Och lägesrapportering

En presentation över ämnet: "Och lägesrapportering"— Presentationens avskrift:

1 Och lägesrapportering
Utbildning i ledning Och lägesrapportering Våren 2008

2 Definition av ledning Ledning är en verksamhet som syftar till att säkerställa att tillgängliga resurser samordnas och utnyttjas på bästa sätt, för att förelagd uppgift ska kunna lösas. Ledning utgör en kontinuerlig process som består av planering, genomförande och uppföljning. Ledning är en medveten påverkan på ett system av människor och teknik. Ledning utövas av chef. Chefen kan understödjas av en stab. Dessa fyra punkter ger en bra bild av vad ledning handlar om. Den första punkten handlar om att vi med ledning löser en uppgift och använder våra resurser effektivt. Den andra punkten handlar om att ledning inte bara görs en gång, utan måste ske hela tiden. Som ett mantra: planera, genomföra, följa upp, planera, genomföra … Den tredje punkten säger att vi för att leda något måste agera, inte parera. Den fjärde punkten ger chefen ansvar för ledning.

3 Ledning Med ledning vill vi styra utvecklingen AGERA, inte PARERA
Detta är en liten sammanfattning av vad vi vill med ledning.

4 Innehåll i ledning De fem komponenterna som ledning av räddningstjänst innehåller enligt ”Grunder för ledning”, vilket är den doktrin Nordvästskåne baserar sin operativa ledning på. Den säger att ledning innehåller fem komponenter: -Ledning av enskild enhet. -Samordning av enskilda enheter. Operativ ledning. Strategisk ledning Normativ ledning. Dessutom finns det i denna bok mycket detaljer om principer för ledning av operativ räddningstjänst.

5 Normativ och strategisk ledning
I nordvästra Skåne brukar vi klumpa ihop normativ och strategisk ledning till en enhet. Det är räddningschef i beredskap som utövar denna ledning och det är stabsbrandmästaren som stöttar RCB i det arbetet. Ett exempel på detta är när det är storm. Då avsätts vissa enheter till att bara åka på livräddande uppdrag medan andra åker på övriga larm. Detta är ett sätt att agera så att det finns resurser kvar om det kommer in larm av livräddande karaktär. På samma sätt kan man begränsa resurstilldelning till insatser om det kan äventyra andra reella eller tänkta händelser. Bra lägesrapporter från fältet är nödvändiga för att kunna fatta rätt beslut.

6 I grunder för ledning pratar man bland annat om tidsskalor
I grunder för ledning pratar man bland annat om tidsskalor. Det vill säga hur lång framförhållning man kan ha i de olika nivåerna. De viktigaste bitarna är att ovanliggande ledningsnivås framförhållning begränsar underliggande nivås möjlighet till framförhållning. Om en insatsledare inte planerar för mer än tio minuters framförhållning kan inte styrkeledaren heller ha längre framförhållning. Det är svårt att arbeta i mer än en tidsskala. Lätt att man halkar in i den kortare tidsskalan vilket innebär att framförhållning försvinner och man tvingas in i en insats där man parerar istället för att agera.

7 Nivå 3-insats I nordvästra Skåne är en nivå-3 insats en insats där det finns en person till var och en av de olika ledningskomponenterna ute på skadeplatsen.

8 Nivå 2-insats En nivå två insats är en insats där det finns två personer som hanterar de tre ledningskomponenterna på en skadeplats.

9 Nivå 1-insats En nivå-1 insats är en insats där en person hanterar de tre ledningskomponenterna på en skadeplats.

10 Andra arbetsuppgifter (Utöver ledning)
Dokumentation i annat syfte än ledning Olycksorsak Rapportskrivning Lagkrav (Ingrepp i annans rätt etc.) Samband Information Egna och samverkande enheter Drabbade Övriga berörda Massmedia Allmänhet Förutom ren ledning av insatsen finns det många arbetsuppgifter av ”administrativ” karaktär på en skadeplats. Om man tittar på ovanstående arbetsuppgifter kan vissa möjligen vara en ledningsuppgift, men det viktiga är inte att definiera om det är ledning eller ej. Det viktiga är att inse mängden arbetsuppgifter som behöver göras på en skadeplats som inte innebär direkt livräddande eller skadebegränsande åtgärder. Tryck lite extra på vikten av att informera egen personal. Förutom att man blir bättre av att vara mentalt förberedd för de insatser som väntar är det en moralhöjare att bli informerad med jämna mellanrum när man står på brytpunkt, halvhalt eller fiktiv station.

11 Andra arbetsuppgifter (Utöver ledning) forts.
Personalplanering Avlösningsplanering Arbetstidsdokumentation Underhåll Mat och dryck Materielbehov på kort sikt Materielbehov på lång sikt Transport Specialfunktioner Kemi Väder Geologi Ekonomi Juridik Byggnadsstabilitet

12 Ytterligare arbetsuppgifter - som framkom vid grupparbete
Regelbunden uppföljning Skapa tydlig ledningsstruktur Bakåtrapportering Fördela arbetsuppgifter Sektorindela Arbetsmiljö Ordergivning Omfallsplanering Restvärde Prognos Detta är de ytterligare arbetsuppgifter som kom fram under grupparbeten med utbildarna. De kan möjligen läggas samman med de övriga bilderna om arbetsuppgifter.

13 Span of control (SOC) Span of control är den mängd arbetsuppgifter man klarar av att hantera samtidigt. Ungefär ”Hur många bollar man kan ha i luften samtidigt” Span of control minskar vid stress och trötthet. Om man går över sin ”span of control” tenderar man ofta att lösa de mest akuta sakerna alternativt de saker där man känner sig trygg alternativt det folk skriker mest om. Man parerar istället för att agera. Individuellt, men i normalsituationen är SOC 7-8 och under stress 3-5

14 En bra arbetsbelastning
Arbete 5 Arbete 4 100 % Span of control Arbete 3 Arbete 2 Detta ser bra ut vid en snabb anblick. Det är ju en vanlig åsikt att man skall vara upptagen med någonting hela tiden. Det är en vanlig kommentar efter ett larm där man ifrågasätter varför man inte byggde på med ytterligare ledningsnivåer att ”Det var ju lugnt. Jag hann med allt jag skulle”. Det man inte tänker på då är att det måste finnas utrymme för omfall. 100% arbetsbelastning är alltså INTE en bra arbetsbelastning även om vi skall locka våra elever att tro det med hjälp av denna bild. Arbete 1

15 Utrymme att agera 100 % Span of control 100 % Span of control Arbete 5
Vi skall alltid eftersträva att ha ett visst överskottsutrymme att agera. Det vill säga handlingsfrihet, omfallsutrymme eller vad detta nu kan kallas. Om man ligger på 100% av sin span of control skall man förstärka upp med ytterligare ledningsresurser. Då klarar man av även de oväntade händelserna och den minskade SOCman får på grund av stress och trötthet.

16 Omfallsplanering Arbete 5 Arbete 6 Arbete 4 Arbete 7 Arbete 3 Arbete 8
Samma tänk skall gälla för N2-befälet innan denne börjar få fullt. Omfallsplanering är en viktig del i arbetet som med fördel kan lämnas över till en annan nivå/person. Arbete 9

17 Arbete 5 Arbete 7 Arbete 4 Arbete 3 Arbete 6 Arbete 2 Arbete 8
Dags att bli av med lite arbetsuppgifter! Arbete 8 Arbete 9

18 Arbete 5 Arbete 9 Arbete 7 Arbete 4 Arbete 8 Arbete 3 Arbete 6
Bättre tre personer som har en del dötid än två som ligger på gränsen. I nordvästskåne bygger vi på med ledning uppåt. Det vill säga att vi tillför en högre ledningsnivå som avlastar. Detta innebär att man inte påverkar den underliggande strukturen och att en brandman alltid har samma chef, en styrkeledare alltid har samma chef även om organisationen växer.

19 Arbete 5 Arbete 9 Arbete 7 Arbete 10 Arbete 4 Arbete 3 Arbete 11
Givetvis finns det insatser där arbetsbelastningen är på väg att bli för stor även för tre personer… Arbete 8 Arbete 12 Arbete 13

20 STABEN avlastar beslutsfattare
Arbete 5 Arbete 9 Arbete 4 Arbete 10 Arbete 3 Arbete 2 Arbete 1 Då bygger man på med en stab som syftar till att avlasta beslutsfattarna. Observera att en stab inte fattar några beslut. Det gör fortfarande de tre ledningspersonerna inom sina respektive komponenter/område. STABEN avlastar beslutsfattare Arbete 7 Arbete 8 Arbete 6 Arbete 13 Arbete 12 Arbete 11

21 Ledningsorganisationen skall alltid vara dimensionerad för omfall
Arbete 5 Arbete 9 Arbete 4 Arbete 10 Arbete 3 Den viktigaste lärdomen vi skall dra av de tidigare bilderna är att ledningsorganisationen alltid skall vara dimensionerad med en viss överkapacitet. Arbete 2 Arbete 1

22 Tid att fundera och reflektera över vad man gjort
Tid till förfogande Tid att tänka! Tid att fundera och reflektera över vad man gjort Tid att tänka framåt på vad man vill göra Tid att bolla ideér Tid att lyssna på medarbetare Tid att engagera och uppmuntra medarbetare Handlingsfrihet Arbete 3 Möjlighet att agera Tid till förfogande, handlingsfrihet, möjlighet att agera. Ytterligare en bild som understryker behovet av att dimensionera ledningsorganisationen korrekt och vad det innebär att ha lite ”dötid” under en insats. Arbete 2 Arbete 1

23 Uppbyggnad av ledning I nordvästra Skåne bygger vi ledningssystemet uppåt Underliggande personal skall fortsätta ha samma chef även om ledningsstrukturen byggs ut. En bild som repeterar det vi sagt tidigare.

24 Dimensionering av ledning
Ledningsorganisationen skall dimensioneras så att den kan hantera omfall och de förstärkande befälen skall alarmeras så att de får mesta möjliga tid på sig på platsen innan övertagande. Förutom att dimensionera ledningsorganisationen med en viss överkapacitet är det viktigt att beakta den tid det tar att sätta sig in i en insats. Det är alltid enklare att ha lite tid på sig på plats innan man skall börja sin egen insats. Oavsett om man är styrkeledare eller VBI. Ge förstärkande befäl en möjlighet att sätta sig in i insatsen genom att alarmera i tid, om möjligt ge uppgifter i tid, informera dem löpande även om de inte är på plats.

25 Nivå-alarmering När vi pratar om nivå-alarmering i nordvästra Skåne är det ledningsnivåer vi pratar om. Till skillnad mot till exempel i Malmö där man har skapat nivåer som är beroende av antalet enheter man alarmerar. Det är en grundläggande skillnad där det ena inte är mer rätt än det andra. I Jönköping pratar man å sin sida om antalet personer som behövs på ett larm som sina nivåer. Det viktiga med denna bilden är att visa att det finns en lista där räddningscheferna bestämt vilka ledningsnivåer det skall vara på olika typhändelser.

26 Nivå-alarmering Listan är kodad med ledningsnivåer beroende på händelsetyp och storlek på händelse. N1 = styrkeledare N2 = Insatsledare och styrkeledare N3= Vakthavande brandingenjör, insatsledare och styrkeledare Bef= Informera ett befäl. Detta kan variera beroende på vilken kommun det är. Observera att denna lista bara är en grov bedömning för att vägleda SOS om en inledande alarmering av ledningspersonal.

27 Händelseplan En händelseplan är den plan SOS har för att alarmera det räddningschefen bestämt. Varje händelseplan består av en eller flera delplaner.

28 Delplaner Varje delplan innehåller ett antal alarmeringar. Delplanerna varierar ofta beroende på vilket område det gäller. M85T, M20L etc

29 Larmflöde Denna bild syftar till att visa hur osäker information vid ett larm är och att få brandpersonal att inse hur viktig deras lägesrapportering är för att få en korrekt resurstilldelning. En stressad uppringare ringer till en larmoperatör som oftast saknar brandutbildning. Denne operatör skall göra en bedömning av händelsen och alarmera rätt resurser, baserat på den stressade uppringaren, med en larmplan som är grovt tillyxad av räddningschefen. Resurser alarmeras, och de alarmerade ledningsresurserna skall var och en göra sina bedömningar baserat på informationen i larmbeskedet. Ge gärna några exempel på händelser där det blivit fel i den inledande alarmeringen. Det bör inte vara så svårt att hitta.

30 Många kan beställa resurser - i olika syfte
N1 – för sin inledande insats och omfall N2 - för sin tänkta insats och omfall N3 – för sin tänkta insats och omfall SBM – För att ligga på framkant med resurser som tar tid att få ut samt om man inte får kontakt med befäl på platsen. Bygga upp en stab på skadeplatsen så man får det stödet man behöver för att klara av sina uppgifter. När man bygger på med enheter måste man också bygga på med ledningsresurser som kan hantera enheterna. Var och en av de operativa ledningsresurserna kan beställa resurser för att kunna hantera sina tankar med insatsen. Stabsbrandmästaren kan beställa resurser för att underlätta kommande insatser. Till exempel lägga enheter på rull som kan behövas i ett kommande omfall, som dessutom tar tid att få fram. Oftast sker detta när det inte går att få någon kontakt med befäl på platsen. Dessutom kan stabsbrandmästaren beställa ut en stab till platsen för att få stöd för sina uppgifter. En vanlig kommentar när det byggs upp stab är –”Varför byggde ni upp stab. Vi klarade ju oss” Eller”varför skickade ni ut VBI, vi klarade ju oss”. Det stämmer säkert, men väldigt ofta saknas det en bra lägesrapportering till den bakre ledningen. Detta löser man då genom att skicka ut ”egen” ledningspersonal till skadeplatsen. Om det saknas bra rapporter från skadeplatsen är det lätt att det blir fel i alarmering av ytterligare resurser. En saknad lägesrapport när allt är under kontroll kan tolkas som: De har så mycket att göra att de inte hinner rapportera. Bäst jag beställer mer resurser. En annan person tolkar en saknad lägesrapport vid en större händelse som att: De har ju inte beställt något extra, då är allt lugnt. Varvid man pågrund av den uteblivna lägesrapporten får för mycket eller för lite resurser.

31 Framkomstrapport Kort rapport som meddelar att man är framme, samt det första intrycket sett genom rutan på utryckningsfordonet. Framkomstrapporten kallas också för vindruterapport, ej att blanda ihop med lägesrapporten som är mer strukturerad och utförlig.

32 Lägesrapport Lägesrapport skall ske med jämna mellanrum
Lägesrapport skall ske när det händer något särskilt. Lägesrapport skall efterfrågas vid behov. (agera inte parera!) Undvik relativa ord. Till exempel större-mindre. De kan lätt feltolkas. En lägesrapport skall innehålla fakta, inte vad man tror. När man efterfrågar en lägesrapport skall man specificera vad man är intresserad av att veta. Läs bifogat utdrag ur sirenens räddningsskola nr

33 Lägesrapport Skall lämnas regelbundet Vid särskilda händelser
Enligt överenskommelse med mottagaren Vid förfrågan Vid förändrad prognos

34 Lägesrapport enligt OSHBIP
O – Objekt S – Skada H – Hot B - Beslut i stort (BIS) I – Insats P - Prognos Läs igenom Sirenens räddningsskola nr

35 Halvhalt Brytpunkt Fiktiv station
Förstärkande styrka stannar på eget initiativ en liten bit från skadeplatsen så att befäl på plats kan dirigera in dem till rätt ställe. Brytpunkt Förstärkande styrkor stannar på en anvisad plats för att kallas fram vid behov. Enheterna på brytpunkt är avsedda för specifik insats och står under räddningsledarens befäl. Fiktiv station Styrka på fiktiv station står i beredskap för nya larm och står under RCBs befäl En förtydligande bild om vad halvhalt, brytpunkt respektive fiktiv station är för något.