställning och leverabler i nya konstellationer 15.45 – 16.00Insamling av resultat och avslutning Beslut om datum för kickoff för temana: -Layout & Navigering -CSS-implementation -Nyheter -Kalendarier 14.00 Fika

27 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Dokumentation av resultat per arbetspaket På borden finns: - Utskrift av denna presentation - Gruppdeltagare I de utdelade minnestickorna finns - denna presentation (.ppt) - deltagarlista/gruppindelning 2011-12-15 (.xls) - malldokument för dokumentation (.xls): Behov Omfattning Lösningsförslag Beskrivning / Motivering Estimerad investeringskostnad Estimerad årskostnad teknik Estimerad årskostnad support - behovsinventering 2011(.xls) - länk till http://wiki.webb.lu.se http://www3.lu.se/info/luwiki/index.php/Webbkoncept_för_verksamheten Arbets- gruppen { Projektet {

28 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Arbetsgruppsansvarig: Sätter schema Sammankallar och koordinerar Dokumentation emellan mötena Kontaktperson mot projektet

29 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Att göra nu Kort presentation av närvarande gruppdeltagare 1. Markera/revidera gruppdeltagande: medverkan för respektive arbetspass önskad roll under vårens arbete önskade teman vid deltagande 16/1 2. Revidera beskrivning av temats problemställning och leverabler i direkt i bildspelet på stickan pass 1 (eller pass 2) 2b. Grupperna: Diskuterar datum/halvdag för start vecka \ månadjan | febsportlovfeb |mar 345678910 Kalendrar Design CSS- införande Nyheter

30 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 OBS! o o i s har viss prioritet… EXTERNA målgrupper i fokus Koncensus är inte nödvändigt i arbetsgrupperna – men det hjälper Vi påverkar i princip inte lu.se –lu.se fungerar som input för t ex design och utbildnings- presentation Ta chansen att vara med och påverka! Vi vill ha en spelplan för alla Bidra på lika villkor En webb för och av alla! Ni vet bäst hur era webbehov ser ut - om vi ska gissa oss dem kanske når 5 % av verkligheten. Det gäller att hitta såväl de små som de stora lösningarna.

31 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Vad händer? ProjektetTema-deltagare Nu Uppmanar ev. koordinatorer att sammankalla kick-off workshop för de fyra första temana Försöker skrämma fram koordinatorer där sådana inte finns… Sammanställer resultat från idag och definitivt inspel till tema 1-4 Förbereder kick-off workshoppar för tema 1-4 Förbereder: Node One Styrning och Stöd LDC Förankrar eventuellt sitt åtagande på hemmaplan Planerar in sitt åtagande Reflekterar över behovsinventering 2011(.xls) Reflekterar över innehållet i detta dokument Diskuterar med kollegor och lika- /oliksinnade Läser in sig på temat/frågeställningen Laddar eget upp eget relevant material/underlag länkar till relevanta exempel i wikin Sen are Förbereder kommande teman Förbereder mellanarbete Förbereder: -arbetsplanering 2013, -budgetprocess (utan organisation?) -Långtidsplan 2013-2016 Genomför arbetspaketet enligt plan

32 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 1000 tack för insatserna! Frågor och förslag: Anna Mansfeld: Anna.Mansfeld@rektor.lu.se, 046-222 32 98Anna.Mansfeld@rektor.lu.se, 046-222 32 98 Niklas Löfgren: Niklas.lofgren@ldc.lu.se, 046-222 13 99Niklas.lofgren@ldc.lu.se, 046-222 13 99 Jonas Wisbrant: Jonas.Wisbrant@cs.lth.se, 046 - 222 34 83Jonas.Wisbrant@cs.lth.se, 046 - 222 34 83 Vi ses på wikin … eller vid en kick-off för ett arbetspaket.

33 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Efter 10-15 år på Internet: Vad tar vi med oss in i framtiden? Förnyad Webbnärvaro; Webbkoncept för verksamheten; Kick-off för arbetspaket: Kalendarier 2012-01-23

34 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Central webbplats Framtida utveckling av extern webbnärvaro Projektslut Dec 2012? Projektstart Jan 2011 12Q4 Webbkoncept för verksamheten Förvaltnings- organisation? Jan 2013? Nu Jan 2012 Vi jobbar här

35 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Huvudprojektet Förnyad webbnärvaro Huvud- projekt Styrgrup p Forsknings- databas Förstudie Intern webbmiljö Externwebb centralt Verksamheten s externa webb Styrning och stöd Beställning ”Förnyad webbnärvaro ” Beställning ”Förnyad webbnärvaro ”

36 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Agenda 23/1 FörstPresentationsrunda och kort historik och introduktion till vad som händer under våren 2012 - uppdatering på lu.se och konsekvenser för verksamheten - tidplan för våren och statusöversikt för 11 teman - mål för våren - mål för dagen SedanIntroduktion och inspel till temat - central frågeställning - existerande dokument och idéer - tänkta leverabler - diskussion och beslut om aktiviteter och tider (arbetsplan) Efter detArbetspass Mot slutetAvslutning - säkring av vem-gör-vad - revision av arbetsplan?

37 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Vad hände mellan 15/12 och den 16/1 Workshop-deltagare: -Förankrar eventuellt sitt åtagande på hemmaplan -Reflekterar över behovsinventering 2011(.xls) -Reflekterar över innehållet i detta dokument -Diskuterar med kollegor och lika-/oliksinnade Projektet: Genomfört: -Bearbetar fram nya beskrivningar (om möjligt i samverkan med koordinatorer) -Publicera film från dagens introduktion -Sätter upp och etablerar arbetsytor i wiki.webb.lu.se (http://www3.lu.se/info/luwiki/index.php/Webbkoncept_för_verksamheten) -Förnyar inbjudan till den 16/1 och vårens arbete (ny doodle?) -Försöker lura till sig någon dags ledighet över julen Pågår tills vidare: -Avvaktar åtagande från de som inte kunnat ge besked Marginellt påbörjat  : -Förbereder: -Node One -Styrning och Stöd -LDC

38 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 I MB M K lu.se WKFV I F I I F I Interna sidor webbplatser i o.o.i.s lu.selu.se levereras med ny design på ny plattform bemannad up’n running försommaren 2012 Några organisationer kan i mån av egna resurser flytta in i början på Q3 Interna sidor ligger kvar i o.o.i.s i väntan på internwebb B P F KC RI I M B K Permanent gemensam organisation för förvaltning av flera intresseområden, utveckling och support från 2013 Gemensam design erbjuds till webbplatser utanför ny plattform B P F KC RI I MB K Organisationer och verksamheter med mer komplexa behov flyttar in från o.o.i.s och andra plattformar efterhand som ny funktionalitet finansierats och utvecklats Interimorganisation för förvaltning och support under 2012 Fakultet Institution Publik verksamhet Bibliotek Centrumbildning Konferens etc.…

39 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Organisation för framtida webb inom LU - arbetsscenario En teknisk webbmiljö med flera olika intresseområden??? Gemensamma webbservisar mot databaser Central site (lu.se) Typsiter med backlogg Profiltyper som går på tvären mot typsiterna som leder webben genom: att äga gemensam funktionalitet? driva nätverk för intresseområden? förvalta de intresseområden som saknar långsiktiga intressenter? En gemensam webbstyrning som äger och följer upp: strategiska webbmål ? mätbara delmål ? betalar LU-gemensamma kostnader? M F I B C K UP FP lu.se web service självhjälp & manualer? utbildning i teknik & innehåll? rådgivning & support? utveckling & planering? En gemensam webborganisation som stödjer intresseområdena och innehållsproducenter med: ≈ tema/arbetspaket

40 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Vad händer för webbplatser i o.o.i.s? Alla: Påverka lista av prioriterade behov Institutioner och fakulteter: planera personal, utbildning och tid för flytt: Externt material  ny drupalplattform Publikt material  ny drupalplattform Internt material: Alternativ: stannar i o.o.i.s Alternativ:flyttar till provisorisk webbplats Övriga: planera personal, utbildning och tid för flytt: Alternativ: stannar i o.o.i.s i väntan på funktionalitet Alternativ:flytta till provisorisk drupal Externt I Provisoriska interna sidor Internt Publikt Internt lu.se Externt I Publikt Webb- platser i Drupal M K ? ?

41 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Provisoriska interna sidor P Vad händer för webbplatser utanför o.o.i.s? Alla: Påverka lista av prioriterade behov Ta del av, påverka och inför ny grafisk profil Solitär webbplats på egen plattform med begränsade behov: överväg och planera personal, utbildning och tid för flytt! Webbplats på stor plattform: Externt material  Avvakta erbjudande Publikt material  Avvakta erbjudande Internt material  Avvakta internwebb Externt I Internt Publikt lu.se Externt I Publikt Webb- platser i Drupal ? M K ? ? P

42 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Konkreta mål för Webbkoncept för verksamheten våren 2012 Roadmap för 2013-2016 Backlogg för resterande 2012 (≈ todolista) Arbetsplan för 2013 för blivande webborganisation Budget för 2013 för blivande webborganisation Planeringsunderlag för universitetets verksamheter Etablera långsiktiga nätverk och kompetens för framtida utveckling av vår webbnärvaro

43 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 vecka \ månadjan | febsportlovfeb |maraprpåsk Prio345678910111213141516 1a Kalendrar 1a Layout & navigering 1a CSS- införande 1b Nyheter 2a Personer 2d Publikationer 2c Sär- o samprofil 2c Media 2d Forsknings- projekt 3a Utbildnings- program 3b Kurser 3c Webbformulär Preliminär tidplan för våren 2012 kan ge inspel till lu.se 1.0 Områden som tills vidare stannar under strecket till efter release av lu.se  Öppettider  Programwebbar  Konferenswebbar  Byggnader och lokaler  Kurswebbar  Betaltjänster  Lokala databaser  Tjänst, service, resurs  Biblioteksfunktioner  Blogg, chat, wiki  Organisation  Myndighets-info Arbetspaket: 1.Kick-off med projektet 2.Eget arbete 3.Dokumentation 4.Bearbetning och estimering 5.Leverans med projektet

44 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Dokumentation från arbetspaketen 1 Arbetspaket: BehovMottagare - fritextLösningsförslagBeskrivning / Motivering Beskrivni ng av identifier at behov Beskrivning av vem behovet rör, vilken omfattning det har i LU:s verksamhet. Här identifieras även mottagare som kan vara Extern, Intern, Publik samt administratör/publicist. Arbetet fokuserar på Externa målgrupper och administratörer/publicister. Beskrivning av hur lösningen ser ut / fungerar. Använd de digitala format som tydligast förmedlar lösningen, t ex text, bild, wireframe etc. Förklara hur detta förslag löser behovet (på ett bättre sätt än andra lösningar) och möter identifierad(e) mottagare.

45 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Dokumentation från arbetspaketen 2 Målgrupper för behovet: Markera med x eller ännu hellre gradera 1-5 (5=mycket) hur relevant behovet är för respektive målgrupp. ≈ vilka målgrupper ska man prata med när man försöker möta eller utveckla lösning för behovet? Vem ska testa? Avsändargrupper för behovet: Markera med x eller ännu hellre gradera 1-5 (5=mycket) hur relevant behovet är för respektive avsändargrupp/typsite? ≈ vilka användare i backend ska man prata med när man försöker möta eller utveckla lösning för behovet? Vem ska testa? Hur kan man motivera kostnad?

46 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Dokumentation från arbetspaketen 3 InvesteringskostnadDriftkostnadStyrning & stöd - kostnad Uppskattning av förväntad kostnad för att realisera lösningen. Avstämt mot leverantör. Estimerad påverkan på årskostnad för teknisk drift, underhåll och vidareutveckling Estimerad påverkan på årskostnad manualer, utbildning & support (Styrning & stöd)

47 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 AP: Kalendarier Inspel & dokument Dokument från huvudprojektet Introduktion & Inspel.ppt - KOMMER 2012 v 3 (Jonas Wisbrant)Introduktion & Inspel.ppt - KOMMER 2012 v 3 (Jonas Wisbrant) Malldokument för rapport (arbetsgruppens resultat).xls - KOMMER 2012 v 3 (Niklas Löfgren)Malldokument för rapport (arbetsgruppens resultat).xls - KOMMER 2012 v 3 (Niklas Löfgren) Kartläggning av kända LU-behov/lösningar.xls - (Jonas Wisbrant - kan behöva en viss förklaring :-)Kartläggning av kända LU-behov/lösningar.xls - (Jonas Wisbrant - kan behöva en viss förklaring :-) Exempel några lu-kalendariers inre struktur och funktion.xls - (Jonas Wisbrant - kan behöva en viss förklaring :-)Exempel några lu-kalendariers inre struktur och funktion.xls - (Jonas Wisbrant - kan behöva en viss förklaring :-) Dokument från gruppdeltagare

48 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 AP: Kalendarier Deltagare Namn Referens- person (ca 5h) Arbets- grupp (ca 10 h) Koordinator, kontakt-person (ca 20h) Respons inför uppstart Douha Mhammad Ali Julia Velkova x Emma Danielsson Kristoffer Holmqvist Helena Bergqvist x Sven Yngve Oscarsson x Jenny Mårdh x ja Gisela Lindbergx ja Annika Hansdotter Anna Sparrenblad nej Christine Schmiege nej

49 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 AP: Kalendarier Förslag till tidplan AktivitetVemKlart WS 1: Kick-off arbetspaketRef, AG, KP, HPIdag= Eget arbeteAG, KP Förslag till KPAG Sammanställer och skickar till AG och RP eller publicerar i wikin KP Kommentarer till wiki eller KP WS 2: BeslutAG, KP Förslag till HPKP2012-02-10 HP svarar alla2012-03-04 WS 3  Diskussion, revision och beslut? Sammanställning av slutresultat till HPKP2012-03-11 Ref: Referenspersoner AG: Arbetsgrupp KP: kontaktperson HP: huvudprojetet

50 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Inspel 15/12 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? Samordna med arbetet för lu.se. Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser.

51 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Resultat 15/12 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? +Automatiskt flöde i olika nivåer (ej behöva lägga upp på flera ställen) +Externa personer (ej i admin. som LUCAT) bör ha behörighet +Redaktörskap/behörighet +Bilder, logga länkdelningsfunktioner +Tagga innehåll – prenumerera på tagg +Föra över händelser till privat kalender ( … google ) +Sökfunktion +Pris: gratis? Samordna med arbetet för lu.se. Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser. Blå text= input från arbetsgrupperna på kick-offen den 15/12, 2011 Gruppdeltagare: Kristoffer Holmqvist, Douha Mhammad Ali, Julia Velkova Emma Danielsson, Helena Bergqvist, Sven Yngve Oscarsson

52 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Inför 16/1 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? +Automatiskt flöde i olika nivåer (ej behöva lägga upp på flera ställen)  Tänkta leverabler +Externa personer (ej i admin. som LUCAT) bör ha behörighet  Att tänka på +Redaktörskap/behörighet  Att tänka på +Bilder, logga länkdelningsfunktioner  Att tänka på +Tagga innehåll – prenumerera på tagg  Tänkta leverabler +Föra över händelser till privat kalender ( t ex google)  Att tänka på samt Tänkta leverabler +Sökfunktion  Generellt behov! Utgår. +Pris: gratis?  Generellt behov! Utgår. Samordna med arbetet för lu.se. Hur hantera arrangörens identitet och överlämning mellan webbplatser när ett arrangemang presenteras på en annan webbplats? Skrivrätt för personer utanför LUCAT Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter [taggning] publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser. Förslag på arbetsflöden för delning av händelser i prioritet: 1.Webbplats  webbplats 2.Webbplats  privata kalendarier 3.Webbplats  prenumeranter/sändl ista 4.Webbplats  sociala medier

53 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Inspel 16/1 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? Samordna med arbetet för lu.se. Hur hantera arrangörens identitet och överlämning mellan webbplatser när ett arrangemang presenteras på en annan webbplats? Skrivrätt för personer utanför LUCAT Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter [taggning] publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser. Förslag på arbetsflöden för delning av händelser i prioritet: 1.Webbplats  webbplats 2.Webbplats  privata kalendarier 3.Webbplats  prenumeranter/sändlist a 4.Webbplats  sociala medier

54 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Resultat 16/1 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? Egna sökord i kalenderhändelser som komplement till taggar)  Att tänka på Kalender utvisning per ingång: studera/forskning/samverkan  Att tänka på Samordna med arbetet för lu.se. Hur hantera arrangörens identitet och överlämning mellan webbplatser när ett arrangemang presenteras på en annan webbplats? Skrivrätt för personer utanför LUCAT Egna sökord i kalenderhändelser som komplement till taggar Kalender utvisning per ingång: studera/forskning/samverka n Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter [taggning] publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser. Förslag på arbetsflöden för delning av händelser i prioritet: 1.Webbplats  webbplats 2.Webbplats  privata kalendarier 3.Webbplats  prenumeranter/sändlist a 4.Webbplats  sociala medier

55 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Tema: Kalendarier Inspel 23/1 Central frågeställningAtt tänka påTänkta leverabler Vad bör kalendariehändelser innehålla och vilka arbetsflöden behövs för att de olika webbplatserna inom universitetet ska kunna samverka kring och aggregera kalendarier? Samordna med arbetet för lu.se. Hur hantera arrangörens identitet och överlämning mellan webbplatser när ett arrangemang presenteras på en annan webbplats? Skrivrätt för personer utanför LUCAT Egna sökord i kalenderhändelser som komplement till taggar Kalender utvisning per ingång: studera/forskning/samverka n Prioriterad lista över vilka uppgifter, sorteringsstrukturer och filter [taggning] publicister i första hand och användare i andra hand behöver kunna konfigurera våra händelser. Förslag på arbetsflöden för delning av händelser i prioritet: 1.Webbplats  webbplats 2.Webbplats  privata kalendarier 3.Webbplats  prenumeranter/sändlist a 4.Webbplats  sociala medier

56 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 Kartläggning 2011: Kalendarier / händelser AlltidOftaIblandSällan Rubrik Starttid Sluttid Fulltextbeskrivning Plats Kategori Målgrupp Serie (ingår i) Sammanfattning Organisatör Namn Organisatör E-post Talare (med eller inte med i lucat) Affiliation Senaste anmälan Url Anmälningsformulär Bild på talare Karta till lokal Bildspel från arrangemanget (t ex PDF) Anmälningsformulär med återkoppling till anmälare Antal lediga platser Antal anmälda deltagare? Förteckning över anmälda deltagare? Formulär för återkoppling? Länk till "How-to-get-here” Film från arrangemanget Foton från arrangemanget Relaterade fenomen: -Konferenswebb (≈ avancerad händelse) -Nyheter (≈ likartade filter och arbetsflöden) -Schemasystem (kalendarier över undervisning -Öppettider (≈ dagligt kalendarium)

57 Lunds universitet / Förnyad Webbnärvaro / Webbkoncept för verksamheten / Status 2012-04-23 AP: Kalendarier Förslag till tidplan AktivitetVemKlart WS 1: Kick-off arbetspaketRef, AG, KP, HPIdag= Eget arbeteAG, KP Förslag till KPAG Sammanställer och skickar till AG och RP eller publicerar i wikin KP Kommentarer till wiki eller KP WS 2: BeslutAG, KP Förslag till HPKP2012-02-10 HP svarar alla2012-03-04 WS 3  Diskussion, revision och beslut? Sammanställning av slutresultat till HPKP2012-03-11 Ref: Referenspersoner AG: Arbetsgrupp KP: kontaktperson HP: huvudprojetet