Inköp i förändring – Lägesrapport

En presentation över ämnet: "Inköp i förändring – Lägesrapport"— Presentationens avskrift:

1 Inköp i förändring – Lägesrapport 2009-09-15
Mikael Wallgren Anders Kron

2 Intervjuer Vi har nu genomfört 20 st. intervjuer
Återstår 2 – 3 intervjuer med handelsföretag Branscher Tjänstesektorn (12 hittills) Tillverkande företag (7 hittills) Privat/offentlig (7 st offentliga, 12 st privata hittills) 3 VD-intervjuer och 19 inköpschefer ”Grovmanus” framtaget, under förädling Cases skall skrivas för de intervjuade företagen

3 Nuvarande disposition
Inledning Inköparens resa - Från förrådet till styrelserummet Kap 1 Inköp som en del av kärnverksamheten Kap 2 Inköps plats i organisationen Kap 3 Inköps olika roller och uppgifter Kap 4 Styrning av inköp Kap 5 Kompetens och egenskaper hos inköpare Kap 6 Stöd för inköpsverksamheten Kap 7 Framtidsfrågor för inköp 3

4 Kapitel 1- Inköp som en del av kärnverksamheten
Vad är kärnverksamhet? När är inköp en del av kärnverksamheten? Inköps andel av förädlingsvärdet Inköpsstrategins integration med övergripande strategi Risknivån på inköp Effekter av att inköp tillhör kärnverksamheten ”Inköps positiva spiral”

5 Kapitel 1- Inköpsstrategiernas utveckling
Inköps andel i kärnaffären / Fokus på inköp ”LOU inget problem” Hög X ”Normalt” samband mellan fokus och kontrollbehov LOU – ett specialfall ”LOU skapar problem” X X Kontroll på inköpsverksamheten Hög

6 Kapitel 2 – Inköps plats i organisationen
Lite inköpshistorik Var i organisationen finns inköp? Vad avgör inköps organisatoriska placering? Möjlighet att påverka status och placering i organisationen Åtgärder som stärker inköps status och position

7 Kapitel 3 – Inköps olika roller och uppgifter
Vad är inköpsenhetens roll i en organisation och vilka uppgifter ansvarar man för? Vilken roll har inköp i de intervjuade organisationerna? Från operativ till stödjande roll Från stödjande till strategisk roll Inköps strategiska roll Nuläget i de intervjuade organisationerna Hur har rollen utvecklats / nya roller Koppling mellan inköps roll och kärnverksamheten Något om önskad roll och framtid Konflikt i rollerna prispressare – affärsutvecklare Indirekta inköp – den vita fläcken

8 Kapitel 3 - Inköps olika roller och uppgifter
Inköps mix av olika roller

9 Kapitel 3 - Inköps olika roller och uppgifter
Om inköps andel av förädlingsvärdet är låg: blir rollen otydlig saknas fokus på att driva inköpsutveckling finns ingen drivkraft att arbeta med strategiska arbetsuppgifter leder till att inköp arbetar ännu mer operativt leder till ännu lägre status i organisationen leder till problem att rekrytera kompetenta medarbetare ger en ännu mer tillbakadragen plats i organisationen. ”Inköps negativa spiral”

10 Kapitel 4 - Styrning av inköp
Att mäta och styra inköp Vilken inköpsstyrning har man i de intervjuade organisationerna? Styrningen av själva inköpsenheten Samband mellan inköpsstyrning och integration med kärnverksamheten

11 Kapitel 4 - Styrning av inköp
Finns det något samband mellan styrning och rolluppfyllelse samt integration med affären? Producerande företag + vissa tjänsteföretag Tjänsteföretag i allmänhet Offentliga org, lyder under LOU 6 av de intervjuade företagen 3 av de intervjuade företagen 4 av de intervjuade företagen Inköpsstyrningen är integrerad med verksamhetsstyrningen i hela organisationen Styrtal finns för inköp, men de är ej utdistribuerade i organisationen Saknar tydlig inköpsstyrning

12 Kapitel 4 - Styrning av inköp
Ledningens syn på inköp Inköps plats i organisationen Relevanta mätetal på inköp Inköp som en operativ och administrativ funktion Låg ställning, liten påverkan Antal order, administrativ ledtid, processer etc. Inköp som en kommersiell funktion Rapporterar till ledningen Besparingar, ROI-mått, inflationsuppföljning etc. Inköp som en del i den integrerade logistik-styrningen Inköp är integrerat med andra produktionsrelaterade funktioner Besparingar, kostnadsminskningar, leverantörssäkerhet, kassation, minskning av ledtider etc. Inköp som en strategisk verksamhetsfunktion Inköp finns med i högsta ledningen ”Bör-kostnader”, minskning av leverantörsbasen, nya lågkostnadsleverantörer, tidig involvering i projekt etc.

13 Kapitel 5 – Kompetens och egenskaper hos inköpare
Historisk exposé Bakgrund och nuläge Metoder för kompetensutveckling Teorier kring kompetenskrav på inköpsfunktionen Hur har kraven på inköp förändrats i samband med inköps förändrade roll? Kompetenser och personliga egenskaper hos inköparen Framtid

14 Kapitel 5 - Inköps behov av kompetens
Kompetens och egenskaper hos inköpare, exempel på önskad profil Kompetens Kommuni-kativ Utåtriktad Drivande Ledaregen-skaper Expert ”Inköpar-kompetens” Marknadskomp leverantörer LOU Juridik (x) ”Teknisk/ produkt kompetens” Marknadskomp produkter Entreprenadkomp x ”Affärs- kompetens” Förhandlingar, villkor mm Marknadskomp kunder Organisationskomp

15 Kapitel 6 - Stöd för inköpsverksamheten
Vilket inköpsstöd har man i de intervjuade organisationerna? Inköpsdokumentation IT-stöd Integrerat med affärssystemet Integrerat med produktionssystemet Upphandlingsstöd Beställningssystem Avtalsregister / avtalsdatabas Leverantörsregister Spendverktyg Koppling mellan stödet för inköp och integration med kärnverksamheten

16 Kapitel 6 – Stöd för inköpsverksamheten
A Listor till inköpsenheten B Egen marknadsplats hos inköpsenheten C Inköpt marknadsplats (ASP-tjänst) D Helt extern marknadsplats E Punch-out till leverantörens hemsida Kapitel 6 – Stöd för inköpsverksamheten Exempel Behov av systemstöd Upphandling Avtals- databas Publicer- ing/ katalog Inköp/ avrop Leverans Gods-mottagning E-faktura Statistik IBX (ej LoU) IBX (D, E) Logitall (B) Proceedo (A,C,E) IBM ProcWare (A, B, E) Freesourcing (A) BasWare (A, B, D, E) IFS (A, B, D, E) Avantra Avantra Xyz American Express CTM (LoU ny del) CTM Oracle (A, B, D, E) Prelima Bygga eget

17 Kapitel 7 - Framtiden för inköp
Globalisering Outsourcing Generellt Av inköpsfunktionen Inköp får ansvar för allmän kostnadsreducering Inköp alltmer integrerad del av processen

18 Vidare arbete Slutföra intervjuarbetet Framtagande av delrapporter
Avstämning med de intervjuade personerna kring cases, svar, slutsatser etc. Avstämning med International Purchasing survey Förlagskontakter löpande under arbetet Slutrapport i form av presentation, kompendium, study el. liknande samt ev. bokpublicering