- Uppdateringar och förtydliganden?

En presentation över ämnet: "- Uppdateringar och förtydliganden?"— Presentationens avskrift:

1 - Uppdateringar och förtydliganden?
Revisionsprocessen - Uppdateringar och förtydliganden? Jan-Olof Marberg Gabriel Bosaeus

2 Innehåll Lathund 2009 – uppdateringar och förtydliganden Förrevision
Multisite Övertag Scope Revisionsslutsats Revisioner - fördjupning och mervärde (ny bilaga) Kort genomgång av det som skall behandlas i denna presentationen (max 1 min) 8 min Förrevision 8 min Multisite 5 min Övertag 10 min Scope 6 min Slutsats 7 min Mervärde TOT max 45 min

3 Förrevision

4 Förrevision Nyheter Tid mellan Förrevision och Certifieringsrevision ändrat till 3-6 månader. (Kortare tid kan accepteras, men då skall motiveringen dokumenteras. Längre tid än 6 månader kan aldrig accepteras.) Kundkontakt: Klargör för kunden att det är krav på att Ledningens Genomgång och Internrevision skall vara gjort, annars ny förrevision. Certifieringens omfattning: Viktigt att fastställa; scope (verksamhet), kod, antal anställda, orter och verksamheter. Mall för program som ger tydlig vägledning om vad som skall göras vid förrevision. Kort genomgång av nyheterna kring Förrevision Hänvisa till detaljer i Lathunden Kundkontaket gäller främst säljare men även TL (3 min)

5 Förrevision Visa att ”nalig” program-mall finns för Förrevision
OBS 2 sidor ( 1 min)

6 Förrevision (1 min)

7 Förrevision (1 min) Frågor max 2 min Tot Förrevision 8 min

8 Multisite

9 Multisite Vid s.k. ”Multisite” certifiering finns särskilda riktlinjer för mandagsberäkning, ”sampling” av siter, etc. som behandlas initialt i försäljningsprocessen. Säljaren gör beräkning av totala antalet revisionsdagar och grov bedömning av antalet siter som skall revideras Inför första besöket (förrevision) är det lämpligt att avstämning görs mellan säljare, planering och Team Leader. Uppgifter om kontrakt, kund mm överförs till Team Leader, t.ex. med ”projektmapp” Team Leadern gör revisionsplanen i detalj. ”SF17 -Multisite”, läggs upp för hela certifieringsperioden och hålls aktuell löpande. En preliminär plan bör tas upp vid förrevisionen. OBS! Vid ”sampling”, dvs då alla ”siter” inte kan besökas vid certifieringen, skall urvalet motiveras och dokumenteras. Det gäller även om alla orter kommer att besökas under 3-års perioden. En kort, men tydlig motivering skall noteras på SF17-multisite Vid utökning av fler siter, görs bedömning från fall till fall. Viktigt att organisationen kan visa att ledningssystemet är implementerat på alla siter och att de omfattas av övervakning, internrevision och ledningens genomgång. Om inte siten besöks skall det motiveras, se ovan. Om det finns utrymme i revisionsplaneringen är det dock lämpligt att besöka siten. Noggrann genomgång av text OBS ”Reflexionspauser ” efter varje pun kt 4 min

10 Multisite SF 17 Multisite - Mall att utgå ifrån
Visa blanketten at utgå ifrån Inget nytt ! Anpassa efter varje kund OBS: skriv ner grund för ”sampling” då det tillämpas 1 min

11 Multisite Certifiering OHSAS, 2007, Sampling motivering
Alla regioner besöktes samt HK i Malmö 2 av 3 storskaliga anläggningar (Örebro besöktes för ISO 14001) 3 av 9 "mindre" siter från 2 olika regioner. Exempel från EON Värme med många siter OBS: skriv ner grund för ”sampling” då det tillämpas 1 min Frågor 2 min Tot Multisite 8 min

12 Övertag

13 Övertag Vad säger rutinerna? (BMS Global, Sales process)
DNV Certifikat BV C Vad säger rutinerna? (BMS Global, Sales process) Sälj gör första granskningen (”application review”) och informerar kund om krav för övertag, bl.a. att det finns giltiga certifikat. Se informationsblad för övertag. Övertaget skall i normalfallet göras i samband med en revision (recert eller PUB). Team Leadern kontrollerar då det som krävs för övertaget och dokumenterar detta i revisionsrapporten. I de fall ett övertag ej görs vid ett besök skall en sk pre-transfer review göras och dokumenteras på ”Transfer of Certificate Form”, enligt BMS Global. Detta hanteras av Technical Manager och berörd säljare. Noggrann genomgång av text OBS ”Reflexionspauser ” efter varje pun kt 1 min

14 Övertag Vad skall Team Leadern göra? Kontrollera att:
Verksamheten stämmer med “scopet”. Det finns giltigt certifikat för varje site Det inte finns “öppna” avvikelser. Granska 2 senaste rapporterna. Inkomna klagomål har hanterats med lämpliga åtgärder Myndigheterna som berörs inte har pågående ärenden eller krav som inte åtgärdats (t.ex. rörande tillstånd, tillsyn, inspektioner, mm) Rapportera Notera utfall av kontrollerna ovan i revisionsrapporten Skriv slutsats: rekommendera (eller ej) fortsatt certifiering under BV Certification Gå igenom punkterna 1 min Frågor 3 min Tot Övertag 5 min

15 Scope

16 Scope GBO input OBS ca 10 min inkl frågor för Scope avsnittet
Se ”notes page” (view-menyn) för varje slide xxx

17 Revisionsslutsats

18 Revisionsslutsats SWEDAC skrivit avvikelser mot detta krav vid flera tillfällen med hänvisning till ISO Conformity Assessment Description of non-conformance: 1) The report from the pre audit shall contain a statement that the customer is ready for certification. No such statement was found in documentation from Skoghall and Hägges Finbageri ( (b) 2) The certification body shall evaluate if the customers system is effective. This evaluation was difficult to find in the report. 17021 ( , (d), (b)) Requirement reference ISO/IEC , (d), (b), (b) Inget nytt krav, men skarpare tillämpning av SWEDAC 1 min

19 Revisionsslutsats ISO 19011 – Vägledning vid revision
Definition Revisionsslutsats: resultat av en revision efter beaktande av målen för revisionen och alla revisionsiakttagelser Mål enl. ISO 17021, t.ex.: Förrevision (stage 1) : ”..determine the preparedness for the stage 2 audit” Certifiering (stage 2): ”…evaluate the implementation, including effectiveness, of the client’s management system.” ”.. conformity to all requirements..” PUB (surveillance) : ”..maintain confidence that the management system continues to fulfill requirements..” Recertification : ”..to confirm the continued conformity and effectiveness of the management system as a whole, and its continued relevance and applicability for the scope of certification.” 2 min

20 Revisionsslutsats BAR sid 2 BV Forum
Revisionsslutsats, positiva iakttagelser. Revisionsslutssats: Verksamhetssystemet överensstämmer väl med standardens krav. Verksamhetssystemet tillämpas på ett effektivt sätt. Företaget mötte ej fullt ut sina mål för Samma mål kvarstår för 2009. Interna revisioner genomförs på ett bra sätt. Avvikelser från tidigare revisioner har åtgärdats och följts upp. Positiva iakttagelser: Introduktion, kompetenskartläggning och utbildning av personal hanteras på ett bra sätt. BAR sid 2 BV Forum BAR eller Forum BAR kan göras tydligare med rubriker se ex Sören V 1 min

21 Revisionsslutsats -exempel
Företaget fyller väl kraven, vid de stickprov som tagits, mot de standards som revisionen omfattat. Ledningssystemet har visats sig verkningsfullt. (PUB) Företagets ledningssystem har förbättrats sedan förra besöket, men är fortfarande under utveckling. Systemet uppfyller kraven i standarden, förutsatt att avvikelserna åtgärdas inom avsatt tid (PUB) Organisationens ledningssystem uppfyller i tillämpliga delar kraven i ISO 9001:2008 (recert) Utifrån genomförd granskning bedöms ledningssystemet fungera på ett tillfredsställande sätt, trots avvikelsen XX01 Företaget har ett fungerande ledningssystem där hela ledningen är engagerad i förbättringsarbetet (recert) Systemet bedöms uppfylla kraven i ISO 9001:2008 under förutsättning att resta avvikelser stängs. (recert) Ett överskådligt verksamhetssystem som i allt väsentligt uppfyller standardens krav. Verksamhetssystemet ger bra styrning och kontroll av verksamheten. (recert) Verksamhetssystemet uppfyller väl standardernas krav och ger ett effektivt stöd åt verksamheten. Ledningssystemet och dess tillämpning i företaget fungerar effektivt och uppfyller kraven i ISO :2004.(recert) Utifrån det som granskades i programmet, och de stickprov som togs vid besöket, bedöms ledningssystemet uppfylla kraven i ISO Förutsättningen är att utfärdade avvikelser åtgärdas och redovisas på ett korrekt sätt. (PUB) Ledningssystemet bedöms uppfylla kraven i ISO 9001:2008. Organisationen har implementerat systemet i verksamheten och förbättringsarbetet bedöms fungera i linje med policyn. (cert) Ledningssystemet är väl implementerat i verksamheten. (PUB) 2 min Tot Slutsats 6 min

22 Fördjupning och mervärde

23 Revisioner - fördjupning och mervärde
Bakgrund Vid senaste kalibreringen i januari hade vi diskussionen hur vi kan ge kunden mervärde då revisionstiden är väl tilltagen (några revisorer tyckte att det ibland är "för många dagar"). Vår ståndpunkt är att det alltid finns något att fördjupa sig i och att det därför är en bra möjlighet att ge kunden "mervärde" av revisionen. Exempel Vid den diskussionen noterades flera av de punkter som kom upp och något har lagts till senare. De har samlats i lista som lagts till som bilaga i nya Lathunden. Syftet med listan är att ge oss exempel på revisionsaktiviteter att ta med i planering och program 1 min

24 Revisioner - fördjupning och mervärde
Exempel 1 min

25 Revisioner - fördjupning och mervärde
Exempel 1 min

26 Revisioner - fördjupning och mervärde
Exempel 1 min

27 Revisioner - fördjupning och mervärde
Exempel 1 min Frågor mm 2 min Tot mervärde 7 min

28