Mina meddelanden – har din organisation råd att inte ansluta sig?

En presentation över ämnet: "Mina meddelanden – har din organisation råd att inte ansluta sig?"— Presentationens avskrift:

1 Mina meddelanden – har din organisation råd att inte ansluta sig?
Anna till Rutger - Vad är Mina meddelanden? Berätta lite kort om tjänsten, Rutger, innan vi börjar titta på kommunernas förstudie för anslutning.

2 Tänk om du hade en brevlåda för varje avsändare där hemma?
Foto: Holger Ellgaard Foto: Sylve Johnson

3 Tänk om du hade en brevlåda för varje avsändare där hemma?
Foto: Holger Ellgaard … och varje dag måste ni kontrollera och tömma varje brevlåda på post. … och ni var tvungna att meddela var och en av dem vart de ska skicka posten när du eller någon i familjen flyttar? … och alla avsändare var tvungna att själva hålla adressuppgifterna aktuella.

4 Vad är Mina meddelanden?
Många avsändare inom stat, kommun och landsting Möjlighet för varje avsändaren att välja egen eller inköpt förmedlare En digital brevlåda du själv väljer Myndighet Hantera ärende Skicka ut Förmedlare Förmedla Adressregister Brevlådeoperatör Ta emot Ett sammanhållet adressregister för all offentlig post

5 Erbjudandet till Medborgaren
Tjänsten är frivillig och kostnadsfri. Mottagaren styr själv vilken digital post som ska skickas. Gratis och frivillig Man läser sin myndighetspost när och var man vill, i datorn, läsplattan eller mobilen Tillgänglig Ingen obehörig kan läsa posten Säker Lägre kostnader för papper, porto och distribution Samhälls-ekonomisk Miljövänligt genom att pappersförbrukning och transporter minskar Hållbar Meddelandet levereras omedelbart till mottagaren Snabb Mina meddelanden - säker digital post från myndigheter och kommuner

6 Erbjudandet till Myndigheten
Bidra till målen inom hela offentlig sektor - från SKL, E-Delegationen och regeringen Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. … och spara samtidigt pengar åt den egna verksamheten Mina meddelanden - säker digital post från myndigheter och kommuner

7 Anslutna myndigheter just nu …

8 Olika grupper samlas runt tjänsten
Tjänsteleverantörer: Postföretag, printingleverantörer, banker, programvaruleverantörer, open source- & integrationskonsulter, … Avsändare: Bolagsverket Skatteverket Transportstyrelsen SUNET … Statens pensionsverk Tomelilla … Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Karlshamn Västerås … Tullverket, Jordbruks- verket, Migrationsverket … Genomför nu förstudier: Norrköping, Helsingborg, Linköping, Uppsala, Södertälje, Värnamo, Skellefteå och Klippan, … Mottagare: Små och medelstora företag … ROT/RUT-kunder & andra skattebetalare Bilägare Studerande Offentliganställda … Kommunmedborgare Arbetssökande Arbetsgivare Föräldrar Sjukskrivna … Lantbruk, Speditörer, … Finansiärer: Bolagsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Tillväxtverket, Transportstyrelsen

9 Välj själv din digitala brevlåda
En statlig brevlåda för dem som inte vill eller kan välja andra Juni 2014 beräknas avtal med privat brevlådeoperatör vara klart Anna – och det är ju det som är poängen med alltihop, när vi kan få all digital post I samma låda. Rutger- precis men vad har ni hittat I förstudien hittills

10 SKL och Sambruks förstudie
Projekttid 27/2 – 30/6 8 kommuner ( invånare) Resultat/leveranser Beslutsunderlag, inkl förenklad nyttomodell & rekommendation Vägledning

11 Varför de två typfallen?
Varför valde vi de två processerna Försörjningsstöd & Ansökan förskola Uppsalas förstudie Målgrupper

12 Nuläget i kommunerna Fallstudie Socialtjänsten – Försörjningsstöd
Process innehållande många utskick 6500 – Säker kommunikation efterfrågas Behov Myndighet <-> Myndighet Fallstudie Skolan – Ansökan om Förskola Hög IT-mognad Digitalt kretslopp Brevutskick 700 – Anna ställer fråga till Rutger om att skicka meddelanden mellan personer på myndigheter.

13 Det är i huvudsak tre nyttor som kan komma att kvantifieras
Business case - nyttor Men de andra är lika viktiga i beslutet

14 Buisness case - typkommun
Snittkostnad per utskick 6 kr Beslutspost 46 % av antalet utskick Ett verktyg och mallar att använda

15 Frågor inför anslutning?

16 Arkitektur - scenarios
Ärendenav > MM E-tjänst E-formulär Ärenden hanterade via kontaktcenter MM (inkl kanalvx, förmedl.) Ärendesystem/Processplattform e-tjänstplattform 4 alternativ för arkitektur kring anslutning till MM Via central ärende/process/e-tjänstplattform som står för koppling till MM Via olika verksamhetssystem, e-tjänster som har egna kopplingar till MM Via printleverantörer som sköter hela flödet – både printfiler och till MM Handläggaren skriver ut direkt – kanalväxel kollar mottagarens postval och skickar antingen till egen skrivare eller till MM Handläggning i verksamhets-applikation Fördel: EN kanal att anpassa till MM.

17 Flera system > MM MM MM E-tjänst E-formulär MM
Ärenden hanterade via kontaktcenter MM Ärendesystem/Processplattform e-tjänstplattform Diversifierad flora av system med egna kopplingar. Anslutningen till MM är tekniskt enkel och relativt billig. Många leverantörer är på gång att utveckla egna kopplingar till MM Många gånger är det dyrare att integrera ett system till ett ärendenav/e-plattform än att bygga en direkt koppling mellan systemet och MM Vi är mitt I utredningen och har inte landat konsekvenserna av detta ännu. På kort sikt är det billigare att koppla varje system men vad blir konsekvensen på lång sikt? Vi vill undvika att bygga samma sak fler gånger Förstudien jobbar vidare med detta. Varje verksamhet måste ta ställning till vad som passar sin miljö. MM Handläggning i verksamhets-applikation Utskrift

18 Printströmmar > MM?! . . . MM Printström och kanalväxel
Handläggning i verksamhets- applikation A MM Printström och kanalväxel Handläggning i verksamhets- applikation B Print, kuvertering, post Handläggning i verksamhets- applikation C . . .

19 Hur kommer vi framåt? Inte så svårt, håll det enkelt!
Stor förändring på marknaden – skriv korta avtal! Samverka Rutger – vad ser ni för samverkansmöjligheter? Anna – ok, men om det är 290 kommuner och 21 landsting som vill ansluta sig. Vad har ni för stöd att ge?

20 Stöd i anslutningsarbetet
Myndighet är intresserad Introduktions- möte Intern projektering Anslutnings- planering Anslutnings- projekt Produktions- sättning Produktions- uppföljning Enkelt om process-stegen i samarbetet med Skatteverket Er resa är större än ENBART kontakterna med Mina meddelanden och Skatteverket, ni måste fundera på hur stor del av verksamheten som ska förändras samtidigt med att pappersposten försvinner. Vi ser till att ni får det material ni behöver i varje steg av anslutningsjobbet. Men vissa behöver mer och andra mindre stöd och vi måste se till att inte stödet från Skatteverket och Mina meddelanden blir en flaskhals för er när många vill förbereda anslutning samtidigt. Därför har vi under vintern och våren lagt mycket möda på att förpacka en omfattande dokumentation så att den ändå ska bli lätt att ta till sig och hitta det man söker i. Vi har utgått från vägledningar och rapporter som SKL tillsammans med sexton statliga myndigheter inom E-delegationen har skapat. Vi har förenklat och anpassat deras ”Metod för utveckling i samverkan” för att visa hur man kan skruva in Mina meddelanden i sin verksamhet. Hur lång tid tar anslutningen? Påverkas av olika vägval: – enbart skicka elektroniskt? – ha utskriftsväxel som styr till papper eller elektroniskt meddelande? – samverka med andra myndigheter? – köpa tjänster, ta stöd från externa aktörer? Kan även påverkas av anslutande organisations: – utredningar och beslutsgång, – budget och prioriteringar, – tillgång till resurser En framgångsfaktor är att både verksamhet och teknik är delaktiga!

21 Stöd i anslutningsarbetet
Allmänna beskrivningar Produktblad för Mina meddelanden Produktblad för minmyndighetspost.se Att ansluta till Mina meddelanden en översikt Behovsanalys privatpersoner Informationsmodell Begreppsmodell Färdplan för Mina meddelanden Affärs- & prismodell Mina meddelanden Vägled-ningar Metodbeskrivningar vid anslutning Identifiera behov Lösnings-förslag Detaljera lösning Initiera Utveckla Införa Etablera förvaltning Realisera nyttor Metod för anslutning till Mina meddelanden (processorienterad struktur) Guide för verksamheten (Ämnesindelad struktur) Teknisk guide (Ämnesindelad struktur)

22 Stöd i anslutningsarbetet
Produktbeskrivningar Anna - hur anslutningarna ut – vad gör myndigheterna?

23 Att ansluta avsändare och mottagare
Prognos från myndigheter i E-delegationen

24 Framtida funktioner Flera typer av privata alternativ för brevlådan
2014 Flera typer av privata alternativ för brevlådan Nya digitala typer av meddelanden Nya typer av bilagor i meddelanden Nya adresseringssätt för att ge stöd för internadressering hos större mottagare 2015 Fler möjligheter att välja och styra mottagning av digital post Export, import och arkivstöd i brevlådan Mer avancerade brevlådor med stöd för interposthantering Stöd för nästa generation av svensk e-legitimation Förvaltningsgemensam ärendeöversikt i brevlådan 2016 (?) Förvaltningsgemensam Profiltjänst Stöd för gemensam inloggning offentliga webbplatser Internationell digital post Rutger – Hur jobbar SKL med anslutningar? Förutom förstudien som pågår?

25 Mina Meddelanden- Alla ska med!
? Skövde 17/9 Rutger: Vad planerar ni på SKL?

26 Vi vill ha all post på samma ställe!