Det effektiva offentliga kontoret

En presentation över ämnet: "Det effektiva offentliga kontoret"— Presentationens avskrift:

1 Det effektiva offentliga kontoret

2 Agenda Introduktion till Office System
Arbeta smidigare med e-post och kalender Effektivare möten Samarbeta mera! InfoPath hjälper er strömlinjeforma processer Rättighetshantering ger ökad trygghet Bli mobil med Windows Mobile

3 Microsoft Office System
“Office System är en samling programvaror, servrar och tjänster som tillsammans löser olika affärsproblem”

4 Microsoft Office System

5 Vilka utmaningar har vi?
Jag har svårt att koordinera mitt arbete med kollegor i andra roller eller på andra platser Jag har svårt att spåra underställda eller kollegor och deras uppgifter Jag kan inte enkelt hitta filer som jag eller andra skapat Jag förlitar mig på affärsinformation som ofta är gammal eller ogiltig 3% 6% 10% Jag spenderar för mycket tid med att försöka samla relaterad information lagrad i flera verksamhetssystem 13% Jag är involverad i affärsprocesser som är ineffektiva och dessa saktar ner saker Jag spenderar för mycket tid i möten 18% Jag spenderar för mycket tid väntandes på att andra delger mig information eller slutför uppgifter 19% Jag sliter för att hitta, organisera, eller hantera stora volymer e-post 23% Hur stor utmaning representerar följande punkter för dig? (procent sägande stor eller mycket stor utmaning) Källa: Forrester Research, December Svar från 120 intervjuade

6 Mycket e-post - bättre överblick
Med Outlook 2003 kan du: se vem som skickat vad Läs de första raderna i texten Se fler meddelanden samtidigt undvika skräppost Filterfunktion sorterar bort skäppost enkelt gruppera dina meddelanden Efter datum, storlek, konversationer, etc snabbt hitta meddelanden via sökfoldrar Flaggade, olästa, stora, från viss person Lösningen: Det nya gränssnittet i Outlook gör att man snabbt kan se vem e-posten kommer ifrån och de första raderna i texten. Enligt undersökningar är det avsändaren som användaren tittar efter först när det kommer ett nytt e-postmeddelande. Det nya gränssnittet gör också att det går att se fler meddelanden samtidigt än förut, samt att den nya läspanelen är enklare att läsa. Andra funktioner är att det är enklare att gruppera sina meddelanden efter datum, konversationstrådar, från eller till, storlek etc. Med funktionen sökfoldrar går det snabbt att hitta mejl från en speciell person, extra stora eller flaggade. Det går att snabbt flagga meddelande i olika färger och de meddelandena hamnar i en speciell sökfolder. Alla olästa mejl hamnar även de i en speciell sökfolder. I Outlook 2003 finns också en filterfunktion för att ta bort skräppost, spam. Den använder teknik utvecklad av Microsofts forskningslabb och tittar på hela meddelandet för att se om det är skräppost. Skräpposten hamnar sedan i en speciell sökfolder, där användaren sedan kan avgöra om det är spam eller inte genom ett klick.

7 Mycket e-post – mer mobil
Med Outlook 2003 kan du: enkelt arbeta mobilt Uppkopplingshastighet känns av automatiskt En kopia av inkorgen är alltid synkroniserad Outlook Web Access gränssnitt förbättrat, med bl a rättstavning Outlook Mobile Access låter dig komma åt e-post från mobiltelefonen Krävs inget VPN mellan Outlook och Exchange via Internet (Outlook över Internet) För mobila användare är Outlook mer lättarbetat än tidigare. Programmet känner automatiskt av vilken uppkoppling till Exchange-servern man har. Om uppkopplingen är långsam anpassar sig Outlook och visar en förhandsgranskning av meddelandena. En kopia av inboxen är alltid synkroniserad och skulle man plugga ur datorn, eller förlora den trådlösa uppkopplingen, går det att jobba med den lokala kopian. När man sedan är uppkopplad igen, börjar Outlook synkronisera inboxen, i ordningen avsändare, ämnesrad, text i meddelandet och till sist bifogade filer. Outlook Web Access har ett förbättrat gränssnitt som liknar vanliga Outlook med bland annat rättstavningsfunktion. Med Outlook Mobile Access kommer du åt din e-post även från mobilen. Det behövs inget VPN mellan Outlook och Exchange via Internet utan e-posten nås med protokollet RPC över HTTP.

8 Försäkringskassan tar steget in i framtiden
Uppgift Modernisera kontorsstödet för anställda och få en funktionell och kostnadseffektiv PC-plattform Från NT4 och Office 97 Alternativen Ligga kvar på Office 97 Uppgradera till Office 2003 Corel Word Perfect Lotus SmartSuite Sun StarOffice Vald teknink Microsoft Office 2003 Microsoft Windows XP Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Exchange Server 2003

9 Försäkringskassan tar steget in i framtiden
Resonemang Vill ha en långsiktig lösning Windows XP erbjöd bästa stöd för applikationsfloran samt hårdvaran Andra lösningar gav inte tillräcklig funktionalitet för att klara kraven från handläggare och kunder. Ekonomiskt skulle de bli dyrare i anpassningar och utbildning Office 2003 förenklar en tung post - dokumentation och arkivering Snabbare informationsflöde Modernaste tekniken med högt imagevärde underlättar nyrekrytering Minskad administration och kan fokusera på kärnverksamheten Resultat En funktionell och standardiserad plattform som ger en lägre totalkostnad, högre säkerhet och snabbare informationsflöde. ”Uppgraderingen gav oss rätt funktionalitet till rätt pris och vid rätt tidpunkt” Birgitta Wimmercranz, RFV

10 Office Outlook 2003 Outlook Web Access

11 Fakta om möten Svenska chefer sitter i interna möten i genomsnitt 13 timmar per arbetsvecka 90% anser att de inte hinner med det som planerats för mötet 80% känner sig inte alltid väl förberedda 80% upplever att de interna mötena inte alltid känns meningsfulla 60% säger att mötena inte börjar på utsatt tid 50% upplever att de inte alltid har en klar uppfattning om vilka beslut som fattas Källa: Marknadsundersökning om Möteseffektivitet och Mötesrutiner bland chefer TEMO AB - oktober 2000

12 Mötets livscykel Planera Förbereda Genomföra Följa upp Boka

13 Effektivare möten

14 Microsoft Office Live Meeting
Tjänst för webbkonferenser som möjliggör möten och samarbete mellan personer i en eller flera organisationer, när som helst, var som helst Möt, presentera, dela applikationer, utbilda och samarbeta utan att lämna ditt skrivbord Möten med 2 till 2,500 personer Boka möten i förtid eller starta dem direkt Kraftfulla interaktiva verktyg gör mötena mer effektiva Allt du behöver Dator med internetuppkoppling och en telefon

15

16 Microsoft Office Live Meeting

17 Svårt hitta filer - informationskaos
Fakta Decentraliserad lagring: *Anställda får 50%-70% av relevant information från andra människor *Mer än 80% av ett företags digitala information lagras på hårddiskar i personliga mappar Huvuddelen av samarbete utförs via e‑post Kunskap går förlorad: Kunskap försvinner när individen lämnar företaget Beskrivning av problemet: När man jobbar i projekt tillsammans med andra är det viktigt att gruppen alltid jobbar med den senaste versionen av dokumentet. Nu är det ett kaos, med flera versioner av samma dokument på filservern. En klassiker är att folk mejlar runt projektdokumentet vilket i många fall leder till att den senaste versionen av dokumentet ligger på någons hårddisk eller i inboxen och inte på filservern. Dessutom lägger folk alltid filer på olika ställen vilket ökar kaoset. Bevis: Anställda får 50%-70% av relevant information från andra människor. Mer än 80% av ett företags digitala information lagras på hårddiskar i personliga mappar. Individer besitter kunskapen och är nyckeln till företagets framgång. Denna kunskap försvinner den dag de lämnar företaget. The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research 7/17/2002 *The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research 7/17/2002

18 Ny samarbetsplattform med SharePoint-teknologi

19 Windows SharePoint Services
Vi kan Samarbeta kring dokument Dela information Hantera virtuella team Dokument Kalender Kollegors närvaro Fördelar Enklare att använda Större individuell delaktighet Bättre sammanhållning Bättre informationsspridning … Team Diskussioner Enkäter Funktionalitet Integrerad närvaro Versionshantering, Check-in/ Check-Out Delade kalendrar, diskussioner… Integrerat med Office 2003 Uppgifter Kontakter

20 Sharepoint på Marks kommun
Profil: Marks kommun i Västergötland har 3500 medarbetare och 1500 frekventa användare av dokumentlagringssystemet. Uppgift: Att göra kommunens informationshantering mera tillgänglig genom modern teknologi. Lösning: Microsoft Sharepoint Portal Server installerades med flexibilitet och möjlighet att växa, och där säkerhet och behörighetskontroll är en standardfunktion. Portalen används för all lagring och versionshantering av dokument. Den är nyckeln för informationsspridning - t ex scannas pappersoriginal in i portalen och läggs på rätt ställe. Dessutom kan interna system startas ur portalen. Resultat: Man sparar tid på att slippa leta efter information och man har en enhetlig miljö för informationsspridning. Kvaliteten blir högre eftersom dokumenten bara finns på ett ställe. Använda produkter: Sharepoint Portal Server och Office Migrering pågår till Sharepoint Portal Server 2003 och Office 2003.

21 Richard Lindström, IT-chef Marks kommun
"– Det här är steg ett i trappan mot att bli en 24-timmars­myndighet. En grundförutsättning är att man har ordning på sina dokument. Hur ska man annars veta vad som ska vara tillgängligt för medborgarna?" Richard Lindström, IT-chef Marks kommun

22 Windows SharePoint Services

23 SharePoint Portal Server 2003
Användningsområden Organisera verksamhetens många siter Aggregera information Individanpassa information Integrera verksamhetssystem Fördelar Värdet av information ökar Människor och information kopplas samman Informationen blir skräddarsydd för riktad kommunikation Funktionalitet Profilera och hantera alla siter “Single Sign-on” Min webbplats Användarprofilering Heltäckande sökfunktionalitet Organiserat efter ämne

24 Referenskund: Vägverket
Vägverkets nya intranät – ”Infarten” är Sveriges största SPS/WSS-lösning för ca 5000 användare och omfattar bl a: Intranätbaserad företagsportal med rollstyrdinformation Dokument- och kvalitetssystem Styr- och ledningssystem Projekthantering och samarbete Vägverkets mål med ”Infarten” Förena Vägverket – ett Vägverk Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle Stödja ett processorienterat arbetssätt Underlätta samarbete och utbyte av kunskap Ett intiutivt och enkelt arbetsredskap

25

26 SharePoint Portal Server
Min webbplats

27 Vad är InfoPath? Verktyg för digitala formulär
Vilka fördelar finns med InfoPath? Enkel och snabb utformning av formulär Ett användarvänligt sätt att registrera data Färdiga exempelformulär Dataintegrering mellan plattformar, öppna standarder I vilka situationer passar InfoPath? Organisationsprocesser Exempel: personalhantering, support, insamling av data, inköp Samarbete mellan arbetsgrupper Exempel: Statusrapporter, gruppöversikter

28 Ansökan semester 1 Pappersblankett Chefen – Godkännande 2
Personaluppgifter fylls i för hand i en Word-blankett  pappersblankett Pappersblankett 2 Pappersblankett ger info för semester  Tidpunkt och personuppgifter Chefen – Godkännande Pappers- kopia Ansvarig - HR 3 Tar emot godkänd ansökan  Registrerar det i HR Pappers- kopia HR - system 4 Pappersblankett ger info för inknappning  Tidpunkt och lön regleras

29 Processtöd semesteransökan
1 med länk till Infopath- formulär 4 Chefen BizTalk MSMQ (receive) Message- box Orche- stration 5 3 Infopath formulär Ansvarig HR med länk till Infopath- formulär 2 6 Komplett XML-infofil till anställd beviljad ledighet HR

30 Microsoft Office InfoPath 2003

31 Känslig information – Office IRM
Med Information Rights Management kan du: skicka krypterade, hemliga dokument Förhindrar vidarebefordran av e-postmeddelanden Förhindrar utskrift Förhindrar kopiering Dekryptering endast om rätt person öppnar dokumentet Mottagaren behöver inte ha Office 2003 begränsa giltighetsdag Går att ställa in tidpunkt då dokumentet inte kan öppnas skapa säkerhetsmallar Exempelvis Word-mallar som inte kan vidarebefordras Lösningen: Office 2003, det vill säga Word, Excel, PowerPoint och Outlook, är det första stora affärsprogrammet som har stöd för Digital Rights Managent. I Windows Server 2003 finns det inbyggt stöd för DRM och tillsammans med Office 2003 och Windows SharePoint Services går att det att skapa företagsomspännade lösningar för informationsskydd. I Office 2003 heter informationsskydd Information Rights Management, IRM. I Outlook 2003 går det att bestämma att ett e-postmeddelande man skickar inte får vidarebefordras, kopieras eller skrivas ut. Meddelandet krypteras när det skickas och dekrypteras om det är rätt person som öppnar meddelandet. I Outlook, Excel, Word och PowerPoint går det också att ställa in en tidpunkt när dokumentet inte längre får öppnas. Det går att skapa säkerhetsmallar för hela företaget och det går att skapa egna mallar. Exempelvis går det att ha en mall för offerter som bara får skrivas ut men inte vidarebefordras. IRM-funktionerna kan även fungera för de som inte har Office 2003 och Windows Server 2003, till exempel kunder, distributörer eller leverantörer. Microsoft har utvecklat en IRM-klient som fungerar i alla Windows-operativsystem från Windows 98SE och uppåt. Skulle inte mottagaren ha en IRM-klient får denne ett felmeddelande. IRM-stödet i Office 2003 är baserat på XrLM, ett rättighetsspråk baserat på XML. Med andra ord en öppen standard.

32 Vad rättighetshantering inte kan förhindra …

33 Rättighetshantering i Office 2003

34

35

36

37 Microsoft Exchange 2003 Smartphone Pocket PC Outlook
Outlook Web Access Pocket PC Trådlös 3e parts- synkronisering Outlook Mobile Access

38 Användarscenarier Medarbetare i offentlig verksamhet
Ute på fältet 3 av 5 dagar stort behov av information ur e-post, kalender och kontakter. Dessutom tillgång till verksamhetsapplikationer. Mobiloperatör & Internet Exchange 2003 Outlook 2003 Pocket PC 2003

39 Mer mobil med Windows Mobile
Verksamhetsapplikationer för offentlig sektor

40 Sammanfattning Microsoft Office System är ett smörgåsbord!
Plocka ut godbitarna Förbättrat samarbete Windows SharePoint Services SharePoint Portal Server Effektivare arbete InfoPath 2003 Mer mobil Outlook 2003 och Windows Mobile tillsammans med Exchange 2003

41 Tack för ert intresse! Frågor och svar

42 © 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved.
This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

43 Fler exempel

44 Vägverket smart portal effektiviserar informationsflödet
Att samordna kommunikationen inom en mångfacetterad och geografiskt spridd verksamhet är en utmaning för många stora organisationer. Utan effektiva informationskanaler finns risk att det bildas isolerade öar av kunskap. Inom Vägverket fanns tidigare tretton fristående intranät med olika utseenden och funktioner, vilket försvårade samarbetet och informationsutbytet inom organisationen. Exempelvis fanns problem med dubbellagring och olika versioner av dokument. E-post användes alltför ofta i stället för att hänvisa till en och samma källa, och ledningen saknade en prioriterad kanal ut i verksamheten. Vägverket efterfrågade ett gemensamt intranät för de 4 000 användarna i hela organisationen, och år 2001 fattades beslut om att skapa en ny företagsövergripande lösning. Detta har i dag resulterat i Infarten, ett enhetligt intranät som innehåller integrerade funktioner för samarbete, dokumenthantering, projekthantering och internkommunikation. – Potentialen för Infarten är stor. Det är en levande intranätportal under ständig utveckling. I dag är det ett effektivt verktyg för att sprida information mellan olika medarbetare och enheter. Vi arbetar vidare med att få igång användandet av gemensamma arbetsrum och dokumenthantering, säger Anna-Lena Holmberg, biträdande informationsdirektör på Vägverket. Lösning för samarbete och dokumenthantering Som underliggande plattform för Infarten valde Vägverket Microsoft Office System med portalprogramvaran Sharepoint Portal Server Vägverket uppskattade möjligheten att integrera lösningen med Office-systemets funktioner för samarbete och dokumenthantering. - Vi ville utveckla intranätet till ett arbetsverktyg med nytta för varje medarbetare. Vem som helst kan gå in och skapa ett så kallat projektrum som innehåller stöd och mallar för Vägverkets projektmodell. Det gör det enkelt att dela information med dem man delar ut behörighet till, förklarar Anna-Lena Holmberg. Lösningen innehåller också diskussionsforum för projektdeltagare, samt möjlighet att prenumerera på förändringar av dokument. När arbetet i ett projektrum är klart, exempelvis med en färdig publikation, är det enkelt att göra dokumentet publikt så att alla inom Vägverket kommer åt det, säger Anna-Lena Holmberg. Sommaren 2003 levererades den första körbara versionen av Infarten och parallella användartester påbörjades. Några månader senare lanserades Infarten i skarp miljö. ­ Konsultföretaget Signicom Systemutveckling  har arbetat med att implementera och anpassa lösningen efter Vägverkets krav. Intranätportalen - av en ny generation Andrej Dahllöf, vd på Signicom, förklarar att den Sharepoint-baserade intranätportalen är av en ny generation med bättre stöd för att hantera information och samarbete än tidigare. Detta stimulerar till kommunikation och erfarenhetsutbyte och gör det enklare att hitta och återanvända information. – Syftet var att skapa en plattform där medarbetare kan utbyta kunskaper oberoende av var i organisationen de befinner sig. Det kräver att lösningen är enkel att ta till sig och att den fungerar ihop med övriga arbetsverktyg. Det är inte tekniken som är den stora utmaningen när företag investerar i intranät, utan att få medarbetarna att använda intranätet i det dagliga arbetet, säger Andrej Dahllöf. Vägverket ville också ha ett strukturerat sätt att nå olika personalgrupper med ledningsinformation. Portallösningen lägger grunden för rollstyrd informationsspridning och i framtiden ska det vara möjligt att med utgångspunkt från olika yrkeskategorier automatiskt koppla samman personer med specifika avdelningar i intranätet. Även samarbetsfunktionerna kommer att utökas på sikt. - Så småningom kommer vi att göra det möjligt för externa samarbetspartners att delta i de nätbaserade arbetsrummen, men först måste vi lösa behörighets- och säkerhets­frågorna för detta, säger Anna-Lena Holmberg. Av Susanna Lidström Foto Susanne Kronholm

45 Kungliga Operan – renodlar plattform kapar kostnader
Kungliga Operans administratörer vill kunna fokusera på sin huvudverksamhet  produktion av opera- och balettföreställningar i världsklass. Ett väl fungerande IT-stöd krävs för de dagliga rutinerna kring allt från planering av föreställningar till biljettförsäljning och ekonomisk uppföljning. Tidigare har Operan haft en blandad servermiljö bestående av Microsoft Windows NT4 och Linux. Nu ska strukturen renodlas och byggas upp kring en enhetlig Microsoft-plattform. Vår IT-enhet består av endast två personer, och då är det oerhört viktigt att kunskapen om våra system finns hos oss båda. Därför är Windows-miljön bra, den är väl förankrad och vi blir inte sårbara eller behöver riskera att hamna i beroendeställning hos externa konsulter. Vi känner oss också trygga med att det är lätt att hitta ytterligare personer med Microsoft-kompetens om det skulle behövas, säger Camilla Högström, IT-ansvarig på Operan.  Behovsanalys - grund för beslut Inför plattformsbytet gjorde Operan en grundlig behovsanalys. Den visade på fem faktorer som låg till grund för beslutet att välja en miljö baserad på Microsofts produkter: risk för sårbarhet inom driften, ekonomisk överskådlighet, utbildningsbehov bland användarna, framtidssäkring och investeringskostnad. Med Windows blir vår IT-ekonomi mer överskådlig. Vi kan på förhand se hur stora våra IT-kostnader kommer att bli under de kommande åren. Det gör det lättare för oss att göra prioriteringar i vår verksamhet, säger Camilla Högström. Tidigare hade Operan ett flertal fristående avdelningsservrar knutna till olika enheter och sektioner inom organisationen. Där sköttes administrationen till stor del av personal som egentligen hade helt andra arbetsuppgifter. Tanken nu är att skapa en centraliserad miljö varifrån driften av hela IT-verksamheten kan skötas på ett effektivt sätt. Detta förväntas ge stora tids- och kostnadsbesparingar. Investeringskostnaden - en viktig fråga Även investeringskostnaden var en viktig fråga när Operan gjorde sin utvärdering. Den initiala investeringskostnaden blir lite högre än med andra alternativ, men under den treåriga avtalsperioden blir den totala IT-kostnaden med Microsoft lägre för oss. Dessutom har en majoritet av våra 400 datoranvändare sedan tidigare arbetat i Windows-miljö. Genom att behålla den slipper vi en utbildningskostnad, säger Camilla Högström. Centraliserad drift innebär också att IT-enheten inte behöver lägga lika mycket tid på administrativa rutiner som tidigare. I stället frigörs mer tid till att stötta användarna. Operan hade också behov av ett smidigare och mer lätthanterligt system för datalagring. Tidigare skedde detta i stor utsträckning lokalt på de enskilda klienterna. Den nya plattformen lägger grunden för en bättre informationsspridning och åtkomlighet. Vi var noga med att välja en framtidssäker IT-miljö. De applikationer som de olika avdelningarna använder är Microsoft-kompatibla. Vi har velat vara helt säkra på att det som används i dag, och som datoranvändarna har behov av i sitt arbete, går att använda efter en övergång till något nytt, poängterar Camilla Högström. Nya verktyg underlättar I och med att de senaste versionerna av Exchange Server och Office införs får användarna också tillgång till en rad nya verktyg som underlättar det vardagliga arbetet. Bland annat kan de dra full nytta av systemet även om de sitter hemma och arbetar vid en egen dator. Med en vanlig webbläsare kommer man åt e-post och andra resurser på ett smidigt och säkert sätt, förklarar Per Werngren, vd på IDE Nätverkskonsulterna, som anlitades för att hjälpa till att bygga upp den nya IT-strukturen på Operan. Han är nöjd med resultatet och ser det som en ära att få arbeta med Sveriges nationalscen för opera och balett. Det är spännande att arbeta med en institution som har rötter och traditioner från 1700-talet och som samtidigt ligger långt framme i den tekniska utvecklingen, säger Per Werngren.

46

47 Case presentation Microsoft
Stockholm Denna rapport är konfidentiell och avsedd enbart för den klient till vilken den är adresserad

48 IT-specialistkompetens
Erbjudande Erbjudandemässigt ligger Modul 1:s fokus vid tre lösnings-områden med en specialisering mot tre branscher Offentlig sektor Finans Tjänsteföretag Bransch- kompetens Ärende- och dokumenthantering Portaler Beslutstödsystem Lösningsområden Verksamhetsutveckling Projektledning Systemutveckling och förvaltning Kvalitetssäkring IT-specialistkompetens Erbjudande – Modul 1

49 Case presentationer Modul 1 har levererat Microsoft-lösningar inom samtliga lösningsområden och här presenteras fyra av dessa Case 1 – Portallösning för projektarbete Case 2 – Extranät för distribution av nyheter och rapporter Case 3 – Medborgarportal för Stockholms Läns Landsting Case 4 – Ärendehantering

50 Case 1 - Portallösning för projektarbete
Modul 1 lett arbetet med att förverkliga ett genomgripande verksamhetsstöd för ett nordiskt företag EXEMPEL PÅ FUNKTIONER ILLUSTRATIONER Projektplanering och uppföljning Distribuerat projektarbete (flera länder) Kunskapscenter Processer Finansiell prognostisering och uppföljning CRM – Kund och kontaktvård

51 Case 1 - Portallösning för projektarbete
Visionen hos kunden var att införa ett nordiskt system som hade sin utgångspunkt i att förenkla för kunskapsarbetarna Säkerställa att kunskapsdelning och återvinning blir effektiv så att ledtider kortas i de projekt kunden genomför Effektivisera projektarbete i samnordiska projekt genom att underlätta åtkomst till projektspecifik information samt standardisera hur den lagras Införa gemensamma processer för att driva projekt för att minska tex risken Säkerställa att informationen är åtkomlig endast för dem som ska se den Införa gemensam kunddatabas för att bli effektivare på marknaden

52 Case 1 - Portallösning för projektarbete
Den tekniska infrastrukturen för Portalen utnyttjar en Microsoft-plattform för att på ett enkelt sätt passa in i det dagliga arbetet Infrastruktur SPS 2003 för dokumenthantering Active Directory + lagrade procedurer för säkerhet Synkronisering mellan Exchange 2003 och CRM databas Portalapplikationen agerar fokal punkt för projekt information, tex visas projektinformation i ett digital dashboard som innehåller Mejl, task, och kalender Dokument Projektlänkar Företagsnyheter Tack vare att portalens säkerhetsmodell är implementerad i samtliga datakällor kan användarna välja att arbeta i portalen eller direkt mot källorna Integration mellan Outlook och databasen via XML Event Sinks Web Parts Services Portalapplikation SharePoint Portal 2003 Exchange 2003 Stored Procedures SQL Server 2000 GPO DC Server

53 Case 2 – Carnegie Edge 2.0 Edge är en portal för Carnegies institutionella kunder som sammanställer information från olika affärssystem Personliserad information tack vare Microsofts SharePoint Services Publicering av nyheter Publicering och distribuering av rapporter Uppdatering och publicering av nyckeltal, prognoser, och rekommendationer ILLUSTRATIONER EXEMPEL PÅ FUNKTIONER

54 Case 3 - Stockholms Läns Landsting (SLL) - Vårdguiden
SLL implementerade en Portal i syfte att erbjuda alla invånare i Stockholm en samlingsplats för länets hälso- och sjukvård Enkelt att hitta rätt hälso- och sjukvårdinformation, vårdmottagningar, läkemedel Interaktiva kommunikationsmöjligheter för såväl invånare som vårdgivare Möjlighet att boka/avboka läkarbesök, förnya recept Möjlighet att ställa frågor till sjukvårdsrådgivningen ILLUSTRATIONER EXEMPEL PÅ FUNKTIONER FÖRDELAR Effektivt processtöd Kostnadseffektiv systemintegration Ökad tillgänglighet

55 Case 4 - Ärendehantering
Genom att kombinera InfoPath och SharePoint Services har Modul 1 effektiviserat sin bemanningsprocess Inkommande ärenden registreras med hjälp av InfoPath Ärendena spara i Bemanningsportalen (WSS) Inför mötet distribueras informationen i Word (Smart dokument) Under mötet uppdateras informationen via Excel Kan anpassas till olika typer av ärendehantering

56 Konkreta erbjudanden Relaterat till den här kampanjen vill Modul 1 erbjuda tjänster som kopplar Modul 1:s lösningsområden till Office Systems Portaler Många organisationer har idag uppgraderat till Office 2003 och Windows Server ROI för den tagna investeringen kan höjas genom att utnyttja infrastrukturen för att effektivisera arbetet för företagets kunskapsarbetare. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt genomföra en 2-timmars workshop där vi diskuterar hur ett befintligt intranät kan migreras över till Windows SharePoint Services, hur dokumenthantering kan integreras i företagsportalen, samt vilka fördelar som ett införande av SharePoint Portal Server kan ge. Beslutstöd Office 2003 ger nya möjligheter att presentera och arbeta med data från en organisations affärskritiska system. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt i en workshop visa hur Office Systems nya funktioner kan förenkla och förbättra beslutsfattandet genom att presentera hur Excel skulle kunna sammanställa information från några av kundens affärssystem. Ärende- och dokumenthantering I och med Office 2003 har Microsoft lanserat den nya Office-produkten InfoPath. Modul 1 erbjuder att kostnadsfritt med kunden diskutera hur en utvald process kan förenklas och förbättras genom att implementera den med InfoPath, Windows SharePoint Services och BizTalk Server.

57 Sätter kompetens i system
Kontaktuppgifter Är detta intressant – kontakta gärna Modul 1! Sätter kompetens i system Mathias Ekman 0708 –

58 Om Signicom Etablerades 1997, 16 personer, kontor i Stockholm
Specialister på Microsoft-baserad informationsteknologi Nära samarbete med Microsoft i Sverige Certifierad Microsoft GOLD Partner Flest genomförda SPS-implementationer i Sverige Många referenscase och PSO:er publicerad på MS-webben Signicom är specialiserade på Microsoft-baserade informationshanteringslösningar. Exempelvis dokumenthantering och företagsportaler. Affärsidén är att tillhandahålla spetskompetens inom detta område i kombination med starkt engagemang och fokus på affärsnytta.

59 Kunder

60 Vinnare av Net Awards 2004 i kategorin bästa Office System lösning med Vägverkets nya intranät!
Vägverkets intranät ”Infarten” – en rollstyrd portal byggd på SPS och WSS 2003.

61 Referenscase: Vägverkets nya intranät – ”Infarten” är Sveriges största SPS/WSS-lösning för ca 5000 användare och omfattar bl a: Intranätbaserad företagsportal med rollstyrd information Dokument- och kvalitetssystem Styr- och ledningssystem Projekthantering och samarbete

62 Vägverket mål med ”Infarten”
Förena Vägverket – ett Vägverk Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle Stödja ett processorienterat arbetssätt Underlätta samarbete och utbyte av kunskap Ett intiutivt och enkelt arbetsredskap

63 Inloggad person är Kalle Andersson på Informationsenheten
Inloggad person är Kalle Andersson på Informationsenheten. Syns längst ned till vänster. Han tillhör region NORR (se blåmarkering i menyn). Portalen är rollstyrd. Han får lokal information ”Lokala Nyheter” (längst upp till vänster).” Ledningsinformationen” nere till vänster upptar både generell info från GD samt styrd regional information. Nyhetswebbparten i mitten visar generella nyheter, processnyheter (Kalle är tillhör processen EK/IT och får därför denna information i sin vy av portalen). Kalle får även de regionala nyheterna som hör till Region Norr i sin vy. Ned till höger finns en egen webbpart som Kalle själv kan administrera. Det som han vill snabbt ha tillgång till kan han lägga upp här.

64 Processportal för KSU ”Kärnkraftssäkerhet och Utbildning AB” - ett bolag inom Vattenfall.
Processportal - ett led i att styra verksamheten processorienterat Dokumenthantering med workflow, digital signering av PDF:er mm SPS 2003, WSS 2003, Office 2003 och Visio 2003 Plattform för vidare planerad utbyggnad ca 200 användare

65 Navigering i bilden Nyheter/information som berör Process- arbetet
Processportalen för KSU till vilken KSU publicerar styrande dokument. För att visualisera organisationens processer har Signicom valt att bygga upp huvudprocesserna med hjälp av grafiska bilder i Visio. Dessa bilder fungerar även som navigation, så att man med en klickning kan ta sig ned i strukturen till exempelvis delprocesser. Tillsammans med bilderna finns även gällande kvalitets- och styrdokument som är kopplade till varje specifikt processteg. Dokumenten skapas och bearbetas på WSS siter för att efter ett godkännandeflöde via ”My site” i SPS publiceras till respektive nivå och process. Lösningen är utvecklad av:

66 Visar en stegbeskrivning av processen.
Vinsterna för KSU’s medarbetare med denna lösning är: att KSUs processflöde är tydligtgjort och enkelt att nå via intranätet. alltid tillgång till aktuella och gällande kvalitets- och styrdokument. tydlig bild av hur de olika delprocesserna hänger samman och påverkar helheten. bra stöd för nyanställda som får en översiktlig bild av verksamheten. Och med hjälp av detta stöd kan KSU vinna tid, underlätta hanteringen av dokument. KSU upplever att man säkrar kvalitén i det man levererar. Lösningen är utvecklad av:

67 Rollstyrt intranät för
Integrerat ärendehanteringssystem Rollstyrt intranät med personliga sidor Dokumenthantering Resursbokning i Exchange SPS 2003, WSS 2003 och Office 2003 Ca 150 användare Integration med telefonhänvisningssystemet

68 Lösningen är utvecklad av:

69 Det finns flera olika avdelningar inom Konkurrensverket
Det finns flera olika avdelningar inom Konkurrensverket. Avdelningsytorna är en ”areor” i SharePoint Portal Server. Lösningen är utvecklad av:

70 Samarbetsyta/projektwebbplats baserad på WSS
Lösningen är utvecklad av:

71 Bokning av resurser( i detta fall lokaler) mha Exchange 2003
Bokning av resurser( i detta fall lokaler) mha Exchange Ingången till denna funktion är fliken Verktyg i portalen. Lösningen är utvecklad av:

72 Kontakta gärna oss på Signicom för mer information
Marknadsfrågor Björn Bemgård Tekniska frågor Peter Dietrich 08 –

73 Effektivt intranät Kund: Exportrådet
Problem: Att i en mycket distribuerad global miljö skapa engagemang och informationsspridning för effektivast möjliga arbetssätt Lösning: Ett intranät baserat på SharePointPortalServer med möjlighet att skapa lokala samarbetsgrupper. Resultat: Genom det nya intranätet har Exportrådet skapat både engagemang, samarbete och säkerhet i informationsspridningen. Intranätet är en stor framgång! Kontakt: Henrik Byström,

74 24-timmars myndigheten Kund: Kommuner i Sverige, Vallentuna, Nyköping, Gävle mfl. Problem: Möta medborgarnas krav på 24 timmarsmyndigheten och samtidigt minska sina kostnader för administration. Lösning: Införa dokument och ärendehantering baserat på .NET teknik från MS. Systemet innehåller stöd för dokumenthantering workflow och diarie. Resultat: Genom det nya systemet får kommunerna möjlighet att arbeta processstyrt och mer kvalitetssäkrat samtidigt som transparensen mot medborgarna ökas . Kontakt: Michael Lauridsen, ,

75 Kund 1 Office 2003/SharePoint

76 Kundens krav Höga krav på kvalitet och på processer.
Ett integrerat dokumenthanteringssystem. ISO-krav för bland annat arkivering, numrering och arbetsflöden. Intranät Arbetsflöde Effektivia sökmöjligheter

77 Lösningen Office 2003 SharePoint Portal Server
Windows SharePoint Services .NET ärendehanteringsmotor Avancerad integration med Word Integration med andra verksamhetssystem Integration med tidrapporteringssystem

78 Iterativt arbete Projektet delades upp i 3 olika etapper.
Förankring av funktionalitet genom “work shops” och “focus groups” Kontinuerliga avstämningar

79 Kontaktinfo Ibitec www.ibitec.se Charly Nijm, 070-734747